REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wirtualne kasy fiskalne – kto i jak może korzystać, jak wdrożyć, przepisy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Patrycja Majzner
Ekspert z zakresu rachunkowości i podatków, mediator sądowy
Wirtualne kasy fiskalne – kto i jak może korzystać, jak wdrożyć
Wirtualne kasy fiskalne – kto i jak może korzystać, jak wdrożyć

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują nowoczesnych rozwiązań, aby usprawnić swoją pracę. Pęd życia przenosi się również do sfery biznesu. Obecnie w telefonach czy tabletach posiadamy aplikacje, które zastąpić mogą klasyczny dowód osobisty czy prawo jazdy, ale również gotówkę w kieszeni a nawet odręczny podpis. Od 1 czerwca 2020 roku Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom rozwiązanie w postaci wirtualnych kas fiskalnych. Jest to rozwiązanie, które w znacznym stopniu zmniejsza obciążenia finansowe, które niesie ze sobą zakup tradycyjnej kasy fiskalnej. I to właśnie było głównym powodem dla którego Ministerstwo zdecydowało się na wdrożenie kas wirtualnych.

Czym jest wirtualna kasa fiskalna?

Wirtualna kasa fiskalna jest kasą rejestrującą, która ma postać oprogramowania (aplikacji) zainstalowanego na smartfonie, tablecie, laptopie, czy innym urządzeniu. Z tym oprogramowaniem zainstalowanym na jakimś urządzeniu elektronicznym musi (co do zasady – wyjątkiem są automaty do sprzedaży) współdziałać drukarka, która pozwala na wydruk paragonów.
Możliwość stosowania wirtualnych kas fiskalnych w Polsce wynika z art. 111b
ustawy o VAT i następujących rozporządzeń:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

- rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowaniaDz. U. z 2020 roku poz. 957;

- rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowaniaDz. U. z 2020 roku poz. 965, zmiana wynikająca z Dz. U. z 2022 roku poz. 619.

Kto może korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej

Niestety, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania w §1 zawęża podatników, którzy mogą wykorzystywać oprogramowanie w swojej działalności:

REKLAMA

  • Przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką (z wyjątkiem przewozu okazjonalnego)
  • Wynajem samochodów osobowych z kierowcą – PKWiU 49.32.12.0
  • Usługi związane z przeprowadzkami, które świadczą na rzecz gospodarstw domowych – PKWiU 49.42.11.0
  • Transport drogowy pasażerski – PKWiU 49.39.35.0, PKWiU 49.39.11.0 i PKWiU 49.31.21.0
  • Transport kolejowy pasażerski – PKWiU 49.31.10.0 i PKWiU 49.10
  • Transport pasażerski kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi – PKWiU 49.39.20.0
  • Transport morski pasażerski, promowy – PKWiU 50.10.11.0
  • Transport wodny śródlądowy pasażerski – PKWiU 50.30.11.0, PKWiU 50.30.13.0 i PKWiU 50.30.19.0
  • Transport lotniczy pasażerski – PKWiU 51.10.11.0 i PKWiU 51.10.12.0
  • Usługi hotelarskie – PKWiU 55.10
  • Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania – PKWiU 55.20
  • Usługi świadczone przez pola kempingowe (także pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe – PKWiU 55.30
  • Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem – PKWiU 55.90
  • Usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych – PKWiU 56.10
  • Pozostałe usługi gastronomiczne – PKWiU 56.29
  • Usługi przygotowania i podawania napojów – PKWiU 56.30
  • Sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
  • Catering – PKWiU 56.21
  • Transport morski i przybrzeżny pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.10.12.0
  • Transport wodny śródlądowy pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.30.12.0

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 marca 2022 r. zmienia rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W akcie dodano pozycję 27: usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobne usługi (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej). Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2022 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wdrożenie oprogramowania

Przede wszystkim wirtualna kasa musi posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia ona warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. Potwierdzenie to wydawane jest na wniosek producenta.

Podobnie jak w przypadku standardowej kasy tak i w przypadku kasy wirtualnej podatnik jest zobowiązany dokonać jej fiskalizacji. Należy także zapewnić połączenie, które będzie umożliwiało przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Fiskalizacja jest dokonywana w trybie obsługi kasy.

Ulga na zakup kasy wirtualnej

Przepisy rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wskazują na odrębność tego typu kasy rejestrującej – jako oprogramowania – od urządzenia, na którym ta kasa (oprogramowanie)

jest zainstalowana. Oznacza to, że ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej, określona w art. 111ust. 4 ustawy o VAT, przysługuje tylko w przypadku nabycia oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania). Podatnik nie może zatem wystąpić o zwrot za nabycie np. tabletu. Dla podatników VAT czynnych od podatku należnego można odliczyć kwotę wydaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% ceny jej zakupu (bez podatku), ale jednocześnie nie więcej niż 700 zł. Z kolei podatnicy nie będący podatnikami VAT będą występować do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o zwrot kwoty za zakup.

Dodatkowe ewidencje

Korzystanie z kasy wirtualnej nie zwalnia podatników z prowadzenia ewidencji związanych z:

- Błędnymi zewidencjonowaniami sprzedaży oraz

- Zwrotami lub uznanymi reklamacjami towarów i usług

Wirtualne kasy fiskalne - raporty

Wirtualne kasy podlegają takim samym przepisom, jak kasy tradycyjne. Oznacza to, że podatnicy mają obowiązek generowania raportu fiskalnego dobowego oraz okresowego. Raport dobowy powinien być generowany po zakończeniu sprzedaży za dany dzień i nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Z kolei raport okresowy powinien zostać wygenerowany po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc i nie później niż do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Obowiązkowo paragony okresowe muszą zostać wygenerowane w postaci papierowej.

Paragony elektroniczne

Podatnicy mają obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. W przypadku kiedy nabywca wyrazi zgodę, podatnik może wystawić paragon w formie elektronicznej. Wówczas paragon zostaje przesłany na adres e-mail lub telefon komórkowy. Przepisy nie wskazują sposobu wyrażenia zgody przez klienta Wskazują jedynie, że powinien on być uzgodniony z nabywcą.

Przeglądy w kasach wirtualnych

Kasy wirtualne to oprogramowanie i w związku z tym nie podlegają obowiązkowych przeglądom technicznym. Podatnicy powinni jednak zadbać o wykonywanie przeglądów urządzeń, na których są zainstalowane.

Patrycja Majzner

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA