Jak wystawiać faktury i rozliczać VAT w trybie samofakturowania

• Kto ma prawo do samofakturowania?
• Jakie dane powinny znajdować się na fakturze?
• Jakie są zasady fakturowania?
• Jak odliczać VAT przy samofakturowaniu?
• Jak powinna przebiegać procedura zatwierdzania faktur?

Kto ma prawo do samofakturowania?

Zasady dokumentowania transakcji w trybie samofakturowania określa art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że prawo do samofakturowania przysługuje podmiotowi nabywającemu towary lub usługi, który jest podatnikiem podatku od towarów i usług, podatnikiem podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub też osobą prawną niebędącą podatnikiem.

Ten szczególny tryb wystawiania faktur dotyczy przede wszystkim dokumentowania sprzedaży towarów i usług dokonanej przez podatnika na rzecz tego nabywcy oraz wystawiania faktur zaliczkowych. Może obejmować również dostawę towarów lub świadczenie usług, których miejscem opodatkowania jest kraj trzeci.

Jak wystawiać faktury w procedurze VAT marża

Samofakturowanie ma zastosowanie tylko pod warunkiem wcześniejszego zawarcia umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której strony umowy określą procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę. Przepisy wymagają więc w szczególności istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur.

Jakie dane powinny znajdować się na fakturze?

Faktura wystawiona przez nabywcę, poza elementami wymaganymi dla zwykłej faktury, powinna dodatkowo zawierać wyraz „samofakturowanie”.

A zatem prawidłowo wystawiona faktura w trybie samofakturowania powinna uwzględniać następujące elementy:

1) datę jej wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (ewentualnie numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (lub ewentualnie numer z właściwym dwuliterowym kodem, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

Faktura uproszczona – zasady wystawiania i odliczania VAT

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawkę podatku,

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwotę należności ogółem,

16) wyraz "samofakturowanie".

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Przy czym, faktury, w imieniu i na rzecz podatnika, może również wystawiać upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy. Faktura wystawiona przez przedstawiciela podatkowego nie będzie zawierać wyrazu „samofakturowanie”. Musi natomiast dodatkowo zostać opatrzona nazwą lub imieniem i nazwiskiem przedstawiciela podatkowego, jego adresem oraz numerem, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Ważne!

W przypadku natomiast samofakturowania dokonywanego przez nabywcę towarów i usług – których to miejscem opodatkowania będzie inne niż Polska państwo członkowskie Unii Europejskiej – zastosowanie znajdą regulacje dotyczące fakturowania obowiązujące w tym państwie członkowskim, co znajduje potwierdzenie w przepisach Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L.06.347.1 ze zm.).

---

Jakie są zasady fakturowania?

Nabywca towarów lub usług fakturuje sprzedaż dokonywaną w trybie samofakturowania w ogólnie obowiązujących terminach, czyli generalnie do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi.

Wystawienie faktury nie wprowadza zmian w zakresie dalszych obowiązków wynikających z rozliczenia podatku VAT. Oznacza to, że nabywca ujmuje jeden egzemplarz wystawionej faktury w ewidencji zakupu VAT, natomiast sprzedawca ujmuje drugi egzemplarz faktury wystawionej przez nabywcę w ewidencji sprzedaży VAT.

Jak odliczać VAT przy samofakturowaniu?

W przypadku samofakturowania moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz moment odliczenia VAT naliczonego u nabywcy określane są na zasadach ogólnych.

A zatem nabywca, który wystawił fakturę, odlicza z niej VAT na zasadach ogólnych, czyli w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług, ale nie wcześniej niż w miesiącu, w którym otrzymał fakturę.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Ponadto, nabywca ma prawo do odliczenia określonego w niej podatku naliczonego tylko wtedy, gdy zostanie ona zaakceptowana przez dostawcę lub usługodawcę, a dokonane przez niego zakupy są związane z działalnością opodatkowaną. Faktury wystawione przez nabywcę nie stanowią podstawy do odliczenia VAT, jeżeli nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.

Jak powinna przebiegać procedura zatwierdzania faktur?

Jak zostało powiedziane wyżej, samofakturowanie może zostać zastosowane pod warunkiem istnienia wcześniej zawartej (a zatem zawartej przed wystawieniem pierwszej faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży) umowy. Ustawodawca nie określa żadnych – poza jednym – elementów, które umowa ta powinna zawierać. Tym jedynym określonym przez ustawodawcę elementem, który powinien zostać ujęty w przedmiotowej umowie jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane.

Przepisy wymagają więc istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednakże, w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę.

Odliczenie VAT z duplikatu faktury

Ważne jest aby strony transakcji potrafiły udowodnić, że porozumienie takie zostało zawarte i że sprzedawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady. Istotne jest także określenie właściwej procedury akceptacji faktur przez sprzedawcę.

W praktyce zatwierdzenie może następować przez wysłanie przez sprzedawcę w określonym terminie zwrotnej informacji o zatwierdzeniu, np. poprzez wysłanie e-maila. Możliwe jest również zatwierdzanie poszczególnych faktur w oparciu o mechanizm milczącego zatwierdzania faktur, tj. gdy w terminie określonym w umowie podatnik nie zgłosi sprzeciwu lub uwag w stosunku do wystawianych faktur.