Nie tylko paragon może być podstawą zwrotu lub reklamacji towaru

• Dokumentowania zwrotu lub reklamacji
• Odrębna ewidencja dla zwrotów i reklamacji
• Udokumentować można nie tylko paragonem

Autopromocja

Radosław Kowalski

Szkolenie online

Akademia podatków 2026/2027 – Edycja 11

13.10 | 18.11 | 8.12 | 13.01.2027 r., 10:00-15:00 online, na żywo + nagranie

Zapisz się

Dokumentowania zwrotu lub reklamacji

W przypadku zwrotu towarów albo składania reklamacji, sprzedawcy zazwyczaj wymagają od klientów okazania paragonu potwierdzającego dokonanie zakupu w ich placówce. Wymóg ten nie jest podyktowany jedynie koniecznością udowodnienia, że towar nabyto w konkretnym sklepie. Często jednak i bez paragonu można stwierdzić, że rzecz została kupiona w konkretnej sieci sklepów czy w konkretnym butiku. Czasami klienci nie rozumieją konieczności przedstawiania paragonów, twierdząc, że jest to niepotrzebne utrudnienie. Tymczasem wymóg okazania paragonu nie jest fanaberią sprzedawcy i próbą utrudnienia zwrotu lub obroną przed poniesieniem kosztów reklamacji.

Sprzedawca jako płatnik podatku ma prawo do zmniejszenia kwot podatku należnego, ze względu na dokonywane zwroty towarów. Aby tak się stało, zwroty  towarów muszą być udokumentowane w sposób prawidłowy i wiarygodny.

Jak skorzystać z ulgi na zakup kasy rejestrującej

Mechanizm funkcjonowania kas fiskalnych nie pozwala na wprowadzanie korekt do zatwierdzonych i wydrukowanych paragonów, wobec tego korekty muszą być dokonywane w inny sposób. Zasady dokumentowania korekt zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 poz. 363).

Autopromocja

Komplet KSeF:
wdrożenie w firmie, zasady wystawiania faktur, wystawianie i rozliczanie korekt

Sprawdź

Odrębna ewidencja dla zwrotów i reklamacji

Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia sprzedawca powinien prowadzić odrębną ewidencję, w której będzie ujmował wszystkie zwroty towarów oraz uznane reklamacje, które skutkowały zwrotem całości lub części zapłaty. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zwierać następujące elementy:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży.

Polecamy produkt: Kasy rejestrujące 2015

Do ewidencji należy dołączyć załączniki w postaci dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży oraz protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę.

Wobec tych regulacji wymóg okazania paragonu przez nabywcę jest jak najbardziej uzasadniony. Tyle, że nie zawsze kupujący może taki paragon przekazać sprzedawcy. Taka sytuacja wystąpi np. gdy na paragonie widnieje kilka pozycji, a nabywca zwraca tylko jedną  z nich, natomiast paragon chce zachować jako podstawę do ewentualnych reklamacji produktów, które zatrzymuje. Mogą zdarzyć się również sytuacje, w których klient nie ma paragonu, ale ze względu na inne niewątpliwe okoliczności sprzedawca decyduje się przyjąć zwrot.

Udokumentować można nie tylko paragonem

Brak oryginału paragonu fiskalnego nie jest przeszkodą dla sprzedawców do obniżenia wysokości obrotu, a tym samym kwoty należnego podatku. Rozporządzenie wymaga załączenia do ewidencji zwrotów dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, nie precyzując, że chodzi wyłącznie o paragon fiskalny. Wobec tego sprzedawca może dołączyć do ewidencji każdy dokument, który w sposób jednoznaczny i niewątpliwy potwierdzi, że zwracane lub reklamowane towary były przedmiotem transakcji pomiędzy podatnikiem(sprzedawcą), a jego klientem.

Za dopuszczalne dokumenty potwierdzające sprzedaż można uznać np. potwierdzenie płatności kartą płatniczą, dokument gwarancyjny wystawiony przez sprzedawcę, do którego wpisano dane z paragonu, dodatkowa umowa o sprzedaż towaru zawarta przez strony na piśmie.

Sprzedaż wysyłkowa towarów - czy można nie wysyłać nabywcom paragonów

Organy podatkowe wielokrotnie wypowiadały się na temat tego co można uznać, za dokument potwierdzający sprzedaż. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził, że wystarczającym potwierdzeniem zakupu będzie kopia paragonu fiskalnego wykonana z okazanego przez klienta oryginału ( interpretacja indywidualna z 26 listopada 2013 r. sygn. IPPP2/443-919/13-2/JW.). W tej samej interpretacji potwierdzono, że do ewidencji zwrotów jak dowód potwierdzający transakcję, można załączyć wydruk z systemu informatycznego sprzedawcy, jeżeli  pozwala  na jednoznaczną identyfikację sprzedanej odzieży poprzez zastosowanie unikatowej numeracji poszczególnego asortymentu, datę, godzinę, miejsce sprzedaży oraz zastosowaną cenę sprzedaży.

Możliwość korzystania z dokumentów utworzonych w  wewnętrznych systemach informatycznych skorelowanych z kasami fiskalnymi, potwierdzono również w innych interpretacjach. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 28 października 2013 r. (sygn. IPTPP4/443-551/13-4/MK) uznał, że dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży w przypadku  braku paragonu może być wycena recepty wraz z pokwitowaniem wypłaty gotówki za zwrócony towar, podpisanym przez sprzedawcę i nabywcę:  „Wycena recepty jest dokumentem niefiskalnym, generowanym przez drukarkę fiskalną, zawierającym następujące dane: datę i miejsce wystawienia, nazwę, postać, dawkę oraz rodzaj opakowania zwracanego towaru, jego wartość brutto, wartość refundacji, nazwisko osoby wydającej towar oraz numer pacjenta. Pokwitowanie wypłaty jest również dokumentem niefiskalnym, generowanym przez drukarkę fiskalną, na którym znajdują się następujące informacje: data i miejsce wystawienia, kwota zwrotu, podpis osoby otrzymującej gotówkę oraz podpis osoby dokonującej wypłaty gotówki”.  Z kolei interpretacja z 1 lipca 2014 r. (sygn. IPTPP4/443-249/14-4/JM) również wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, wskazuje, że potwierdzeniem zakupu biletu do filharmonii, będzie sam ten bilet. W razie odwołania koncertu lub rezygnacji z udziału w koncercie, nabywca może dokonać zwrotu nie przedstawiając paragonu fiskalnego, a jedynie bilet. Na jego  podstawie da się jednoznacznie zlokalizować transakcję zakupu, toteż nie będzie problemu z jej odliczeniem.

Nazwa towaru lub usługi na paragonie fiskalnym

O powyższych ustaleniach powinni pamiętać nie tylko sprzedawcy-podatnicy. Rozwiązania te są korzystne również dla konsumentów, którzy w razie zgubienia lub zniszczenia paragonu nie tracą prawa do zwrotu lub reklamacji towaru. Jeżeli będą w stanie w inny sposób udowodnić fakt nabycia towaru u danego sprzedawcy, nie powinien on odmawiać przyjęcia towaru do reklamacji. Wymóg dołączenia paragonu do reklamowanego lub zwracanego produktu  został wpisany przez  Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów na listę niedozwolonych klauzul umownych.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM