REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wystawiać faktury i rozliczać VAT w trybie samofakturowania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak wystawiać faktury i rozliczać VAT w trybie samofakturowania
Jak wystawiać faktury i rozliczać VAT w trybie samofakturowania
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy ustawy o VAT dają możliwość zastosowania szczególnego sposobu wystawiania faktur, tzw. samofakturowania, w ramach którego następuje przeniesienia obowiązku udokumentowania sprzedaży na nabywcę. Jak prawidłowo wystawiać faktury i dokonywać rozliczeń podatkowych przy zastosowaniu samofakturowania?

Kto ma prawo do samofakturowania?

Zasady dokumentowania transakcji w trybie samofakturowania określa art. 106d ust. 1 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że prawo do samofakturowania przysługuje podmiotowi nabywającemu towary lub usługi, który jest podatnikiem podatku od towarów i usług, podatnikiem podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub też osobą prawną niebędącą podatnikiem.

REKLAMA

REKLAMA

Ten szczególny tryb wystawiania faktur dotyczy przede wszystkim dokumentowania sprzedaży towarów i usług dokonanej przez podatnika na rzecz tego nabywcy oraz wystawiania faktur zaliczkowych. Może obejmować również dostawę towarów lub świadczenie usług, których miejscem opodatkowania jest kraj trzeci.

Jak wystawiać faktury w procedurze VAT marża

Samofakturowanie ma zastosowanie tylko pod warunkiem wcześniejszego zawarcia umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której strony umowy określą procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę. Przepisy wymagają więc w szczególności istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur.

REKLAMA

Jakie dane powinny znajdować się na fakturze?

Faktura wystawiona przez nabywcę, poza elementami wymaganymi dla zwykłej faktury, powinna dodatkowo zawierać wyraz „samofakturowanie”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

A zatem prawidłowo wystawiona faktura w trybie samofakturowania powinna uwzględniać następujące elementy:

1) datę jej wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (ewentualnie numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (lub ewentualnie numer z właściwym dwuliterowym kodem, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

Faktura uproszczona – zasady wystawiania i odliczania VAT

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawkę podatku,

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwotę należności ogółem,

16) wyraz "samofakturowanie".

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Przy czym, faktury, w imieniu i na rzecz podatnika, może również wystawiać upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy. Faktura wystawiona przez przedstawiciela podatkowego nie będzie zawierać wyrazu „samofakturowanie”. Musi natomiast dodatkowo zostać opatrzona nazwą lub imieniem i nazwiskiem przedstawiciela podatkowego, jego adresem oraz numerem, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Ważne!

W przypadku natomiast samofakturowania dokonywanego przez nabywcę towarów i usług – których to miejscem opodatkowania będzie inne niż Polska państwo członkowskie Unii Europejskiej – zastosowanie znajdą regulacje dotyczące fakturowania obowiązujące w tym państwie członkowskim, co znajduje potwierdzenie w przepisach Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L.06.347.1 ze zm.).


Jakie są zasady fakturowania?

Nabywca towarów lub usług fakturuje sprzedaż dokonywaną w trybie samofakturowania w ogólnie obowiązujących terminach, czyli generalnie do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi.

Wystawienie faktury nie wprowadza zmian w zakresie dalszych obowiązków wynikających z rozliczenia podatku VAT. Oznacza to, że nabywca ujmuje jeden egzemplarz wystawionej faktury w ewidencji zakupu VAT, natomiast sprzedawca ujmuje drugi egzemplarz faktury wystawionej przez nabywcę w ewidencji sprzedaży VAT.

Jak odliczać VAT przy samofakturowaniu?

W przypadku samofakturowania moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz moment odliczenia VAT naliczonego u nabywcy określane są na zasadach ogólnych.

A zatem nabywca, który wystawił fakturę, odlicza z niej VAT na zasadach ogólnych, czyli w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług, ale nie wcześniej niż w miesiącu, w którym otrzymał fakturę.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Ponadto, nabywca ma prawo do odliczenia określonego w niej podatku naliczonego tylko wtedy, gdy zostanie ona zaakceptowana przez dostawcę lub usługodawcę, a dokonane przez niego zakupy są związane z działalnością opodatkowaną. Faktury wystawione przez nabywcę nie stanowią podstawy do odliczenia VAT, jeżeli nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.

Jak powinna przebiegać procedura zatwierdzania faktur?

Jak zostało powiedziane wyżej, samofakturowanie może zostać zastosowane pod warunkiem istnienia wcześniej zawartej (a zatem zawartej przed wystawieniem pierwszej faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży) umowy. Ustawodawca nie określa żadnych – poza jednym – elementów, które umowa ta powinna zawierać. Tym jedynym określonym przez ustawodawcę elementem, który powinien zostać ujęty w przedmiotowej umowie jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane.

Przepisy wymagają więc istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednakże, w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę.

Odliczenie VAT z duplikatu faktury

Ważne jest aby strony transakcji potrafiły udowodnić, że porozumienie takie zostało zawarte i że sprzedawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady. Istotne jest także określenie właściwej procedury akceptacji faktur przez sprzedawcę.

W praktyce zatwierdzenie może następować przez wysłanie przez sprzedawcę w określonym terminie zwrotnej informacji o zatwierdzeniu, np. poprzez wysłanie e-maila. Możliwe jest również zatwierdzanie poszczególnych faktur w oparciu o mechanizm milczącego zatwierdzania faktur, tj. gdy w terminie określonym w umowie podatnik nie zgłosi sprzeciwu lub uwag w stosunku do wystawianych faktur.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA