REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT
Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT

REKLAMA

REKLAMA

Zasadniczo refakturowanie i zwrot kosztów stanowią, w założeniu, podobne czynności. W obu bowiem przypadkach pojawia się podmiot trzeci, którego rola związana jest z finansowaniem określonego świadczenia. Niemniej klasyfikacja tych świadczeń jest zgoła odmienna na gruncie podatku VAT.

Należy podkreślić, iż pojęcie refakturowania nie posiada definicji w słowniku definicji zawartym w art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT). Jednocześnie jednak kwestie refakturowania porusza art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

REKLAMA

Refakturowanie polega na tym, że podatnik kupuje usługę, którą następnie sprzedaje w tej samej postaci swojemu kontrahentowi. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 7.03.2016 r., sygn. akt III SA/Wa 961/15:” W art. 8 ust. 2a ustawy o VAT ustanowiono fikcję prawną, że jeżeli podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej nie wykonuje samodzielnie usług, lecz we własnym imieniu dostarcza je nabywcy, to podatnik ten usługę tę nabył i następnie usługę tę wyświadczył. Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie”.

Polecamy: VAT Zmiany od 1 września i 1 listopada 2019 r.

Polecamy: Split payment od 1 listopada 2019 r.

Polecamy: Biuletyn VAT

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Należy zauważyć, iż refakturowanie odnosi się do sytuacji, w której podmiot nabywa konkretną usługę, jednak nie korzysta z niej a dokonuje jedynie odsprzedaży na rzecz trzeciego podmiotu. Jeśli zatem dochodzi do świadczenia usługi to właściwe jest sporządzenie faktury dokumentującej refakturowaną usługę.

Jednocześnie, w takiej sytuacji podatnikowi, który pełni rolę pośrednika przysługują uprawnienia związane z nabyciem określonej usługi, tj. prawo do odliczenia podatku naliczonego. Powyższe uprawnienie przysługuje także podmiotowi, na rzecz którego usługa została odsprzedana.

Przykład 1
Sale sp. z o.o. i X sp. z o.o. należą do grupy kapitałowej (stanowią spółki powiązane). Sale sp. z o.o.  wynajmuje na rzecz X sp. z o.o. lokal na potrzeby działalności gospodarczej. W ramach porozumienia zawartego pomiędzy powiązanymi spółkami, Sale sp. z o.o. fakturuje X sp. z o.o. opłatami za media według ich faktycznego zużycia nie naliczając marży. Jednocześnie, powyższe usługi nabywane są od podmiotów trzecich. W tym przypadku mamy do czynienia z refakturowaniem usług związanych z mediami.

W odniesieniu z kolei do zwrotu kosztów na gruncie podatku VAT, należy wskazać, iż nie jest to czynność podlegająca opodatkowaniu podatkiem VAT. Aby doszło do zdarzenia opodatkowanego podatkiem VAT muszą być spełnione następujące warunki:

  1. w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (Spółka) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia;
  2. świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

REKLAMA

Zasadniczą różnicą pomiędzy refakturowaniem a zwrotem kosztów jest to, że nie dochodzi do pośrednictwa w transakcji pomiędzy trzema podmiotami. Istotą zwrotu kosztów jest refinansowanie określonego nabycia np. konkretnej usługi. Podmiot, który zwraca koszty nie zawiera bezpośrednio żadnej transakcji z pierwotnym usługodawcą.

Przykład 2
Sieć X sp. z o.o. zajmuje się m.in. dystrybucją towarów Sale sp. z o.o. W ramach zorganizowanej przez Sale sp. z o.o. akcji marketingowej, po przekroczeniu przez X sp. z o.o. określonego progu sprzedaży, Sale sp. z o.o. ma zwrócić X sp. z o.o. koszty związane z promocją marki X sp. z o.o. Korzystając z tej możliwości X sp. z o.o. nabyła od podmiotu trzeciego usługi reklamy online i zwróciła się do Sale Sp. z o.o. z żądaniem zwrotu poniesionych na ten cel wydatków. Na podstawie faktur potwierdzających nabyte przez X sp. z o.o. świadczenia, Sale sp. z o.o. przekazała określone środki na konto X sp. z o.o. Sale sp. z o.o. ma wątpliwości czy X sp. z o.o. powinna wystawić na Jej rzecz fakturę dokumentującą przekazane środki.

W powyższym przykładzie nie dochodzi do świadczenia usług. Zwrot przez Sale sp. z o.o. kosztów poniesionych przez X sp. z o.o. nie wiąże się z żadnym wzajemnym świadczeniem, którego beneficjentem byłaby Sale sp. z o.o. Sale sp. z o.o. nie nabywa w tym przypadku żadnej usługi a jedynie zwraca określone koszty poniesione przez kontrahenta. W tej sytuacji dochodzi zatem jedynie do transferu środków pieniężnych, który pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem VAT. Wystawienie w takiej sytuacji faktury, nie jest zatem właściwym sposobem dokumentowania poniesionych kosztów. Istnieje bowiem ryzyko, iż faktura taka zostanie uznana za tzw. „pustą fakturę” w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Zasadne zatem może być udokumentowanie przekazanych środków za pomocą np. noty księgowej.

Reasumując, należy stwierdzić, iż różnice między refakturowaniem a zwrotem kosztów na gruncie podatku VAT nie są znaczne. Do refakturowania dochodzi w sytuacji, w której podmiot nabył określoną czynność a w następnej kolejności odsprzedał ją. W takim przypadku podmiot pośredniczący jednocześnie jest usługobiorcą i usługodawcą. Z kolei zwrot kosztów dotyczy sytuacji, w której określony podmiot ponosi koszty świadczenia nabytego przez innego przedsiębiorcę, jednak rola tego podmiotu ogranicza się wyłącznie do finansowania (nie nabywa ani nie odsprzedaje on żadnej usługi). Każdorazowo ocena czy określone zachowanie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT wymagać będzie jednak szczegółowej analizy stanu faktycznego.

Tobiasz Olczak, młodszy konsultant podatkowy w ECDP TAX Mazur i Wspólnicy sp.k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA