REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać w księgach rachunkowych paragon za przejazd taksówką

Pracownicy naszej spółki, poza rachunkami i fakturami, często przynoszą paragony za przejazdy taksówką. Czy dokument ten prawidłowo dokumentuje poniesiony wydatek i może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu?
Czy wyszczególniony na paragonie VAT podlega odliczeniu? Jak rozliczyć ten dokument w księgach rachunkowych?

RADA

Paragon za przejazd taksówką nie stanowi prawidłowego i kompletnego dowodu księgowego. Dlatego należy go uzupełnić o elementy wymagane dla takiego dowodu przez ustawę o rachunkowości. Po uzupełnieniu taki dokument będzie podstawą do księgowania i zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Urzędy skarbowe zajmują jednak czasami odmienne stanowisko. Szczegóły w uzasadnieniu.
VAT z paragonu za przejazd taksówką nie podlega odliczeniu.
Rozliczenie w księgach rachunkowych kosztów przejazdu taksówką na podstawie paragonu zostało opisane w przykładzie.

UZASADNIENIE

Dowód księgowy i koszty uzyskania przychodu

Zagadnienie dotyczące możliwości uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na przejazd taksówkami, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, od dawna budzi wątpliwości podatników. Niestety, również organy podatkowe nie wypracowały jednolitego stanowiska w tym zakresie.

Wątpliwości te wynikają z tego, że sam paragon nie stanowi kompletnego i prawidłowego dowodu księgowego, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przy tym część urzędów zezwala na uzupełnianie tych danych przez podatnika we własnym zakresie, a część odmawia im tego prawa.

Niekorzystne dla podatników stanowisko prezentuje m.in. Izba Skarbowa w Gdańsku. W wydanej przez nią decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 21 sierpnia 2006 r., sygn. BI/4218-0014/06, czytamy m.in.:

(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka ujmuje w kosztach uzyskania przychodów wydatki poniesione na przejazdy pracowników Spółki taksówkami. Wydatki te udokumentowane są wystawionym przez usługodawcę paragonem fiskalnym zawierającym dane wystawiającego paragon, wartość usługi w kwocie netto i brutto oraz wartość należnego podatku VAT. Następnie paragony te opisywane są przez pracowników Spółki poprzez wskazanie trasy i celu podróży na odwrocie paragonu lub przez załączenie do niego stosownego oświadczenia.

Wynika z tego, że paragony fiskalne nie zawierają wszystkich danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r., a przede wszystkim nie określają wszystkich stron uczestniczących w tej operacji gospodarczej (z tak sporządzonego dowodu nie wynika, że to Spółka jest nabywcą tych usług).

Tym samym, wobec nieprawidłowego udokumentowania – za pomocą paragonów fiskalnych opisanych jedynie poprzez wskazanie celu i trasy podróży – wydatki na przejazdy pracowników Spółki taksówkami nie będą stanowiły dla Spółki kosztów uzyskania przychodów (…)

Podobne stanowiska w tej sprawie zajmowały również w swoich postanowieniach: Drugi Mazowiecki US (sygn. 1472/ROP1/423-30/109/06/MG), Pierwszy US Warszawa Śródmieście (sygn. 1435/DP1/423-116/05/MP) czy Pierwszy Wielkopolski US w Poznaniu (sygn. ZD/406-68/CIT/05).

Nie brakuje jednak również korzystnych dla podatników interpretacji, w których urzędy skarbowe, po spełnieniu określonych warunków, przyznają podatnikom prawo do uwzględniania w kosztach podatkowych wydatków udokumentowanych paragonem.

Przykładowo, w postanowieniu Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 8 czerwca 2006 r., sygn. 1471/DPD1/423-50/06/KKs, czytamy:

(…) Znamienne jest w tej kwestii orzeczenie z dnia 13.03.2001 r., sygnatura III SA 68/00. W wyroku Sąd stwierdził, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. Dlatego uznać należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości będą miały w tej sprawie charakter posiłkowy. Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli bowiem podatnik posiada oprócz paragonu z kasy rejestrującej taksówkarza inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku mamy do czynienia z wewnętrznymi dokumentami, których wystawienie związane jest z określonymi procedurami obowiązującymi w Spółce. (...) Tym samym stwierdzić należy, że dokumentacja wewnętrzna oraz przyjęta w Spółce procedura pozwalają powiązać paragon fiskalny z konkretną usługą świadczoną przez Spółkę i wskazują, iż wydatek potwierdzony paragonem fiskalnym poniesiony został w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Dlatego też, w ocenie Naczelnika tutejszego Urzędu, tak udokumentowane wydatki na przejazdy taksówkami w celach służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (…)

