REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać w księgach rachunkowych paragon za przejazd taksówką

REKLAMA

Pracownicy naszej spółki, poza rachunkami i fakturami, często przynoszą paragony za przejazdy taksówką. Czy dokument ten prawidłowo dokumentuje poniesiony wydatek i może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu?
Czy wyszczególniony na paragonie VAT podlega odliczeniu? Jak rozliczyć ten dokument w księgach rachunkowych?

RADA

Paragon za przejazd taksówką nie stanowi prawidłowego i kompletnego dowodu księgowego. Dlatego należy go uzupełnić o elementy wymagane dla takiego dowodu przez ustawę o rachunkowości. Po uzupełnieniu taki dokument będzie podstawą do księgowania i zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Urzędy skarbowe zajmują jednak czasami odmienne stanowisko. Szczegóły w uzasadnieniu.
VAT z paragonu za przejazd taksówką nie podlega odliczeniu.
Rozliczenie w księgach rachunkowych kosztów przejazdu taksówką na podstawie paragonu zostało opisane w przykładzie.

UZASADNIENIE

Dowód księgowy i koszty uzyskania przychodu

Zagadnienie dotyczące możliwości uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na przejazd taksówkami, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, od dawna budzi wątpliwości podatników. Niestety, również organy podatkowe nie wypracowały jednolitego stanowiska w tym zakresie.

Wątpliwości te wynikają z tego, że sam paragon nie stanowi kompletnego i prawidłowego dowodu księgowego, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przy tym część urzędów zezwala na uzupełnianie tych danych przez podatnika we własnym zakresie, a część odmawia im tego prawa.

Niekorzystne dla podatników stanowisko prezentuje m.in. Izba Skarbowa w Gdańsku. W wydanej przez nią decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 21 sierpnia 2006 r., sygn. BI/4218-0014/06, czytamy m.in.:

(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka ujmuje w kosztach uzyskania przychodów wydatki poniesione na przejazdy pracowników Spółki taksówkami. Wydatki te udokumentowane są wystawionym przez usługodawcę paragonem fiskalnym zawierającym dane wystawiającego paragon, wartość usługi w kwocie netto i brutto oraz wartość należnego podatku VAT. Następnie paragony te opisywane są przez pracowników Spółki poprzez wskazanie trasy i celu podróży na odwrocie paragonu lub przez załączenie do niego stosownego oświadczenia.

Wynika z tego, że paragony fiskalne nie zawierają wszystkich danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r., a przede wszystkim nie określają wszystkich stron uczestniczących w tej operacji gospodarczej (z tak sporządzonego dowodu nie wynika, że to Spółka jest nabywcą tych usług).

Tym samym, wobec nieprawidłowego udokumentowania – za pomocą paragonów fiskalnych opisanych jedynie poprzez wskazanie celu i trasy podróży – wydatki na przejazdy pracowników Spółki taksówkami nie będą stanowiły dla Spółki kosztów uzyskania przychodów (…)

Podobne stanowiska w tej sprawie zajmowały również w swoich postanowieniach: Drugi Mazowiecki US (sygn. 1472/ROP1/423-30/109/06/MG), Pierwszy US Warszawa Śródmieście (sygn. 1435/DP1/423-116/05/MP) czy Pierwszy Wielkopolski US w Poznaniu (sygn. ZD/406-68/CIT/05).

Nie brakuje jednak również korzystnych dla podatników interpretacji, w których urzędy skarbowe, po spełnieniu określonych warunków, przyznają podatnikom prawo do uwzględniania w kosztach podatkowych wydatków udokumentowanych paragonem.

Przykładowo, w postanowieniu Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 8 czerwca 2006 r., sygn. 1471/DPD1/423-50/06/KKs, czytamy:

(…) Znamienne jest w tej kwestii orzeczenie z dnia 13.03.2001 r., sygnatura III SA 68/00. W wyroku Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. Dlatego uznać należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości będą miały w tej sprawie charakter posiłkowy. Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli bowiem podatnik posiada oprócz paragonu z kasy rejestrującej taksówkarza inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku mamy do czynienia z wewnętrznymi dokumentami, których wystawienie związane jest z określonymi procedurami obowiązującymi w Spółce. (...) Tym samym stwierdzić należy, że dokumentacja wewnętrzna oraz przyjęta w Spółce procedura pozwalają powiązać paragon fiskalny z konkretną usługą świadczoną przez Spółkę i wskazują, iż wydatek potwierdzony paragonem fiskalnym poniesiony został w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Dlatego też, w ocenie Naczelnika tutejszego Urzędu, tak udokumentowane wydatki na przejazdy taksówkami w celach służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (…)

Reasumując: aby uniknąć konfliktu z urzędem skarbowym, przede wszystkim należy poinstruować pracowników, by za przejazdy taksówkami żądali wystawienia faktury lub rachunku. Jeżeli jednak zdarzy się sytuacja, w której spółka będzie dysponować jedynie paragonem, to wówczas należy zadbać o uzupełnienie tego dokumentu o brakujące elementy, wymagane dla dowodu księgowego, oraz opis okoliczności uzasadniających poniesienie tego wydatku. Dobrym rozwiązaniem byłoby w tej sytuacji wystąpienie do swojego urzędu o stosowną interpretację.

Odliczenie VAT

Odnośnie do VAT sprawa jest dużo prostsza. Zgodnie z zasadą określoną w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT jest faktura. Od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek, określając (§ 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług) katalog dokumentów, które traktowane są na równi z fakturą i w związku z tym również dają prawo do odliczenia podatku. Nie ma jednak wśród nich paragonów za przejazd taksówką, co oznacza, że wykazany na takim dokumencie podatek nie podlega odliczeniu.

Paragon w księgach rachunkowych

PRZYKŁAD
Na początku miesiąca pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 500 zł. Rozliczenia pobranej kwoty dokonał na koniec miesiąca, przedstawiając następujące dokumenty:
fakturę za przejazd taxi na kwotę 107 zł (w tym 7% VAT),
 paragon za przejazd taxi na kwotę 64,20 zł (w tym 7% VAT),
 fakturę na materiały biurowe na kwotę 183 zł (w tym 22% VAT).
Niewykorzystaną część zaliczki pracownik zwrócił do kasy.

1. Wypłata zaliczki – 500,00 zł:
Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 500,00 zł
Ma konto 100 „Kasa” 500,00 zł

2. Poniesione wydatki (wg zestawienia na rozliczeniu zaliczki) – 354,20 zł, w tym:
a) faktura za przejazd taksówką: 107,00 zł
Wn konto 402 „Usługi obce” 100,00 zł
Wn konto 223 „VAT naliczony i jego rozliczenie” 7,00 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 107,00 zł
b) paragon za przejazd taksówką: 64,20 zł
Wn konto 402 „Usługi obce” 64,20 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 64,20 zł
c) faktura za materiały biurowe: 183,00 zł
Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” 150,00 zł
Wn konto 223 „VAT naliczony i jego rozliczenie” 33,00 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 183,00 zł

3. Zwrot niewykorzystanej zaliczki – 145,80 zł:
Wn konto 100 „Kasa” 145,80 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 145,80 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


• art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 1546; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 98; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Izabela Grochola
główna księgowa w spółce z o.o.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowości w KSeF: faktury papierowe czasowo poza KSeF, faktury konsumenckie, złożone załączniki. Konsultacje Ministerstwa Finansów

W dniu 18 lipca 2024 r. w Ministerstwie Finansów przy ul. Świętokrzyskiej 12 odbyło się kolejne spotkanie konsultacyjne dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zorganizowane przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Przedstawiciele MF podsumowali dotychczasowe prekonsultacje zmian w zakresie obowiązkowego KSeF. Eksperci Ministerstwa Finansów zaprezentowali też propozycje rozwiązań biznesowych tj. wymianę środowiska KSeF na docelowe, wdrożenie załączników i aktualizację struktury e-faktury,  a także planowane rozwiązania i nowe funkcjonalności KSeF.

Nowe dane o wynagrodzeniach Polaków. GUS odsłania karty

GUS opublikował dane dotyczące przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czerwcu 2024 r. Przeciętna płaca wyniosła 8144,83 zł. Wzrost okazał się niższy od prognozowanego przez ekspertów. Mamy też nowe statystyki dotyczące zatrudnienia.

Podatek od nieruchomości od obiektów sportowych. Będą zmiany od 2025 roku. Czy podatek obejmie place zabaw?

W ramach analiz opublikowanego projektu zmian w podatku od nieruchomości, chwilę uwagi należy poświęcić obiektom sportowym. Jako że standardowo ich wartość nie należy do niskich, ewentualne ruchy w tym zakresie, mogą generować istotne skutki podatkowe. Aczkolwiek, akurat w tym obszarze, MF zaproponował też trochę korzyści. Niekorzyści też.

Większe sumy gwarancyjne w OC posiadaczy pojazdów i rolników. Jednolity formularz zaświadczeń o przebiegu ubezpieczenia. Rząd przyjął projekt nowelizacji

W dniu 16 lipca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, która ma dostosować polskie prawo do unijnych przepisów dotyczących ubezpieczenia OC za szkody, które powstały w związku z ruchem pojazdów mechanicznych. Projekt ten przewiduje m.in. zwiększenie minimalnych sum gwarancyjnych w ubezpieczeniu OC posiadaczy pojazdów mechanicznych a także rolników. Czy w związku z tymi zmianami wzrosną ceny polis OC?

REKLAMA

Drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Najwięcej na płyn do e-papierosów, aż o 75 proc.

Rząd chce wprowadzić drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Ich skala ma być kilkukrotnie większa, niż zakładała mapa akcyzowa. Już w 20225 r. akcyza na wyroby tytoniowe ma wzrosnąć: o 25 proc. na papierosy, o 38 proc. na tytoń do palenia oraz o 50 proc. na wkłady do podgrzewaczy tytoniu. Będzie podwyżka również płynów do e-papierosów, na które w 2025 r. akcyza wzrośnie aż o 75 proc.

Zakup sprzętu IT? Czasem lepiej wynająć. Na czym polega DaaS?

Na czym polega model biznesowy Device as a Service (DaaS)? Komu i kiedy się opłaca? Co sprawia, że jest to rosnący trend nie tylko w polskich firmach?

Twój biznes działa dobrze ale pieniądze gdzieś wyciekają. Ekspert podpowiada gdzie szukać przyczyn i źródeł wycieków

Takie pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy, którzy osiągając spore przychody, realizując duże i zyskowne projekty nagle stwierdzają brak gotówki na koncie. Dlaczego tak się dzieje? Gdzie są pieniądze? Na te i inne pytania odpowiada dr nauk ekonomicznych Elżbieta Sobów – specjalistka ds. finansów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem.

Korekta podatku naliczonego: kiedy trzeba rozliczyć fakturę korygującą

Jak należy rozliczyć faktury korygujące? Podatnik będący nabywcą zgłosił reklamację oraz otrzymał mailową odpowiedź, w której sprzedawca uznał reklamację i wskazał kwotę korekty. Wiadomości mailowe są z marca 2024 r., a korekta wpłynęła w kwietniu 2024 r. Podatnik odliczył VAT naliczony z faktury pierwotnej w marcu 2024 r. Czy korektę należy rozliczyć w marcu 2024? 

REKLAMA

Prezesa skazano za zaległości podatkowe spółki. Ale to sąd popełnił błąd

Samo tylko objęcie funkcji prezesa zarządu spółki nie może powodować automatycznego przyjęcia na siebie odpowiedzialności karnej za cudze działania. Tak uznał Rzecznik Praw Obywatelskich, informując o wniesieniu skargi kasacyjnej na korzyść prezesa spółki, którego sąd skazał za nieodprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy, powstałych w okresie gdy nie objął jeszcze funkcji.

Podatek od nieruchomości obejmie nawet panele fotowoltaiczne. Takie zmiany już od 2025 roku

Zmiany w podatku od nieruchomości zmierzają do opodatkowania urządzeń energetycznych, np. paneli fotowoltaicznych. Budowle mają być opodatkowane jako całość techniczno-użytkowa. Podatkiem od nieruchomości (inaczej niż obecnie) już od 2025 roku objęte zostaną więc wszystkie elementów farmy fotowoltaicznej (w tym panele).

REKLAMA