Pracuję w firmie produkcyjnej, która prowadzi również handel (posiada dwie hurtownie w innych miastach). W hurtowniach są zainstalowane kasy fiskalne. Czy można raporty dobowe i miesięczne z kas fiskalnych przechowywać w siedzibie firmy (a nie w hurtowniach, czyli miejscach, gdzie zainstalowane są kasy fiskalne)? Księgowość prowadzona jest w siedzibie firmy.
RADA
Tak, dobowe i miesięczne raporty z kas rejestrujących firma powinna przechowywać w swojej siedzibie, w której prowadzona jest jej księgowość.
UZASADNIENIE
Dokumenty kasowe, jakie emituje kasa pracująca w trybie fiskalnym, to oryginały i kopie paragonów dla każdej sprzedaży, wydruki raportów fiskalnych (dobowe i okresowe) oraz oryginały i kopie faktur VAT. Są to dokumenty potwierdzające sprzedaż, które jednocześnie są dowodami podatkowymi i księgowymi dla sprzedawcy.
Sposób przechowywania tych dokumentów określa przepis § 5 pkt 8 rozporządzenia z 4 lipca 2002 r. Na jego podstawie każdy podatnik stosujący do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego kasy rejestrujące zobowiązany jest do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w Ordynacji podatkowej oraz zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Ordynacja podatkowa określa terminy przechowywania tych dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przykład
Jan Kowalski w maju 2006 r. zakończył działalność gospodarczą. Ostatnie raporty kasowe pochodzą z maja br. Dokumenty pochodzące z okresu styczeń – maj będzie zobowiązany przechowywać do 31 grudnia 2011 r.
Jeżeli natomiast chodzi o warunki przechowywania dokumentów, to na podstawie ustawy o rachunkowości należy przechowywać je w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki. Należy je przechowywać w:
• oryginalnej postaci,
• ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• podziale na okresy sprawozdawcze,
• sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Dowodami księgowymi są niewątpliwie również raporty kasowe. Zatem należy je przechowywać w przedstawiony sposób.
WAŻNE!
Dowody księgowe należy przechowywać w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki.
Niezależnie od powyższego, ze względu na trudności techniczne w przechowywaniu dokumentów kasowych (głównie ze względu na ich objętość), Minister Finansów dopuścił również możliwość przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Sposób i warunki przechowywania dokumentów kasowych określa § 6 rozporządzenia z 4 lipca 2002 r.
• § 4 ust. 1 pkt 3, § 5 ust. 1 pkt 8, § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników – Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 84, poz. 798
• art. 86 i 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1031
• art. 71 i 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – Dz.U. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252
