Zakupy firmowe na portalach zakupowych a VAT - jak ustalić marżę

W przepisach art. 120 ustawy o VAT określona jest szczególna procedura w zakresie dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Istotą tej procedury jest opodatkowanie marży, tj. pomniejszonej o kwotę VAT różnicy między kwotą sprzedaży a kwotą nabycia.

Jak rozumieć pojęcie kwoty sprzedaży oraz kwoty nabycia

W celu ustalenia marży jako podstawy opodatkowania konieczne jest porównanie kwoty sprzedaży oraz kwoty nabycia. Pojęcia te zostały zdefiniowane w przepisach art. 120 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o VAT (zob. tabelę).

Tabela. Pojęcia kwoty sprzedaży oraz kwoty nabycia

Przykład
Podatnik kupił na OLX od osoby prywatnej towar używany za 80 zł. Towar ten podatnik sprzedał następnie za 120 zł. W przypadku opodatkowania dostawy tego towaru z zastosowaniem procedury opodatkowania marży marża wyniosłaby (przy założeniu, że dla towaru właściwa jest stawka VAT 23% ) 32,52 zł (120 zł - 80 zł = 40 zł; 40 zł x 100/123 = 32,52 zł), a kwota VAT - 7,48 zł (40 zł x 23/123 = 7,48 zł).

Czy opłaty za korzystanie z portalu zakupowego wchodzą w skład ceny nabycia

Dokonywanie zakupów na portalach zakupowych niekiedy wiąże się z koniecznością ponoszenia opłat na rzecz podmiotów będących właścicielami tych portali. Opłaty te nie stanowią elementu kwoty nabycia. Na kwotę tę składają się wyłącznie należności, które dostawca towarów otrzymał lub ma otrzymać od podatnika. Kwoty płacone przez podatników innym podmiotom nie stanowią zatem elementu kwoty nabycia (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.557.2019.2.JS).

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach organów podatkowych, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 stycznia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.626.2019.1.KK). W interpretacji tej czytamy, że:

(…) przy określaniu kwoty nabycia Wnioskodawca powinien uwzględnić kwotę wynikającą z faktury za samochód bez uwzględnienia kwot wynikających z faktury za opłatę aukcyjną i usługę transportową oraz opłaty związane z obsługą dokumentacji, które są należne innemu podmiotowi, a nie pierwotnemu sprzedawcy samochodu.

Przykład
Podatnik kupił za pośrednictwem portalu aukcyjnego używany samochód za kwotę 18 000 zł. Oprócz ceny zakupu samochodu płaconej na rzecz sprzedawcy podatnik zapłacił opłatę aukcyjną w wysokości 180 zł na rzecz podmiotu będącego właścicielem portalu aukcyjnego. Cena nabycia wynosi 18 000 zł.

Opłaty wnoszone na rzecz podmiotów będących właścicielami portali zakupowych nie stanowią elementu kwoty nabycia.

Jak ma postąpić nabywca w przypadku braku dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu za pośrednictwem portalu

W przypadku zakupów dokonywanych przez portale zakupowe zdarza się, że podatnicy nie otrzymują od sprzedawcy żadnych dokumentów potwierdzających zakup. Szczególnie często zdarza się to w przypadku zakupów dokonywanych od osób prywatnych.

Z przepisów VAT nie wynika sposób dokumentowania kosztów składających się na kwotę nabycia. W szczególności nie jest tak, że koszty takie mogą być dokumentowane wyłącznie fakturami. W konsekwencji koszty składające się na kwotę nabycia mogą być przez podatników dokumentowane na różne sposoby, np. za pomocą zawieranych ze sprzedawcami umów, potwierdzeń dokonania przelewów czy dokumentów generowanych w systemach portali zakupowych.

WAŻNE!
Jeżeli podatnicy nie otrzymują od sprzedawcy żadnych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu, koszty składające się na kwotę nabycia mogą być dokumentowane na różne sposoby, np. za pomocą zawieranych ze sprzedawcami umów, potwierdzeń dokonania przelewów czy dokumentów generowanych w systemach portali zakupowych.

Z wyjaśnień organów podatkowych wynika, że koszty składające się na kwoty nabycia mogą być dokumentowane przez podatników dowodami wewnętrznymi. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.174.2019.1.AK) czytamy:

(…) jak wskazuje Wnioskodawca, zakupy od osób fizycznych niebędących podatnikami podatku od towarów i usług i nieprowadzących działalności gospodarczej zamierza on udokumentować w celu rzetelnego prowadzenia ksiąg, samodzielnie sporządzonymi dowodami wewnętrznymi. Ponieważ ww. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie są zobowiązane do wystawiania dokumentów sprzedaży, a Wnioskodawca nie będzie miał możliwości wymagać takich dokumentów od osób fizycznych, nie będzie on w zdecydowanej większości przypadków posiadać dokumentów sporządzonych i podpisanych przez takie osoby. Wnioskodawca, jego pracownicy lub osoby działające na zlecenie Wnioskodawcy nabywając wskazane towary spisywać będą dokładnie następujące dane: co jest przedmiotem zakupu, kwota zakupu, data zakupu, miejsce zakupu, opis stanu fizycznego towaru. (…) Podsumowując, w ramach przedstawionego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie mógł dokonywać sprzedaży używanych towarów zakupionych od osób fizycznych niebędących podatnikami podatku od towarów i usług, których nabycie będzie dokumentowane opisanymi dowodami wewnętrznymi, w ramach procedury opodatkowania podatkiem od towarów i usług marży.

Przykład
Podatnik kupił na Allegro od osoby prywatnej towar używany, jednak nie otrzymał od sprzedawcy żadnego dokumentu potwierdzającego sprzedaż. W tej sytuacji kwotę nabycia na potrzeby zastosowania procedury marży podatnik może udokumentować np. za pomocą dokumentu wygenerowanego z systemu Allegro, potwierdzenia płatności, a nawet sporządzonego przez siebie dowodu wewnętrznego.

Podsumowanie

1. Szczególna procedura opodatkowania marży jest stosowana w zakresie dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, gdy zakup został dokonany bez VAT. Zasady ustalania takiej marży stosowane są także w przypadku zakupów dokonywanych przez portale zakupowe.
2. Opłaty na rzecz podmiotów będących właścicielami portali internetowych nie stanowią elementu kwoty nabycia, gdyż składają się na nią wyłącznie kwoty, które otrzymał lub ma otrzymać od nabywcy dostawca towarów.
3. Gdy podatnicy nie otrzymują od sprzedawcy żadnych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu, mogą dokumentować poniesione koszty na różne sposoby, np. za pomocą zawieranych ze sprzedawcami umów, potwierdzeń dokonania przelewów czy dokumentów generowanych w systemach portali zakupowych.

Podstawa prawna:

• art. 120 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2022 r., poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180

Powołane interpretacje organów podatkowych:

• interpretacja Dyrektora KIS z 18 lutego 2020 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.557.2019.2.JS),
• interpretacja Dyrektora KIS z 28 stycznia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.626.2019.1.KK),
• interpretacja Dyrektora KIS z 12 czerwca 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.174.2019.1.AK).

Tomasz Krywan, doradca podatkowy