REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wymogi oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jakie warunki powinien spełniać program komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych, aby był zgodny z przepisami znowelizowanej ustawy o rachunkowości?
Odpowiedź
Taki program przede wszystkim powinien być legalny, gwarantować nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg oraz spełniać wymogi z art. 10 ustawy o rachunkowości, które przedstawiamy bliżej w uzasadnieniu.
Uzasadnienie
Ustawa o rachunkowości dość szczegółowo określa warunki, jakie powinien spełniać program komputerowy, aby księgi prowadzone za jego pomocą były uznane za prawidłowe. Niezależnie od przepisów ustawy podstawową sprawą jest pochodzenie oprogramowania. Najprościej rzecz ujmując, program powinien być legalnie zakupiony. Prawa autorów programu są chronione ustawą z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oprócz wiadomych konsekwencji związanych z prawami autorskimi, legalny zakup oprogramowania oznacza, że jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów:
• umowy licencyjnej,
• karty rejestracyjnej,
• certyfikatu autentyczności,
• oryginalnego podręcznika (dokumentacji),
• oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM) i faktury zakupu.
Ustawa o rachunkowości określa warunki dopuszczenia programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Rozdziale 2. Zgodnie z art. 10 tego przepisu w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera jednostka powinna posiadać:
• wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe,
• wykaz powiązań pomiędzy poszczególnymi zbiorami tworzącymi księgi,
• wykaz funkcji poszczególnych zbiorów w organizacji całości ksiąg rachunkowych.
Posiadanie powyższych danych zapewni zgodność z art. 10 w pkt 3b, który określa wykaz ksiąg rachunkowych.
Punkt 3c tego artykułu określa konieczność posiadania opisu systemu przetwarzania danych. W opisie tym należy umieścić:
• wykaz programów stosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• wykaz programowych zasad ochrony danych,
• określenie wersji oprogramowania,
• określenie daty rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania.
Warunki wymienione w pkt 3b powinny zostać określone przez producenta programu, gdyż zawierają szczegóły techniczne dotyczące oprogramowania. Opisu tych powiązań należy szukać bądź w instrukcji programu, bądź w systemie pomocy dostępnym w programie. Warunki określone przez pkt 3c powinna określić jednostka, gdyż system prowadzenia ksiąg może składać się z kilku programów dostarczonych przez różnych producentów. Np. do obsługi księgi głównej stosowany jest system FK, a do obsługi rozrachunków, środków trwałych, spraw płacowo-kadrowych – programy innych producentów.
Jeżeli chodzi o warunki, które powinien spełniać program odnośnie do prowadzenia ksiąg za pomocą komputera, to są one rozrzucone w całym art. 10 ustawy. Podstawową sprawą jest zapewnienie zgodności programu z listą dokumentów, które wchodzą w skład ksiąg rachunkowych. Są to:
• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.
Za równoznaczne z nimi w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera ustawa uważa „odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości” zorganizowane w postaci oddzielnych zbiorów danych (baz danych). Warunkiem utrzymywania danych w opisanej formie jest możliwość uzyskania z oprogramowania czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów w księgach w drodze ich wydruku lub przeniesienia na inny komputerowy nośnik danych. Z przepisu tego wynika, że program musi umożliwiać wyeksportowanie danych w taki sposób, aby można je było odczytać bez dodatkowych narzędzi w postaci specjalistycznego oprogramowania. Warunek ten spełnia wydruk na papier i – ewentualnie – przeniesienie danych na inny nośnik, jednak w taki sposób, aby można je było odczytać bez konieczności używania programu źródłowego (np. przeniesienie pliku tekstowego *.txt na CD-ROM). Wydruki, zgodnie z przepisami ustawy, powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz podsumowaniem każdej strony z przeniesieniem wartości na nową stronę (warunek ciągłości).
Wydruk (lub przeniesienie w formie opisanej wyżej) powinien odbywać się nie później niż na koniec roku obrotowego.
Jeżeli chodzi o zapis księgowy, to powinien mu być nadany automatycznie numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz powinien zawierać dane o osobie wprowadzającej zapis do ksiąg.
Ustawa dopuszcza automatyczne księgowanie pozycji (np. księgowanie listy płac z programu płacowego), pod warunkiem że:
• uzyskają one czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za wprowadzenia dokumentów do ksiąg;
• procedura przeniesienia danych zapewnia sprawdzenie poprawności, kompletności oraz identyczności zapisów;
• dane źródłowe są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany wobec przechowywania ksiąg.
Najważniejszą kwestią jest jednak nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg. Mechanizm programu powinien uniemożliwiać wprowadzanie do zaksięgowanego dokumentu jakichkolwiek zmian, tak aby wszelkie korekty możliwe były tylko za pomocą storna księgowego. Analogicznie zamknięcie roku w programie finansowo-księgowym powinno uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek wpisów do ksiąg zamkniętego już roku.
Aleksander Zawadzki
Pytania: www.infor.pl/pytanianonprofit
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66)


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonej księgowości

Odpowiadając wprost na postawione w tytule pytanie, Księga Przychodów i Rozchodów (dalej: „KPiR”) to jeden z przewidzianych w polskim prawie sposobów prowadzenia ewidencji księgowej pozwalającej na określenie zobowiązań podatkowych. Najczęściej KPiR kojarzy się osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, w tym takim, które są zatrudniona w formie b2b. Niemniej, wbrew powszechnemu przeświadczeniu i pomimo tego, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów został wprowadzony w art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, taką formę rachunkowości mogą przyjąć nie tylko osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Dalsze obniżki stóp procentowych NBP dopiero jesienią 2025 roku? Prezes Glapiński: RPP nie zapowiada dalszych zmian; wzmocniły się czynniki inflacyjne

Rada Polityki Pieniężnej prawdopodobnie poczeka z kolejnymi obniżkami stóp procentowych przynajmniej do września - oceniają ekonomiści Santander BP. Ich zdaniem konferencja prasowa Prezesa NBP z 5 czerwca 2025 r. zasygnalizowała kolejną zmianę w nastawieniu banku centralnego - w kierunku bardziej jastrzębiej polityki. Podobnie oceniają analitycy innych banków (ING BSK, mBanku). Na tej konferencji Prezes Glapiński podkreślił, że Rada Polityki Pieniężnej w obecnej sytuacji nie zapowiada ścieżki przyszłych stóp proc., nie zobowiązuje się do żadnych decyzji, a kolejne decyzje będą podejmowane w reakcji na bieżące informacje. Dodał, że wzmocniły się czynniki mogące zwiększyć presję inflacyjną w dłuższym okresie.

Dopłaty bezpośrednie 2025: Nabór kończy się już 16 czerwca

Rolnicy mogą składać wnioski o dopłaty bezpośrednie i obszarowe za 2025 rok wyłącznie przez internet, korzystając z aplikacji eWniosekPlus. Termin upływa 16 czerwca, ale dokumenty będzie można złożyć do 11 lipca – z potrąceniem. Pomoc oferują pracownicy ARiMR i infolinia agencji.

Ulga podatkowa dla pracującego seniora. Co w sytuacji przejścia na emeryturę w ciągu roku podatkowego?

Już czwarty rok w podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje wprowadzona w ramach Polskiego Ładu tzw. ulga dla pracujących seniorów. Jest to tak naprawdę zwolnienie podatkowe, do którego mają prawo osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), nadal pracują zarobkowo i nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty rodzinnej. Z tej ulgi mogą też korzystać te osoby, które mają przyznaną emeryturę lecz jej nie pobierają, ponieważ nie rozwiązały stosunku pracy – czyli mają zawieszone prawo do emerytury. Powstaje pytanie, czy do tego zwolnienia mają prawo również te osoby, które w trakcie roku podatkowego (kalendarzowego) przeszły na emeryturę. Wyjaśnił to niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

REKLAMA

Poświadczone zgłoszenie celne importu – kluczowy dowód wywozu z UE

W czasach zglobalizowanego handlu i zaostrzonych kontroli podatkowo-celnych coraz częściej przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem udowodnienia wywozu towarów poza Unię Europejską. Jednym z narzędzi, które może odegrać w tym procesie kluczową rolę, jest poświadczone przez organy celne zgłoszenie celne importowe dokonane w kraju trzecim.

Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

REKLAMA