REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wirtualne kasy fiskalne – kto i jak może korzystać, jak wdrożyć, przepisy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Patrycja Majzner
Ekspert z zakresu rachunkowości i podatków, mediator sądowy
Wirtualne kasy fiskalne – kto i jak może korzystać, jak wdrożyć
Wirtualne kasy fiskalne – kto i jak może korzystać, jak wdrożyć

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują nowoczesnych rozwiązań, aby usprawnić swoją pracę. Pęd życia przenosi się również do sfery biznesu. Obecnie w telefonach czy tabletach posiadamy aplikacje, które zastąpić mogą klasyczny dowód osobisty czy prawo jazdy, ale również gotówkę w kieszeni a nawet odręczny podpis. Od 1 czerwca 2020 roku Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom rozwiązanie w postaci wirtualnych kas fiskalnych. Jest to rozwiązanie, które w znacznym stopniu zmniejsza obciążenia finansowe, które niesie ze sobą zakup tradycyjnej kasy fiskalnej. I to właśnie było głównym powodem dla którego Ministerstwo zdecydowało się na wdrożenie kas wirtualnych.

Czym jest wirtualna kasa fiskalna?

Wirtualna kasa fiskalna jest kasą rejestrującą, która ma postać oprogramowania (aplikacji) zainstalowanego na smartfonie, tablecie, laptopie, czy innym urządzeniu. Z tym oprogramowaniem zainstalowanym na jakimś urządzeniu elektronicznym musi (co do zasady – wyjątkiem są automaty do sprzedaży) współdziałać drukarka, która pozwala na wydruk paragonów.
Możliwość stosowania wirtualnych kas fiskalnych w Polsce wynika z art. 111b
ustawy o VAT i następujących rozporządzeń:

REKLAMA

- rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowaniaDz. U. z 2020 roku poz. 957;

- rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowaniaDz. U. z 2020 roku poz. 965, zmiana wynikająca z Dz. U. z 2022 roku poz. 619.

Kto może korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej

Niestety, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania w §1 zawęża podatników, którzy mogą wykorzystywać oprogramowanie w swojej działalności:

  • Przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką (z wyjątkiem przewozu okazjonalnego)
  • Wynajem samochodów osobowych z kierowcą – PKWiU 49.32.12.0
  • Usługi związane z przeprowadzkami, które świadczą na rzecz gospodarstw domowych – PKWiU 49.42.11.0
  • Transport drogowy pasażerski – PKWiU 49.39.35.0, PKWiU 49.39.11.0 i PKWiU 49.31.21.0
  • Transport kolejowy pasażerski – PKWiU 49.31.10.0 i PKWiU 49.10
  • Transport pasażerski kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi – PKWiU 49.39.20.0
  • Transport morski pasażerski, promowy – PKWiU 50.10.11.0
  • Transport wodny śródlądowy pasażerski – PKWiU 50.30.11.0, PKWiU 50.30.13.0 i PKWiU 50.30.19.0
  • Transport lotniczy pasażerski – PKWiU 51.10.11.0 i PKWiU 51.10.12.0
  • Usługi hotelarskie – PKWiU 55.10
  • Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania – PKWiU 55.20
  • Usługi świadczone przez pola kempingowe (także pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe – PKWiU 55.30
  • Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem – PKWiU 55.90
  • Usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych – PKWiU 56.10
  • Pozostałe usługi gastronomiczne – PKWiU 56.29
  • Usługi przygotowania i podawania napojów – PKWiU 56.30
  • Sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
  • Catering – PKWiU 56.21
  • Transport morski i przybrzeżny pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.10.12.0
  • Transport wodny śródlądowy pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.30.12.0

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 marca 2022 r. zmienia rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W akcie dodano pozycję 27: usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobne usługi (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej). Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2022 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wdrożenie oprogramowania

Przede wszystkim wirtualna kasa musi posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia ona warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. Potwierdzenie to wydawane jest na wniosek producenta.

Podobnie jak w przypadku standardowej kasy tak i w przypadku kasy wirtualnej podatnik jest zobowiązany dokonać jej fiskalizacji. Należy także zapewnić połączenie, które będzie umożliwiało przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Fiskalizacja jest dokonywana w trybie obsługi kasy.

Ulga na zakup kasy wirtualnej

Przepisy rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wskazują na odrębność tego typu kasy rejestrującej – jako oprogramowania – od urządzenia, na którym ta kasa (oprogramowanie)

jest zainstalowana. Oznacza to, że ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej, określona w art. 111ust. 4 ustawy o VAT, przysługuje tylko w przypadku nabycia oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania). Podatnik nie może zatem wystąpić o zwrot za nabycie np. tabletu. Dla podatników VAT czynnych od podatku należnego można odliczyć kwotę wydaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% ceny jej zakupu (bez podatku), ale jednocześnie nie więcej niż 700 zł. Z kolei podatnicy nie będący podatnikami VAT będą występować do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o zwrot kwoty za zakup.

Dodatkowe ewidencje

Korzystanie z kasy wirtualnej nie zwalnia podatników z prowadzenia ewidencji związanych z:

- Błędnymi zewidencjonowaniami sprzedaży oraz

- Zwrotami lub uznanymi reklamacjami towarów i usług

Wirtualne kasy fiskalne - raporty

Wirtualne kasy podlegają takim samym przepisom, jak kasy tradycyjne. Oznacza to, że podatnicy mają obowiązek generowania raportu fiskalnego dobowego oraz okresowego. Raport dobowy powinien być generowany po zakończeniu sprzedaży za dany dzień i nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Z kolei raport okresowy powinien zostać wygenerowany po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc i nie później niż do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Obowiązkowo paragony okresowe muszą zostać wygenerowane w postaci papierowej.

Paragony elektroniczne

Podatnicy mają obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. W przypadku kiedy nabywca wyrazi zgodę, podatnik może wystawić paragon w formie elektronicznej. Wówczas paragon zostaje przesłany na adres e-mail lub telefon komórkowy. Przepisy nie wskazują sposobu wyrażenia zgody przez klienta Wskazują jedynie, że powinien on być uzgodniony z nabywcą.

Przeglądy w kasach wirtualnych

Kasy wirtualne to oprogramowanie i w związku z tym nie podlegają obowiązkowych przeglądom technicznym. Podatnicy powinni jednak zadbać o wykonywanie przeglądów urządzeń, na których są zainstalowane.

Patrycja Majzner

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

REKLAMA

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

REKLAMA

Najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku. Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd oferuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

REKLAMA