Jak i dlaczego sprawdzać, czy nasz kontrahent zagraniczny prowadzi w Polsce działalność gospodarczą?

Sprzedaż różnego rodzaju towarów na terytorium kraju dokonywana jest nie tylko przez polskich przedsiębiorców, ale także przez podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce siedziby, ani nawet stałego miejsca prowadzenia działalności (przykładowo oddziału).

W przypadku nabycia towarów od takich firm, zobowiązany do rozliczenia podatku VAT z tytułu transakcji jest podatnik polski.

Nieprawidłowym jest natomiast rozliczanie w takiej sytuacji podatku przez dostawcę i to nawet, jeżeli jest on zarejestrowany na potrzeby podatku VAT w Polsce.

Przedstawiona reguła wynika z art. 17 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług.

Spółka Alfa nabywa od Spółki Beta z siedzibą w Niemczech, która nie posiada na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności, części do produkcji maszyn. Części te w chwili nabycia znajdują się na terytorium Polski. Zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT z tytułu transakcji jest Spółka Alfa.

Stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce – jak to sprawdzić

W praktyce podatnicy borykają się z problemem, co zrobić, gdy nie mają pewności, czy ich kontrahent prowadzi działalność w Polsce. Co może mieć miejsce, przykładowo, w sytuacji, gdy w treści otrzymanej faktury dostawca wskazał polski NIP, ale zagraniczny adres.

W sytuacji takiej przedsiębiorcy powinni weryfikować, czy podmioty, od których nabywają towary mają na terytorium Polski siedzibę lub miejsce stałego prowadzenia działalności gospodarczej. Jednakże przepisy ustawy o VAT nie określają w jaki sposób podatnik powinien dokonać takiej weryfikacji, ani nawet wprost nie nakładają na podatników obowiązku jej dokonywania.

Wydaje się, że najlepszym sposobem sprawdzenia, czy dostawca towarów ma w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej jest odbieranie od kontrahentów oświadczeń w tej materii.

Problematyczną kwestią jest w tym przypadku zdefiniowanie pojęcia stałego miejsca prowadzenia działalności. Ustawa o VAT oraz Dyrektywa 2006/112/WE w sprawie wspólnotowego systemu podatku od wartości dodanej nie zawierają bowiem stosownej definicji.

W celu doprecyzowania znaczenia tego pojęcia warto więc odwołać się do rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 281/2011 z 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, które stosuje się począwszy od 1 lipca 2011 r. W rozporządzeniu tym czytamy, że „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” to dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Ponadto, z przepisów rozporządzenia wynika, iż fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Przede wszystkim należy więc zwrócić uwagę na fakt, iż okoliczność rejestracji na potrzeby podatku VAT w Polsce, nie przesądza, iż dany podmiot ma na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności.

O stałym miejscu prowadzenia działalności można mówić dopiero w przypadku, gdy dany podmiot faktycznie prowadzi działalność w danym kraju (posiada zaplecze personalne i techniczne), czyli, w szczególności, posiada w Polsce biuro, zatrudnia pracowników, posiada niezbędną bazę, która umożliwia mu wykonywanie działalności gospodarczej. W tym kontekście z cała pewnością można za stałe miejsce prowadzenia działalności uznać oddział (jednakże pojęć tych nie należy utożsamiać).

VAT 2011 - wszystkie zmiany od 1 stycznia

Polecamy: Zwrot VAT za materiały budowlane - poradnik

Potwierdzenie powyższego odnaleźć można w orzeczeniach Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości. Przykładowo, w wyrokach w sprawach C-168/84 (Gunter Berkholz) C-190/95 (ARO Lease), C-260/95 (DFDS A/S), gdzie ETS uznał, między innymi, iż ze stałym miejscem prowadzenia działalności (innym niż miejsce siedziby podatnika) mamy do czynienia w przypadku, gdy w miejscu tym są stale obecne minimalne zasoby ludzkie i techniczne, które pozwalają wykonać dane usługi w sposób niezależny.

W kontekście powyższego wskazanym jest, aby w odbieranych od kontrahentów oświadczeniach przedsiębiorcy, poza samą deklaracją czy dany podmiot ma na terytorium Polski siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności zwracała się o podanie bardziej szczegółowych informacji, takich jak określenie, czy dany podmiot ma na terytorium Polski biuro, przez które prowadzi działalność gospodarczą oraz gdzie się ono znajduje, a także o wskazanie czy dany podmiot zatrudniania w Polsce pracowników.

Inne sposoby weryfikacji, czy przedsiębiorca prowadzi działalność w Polsce

Z uwagi na fakt, że ustawa o VAT nie przesądza w jaki sposób podatnicy powinni sprawdzać, czy dostawca towarów posiada na terytorium polski siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorcy, jeżeli na taką weryfikację się zdecydują, mogą wykorzystać w tym celu dowolny sposób.

Przykładowo, poza odbiorem oświadczeń, możliwe jest:

- sprawdzanie, czy dany przedsiębiorca widnieje w krajowym rejestrze sądowym,

- badanie stron internetowych poszczególnych kontrahentów pod kątem prowadzenia przez dany podmiot działalności w Polsce (w tym przypadku niewystarczające jest prowadzenie strony internetowej w języku polskim, strona powinna świadczyć o prowadzeniu na terytorium Polski działalności gospodarczej).

Anna Resiak, konsultant podatkowy ECDDP Sp. z o.o.