Rezygnacja z kasy fiskalnej w przypadku zaprzestania sprzedaży konsumentom (osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej). Jak to zrobić?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej mają podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Do tej pory podatniczka prowadziła sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. W związku z tym musiała ją ewidencjonować na kasie fiskalnej. Jeżeli jednak u podatniczki nie będzie już występowała taka sprzedaż, przestanie mieć ona obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. W związku z tym może zrezygnować ze stosowania kasy. 

Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 21 czerwca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.303.2023.1.MN) Dyrektor KIS stwierdził, że:

Pana wątpliwości dotyczą możliwości rezygnacji z posiadania kasy rejestrującej w sytuacji gdy będzie Pan prowadził sprzedaż wyłącznie na rzecz firm które są czynnymi podatnikami podatku VAT. 

Aby odnieść się do powyższego konieczne jest nawiązanie do cytowanego wyżej art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Z jego treści jednoznacznie wynika, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. 

Tym samym obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej nie występuje w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, tj. firm, przedsiębiorstw, organizacji. Obowiązek ten uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży, która podlegać będzie ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

W wyniku analizy opisanego stanu faktycznego, stwierdzić należy, że skoro w niniejszej sytuacji nie występuje/nie wystąpi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ani też na rzecz rolników ryczałtowych – wyraźnie wskazał Pan, że kontrahentami są/będą wyłącznie firmy – to brak jest sprzedaży podlegającej obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy. Zatem, w związku z prowadzeniem sprzedaży wyłącznie na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, nie ma Pan obowiązku posiadania i ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. 

Jakie obowiązki ma podatnik rezygnujący z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej

W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym zapisem kopii podatnik:

1) wystawia raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2) niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego; następnie z czynności tej sporządza protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych;

3) składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;

4) sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, czyli do naczelnika urzędu skarbowego, w którym kasa była rejestrowana, wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych (§ 34 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych).

Przepisy rozporządzenia nie określają terminu, w jakim należy złożyć wniosek o wyrejestrowania kasy z ewidencji kas. Ponieważ wniosek ten składa się wraz z protokołem odczytu zawartości pamięci fiskalnej i raportem fiskalnym rozliczeniowym, a na złożenie tych dokumentów podatnik ma 5 dni od dnia ich sporządzenia, więc należy uznać, że taki termin obowiązuje również w przypadku wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas. 

Jeżeli w trakcie odczytu zawartości pamięci fiskalnej serwisant stwierdzi brak możliwości dokonania takiego odczytu, przesyła niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej. W takim przypadku podmiot prowadzący serwis główny dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej i sporządza protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych. Gdy podmiot prowadzący serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej, w protokole określa przyczyny tej okoliczności. Protokół ten sporządza i podpisuje podmiot prowadzący serwis główny. Protokół sporządza się czytelnie i jest on opatrzony czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko uprawnionego pracownika podmiotu prowadzącego serwis główny. Oryginał protokołu przesyła się w terminie 3 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopię protokołu do podatnika. W przypadku braku możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez podmiot prowadzący serwis główny kopię protokołu przesyła się dodatkowo do Prezesa Głównego Urzędu Miar.

Podsumowując, podatniczka, która zaprzestała sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, może zrezygnować z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej. Rezygnacji musi dokonać w przedstawiony powyżej sposób.

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:

• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 czerwca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.303.2023.1.MN)

Katarzyna Wojciechowska, ekspert w zakresie VAT