Zasady użytkowania kasy rejestrującej - rozpoczęcie i zakończenie ewidencji

Obowiązek ewidencji

Obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Przepis ten określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W związku z tym podstawowym kryterium decydującym o obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Natomiast przez sprzedaż należy rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zasady dotyczące ewidencji

Zasady dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej szczegółowo regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

1. Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji

Przepisy rozporządzenia wskazują, że rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika poprzedzone jest:

- złożeniem zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, że będzie przez niego prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kasy (wzór zawiadomienia poniżej) - w celu odliczenia lub zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy; zawiadomienie zawiera informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania;

- dokonaniem fiskalizacji kasy.

Wyjaśnijmy, że fiskalizacja kasy oznacza jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Natomiast przez moduł fiskalny kasy rozumie się urządzenie ewidencjonujące obrót i wyliczające kwoty podatku, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.

Wzór zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej