REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wymogi oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych

REKLAMA

Jakie warunki powinien spełniać program komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych, aby był zgodny z przepisami znowelizowanej ustawy o rachunkowości?
Odpowiedź
Taki program przede wszystkim powinien być legalny, gwarantować nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg oraz spełniać wymogi z art. 10 ustawy o rachunkowości, które przedstawiamy bliżej w uzasadnieniu.
Uzasadnienie
Ustawa o rachunkowości dość szczegółowo określa warunki, jakie powinien spełniać program komputerowy, aby księgi prowadzone za jego pomocą były uznane za prawidłowe. Niezależnie od przepisów ustawy podstawową sprawą jest pochodzenie oprogramowania. Najprościej rzecz ujmując, program powinien być legalnie zakupiony. Prawa autorów programu są chronione ustawą z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oprócz wiadomych konsekwencji związanych z prawami autorskimi, legalny zakup oprogramowania oznacza, że jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów:
• umowy licencyjnej,
• karty rejestracyjnej,
• certyfikatu autentyczności,
• oryginalnego podręcznika (dokumentacji),
• oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM) i faktury zakupu.
Ustawa o rachunkowości określa warunki dopuszczenia programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Rozdziale 2. Zgodnie z art. 10 tego przepisu w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera jednostka powinna posiadać:
• wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe,
• wykaz powiązań pomiędzy poszczególnymi zbiorami tworzącymi księgi,
• wykaz funkcji poszczególnych zbiorów w organizacji całości ksiąg rachunkowych.
Posiadanie powyższych danych zapewni zgodność z art. 10 w pkt 3b, który określa wykaz ksiąg rachunkowych.
Punkt 3c tego artykułu określa konieczność posiadania opisu systemu przetwarzania danych. W opisie tym należy umieścić:
• wykaz programów stosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• wykaz programowych zasad ochrony danych,
• określenie wersji oprogramowania,
• określenie daty rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania.
Warunki wymienione w pkt 3b powinny zostać określone przez producenta programu, gdyż zawierają szczegóły techniczne dotyczące oprogramowania. Opisu tych powiązań należy szukać bądź w instrukcji programu, bądź w systemie pomocy dostępnym w programie. Warunki określone przez pkt 3c powinna określić jednostka, gdyż system prowadzenia ksiąg może składać się z kilku programów dostarczonych przez różnych producentów. Np. do obsługi księgi głównej stosowany jest system FK, a do obsługi rozrachunków, środków trwałych, spraw płacowo-kadrowych – programy innych producentów.
Jeżeli chodzi o warunki, które powinien spełniać program odnośnie do prowadzenia ksiąg za pomocą komputera, to są one rozrzucone w całym art. 10 ustawy. Podstawową sprawą jest zapewnienie zgodności programu z listą dokumentów, które wchodzą w skład ksiąg rachunkowych. Są to:
• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.
Za równoznaczne z nimi w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera ustawa uważa „odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości” zorganizowane w postaci oddzielnych zbiorów danych (baz danych). Warunkiem utrzymywania danych w opisanej formie jest możliwość uzyskania z oprogramowania czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów w księgach w drodze ich wydruku lub przeniesienia na inny komputerowy nośnik danych. Z przepisu tego wynika, że program musi umożliwiać wyeksportowanie danych w taki sposób, aby można je było odczytać bez dodatkowych narzędzi w postaci specjalistycznego oprogramowania. Warunek ten spełnia wydruk na papier i – ewentualnie – przeniesienie danych na inny nośnik, jednak w taki sposób, aby można je było odczytać bez konieczności używania programu źródłowego (np. przeniesienie pliku tekstowego *.txt na CD-ROM). Wydruki, zgodnie z przepisami ustawy, powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz podsumowaniem każdej strony z przeniesieniem wartości na nową stronę (warunek ciągłości).
Wydruk (lub przeniesienie w formie opisanej wyżej) powinien odbywać się nie później niż na koniec roku obrotowego.
Jeżeli chodzi o zapis księgowy, to powinien mu być nadany automatycznie numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz powinien zawierać dane o osobie wprowadzającej zapis do ksiąg.
Ustawa dopuszcza automatyczne księgowanie pozycji (np. księgowanie listy płac z programu płacowego), pod warunkiem że:
• uzyskają one czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za wprowadzenia dokumentów do ksiąg;
• procedura przeniesienia danych zapewnia sprawdzenie poprawności, kompletności oraz identyczności zapisów;
• dane źródłowe są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany wobec przechowywania ksiąg.
Najważniejszą kwestią jest jednak nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg. Mechanizm programu powinien uniemożliwiać wprowadzanie do zaksięgowanego dokumentu jakichkolwiek zmian, tak aby wszelkie korekty możliwe były tylko za pomocą storna księgowego. Analogicznie zamknięcie roku w programie finansowo-księgowym powinno uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek wpisów do ksiąg zamkniętego już roku.
Aleksander Zawadzki
Pytania: www.infor.pl/pytanianonprofit
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66)


Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odliczenie w PIT zakupu smartfona, smartwatcha i tabletu jest możliwe. Kto ma takie prawo? [Ulga rehabilitacyjna 2025]

Wydatki poniesione przez podatnika z orzeczoną niepełnosprawnością na zakup telefonu komórkowego (smartfona), smartwatcha i tabletu oraz oprogramowania i baterii do tych urządzeń (a także na naprawy tych urządzeń), można uznać za wydatki, podlegające odliczeniu w ramach ulgi rehabilitacyjnej określonej w art. 26 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 26 ust. 7a pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podstawowym warunkiem tego odliczenia jest to, by te urządzenia ułatwiały wykonywanie czynności życiowych, stosownie do potrzeb wynikających z niepełnosprawności. Takie jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zaprezentowane np. w interpretacji indywidualnej z 19 listopada 2024 r.

Twój e-PIT już jest! Jak szybko rozliczyć PIT i otrzymać zwrot podatku?

Usługa Twój e-PIT ruszyła 15 lutego 2025 roku rusza. To najprostszy sposób na szybkie i wygodne rozliczenie podatku PIT za 2024 rok. Sprawdź, jakie nowości wprowadzono w tym roku i jak złożyć zeznanie w kilka kliknięć, by nie czekać na zwrot podatku!

Zaniechanie poboru podatku od subwencji i wsparcia finansowego z tarcz PFR do końca 2026 roku

Ministerstwo Finansów chce wydłużyć do końca 2026 r. okres zaniechania poboru podatku od subwencji finansowych oraz finansowania preferencyjnego udzielonych przez PFR w ramach tarcz – wynika z projektu rozporządzenia, opublikowanego 14 lutego 2025 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

Twój e-PIT 2025: jakie ulgi podatkowe trzeba wypełnić samemu? Jak złożyć zeznanie podatkowe za 2024 rok?

Od 15 lutego do 30 kwietnia 2025 r. można składać roczne zeznania podatkowe PIT i rozliczyć dochody (przychody) uzyskane w 2024 roku. Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z e-usług Krajowej Administracji Skarbowej i rozliczania podatków drogą elektroniczną. W 2025 r. kolejny raz z usługi Twój e-PIT będą mogły skorzystać również osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Pierwszy raz usługa Twój e-PIT będzie dostępna także w aplikacji mobilnej e-Urząd Skarbowy (e-US). MF i KAS zachęcają także do aktywowania usługi e-korespondencji przy okazji logowania do e-US w związku z rozliczeniem podatku.

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: kwoty, podstawy wymiaru, zmiany i korzyści dla firm. Kiedy pierwsze płatności na nowych zasadach?

Od 1 stycznia 2025 r. zmieniły się zasady obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności „na nowych zasadach”. Ile wynoszą składki zdrowotne i podstawy wymiaru poszczególnych przedsiębiorców w zależności od ich formy opodatkowania?

PFRON 2025: Obowiązki pracodawcy. Składki, terminy, deklaracje. Jak obliczyć stan i wskaźnik zatrudnienia oraz wysokość wpłaty?

Jakie obowiązki wobec PFRON ma pracodawca? Jak obliczyć wysokość wpłaty na ten fundusz? Jak ustalić stan zatrudnienia i wskaźnik zatrudnienia? Kto może być zwolniony z obowiązku dokonywania wpłat do PFRON?

Zwrot kosztów przejazdów pracowniczych bez podatku? Interpelacja poselska w sprawie przychodu pracownika

W odpowiedzi z 23 grudnia 2024 r. na interpelację poselską nr 6759 Wiceminister Finansów Jarosław Neneman wskazał rozstrzygnięcie w zakresie zwrotu kosztów taksówek ponoszonych przez pracowników sprzeczne z ostatnim wyrokiem NSA z 19 listopada 2024 r. Zdaniem Wiceministra zwrot takich kosztów nie będzie stanowił przychodu w sytuacji, w której kwota jaką otrzymują pracownicy równa jest tej, którą ponieśli i wyjdą oni dzięki temu „na zero”.

Mandat lub grzywna nałożone za granicą. Kiedy warto się odwołać, a kiedy lepiej zapłacić od razu?

Każdego roku tysiące polskich firm transportowych i przewoźników, realizujących przewozy międzynarodowe, otrzymują mandaty lub grzywny, które mogą sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Czy zawsze warto się od nich odwoływać? W wielu przypadkach tak – ale trzeba wiedzieć, kiedy walczyć, a kiedy zapłacić i uniknąć dalszych problemów. A wszystko oczywiście zależy od okoliczności oraz rodzaju nałożonej kary.

REKLAMA

260-280 zł za badanie techniczne samochodu (postulat diagnostów). Czy już w 2025 r. będzie drożej, w tym wyższe też opłaty karne za spóźniony przegląd i nowe terminy?

Ministerstwo Infrastruktury podjęło intensywne prace nad reformą systemu badań technicznych pojazdów (w tym samochodów i motocykli). To nie tylko konieczność wynikająca z dostosowania przepisów do unijnej dyrektywy, ale również odpowiedź na realia gospodarcze, które przez lata diametralnie się zmieniły. Jak informuje resort, w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Czy stawki za badania techniczne pojazdów zmienią się w 2025 roku? Co jeszcze się zmieni oprócz cen?

Bułgaria i Rumunia w strefie Schengen od 2025 r. – co to oznacza dla branży transportowej?

1 stycznia 2025 roku Rumunia i Bułgaria zyskały pełen dostęp do strefy Schengen, o który zabiegały od chwili akcesji niemal 20 lat temu. Mniej granic na kontynencie to świetna wiadomość dla europejskiego sektora transportu – planowanie tras biegnących przez oba kraje stanie się łatwiejsze i wolne od wielogodzinnych kontroli. Wejście do Schengen to ogromna szansa zwłaszcza dla intensywnie rozwijającej się Rumunii. Jej pozycja na kontynencie w ostatnich latach umocniła się, a transport jest kluczowym sektorem rumuńskiej gospodarki.

REKLAMA