REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bezgotówkowe karty paliwowe – ewidencja księgowa i rozliczenie VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Bezgotówkowe karty paliwowe – ewidencja księgowa i rozliczenie VAT
Bezgotówkowe karty paliwowe – ewidencja księgowa i rozliczenie VAT

REKLAMA

REKLAMA

Karty paliwowe pojawiają się w coraz większej ilości firm - i tych dużych i tych coraz mniejszych. Te proponowane kierowcom i właścicielom samochodów rozwiązania, pozwalają na oszczędności (korzystanie z karty paliwowej najczęściej upoważnia do różnych promocji czy rabatów) oraz na wygodę weryfikacji i podsumowania zużytego paliwa (na kierowcę / pojazd / region / firmę). Jak zaksięgować korzystanie z karty paliwowej i jak rozliczyć VAT od takich transakcji?

Dzięki odpowiedniemu zarejestrowaniu karty paliwowej, jej użytkownik może płacić faktury zbiorczo, jednocześnie weryfikując zużycie na każdej karcie, przypisanej do konkretnego pojazdu lub kierowcy w formach różnych raportów i zestawień. Część kierowców zwraca również uwagę, że jest to rozwiązanie dla nich bezpieczne, ponieważ nie muszą już przy sobie wozić pieniędzy na paliwo. Nic więc dziwnego, że prawie wszyscy posiadacze samochodów firmowych i użytkowanych służbowo, prędzej czy później, będą zastanawiać się nad zastosowaniem kart paliwowych w swoim przedsiębiorstwie.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Karta paliwowa, a ujęcie księgowe – zasady ogólne i ustawa o VAT

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że karta paliwowa jako taka nie jest dokumentem w rozumieniu księgowym. Jest tylko narzędziem płatniczym czy instrumentem do korzystania z jakiegoś rodzaju programu paliwowego. Dokumentem księgowym będzie natomiast odpowiednia faktura VAT za zakupione paliwo i to ona dopiero będzie przedmiotem ewidencji księgowej. Z założenia, tego typu faktura zbiorcza będzie księgowana na zasadach ogólnych – należy jednak pamiętać o specyfice rozliczania samochodów służbowych oraz paliwa. W szczególności o zapisach Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zwana „ustawą o VAT”) art.  86a, które w dużym uproszczeniu - ograniczają możliwość rozliczenia do 50% tych kosztów (w większości przypadków).

REKLAMA

Wyciąg z przepisów:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 86 a Ustawa o VAT

  1. W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1) wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące: [...]

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Z założenia ograniczenie do 50% może zostać wyłączone (przepis nie ma zastosowania w specjalnie określonych przez ustawodawcę wyjątkach), na przykład w przypadkach gdy tankowane paliwo jest odpowiednio do pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub konstrukcyjnie przeznaczonego do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Wyciąg z przepisów

art. 86 a ust 4 ustawy o VAT

4.  Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

  1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Warto pamiętać, że w każdym wypadku, podatnik powinien zweryfikować odpowiednie kryteria do kwalifikacji wydatku oraz możliwości ich wyliczenia – a także warunki do zakwalifikowania pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej lub nie oraz inne.

Wyrok Trybunału z 15 maja 2019 r. – opis kazusu Vega

Jedna z firm korzystająca w swoim działaniu z kart paliwowych, weszła w spór z Urzędem Skarbowym w Warszawie. Chodziło o Spółkę Vega International Car Transport and Logistic – Trading GmbH z Austrii, która udostępniała karty paliwowe swojej „spółce córce”, czyli Vega Poland w Polsce. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie odmówił spółce z Austrii zwrotu podatku VAT związanego z transakcjami nabycia paliwa z wykorzystaniem kart paliwowych. Chodziło o kwotę ponad 100 tysięcy złotych. Pojazdy Vega Poland tankowane były przy użyciu kart paliwowych wystawianych imiennie na kierowców przez „centralę” – czyli Vega International, która otrzymywała od dostawców paliw wszystkie faktury, a na koniec miesiąca refakturowała je odpowiednio na spółki zależne i obciążała je opłatą w wysokości 2%.

