Jak rozliczyć wczasy pracowników w ośrodku pracodawcy?

Problem podatkowy dotyczy przede wszystkim sytuacji, kiedy pracodawca posiada własny ośrodek, w którym świadczone są usługi krótkotrwałego zakwaterowania i służy jednocześnie działalności socjalnej.

Pracodawca oczywiście płaci VAT od świadczonych usług, a koszty utrzymania ośrodka stanowią koszty podatkowe.

Pracownicy, którzy korzystają z usług świadczonych w ośrodku, ponoszą tylko częściowe opłaty (a za wykonane usługi wystawiana jest faktura VAT). Pozostałe należności pokrywane są z  Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, dalej ZFŚS.

W związku z tym pojawia się rozróżnienie na opodatkowanie świadczeń odpłatnych, za które pracownicy indywidualnie ponoszą koszty a świadczeń nieodpłatnych, finansowanych z ZFŚS.

Taką możliwość przewiduje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawcy finansują na rzecz pracowników  różnego rodzaju usługi związane z  wypoczynkiem, działalnością kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, udzielaniem pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Odbiorcami wymienionych usług mogą być także rodziny pracowników, emeryci i renciści jako byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał takie prawo.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.04.54.535 z późniejszymi zmianami), dalej ustawa o VAT, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

  1)   przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

  2)   zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

  3)   świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Przepis art. 5 ust.1 pkt 1 ustawy o VAT stanowi, że opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłatne świadczenie usług.

Wracając do dokonanego rozróżnienia, z powyższych regulacji wynika, że usługi, za które pracownicy ponoszą odpłaty (świadczenia odpłatne) podlegają opodatkowaniu.

Opodatkowanie świadczeń nieodpłatnych

Niekiedy, w określonych wypadkach również świadczenia nieodpłatne mogą być opodatkowane. Uznaje się je wtedy za świadczenia odpłatne. Następuje to, gdy łącznie zostaną zrealizowane dwa warunki:

1)usługi są świadczone nieodpłatnie na cele osobiste podatnika lub jego pracowników oraz na cele inne niż działalność gospodarcza podatnika;

2)podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami (art. 8 ustawy o VAT).

Jeżeli nie wystąpi jeden z tych warunków, czynność jest traktowana jako nieodpłatna.

Decydujące znaczenie ma tutaj cecha odpłatności. W pierwszym wypadku usługi były odpłatne, co nie budziło wątpliwości co do obowiązku odprowadzenia VAT-u. Odpłatność czynności oznacza to, że jej wykonanie wiąże się z powstaniem obowiązku wynagrodzenia, zapłaty. Związek ten jest bezpośredni, ponieważ wykonana czynność jest przyczyną, powodem do zapłaty.

Zapłata może mieć bardzo różny charakter, dlatego należy rozumieć ją szeroko. Może nastąpić w pieniądzu ale i w towarze, w rzeczy. Oznacza to, że ma ona rzeczywisty wymiar. Nie jest także wymagane, aby przekroczyła pewną wysokość- wraz z jej wręczeniem po stronie nabywcy nie musi powstać zysk. Wystarczy, że będzie zgodna z wcześniejszymi ustaleniami.     

Podstawą, od której pracodawca odprowadza podatek VAT od wykonywanej działalności jest obrót (art. 29 ustawy o VAT). Obrotem jest kwota należna (całość świadczenia pochodzącego od nabywcy, zapłata) z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Dotacje, subwencje, opłaty o  podobnym charakterze- jeśli mają wpływ na cenę usługi lub towaru- zwiększają obrót. Są także pomniejszone o kwotę podatku.

Jak zatem potraktować dofinansowanie pochodzące z ZFŚS?

Zapłata za wypoczynek pracowników pochodząca ze środków zgromadzonych w ZFŚS stanowi czynność, która podlega opodatkowaniu zgodnie z zasadami ogólnymi.

Polecamy: Faktura VAT od A do Z

Kalkulator odsetek podatkowych

Usługi świadczone przez pracodawcę związane z prowadzeniem ośrodka są tylko częściowo odpłatne. Podatek VAT zostanie odprowadzony tylko w tej części, w jakiej został naliczony od zapłaty pochodzącej bezpośrednio od pracowników- kwoty należnej.

Pozostała kwota stanowi dofinansowanie pochodzące ze środków ZFŚS. Ta część zapłaty za wczasy pracowników nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT. Jest ona pomniejszona o podatek.

W przypadku, gdy dane świadczenie jest częściowo odpłatne, dana czynność podlega opodatkowaniu z zachowaniem pewnej różnicy. Wartość podatku będzie obliczana od wartości świadczenia wnoszonego przez pracownika a nie od wartości rynkowej tej czynności.

Źródło: indywidualna interpretacja podatkowa Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 czerwca 2011 r. (nr ILPP2/443-650/08/11-S/MR).