Wirtualne kasy fiskalne – kto i jak może korzystać, jak wdrożyć, przepisy

Czym jest wirtualna kasa fiskalna?

Wirtualna kasa fiskalna jest kasą rejestrującą, która ma postać oprogramowania (aplikacji) zainstalowanego na smartfonie, tablecie, laptopie, czy innym urządzeniu. Z tym oprogramowaniem zainstalowanym na jakimś urządzeniu elektronicznym musi (co do zasady – wyjątkiem są automaty do sprzedaży) współdziałać drukarka, która pozwala na wydruk paragonów.
Możliwość stosowania wirtualnych kas fiskalnych w Polsce wynika z art. 111b ustawy o VAT i następujących rozporządzeń:

Autopromocja

- rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – Dz. U. z 2020 roku poz. 957;

- rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – Dz. U. z 2020 roku poz. 965, zmiana wynikająca z Dz. U. z 2022 roku poz. 619.

Kto może korzystać z wirtualnej kasy fiskalnej

Niestety, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania w §1 zawęża podatników, którzy mogą wykorzystywać oprogramowanie w swojej działalności:

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

• Przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką (z wyjątkiem przewozu okazjonalnego)
• Wynajem samochodów osobowych z kierowcą – PKWiU 49.32.12.0
• Usługi związane z przeprowadzkami, które świadczą na rzecz gospodarstw domowych – PKWiU 49.42.11.0
• Transport drogowy pasażerski – PKWiU 49.39.35.0, PKWiU 49.39.11.0 i PKWiU 49.31.21.0
• Transport kolejowy pasażerski – PKWiU 49.31.10.0 i PKWiU 49.10
• Transport pasażerski kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi – PKWiU 49.39.20.0
• Transport morski pasażerski, promowy – PKWiU 50.10.11.0
• Transport wodny śródlądowy pasażerski – PKWiU 50.30.11.0, PKWiU 50.30.13.0 i PKWiU 50.30.19.0
• Transport lotniczy pasażerski – PKWiU 51.10.11.0 i PKWiU 51.10.12.0
• Usługi hotelarskie – PKWiU 55.10
• Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania – PKWiU 55.20
• Usługi świadczone przez pola kempingowe (także pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe – PKWiU 55.30
• Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem – PKWiU 55.90
• Usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych – PKWiU 56.10
• Pozostałe usługi gastronomiczne – PKWiU 56.29
• Usługi przygotowania i podawania napojów – PKWiU 56.30
• Sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
• Catering – PKWiU 56.21
• Transport morski i przybrzeżny pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.10.12.0
• Transport wodny śródlądowy pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.30.12.0

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 marca 2022 r. zmienia rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W akcie dodano pozycję 27: usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobne usługi (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej). Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2022 r.

Wdrożenie oprogramowania

Przede wszystkim wirtualna kasa musi posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia ona warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT. Potwierdzenie to wydawane jest na wniosek producenta.

Podobnie jak w przypadku standardowej kasy tak i w przypadku kasy wirtualnej podatnik jest zobowiązany dokonać jej fiskalizacji. Należy także zapewnić połączenie, które będzie umożliwiało przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Fiskalizacja jest dokonywana w trybie obsługi kasy.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Ulga na zakup kasy wirtualnej

Przepisy rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wskazują na odrębność tego typu kasy rejestrującej – jako oprogramowania – od urządzenia, na którym ta kasa (oprogramowanie)

jest zainstalowana. Oznacza to, że ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej, określona w art. 111ust. 4 ustawy o VAT, przysługuje tylko w przypadku nabycia oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania). Podatnik nie może zatem wystąpić o zwrot za nabycie np. tabletu. Dla podatników VAT czynnych od podatku należnego można odliczyć kwotę wydaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% ceny jej zakupu (bez podatku), ale jednocześnie nie więcej niż 700 zł. Z kolei podatnicy nie będący podatnikami VAT będą występować do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o zwrot kwoty za zakup.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Dodatkowe ewidencje

Korzystanie z kasy wirtualnej nie zwalnia podatników z prowadzenia ewidencji związanych z:

- Błędnymi zewidencjonowaniami sprzedaży oraz

- Zwrotami lub uznanymi reklamacjami towarów i usług

Wirtualne kasy fiskalne - raporty

Wirtualne kasy podlegają takim samym przepisom, jak kasy tradycyjne. Oznacza to, że podatnicy mają obowiązek generowania raportu fiskalnego dobowego oraz okresowego. Raport dobowy powinien być generowany po zakończeniu sprzedaży za dany dzień i nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Z kolei raport okresowy powinien zostać wygenerowany po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc i nie później niż do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Obowiązkowo paragony okresowe muszą zostać wygenerowane w postaci papierowej.

Paragony elektroniczne

Podatnicy mają obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. W przypadku kiedy nabywca wyrazi zgodę, podatnik może wystawić paragon w formie elektronicznej. Wówczas paragon zostaje przesłany na adres e-mail lub telefon komórkowy. Przepisy nie wskazują sposobu wyrażenia zgody przez klienta Wskazują jedynie, że powinien on być uzgodniony z nabywcą.

Przeglądy w kasach wirtualnych

Kasy wirtualne to oprogramowanie i w związku z tym nie podlegają obowiązkowych przeglądom technicznym. Podatnicy powinni jednak zadbać o wykonywanie przeglądów urządzeń, na których są zainstalowane.

Patrycja Majzner