REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT
Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT

REKLAMA

REKLAMA

Zasadniczo refakturowanie i zwrot kosztów stanowią, w założeniu, podobne czynności. W obu bowiem przypadkach pojawia się podmiot trzeci, którego rola związana jest z finansowaniem określonego świadczenia. Niemniej klasyfikacja tych świadczeń jest zgoła odmienna na gruncie podatku VAT.

Należy podkreślić, iż pojęcie refakturowania nie posiada definicji w słowniku definicji zawartym w art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT). Jednocześnie jednak kwestie refakturowania porusza art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

REKLAMA

Autopromocja

Refakturowanie polega na tym, że podatnik kupuje usługę, którą następnie sprzedaje w tej samej postaci swojemu kontrahentowi. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 7.03.2016 r., sygn. akt III SA/Wa 961/15:” W art. 8 ust. 2a ustawy o VAT ustanowiono fikcję prawną, że jeżeli podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej nie wykonuje samodzielnie usług, lecz we własnym imieniu dostarcza je nabywcy, to podatnik ten usługę tę nabył i następnie usługę tę wyświadczył. Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie”.

Polecamy: VAT Zmiany od 1 września i 1 listopada 2019 r.

Polecamy: Split payment od 1 listopada 2019 r.

Polecamy: Biuletyn VAT

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy zauważyć, iż refakturowanie odnosi się do sytuacji, w której podmiot nabywa konkretną usługę, jednak nie korzysta z niej a dokonuje jedynie odsprzedaży na rzecz trzeciego podmiotu. Jeśli zatem dochodzi do świadczenia usługi to właściwe jest sporządzenie faktury dokumentującej refakturowaną usługę.

Jednocześnie, w takiej sytuacji podatnikowi, który pełni rolę pośrednika przysługują uprawnienia związane z nabyciem określonej usługi, tj. prawo do odliczenia podatku naliczonego. Powyższe uprawnienie przysługuje także podmiotowi, na rzecz którego usługa została odsprzedana.

Przykład 1
Sale sp. z o.o. i X sp. z o.o. należą do grupy kapitałowej (stanowią spółki powiązane). Sale sp. z o.o.  wynajmuje na rzecz X sp. z o.o. lokal na potrzeby działalności gospodarczej. W ramach porozumienia zawartego pomiędzy powiązanymi spółkami, Sale sp. z o.o. fakturuje X sp. z o.o. opłatami za media według ich faktycznego zużycia nie naliczając marży. Jednocześnie, powyższe usługi nabywane są od podmiotów trzecich. W tym przypadku mamy do czynienia z refakturowaniem usług związanych z mediami.

W odniesieniu z kolei do zwrotu kosztów na gruncie podatku VAT, należy wskazać, iż nie jest to czynność podlegająca opodatkowaniu podatkiem VAT. Aby doszło do zdarzenia opodatkowanego podatkiem VAT muszą być spełnione następujące warunki:

  1. w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (Spółka) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia;
  2. świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Zasadniczą różnicą pomiędzy refakturowaniem a zwrotem kosztów jest to, że nie dochodzi do pośrednictwa w transakcji pomiędzy trzema podmiotami. Istotą zwrotu kosztów jest refinansowanie określonego nabycia np. konkretnej usługi. Podmiot, który zwraca koszty nie zawiera bezpośrednio żadnej transakcji z pierwotnym usługodawcą.

Przykład 2
Sieć X sp. z o.o. zajmuje się m.in. dystrybucją towarów Sale sp. z o.o. W ramach zorganizowanej przez Sale sp. z o.o. akcji marketingowej, po przekroczeniu przez X sp. z o.o. określonego progu sprzedaży, Sale sp. z o.o. ma zwrócić X sp. z o.o. koszty związane z promocją marki X sp. z o.o. Korzystając z tej możliwości X sp. z o.o. nabyła od podmiotu trzeciego usługi reklamy online i zwróciła się do Sale Sp. z o.o. z żądaniem zwrotu poniesionych na ten cel wydatków. Na podstawie faktur potwierdzających nabyte przez X sp. z o.o. świadczenia, Sale sp. z o.o. przekazała określone środki na konto X sp. z o.o. Sale sp. z o.o. ma wątpliwości czy X sp. z o.o. powinna wystawić na Jej rzecz fakturę dokumentującą przekazane środki.

W powyższym przykładzie nie dochodzi do świadczenia usług. Zwrot przez Sale sp. z o.o. kosztów poniesionych przez X sp. z o.o. nie wiąże się z żadnym wzajemnym świadczeniem, którego beneficjentem byłaby Sale sp. z o.o. Sale sp. z o.o. nie nabywa w tym przypadku żadnej usługi a jedynie zwraca określone koszty poniesione przez kontrahenta. W tej sytuacji dochodzi zatem jedynie do transferu środków pieniężnych, który pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem VAT. Wystawienie w takiej sytuacji faktury, nie jest zatem właściwym sposobem dokumentowania poniesionych kosztów. Istnieje bowiem ryzyko, iż faktura taka zostanie uznana za tzw. „pustą fakturę” w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Zasadne zatem może być udokumentowanie przekazanych środków za pomocą np. noty księgowej.

Reasumując, należy stwierdzić, iż różnice między refakturowaniem a zwrotem kosztów na gruncie podatku VAT nie są znaczne. Do refakturowania dochodzi w sytuacji, w której podmiot nabył określoną czynność a w następnej kolejności odsprzedał ją. W takim przypadku podmiot pośredniczący jednocześnie jest usługobiorcą i usługodawcą. Z kolei zwrot kosztów dotyczy sytuacji, w której określony podmiot ponosi koszty świadczenia nabytego przez innego przedsiębiorcę, jednak rola tego podmiotu ogranicza się wyłącznie do finansowania (nie nabywa ani nie odsprzedaje on żadnej usługi). Każdorazowo ocena czy określone zachowanie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT wymagać będzie jednak szczegółowej analizy stanu faktycznego.

Tobiasz Olczak, młodszy konsultant podatkowy w ECDP TAX Mazur i Wspólnicy sp.k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

REKLAMA

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA