REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wymogi oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych

REKLAMA

Jakie warunki powinien spełniać program komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych, aby był zgodny z przepisami znowelizowanej ustawy o rachunkowości?
Odpowiedź
Taki program przede wszystkim powinien być legalny, gwarantować nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg oraz spełniać wymogi z art. 10 ustawy o rachunkowości, które przedstawiamy bliżej w uzasadnieniu.
Uzasadnienie
Ustawa o rachunkowości dość szczegółowo określa warunki, jakie powinien spełniać program komputerowy, aby księgi prowadzone za jego pomocą były uznane za prawidłowe. Niezależnie od przepisów ustawy podstawową sprawą jest pochodzenie oprogramowania. Najprościej rzecz ujmując, program powinien być legalnie zakupiony. Prawa autorów programu są chronione ustawą z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oprócz wiadomych konsekwencji związanych z prawami autorskimi, legalny zakup oprogramowania oznacza, że jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów:
• umowy licencyjnej,
• karty rejestracyjnej,
• certyfikatu autentyczności,
• oryginalnego podręcznika (dokumentacji),
• oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM) i faktury zakupu.
Ustawa o rachunkowości określa warunki dopuszczenia programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Rozdziale 2. Zgodnie z art. 10 tego przepisu w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera jednostka powinna posiadać:
• wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe,
• wykaz powiązań pomiędzy poszczególnymi zbiorami tworzącymi księgi,
• wykaz funkcji poszczególnych zbiorów w organizacji całości ksiąg rachunkowych.
Posiadanie powyższych danych zapewni zgodność z art. 10 w pkt 3b, który określa wykaz ksiąg rachunkowych.
Punkt 3c tego artykułu określa konieczność posiadania opisu systemu przetwarzania danych. W opisie tym należy umieścić:
• wykaz programów stosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• wykaz programowych zasad ochrony danych,
• określenie wersji oprogramowania,
• określenie daty rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania.
Warunki wymienione w pkt 3b powinny zostać określone przez producenta programu, gdyż zawierają szczegóły techniczne dotyczące oprogramowania. Opisu tych powiązań należy szukać bądź w instrukcji programu, bądź w systemie pomocy dostępnym w programie. Warunki określone przez pkt 3c powinna określić jednostka, gdyż system prowadzenia ksiąg może składać się z kilku programów dostarczonych przez różnych producentów. Np. do obsługi księgi głównej stosowany jest system FK, a do obsługi rozrachunków, środków trwałych, spraw płacowo-kadrowych – programy innych producentów.
Jeżeli chodzi o warunki, które powinien spełniać program odnośnie do prowadzenia ksiąg za pomocą komputera, to są one rozrzucone w całym art. 10 ustawy. Podstawową sprawą jest zapewnienie zgodności programu z listą dokumentów, które wchodzą w skład ksiąg rachunkowych. Są to:
• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.
Za równoznaczne z nimi w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera ustawa uważa „odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości” zorganizowane w postaci oddzielnych zbiorów danych (baz danych). Warunkiem utrzymywania danych w opisanej formie jest możliwość uzyskania z oprogramowania czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów w księgach w drodze ich wydruku lub przeniesienia na inny komputerowy nośnik danych. Z przepisu tego wynika, że program musi umożliwiać wyeksportowanie danych w taki sposób, aby można je było odczytać bez dodatkowych narzędzi w postaci specjalistycznego oprogramowania. Warunek ten spełnia wydruk na papier i – ewentualnie – przeniesienie danych na inny nośnik, jednak w taki sposób, aby można je było odczytać bez konieczności używania programu źródłowego (np. przeniesienie pliku tekstowego *.txt na CD-ROM). Wydruki, zgodnie z przepisami ustawy, powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz podsumowaniem każdej strony z przeniesieniem wartości na nową stronę (warunek ciągłości).
Wydruk (lub przeniesienie w formie opisanej wyżej) powinien odbywać się nie później niż na koniec roku obrotowego.
Jeżeli chodzi o zapis księgowy, to powinien mu być nadany automatycznie numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz powinien zawierać dane o osobie wprowadzającej zapis do ksiąg.
Ustawa dopuszcza automatyczne księgowanie pozycji (np. księgowanie listy płac z programu płacowego), pod warunkiem że:
• uzyskają one czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za wprowadzenia dokumentów do ksiąg;
• procedura przeniesienia danych zapewnia sprawdzenie poprawności, kompletności oraz identyczności zapisów;
• dane źródłowe są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany wobec przechowywania ksiąg.
Najważniejszą kwestią jest jednak nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg. Mechanizm programu powinien uniemożliwiać wprowadzanie do zaksięgowanego dokumentu jakichkolwiek zmian, tak aby wszelkie korekty możliwe były tylko za pomocą storna księgowego. Analogicznie zamknięcie roku w programie finansowo-księgowym powinno uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek wpisów do ksiąg zamkniętego już roku.
Aleksander Zawadzki
Pytania: www.infor.pl/pytanianonprofit
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66)


Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wakacje składkowe dla przedsiębiorców – czy warto korzystać. Wnioski w 2024 r. tylko do końca listopada by uzyskać zwolnienie ze składek w grudniu

Coraz więcej przedsiębiorców poszukuje elastycznych rozwiązań, które pozwolą im na optymalizację kosztów prowadzenia działalności. Jednym z takich narzędzi są tzw. wakacje składkowe – możliwość zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS w jednym wybranym miesiącu w roku. W 2024 roku wnioski można składać w listopadzie, by móc skorzystać z tego zwolnienia w grudniu br. To przede wszystkim pierwsza tego typu pomoc dla mikroprzedsiębiorców, których finansowo dotknęły skutki reformy zwanej „Polskim Ładem”. Katarzyna Siwiec, radca prawny i doradca podatkowy komentuje zalety i wady związane z tym rozwiązaniem.

