Jak ewidencjonować zakup usługi gastronomicznej

Wydatki na konsumpcję związane z jubileuszowym przyjęciem dla pracowników i kontrahentów zalicza się do kosztów tylko wówczas, gdy podatnik udowodni, że wydatki te mają związek z osiąganym przychodem. Fakturę dotyczącą zakupu usług gastronomicznych dla kontrahentów należy zaksięgować w wartości brutto jako koszt reprezentacji. W przypadku zakupu usługi gastronomicznej dla pracowników koszt tej usługi wykazujemy na koncie „Świadczenia na rzecz pracowników”. W przypadku zakupu usług gastronomicznych podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur wewnętrznych i obliczania podatku należnego.

Wydatki związane z konsumpcją w części dotyczącej kontrahentów stanowią koszty o charakterze typowo reprezentacyjnym. Dlatego należy je zaewidencjonować na koncie „Reprezentacja i reklama”. Za koszty podatkowe uznawane są w części nieprzekraczającej 0,25% przychodu.

Obecność kontrahentów na przyjęciu jubileuszowym powinna mieć wpływ na ukształtowanie się pozytywnego wizerunku firmy, co w konsekwencji może prowadzić do wzrostu przychodów firmy.

Należy pamiętać o właściwym udokumentowaniu kosztów reprezentacji. Przedsiębiorstwo ma obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Oznacza to, że na fakturach dokumentujących zakup usług powinny się znaleźć informacje pozwalające na powiązanie określonego wydatku np. z kontraktem, umową czy z konkretnym kontrahentem.

Natomiast koszty usługi gastronomicznej w części dotyczącej pracowników firmy budzą wiele kontrowersji.

Impreza z okazji jubileuszu firmy nie ma charakteru socjalnego, nie może być więc finansowana z funduszu socjalnego.

Urzędy i izby skarbowe w większości interpretacji wyrażają pogląd, że wydatków tych nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Przykładem może być stanowisko Izby Skarbowej w Warszawie z 7 lipca 2005 r. (nr 1401/PD-4230Z-36/05/IJ), która stwierdziła, że wydatki poniesione na zorganizowanie spotkania integracyjnego, wydatki na imprezy pożegnalne dla emerytów itp. nie mieszczą się w ramach wydatków pracowniczych. W związku z tym uznano, że nie stanowią one kosztów podatkowych, gdyż nie jest możliwe wskazanie związku przyczynowo-skutkowego między tego rodzaju wydatkami a osiągniętymi przychodami.

Takie stanowisko reprezentuje, niestety, większość urzędów skarbowych.

MF

Pewnym przełomem jest korzystna dla podatników wykładnia przepisów dotyczących kwalifikacji kosztów zawarta w piśmie Ministerstwa Finansów z 2 stycznia 2006 r. (nr PB3/GN-8213-298/05/1680). Zdaniem MF wydatki te można zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ mają one związek z prowadzoną działalnością i z osiąganymi przychodami:

(…) W przypadku natomiast sfinansowania organizacji imprezy okolicznościowej ze środków obrotowych, zdaniem Ministerstwa Finansów wydatki poniesione na jej organizację mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Stosownie bowiem do art. 15 ust. 1 updop kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Wydatek podlega więc zaliczeniu do kosztów podatkowych, jeżeli spełnia określone w art. 15 ust. 1 updop warunki, a zatem jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, czyli jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągane przez podatnika przychody, oraz ma on związek z prowadzoną działalnością. Taki pogląd jest też prezentowany w orzecznictwie sądowym. Kosztami podatkowymi są również tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych. Wydatki te związane są bowiem z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą (podatnikiem), a przez to zwiększenie efektywności ich pracy.

Przykład

W omawianym przypadku przy nabyciu usług gastronomicznych zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Nie ma również obowiązku wystawiania faktury wewnętrznej, dokumentującej przekazanie towarów i świadczenie usług na rzecz pracowników.

Jeśli spółka podejmie decyzję o niezaliczeniu części wydatków związanych z pracownikami w koszty uzyskania przychodu, wydatki te będą kosztami bilansowymi, ale nie staną się one kosztami podatkowymi zarówno w okresie bieżącym, jak i w przyszłości.

• art. 15 pkt 1, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723

księgowa z licencją MF