REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bezgotówkowe karty paliwowe – ewidencja księgowa i rozliczenie VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Bezgotówkowe karty paliwowe – ewidencja księgowa i rozliczenie VAT
Bezgotówkowe karty paliwowe – ewidencja księgowa i rozliczenie VAT

REKLAMA

REKLAMA

Karty paliwowe pojawiają się w coraz większej ilości firm - i tych dużych i tych coraz mniejszych. Te proponowane kierowcom i właścicielom samochodów rozwiązania, pozwalają na oszczędności (korzystanie z karty paliwowej najczęściej upoważnia do różnych promocji czy rabatów) oraz na wygodę weryfikacji i podsumowania zużytego paliwa (na kierowcę / pojazd / region / firmę). Jak zaksięgować korzystanie z karty paliwowej i jak rozliczyć VAT od takich transakcji?

Dzięki odpowiedniemu zarejestrowaniu karty paliwowej, jej użytkownik może płacić faktury zbiorczo, jednocześnie weryfikując zużycie na każdej karcie, przypisanej do konkretnego pojazdu lub kierowcy w formach różnych raportów i zestawień. Część kierowców zwraca również uwagę, że jest to rozwiązanie dla nich bezpieczne, ponieważ nie muszą już przy sobie wozić pieniędzy na paliwo. Nic więc dziwnego, że prawie wszyscy posiadacze samochodów firmowych i użytkowanych służbowo, prędzej czy później, będą zastanawiać się nad zastosowaniem kart paliwowych w swoim przedsiębiorstwie.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Karta paliwowa, a ujęcie księgowe – zasady ogólne i ustawa o VAT

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, że karta paliwowa jako taka nie jest dokumentem w rozumieniu księgowym. Jest tylko narzędziem płatniczym czy instrumentem do korzystania z jakiegoś rodzaju programu paliwowego. Dokumentem księgowym będzie natomiast odpowiednia faktura VAT za zakupione paliwo i to ona dopiero będzie przedmiotem ewidencji księgowej. Z założenia, tego typu faktura zbiorcza będzie księgowana na zasadach ogólnych – należy jednak pamiętać o specyfice rozliczania samochodów służbowych oraz paliwa. W szczególności o zapisach Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zwana „ustawą o VAT”) art.  86a, które w dużym uproszczeniu - ograniczają możliwość rozliczenia do 50% tych kosztów (w większości przypadków).

Wyciąg z przepisów:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 86 a Ustawa o VAT

  1. W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1) wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące: [...]

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Z założenia ograniczenie do 50% może zostać wyłączone (przepis nie ma zastosowania w specjalnie określonych przez ustawodawcę wyjątkach), na przykład w przypadkach gdy tankowane paliwo jest odpowiednio do pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub konstrukcyjnie przeznaczonego do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Wyciąg z przepisów

art. 86 a ust 4 ustawy o VAT

4.  Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

  1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
  2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Warto pamiętać, że w każdym wypadku, podatnik powinien zweryfikować odpowiednie kryteria do kwalifikacji wydatku oraz możliwości ich wyliczenia – a także warunki do zakwalifikowania pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej lub nie oraz inne.

Wyrok Trybunału z 15 maja 2019 r. – opis kazusu Vega

Jedna z firm korzystająca w swoim działaniu z kart paliwowych, weszła w spór z Urzędem Skarbowym w Warszawie. Chodziło o Spółkę Vega International Car Transport and Logistic – Trading GmbH z Austrii, która udostępniała karty paliwowe swojej „spółce córce”, czyli Vega Poland w Polsce. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie odmówił spółce z Austrii zwrotu podatku VAT związanego z transakcjami nabycia paliwa z wykorzystaniem kart paliwowych. Chodziło o kwotę ponad 100 tysięcy złotych. Pojazdy Vega Poland tankowane były przy użyciu kart paliwowych wystawianych imiennie na kierowców przez „centralę” – czyli Vega International, która otrzymywała od dostawców paliw wszystkie faktury, a na koniec miesiąca refakturowała je odpowiednio na spółki zależne i obciążała je opłatą w wysokości 2%.

Polski Urząd Skarbowy uznał, że Vega International faktycznie nie dokonywała żadnego zakupu paliwa, ponieważ nie dokonywała ani wyboru jakości, ani ilości, ani nawet daty zakupu – a tym samym tak naprawdę zakupu paliwa dokonywał polski podmiot, a nie Austriacka spółka. „Centrala” udostępniając karty paliwowe świadczyła jedynie usługę finansową, która nie podlega opodatkowaniu w Polsce.

Vega International odwołała się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, następnie do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Sąd ten postanowił zadać Trybunałowi Sprawiedliwości Unii Europejskiej odpowiednie pytania, w celu rozwiania wątpliwości. Wyrok zapadł w maju 2019 roku.

Podstawy prawa Unii i prawa polskiego na przykładzie Vega

Generalizując Trybunał stwierdził, że Polski Urząd Skarbowy miał rację. Według niego firma wydająca karty paliwowe faktycznie nie dokonywała sprzedaży paliwa.  Dokonał odpowiedniej analizy przepisów międzynarodowych oraz Polskich i podkreślił najważniejsze przepisy w tym zakresie, które powinny być przewodnikiem dla podatników.

Wyciąg z przepisów:

Prawo Unii (Dyrektywa 2006/112)

Art. 2 ust. 1 lit a i c

Opodatkowaniu VAT podlegają następujące transakcje:

  1. odpłatna dostawa towarów na terytorium państwa członkowskiego przez podatnika działającego w takim charakterze;

[…]

  1. odpłatne świadczenie usług na terytorium państwa członkowskiego przez podatnika działającego w takim charakterze;

Art. 14 ust 1 i 2

  1. Dostawa towarów oznacza przeniesienie prawa do rozporządzenia rzeczą jak właściciel.
  2. Poza czynnością, o której mowa w ust. 1, za dostawę towarów uznaje się następujące czynności: […]
    c) przekazanie towaru na podstawie umowy, zgodnie z którą prowizja płacona jest od zakupu lub sprzedaży;

Art. 24 ust 1

Świadczenie usług oznacza każdą transakcję, która nie stanowi dostawy towarów.

Art. 135 ust. 1 lit b
Państwa członkowskie zwalniają następujące transakcje:
b. udzielenie kredytów i pośrednictwo kredytowe lub zarządzanie kredytami przez kredytodawcę.

Prawo Polskie

Ustawa o podatku od towaru i usług z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U.2018.2174 ze zmianami:

Art. 5 ust 1 pkt 1

1.  Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej "podatkiem", podlegają:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

Art. 7 ust. 1 i 8

Art.  7.  [Dostawa towarów]

1.  Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel

[...]

8. W przypadku gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy towarów dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach.

Art. 8 ust. 1

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 […]

Art. 43 ust 1 pkt 38
usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, a także zarządzanie kredytami lub pożyczkami pieniężnymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę;

Art. 86 ust. 1

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Podsumowanie i rekomendacje

Ze względu na różne praktyki organów podatkowych w Polsce, oraz ostatni (wspomniany wyżej) wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej rekomenduje się podatnikom dokładną analizę ich indywidualnej sytuacji prawnej i prawno – księgowej w zakresie bezgotówkowych kart paliwowych. W każdym przypadku korzystania z kart paliwowych, rekomendowanym rozwiązaniem dla podmiotu korzystającego, jest sprawdzenie od kogo kupuje faktycznie paliwo, a kto udostępnia mu kartę paliwową (czy dochodzi do pośrednictwa podmiotu trzeciego) oraz (w tym) co znajduje się na jego dokumencie faktury VAT. W zależności od różnych rozliczeń pomiędzy podmiotami powiązanymi, grupami podmiotów zależnych, itp., mogą bowiem wynikać konkretne prawa i obowiązki podatników – docelowo mogące mieć wpływ również na ostatni podmiot – czyli bezpośredniego użytkownika karty paliwowej.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Prof. Modzelewski: Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Jak?

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

REKLAMA

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA