REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać w księgach rachunkowych paragon za przejazd taksówką

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Pracownicy naszej spółki, poza rachunkami i fakturami, często przynoszą paragony za przejazdy taksówką. Czy dokument ten prawidłowo dokumentuje poniesiony wydatek i może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu?
Czy wyszczególniony na paragonie VAT podlega odliczeniu? Jak rozliczyć ten dokument w księgach rachunkowych?

RADA

Paragon za przejazd taksówką nie stanowi prawidłowego i kompletnego dowodu księgowego. Dlatego należy go uzupełnić o elementy wymagane dla takiego dowodu przez ustawę o rachunkowości. Po uzupełnieniu taki dokument będzie podstawą do księgowania i zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Urzędy skarbowe zajmują jednak czasami odmienne stanowisko. Szczegóły w uzasadnieniu.
VAT z paragonu za przejazd taksówką nie podlega odliczeniu.
Rozliczenie w księgach rachunkowych kosztów przejazdu taksówką na podstawie paragonu zostało opisane w przykładzie.

UZASADNIENIE

Dowód księgowy i koszty uzyskania przychodu

Zagadnienie dotyczące możliwości uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na przejazd taksówkami, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, od dawna budzi wątpliwości podatników. Niestety, również organy podatkowe nie wypracowały jednolitego stanowiska w tym zakresie.

Wątpliwości te wynikają z tego, że sam paragon nie stanowi kompletnego i prawidłowego dowodu księgowego, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przy tym część urzędów zezwala na uzupełnianie tych danych przez podatnika we własnym zakresie, a część odmawia im tego prawa.

Niekorzystne dla podatników stanowisko prezentuje m.in. Izba Skarbowa w Gdańsku. W wydanej przez nią decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 21 sierpnia 2006 r., sygn. BI/4218-0014/06, czytamy m.in.:

(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka ujmuje w kosztach uzyskania przychodów wydatki poniesione na przejazdy pracowników Spółki taksówkami. Wydatki te udokumentowane są wystawionym przez usługodawcę paragonem fiskalnym zawierającym dane wystawiającego paragon, wartość usługi w kwocie netto i brutto oraz wartość należnego podatku VAT. Następnie paragony te opisywane są przez pracowników Spółki poprzez wskazanie trasy i celu podróży na odwrocie paragonu lub przez załączenie do niego stosownego oświadczenia.

Wynika z tego, że paragony fiskalne nie zawierają wszystkich danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r., a przede wszystkim nie określają wszystkich stron uczestniczących w tej operacji gospodarczej (z tak sporządzonego dowodu nie wynika, że to Spółka jest nabywcą tych usług).

Tym samym, wobec nieprawidłowego udokumentowania – za pomocą paragonów fiskalnych opisanych jedynie poprzez wskazanie celu i trasy podróży – wydatki na przejazdy pracowników Spółki taksówkami nie będą stanowiły dla Spółki kosztów uzyskania przychodów (…)

Podobne stanowiska w tej sprawie zajmowały również w swoich postanowieniach: Drugi Mazowiecki US (sygn. 1472/ROP1/423-30/109/06/MG), Pierwszy US Warszawa Śródmieście (sygn. 1435/DP1/423-116/05/MP) czy Pierwszy Wielkopolski US w Poznaniu (sygn. ZD/406-68/CIT/05).

Nie brakuje jednak również korzystnych dla podatników interpretacji, w których urzędy skarbowe, po spełnieniu określonych warunków, przyznają podatnikom prawo do uwzględniania w kosztach podatkowych wydatków udokumentowanych paragonem.

Przykładowo, w postanowieniu Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 8 czerwca 2006 r., sygn. 1471/DPD1/423-50/06/KKs, czytamy:

(…) Znamienne jest w tej kwestii orzeczenie z dnia 13.03.2001 r., sygnatura III SA 68/00. W wyroku Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. Dlatego uznać należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości będą miały w tej sprawie charakter posiłkowy. Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli bowiem podatnik posiada oprócz paragonu z kasy rejestrującej taksówkarza inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku mamy do czynienia z wewnętrznymi dokumentami, których wystawienie związane jest z określonymi procedurami obowiązującymi w Spółce. (...) Tym samym stwierdzić należy, że dokumentacja wewnętrzna oraz przyjęta w Spółce procedura pozwalają powiązać paragon fiskalny z konkretną usługą świadczoną przez Spółkę i wskazują, iż wydatek potwierdzony paragonem fiskalnym poniesiony został w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Dlatego też, w ocenie Naczelnika tutejszego Urzędu, tak udokumentowane wydatki na przejazdy taksówkami w celach służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (…)

Reasumując: aby uniknąć konfliktu z urzędem skarbowym, przede wszystkim należy poinstruować pracowników, by za przejazdy taksówkami żądali wystawienia faktury lub rachunku. Jeżeli jednak zdarzy się sytuacja, w której spółka będzie dysponować jedynie paragonem, to wówczas należy zadbać o uzupełnienie tego dokumentu o brakujące elementy, wymagane dla dowodu księgowego, oraz opis okoliczności uzasadniających poniesienie tego wydatku. Dobrym rozwiązaniem byłoby w tej sytuacji wystąpienie do swojego urzędu o stosowną interpretację.

Odliczenie VAT

Odnośnie do VAT sprawa jest dużo prostsza. Zgodnie z zasadą określoną w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT jest faktura. Od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek, określając (§ 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług) katalog dokumentów, które traktowane są na równi z fakturą i w związku z tym również dają prawo do odliczenia podatku. Nie ma jednak wśród nich paragonów za przejazd taksówką, co oznacza, że wykazany na takim dokumencie podatek nie podlega odliczeniu.

Paragon w księgach rachunkowych

PRZYKŁAD
Na początku miesiąca pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 500 zł. Rozliczenia pobranej kwoty dokonał na koniec miesiąca, przedstawiając następujące dokumenty:
fakturę za przejazd taxi na kwotę 107 zł (w tym 7% VAT),
 paragon za przejazd taxi na kwotę 64,20 zł (w tym 7% VAT),
 fakturę na materiały biurowe na kwotę 183 zł (w tym 22% VAT).
Niewykorzystaną część zaliczki pracownik zwrócił do kasy.

1. Wypłata zaliczki – 500,00 zł:
Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 500,00 zł
Ma konto 100 „Kasa” 500,00 zł

2. Poniesione wydatki (wg zestawienia na rozliczeniu zaliczki) – 354,20 zł, w tym:
a) faktura za przejazd taksówką: 107,00 zł
Wn konto 402 „Usługi obce” 100,00 zł
Wn konto 223 „VAT naliczony i jego rozliczenie” 7,00 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 107,00 zł
b) paragon za przejazd taksówką: 64,20 zł
Wn konto 402 „Usługi obce” 64,20 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 64,20 zł
c) faktura za materiały biurowe: 183,00 zł
Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” 150,00 zł
Wn konto 223 „VAT naliczony i jego rozliczenie” 33,00 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 183,00 zł

3. Zwrot niewykorzystanej zaliczki – 145,80 zł:
Wn konto 100 „Kasa” 145,80 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 145,80 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


• art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 1546; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 98; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Izabela Grochola
główna księgowa w spółce z o.o.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę! Rząd podał nowe stawki. Jest komentarz prezes ZBP

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

REKLAMA

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

REKLAMA