Polski Urząd Skarbowy uznał, że Vega International faktycznie nie dokonywała żadnego zakupu paliwa, ponieważ nie dokonywała ani wyboru jakości, ani ilości, ani nawet daty zakupu – a tym samym tak naprawdę zakupu paliwa dokonywał polski podmiot, a nie Austriacka spółka. „Centrala” udostępniając karty paliwowe świadczyła jedynie usługę finansową, która nie podlega opodatkowaniu w Polsce.

Vega International odwołała się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, następnie do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Sąd ten postanowił zadać Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej odpowiednie pytania, w celu rozwiania wątpliwości. Wyrok zapadł w maju 2019 roku.

Podstawy prawa Unii i prawa polskiego na przykładzie Vega

Generalizując Trybunał stwierdził, że Polski Urząd Skarbowy miał rację. Według niego firma wydająca karty paliwowe faktycznie nie dokonywała sprzedaży paliwa.  Dokonał odpowiedniej analizy przepisów międzynarodowych oraz Polskich i podkreślił najważniejsze przepisy w tym zakresie, które powinny być przewodnikiem dla podatników.

Wyciąg z przepisów:

Prawo Unii (Dyrektywa 2006/112)

Art. 2 ust. 1 lit a i c

Opodatkowaniu VAT podlegają następujące transakcje:

  1. odpłatna dostawa towarów na terytorium państwa członkowskiego przez podatnika działającego w takim charakterze;

[…]

  1. odpłatne świadczenie usług na terytorium państwa członkowskiego przez podatnika działającego w takim charakterze;

Art. 14 ust 1 i 2

  1. Dostawa towarów oznacza przeniesienie prawa do rozporządzenia rzeczą jak właściciel.
  2. Poza czynnością, o której mowa w ust. 1, za dostawę towarów uznaje się następujące czynności: […]
    c) przekazanie towaru na podstawie umowy, zgodnie z którą prowizja płacona jest od zakupu lub sprzedaży;

Art. 24 ust 1

Świadczenie usług oznacza każdą transakcję, która nie stanowi dostawy towarów.

Art. 135 ust. 1 lit b
Państwa członkowskie zwalniają następujące transakcje:
b. udzielenie kredytów i pośrednictwo kredytowe lub zarządzanie kredytami przez kredytodawcę.

Prawo Polskie

Ustawa o podatku od towaru i usług z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U.2018.2174 ze zmianami:

Art. 5 ust 1 pkt 1

1.  Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej "podatkiem", podlegają:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

Art. 7 ust. 1 i 8

Art.  7.  [Dostawa towarów]

1.  Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel

[...]

8. W przypadku gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy towarów dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach.

Art. 8 ust. 1

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 […]

Art. 43 ust 1 pkt 38
usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, a także zarządzanie kredytami lub pożyczkami pieniężnymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę;

Art. 86 ust. 1

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Podsumowanie i rekomendacje

Ze względu na różne praktyki organów podatkowych w Polsce, oraz ostatni (wspomniany wyżej) wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej rekomenduje się podatnikom dokładną analizę ich indywidualnej sytuacji prawnej i prawno – księgowej w zakresie bezgotówkowych kart paliwowych. W każdym przypadku korzystania z kart paliwowych, rekomendowanym rozwiązaniem dla podmiotu korzystającego, jest sprawdzenie od kogo kupuje faktycznie paliwo, a kto udostępnia mu kartę paliwową (czy dochodzi do pośrednictwa podmiotu trzeciego) oraz (w tym) co znajduje się na jego dokumencie faktury VAT. W zależności od różnych rozliczeń pomiędzy podmiotami powiązanymi, grupami podmiotów zależnych, itp., mogą bowiem wynikać konkretne prawa i obowiązki podatników – docelowo mogące mieć wpływ również na ostatni podmiot – czyli bezpośredniego użytkownika karty paliwowej.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

REKLAMA

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

REKLAMA

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA