Zaniechanie dekretacji ręcznej na dokumentach

Dekretacja to sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Polega ona na umieszczeniu na dowodzie księgowym dyspozycji (dekretu) ujęcia go na kontach księgi głównej, ksiąg pomocniczych czy na kontach pozabilansowych.

Dekret powinien zawierać:

• nazwę (symbole) i strony kont syntetycznych, na których ma być zaksięgowana operacja ujęta w dokumencie,

• datę, pod którą dowód powinien być zaksięgowany,

• kwotę operacji gospodarczej,

• sposób ujęcia operacji w ewidencji analitycznej, jeżeli jest ona prowadzona,

• podpis osoby dokonującej dekretu wraz z podaniem daty dekretacji.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza zaniechanie zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji), jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości). Zaniechanie zamieszczenia dekretu księgowego jest możliwe, jeśli dane te można ustalić z treści zapisów księgowych w księgach prowadzonych komputerowo. Czyli program finansowo-księgowy powinien pozwalać uzyskiwać informacje o sposobie ewidencji dowodu na kontach księgi głównej (i/lub ksiąg pomocniczych) zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeżeli ponadto program finansowo-księgowy pozwala na wydruk dekretu, to nie ma potrzeby nanoszenia go na dokument ręcznie. Dekretację można wydrukować i podpiąć pod dokument źródłowy. Ponadto nie ma potrzeby dekretowania ręcznego, jeśli dekretacja w sposób oczywisty wynika z rodzaju dokumentu (np. faktury własne i obce).

Na dowodzie nie może jednak zabraknąć zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych oraz wskazania okresu, w którym dany dokument ma być zaksięgowany.

Ponadto na dowodzie musi się nadal znaleźć podpis upoważnionej osoby, która ponosi odpowiedzialność za poprawność formalną, merytoryczną i rachunkową dokumentu.

Przyjęte rozwiązania powinny znaleźć swoje odbicie w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę gospodarczą zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ustawy o rachunkowości).

W przypadku prowadzenia rachunkowości w technice komputerowej wprowadzanym dokumentom nadawane są numery identyfikacyjne, które następnie są nanoszone na dokument źródłowy, wskazując miejsce, pod którym został ujęty w księgach rachunkowych. Naniesienie tego numeru sprawia, że można w każdym momencie sprawdzić dokonany zapis (dekretację) w księgach rachunkowych. Należy pamiętać, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Izabela Gras