W jakim miesiącu zaliczyć do kosztów wydatki na zastępstwo procesowe? Z datą wyroku czy z datą ich poniesienia? Prowadzę pkpir i rozliczam się metodą memoriałową.
RADA
Wydatki te należy zaliczyć do kosztów w momencie ich poniesienia (zapłaty), i to bez względu na metodę rozliczania kosztów. Należy je ująć w kolumnie 14 pkpir. Nie zawsze będzie to jednak możliwe. Możliwości takiej większość organów podatkowych odmawia dłużnikowi. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Koszty zastępstwa procesowego są tzw. kosztem pozostałym. Kwalifikując je do kosztów i do pkpir, należy kierować się ogólną zasadą obowiązującą w przepisach o podatku dochodowym. Mianowicie, aby wydatek mógł stanowić koszt, musi istnieć związek (bezpośredni lub pośredni) między nim a osiąganymi przychodami. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy koszt jest wymieniony w „negatywnym katalogu kosztów”. Koszty zastępstwa procesowego nie są wymienione w tym katalogu. Na ten temat wypowiedziało się jednak Ministerstwo Finansów w piśmie z 23 października 1995 r., nr PO 3/722-459/95. Wynika z niego, że ważne jest, która strona procesu ponosi koszty sądowe, w tym koszty zastępstwa.
U wierzyciela wydatki związane z procesem mogą być kosztem. Natomiast inaczej sprawa wygląda u dłużnika, który nie powinien zarachowywać do kosztów wydatków sądowych (takich jak np. wpis, opłata kancelaryjna, koszty zastępstwa procesowego). Organy podatkowe uważają, że nie wiąże się to u niego z osiąganiem przychodów. Zaczynają się jednak pojawiać interpretacje przychylne dłużnikom, np. pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 3 czerwca 2006 r., nr 1401/PD-4230Z-46/06/ZO, i z 25 listopada 2005 r., nr 1401/PD-4230Z-101/05/ZO. Dlatego warto w takiej sytuacji zwrócić się do naczelnika urzędu skarbowego z zapytaniem.
WAŻNE!
Pojawiły się interpretacje przychylne dłużnikom dotyczące ponoszenia przez nich kosztów procesowych, np. pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 3 czerwca 2006 r., nr 1401/PD-4230Z-46/06/ZO, i z 25 listopada 2005 r., nr 1401/PD-4230Z-101/05/ZO.
Z pytania nie wynika bezpośrednio, jaka jest rola Czytelnika w procesie: czy jest dłużnikiem, czy wierzycielem. Musi więc zwrócić szczególną uwagę na to, czy wydatki, o które pyta, stanowią koszt uzyskania przychodu w ogóle.
Natomiast jeśli chodzi o moment zaliczenia wydatków na zastępstwo procesowe (np. adwokata) do kosztów i ujęcia ich w pkpir, należy to zrobić w dacie ich poniesienia. Zapłata za usługę adwokata lub zwrot kosztów zastępstwa procesowego dla wierzyciela nakazany wyrokiem sądowym nie mogą być przypisane konkretnym przychodom osiąganym przez podatnika. Dlatego bez względu ma metodę potrącania kosztów stosowaną przez podatnika (memoriałową albo kasową) koszty zastępstwa procesowego należy zaliczyć do kosztów i ująć w pkpir w momencie ich poniesienia, czyli zapłaty.
PRZYKŁAD
Pan Michał prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu. Dokonał dostawy towarów na rzecz firmy X w styczniu 2006 r., określając na fakturze sprzedaży termin płatności – 15 lutego 2006 r.
Firma X nie opłaciła zobowiązania, więc w marcu 2006 r. pan Michał skierował sprawę do sądu. Poniósł koszty sądowe oraz skorzystał z usług firmy adwokackiej.
Firma adwokacka wystawiła fakturę za usługę 16 maja 2006 r. na kwotę 600 zł netto po zakończeniu sprawy. Ponieważ sąd uznał rację podatnika, koszty zastępstwa procesowego podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty, który zbiegł się z momentem wystawienia faktury.
Wyrok sądowy stanowił, że dłużnik oprócz zapłaty za dostawę, zapłaty odsetek za zwłokę w zapłacie jest również zobowiązany zwrócić wszystkie poniesione przez podatnika koszty sądowe oraz zastępstwa procesowego.
Pan Michał powinien zaliczyć do przychodów w dacie otrzymania zwrotu (na rachunek bankowy albo do kasy) koszty obsługi adwokata, odsetki za zwłokę i koszty sądowe, księgując je w kolumnie 8 pkpir.
• art. 22 ust. 1 i ust. 4–6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – jt. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• pkt 8 i 14 objaśnień do pkpir, stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807
