Kiedy rozliczyć koszty zastępstwa procesowego

Wydatki te należy zaliczyć do kosztów w momencie ich poniesienia (zapłaty), i to bez względu na metodę rozliczania kosztów. Należy je ująć w kolumnie 14 pkpir. Nie zawsze będzie to jednak możliwe. Możliwości takiej większość organów podatkowych odmawia dłużnikowi. Szczegóły w uzasadnieniu.

Koszty zastępstwa procesowego są tzw. kosztem pozostałym. Kwalifikując je do kosztów i do pkpir, należy kierować się ogólną zasadą obowiązującą w przepisach o podatku dochodowym. Mianowicie, aby wydatek mógł stanowić koszt, musi istnieć związek (bezpośredni lub pośredni) między nim a osiąganymi przychodami. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy koszt jest wymieniony w „negatywnym katalogu kosztów”. Koszty zastępstwa procesowego nie są wymienione w tym katalogu. Na ten temat wypowiedziało się jednak Ministerstwo Finansów w piśmie z 23 października 1995 r., nr PO 3/722-459/95. Wynika z niego, że ważne jest, która strona procesu ponosi koszty sądowe, w tym koszty zastępstwa.

U wierzyciela wydatki związane z procesem mogą być kosztem. Natomiast inaczej sprawa wygląda u dłużnika, który nie powinien zarachowywać do kosztów wydatków sądowych (takich jak np. wpis, opłata kancelaryjna, koszty zastępstwa procesowego). Organy podatkowe uważają, że nie wiąże się to u niego z osiąganiem przychodów. Zaczynają się jednak pojawiać interpretacje przychylne dłużnikom, np. pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 3 czerwca 2006 r., nr 1401/PD-4230Z-46/06/ZO, i z 25 listopada 2005 r., nr 1401/PD-4230Z-101/05/ZO. Dlatego warto w takiej sytuacji zwrócić się do naczelnika urzędu skarbowego z zapytaniem.

Z pytania nie wynika bezpośrednio, jaka jest rola Czytelnika w procesie: czy jest dłużnikiem, czy wierzycielem. Musi więc zwrócić szczególną uwagę na to, czy wydatki, o które pyta, stanowią koszt uzyskania przychodu w ogóle.

Natomiast jeśli chodzi o moment zaliczenia wydatków na zastępstwo procesowe (np. adwokata) do kosztów i ujęcia ich w pkpir, należy to zrobić w dacie ich poniesienia. Zapłata za usługę adwokata lub zwrot kosztów zastępstwa procesowego dla wierzyciela nakazany wyrokiem sądowym nie mogą być przypisane konkretnym przychodom osiąganym przez podatnika. Dlatego bez względu ma metodę potrącania kosztów stosowaną przez podatnika (memoriałową albo kasową) koszty zastępstwa procesowego należy zaliczyć do kosztów i ująć w pkpir w momencie ich poniesienia, czyli zapłaty.