Obowiązkowy KSeF 2.0. Struktury logiczne FA(3) i FA_RR(1), załączniki do faktur, tryb offline, faktury konsumenckie i z kas fiskalnych. Co proponuje MF?

Ministerstwo Finansów rozpoczęło ostateczne konsultacje projektu rozwiązań prawnych (ustawy) i biznesowych w zakresie wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedstawione rozwiązania uwzględniają propozycje zgłaszane w toku dotychczasowych konsultacji, w tym specyfikę Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST). Przedmiotem ustaleń są także struktury logiczne FA(3) i FA_RR(1) oraz koncepcja funkcjonowania załącznika do e-faktury w KSeF. Uwagi do projektu ustawy można zgłaszać do MF do 19 listopada, a rozwiązań biznesowych do 22 listopada 2024 r.

KSeF od 2026 r. Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów przez KSeF. Ministerstwo Finansów pokazało projekt ustawy

Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów poprzez Krajowy System e-Faktur – wynika z projektu ustawy, który 5 listopada 2024 r. został opublikowany na stronach RCL. Firmy dostaną także dodatkowe okresy przejściowe na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Sprawdzamy stawki ryczałtu: Jaki podatek zapłaci manager na kontrakcie B2B?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dla wielu przedsiębiorców korzystną formą rozliczeń, zwłaszcza przy niskich kosztach działalności. Stawki tego podatku wahają się od 2 proc. do 17 proc., co może znacząco wpływać na wysokość należności wobec fiskusa. Jaką stawkę ryczałtu powinien wybrać manager zatrudniony na kontrakcie B2B w firmie technologicznej?

REKLAMA

Przelewy bankowe 11 listopada. Kiedy dojdzie przelew wysłany w piątek po 16:00?

Przed nami kolejny dzień wolny od pracy. Święto 11 listopada przypada w tym roku w poniedziałek. Co z przelewami bankowymi wysłanymi tego dnia? Kiedy najlepiej wysłać przelew, aby dotarł na czas? Czy będą działać płatności natychmiastowe? Warto terminowe płatności zaplanować z wyprzedzeniem. 

Wyższa akcyza na alkohol w 2025 r. Spadnie spożycie alkoholu, czy wzrośnie szara strefa?

W 2025 r. wzrośnie stawka akcyzy na wysokoprocentowy alkohol. Oczywiste jest, że spowoduje to wzrost cen alkoholu w sklepach. Fakt wysokiej stawki na alkohol w Polsce może oznaczać dwa scenariusze: spadek spożycia alkoholu lub ożywienie szarej strefy. Spadek spożycia będzie aspektem pozytywnym, natomiast wzrost szarej strefy już nie.

Sprzedaż internetowa: kiedy opłata za przesyłkę jest przychodem sprzedawcy? Kiedy warto uniknąć ujęcia kosztu dostawy jako przychodu sprzedającego oraz podstawy opodatkowania VAT?

Sprzedaż internetowa pociąga za sobą najczęściej wysyłkę towaru za pośrednictwem podmiotu trzeciego świadczącego usługi kurierskie. Jeśli nabywca korzysta z opcji darmowej dostawy, to wówczas sprzedający nie otrzymuje od niego dodatkowych środków tytułem kosztów wysyłki i nie powstaje zagadnienie odpowiedniego zaliczenia podatkowego takiej kwoty. Gdy jednak dostawa jest dodatkowo płatna dla kupującego, sprzedawca staje przed pytaniem, czy po jego stronie powstanie dodatkowy przychód w związku z powiększeniem należności kupującego o koszt przesyłki, a także, czy kwota ta stanowi podstawę opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Składka zdrowotna - zmiany muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm. Co najmniej ¾ wysokości zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne powinno podlegać możliwości odliczenia od należnego podatku

Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, złożyła na ręce Premiera Donalda Tuska uwagi dotyczące składek zdrowotnych w nowym projekcie ustawy. Proponuje ustalenie ryczałtowej składki zdrowotnej i możliwość jej częściowego odliczenia od podatku. Majewska podkreśla, że nowe przepisy muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm, które są fundamentem gospodarki.

REKLAMA

Czy fundacja rodzinna zapłaci CIT od udziałów w spółkach luksemburskich? Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, inwestowanie jest więc ryzykowne

Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, czy dochód fundacji rodzinnej z transparentnej spółki luksemburskiej podlega podatkowi CIT. Problem wynika z faktu, że takie spółki, zgodnie z luksemburskim prawem, nie są podatnikami. Polskie organy uznają, że fundacje rodzinne, inwestując w te spółki, mogą nie korzystać ze zwolnienia z CIT, jednak niektóre sądy stoją po stronie podatników, uznając, że brak wyraźnych przepisów nie pozwala wykluczyć zwolnienia.

Wiza Vander Elst: Pozwala polskim firmom delegować do Niemiec pracowników spoza UE

Wiza Vander Elst to specjalne rozwiązanie umożliwiające polskim firmom delegowanie pracowników z Ukrainy i innych państw spoza Unii Europejskiej, zatrudnionych legalnie w Polsce, do pracy w Niemczech. Dzięki tej wizie możliwe jest wykonywanie pracy w Niemczech bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Aby jednak uzyskać wizę, polska firma musi przedstawić dowody na legalność zatrudnienia pracownika w Polsce oraz posiadanie przez niego ważnego zezwolenia na pracę. Wiza Vander Elst obowiązuje tylko przez czas trwania konkretnego kontraktu, jednak nie dłużej niż przez 90 dni w roku kalendarzowym.

REKLAMA