Reasumując: aby uniknąć konfliktu z urzędem skarbowym, przede wszystkim należy poinstruować pracowników, by za przejazdy taksówkami żądali wystawienia faktury lub rachunku. Jeżeli jednak zdarzy się sytuacja, w której spółka będzie dysponować jedynie paragonem, to wówczas należy zadbać o uzupełnienie tego dokumentu o brakujące elementy, wymagane dla dowodu księgowego, oraz opis okoliczności uzasadniających poniesienie tego wydatku. Dobrym rozwiązaniem byłoby w tej sytuacji wystąpienie do swojego urzędu o stosowną interpretację.

Odliczenie VAT

Odnośnie do VAT sprawa jest dużo prostsza. Zgodnie z zasadą określoną w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT jest faktura. Od tej zasady ustawodawca przewidział wyjątek, określając (§ 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług) katalog dokumentów, które traktowane są na równi z fakturą i w związku z tym również dają prawo do odliczenia podatku. Nie ma jednak wśród nich paragonów za przejazd taksówką, co oznacza, że wykazany na takim dokumencie podatek nie podlega odliczeniu.

Paragon w księgach rachunkowych

PRZYKŁAD
Na początku miesiąca pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 500 zł. Rozliczenia pobranej kwoty dokonał na koniec miesiąca, przedstawiając następujące dokumenty:
fakturę za przejazd taxi na kwotę 107 zł (w tym 7% VAT),
 paragon za przejazd taxi na kwotę 64,20 zł (w tym 7% VAT),
 fakturę na materiały biurowe na kwotę 183 zł (w tym 22% VAT).
Niewykorzystaną część zaliczki pracownik zwrócił do kasy.

1. Wypłata zaliczki – 500,00 zł:
Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 500,00 zł
Ma konto 100 „Kasa” 500,00 zł

2. Poniesione wydatki (wg zestawienia na rozliczeniu zaliczki) – 354,20 zł, w tym:
a) faktura za przejazd taksówką: 107,00 zł
Wn konto 402 „Usługi obce” 100,00 zł
Wn konto 223 „VAT naliczony i jego rozliczenie” 7,00 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 107,00 zł
b) paragon za przejazd taksówką: 64,20 zł
Wn konto 402 „Usługi obce” 64,20 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 64,20 zł
c) faktura za materiały biurowe: 183,00 zł
Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” 150,00 zł
Wn konto 223 „VAT naliczony i jego rozliczenie” 33,00 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 183,00 zł

3. Zwrot niewykorzystanej zaliczki – 145,80 zł:
Wn konto 100 „Kasa” 145,80 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 145,80 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


• art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 1546; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 98; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Izabela Grochola
główna księgowa w spółce z o.o.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Darowizna w formie aktu notarialnego z zagranicy. Co jest istotne podatkowo?

    W dzisiejszych czasach, coraz częściej obywatele Polski otrzymują darowizny z zagranicy. Czy jednak taka darowizna podlega opodatkowaniu w Polsce? Jakie są obowiązki podatkowe osoby, która otrzymała taką darowiznę w formie aktu notarialnego?

    Odliczenie VAT od alkoholu dla kontrahenta. Inaczej traktowany poczęstunek a inaczej prezent

    Czy można odliczyć VAT od zakupu alkoholu dla kontrahenta? Czy ma znaczenie, że alkohol jest kupiony jako prezent, czy jako poczęstunek podczas spotkania biznesowego?

    Zatrudnienie i płace w sektorze przedsiębiorstw. Co pokazują dane GUS z sierpnia?

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i płacach w sektorze przedsiębiorstw w sierpniu 2023 roku. Jakie tendy pokazują najnowsze dane?

    Korekta zgłoszenia celnego wywozowego w przypadku obniżki/podwyżki cen towaru po wywozie towaru

    Korekta zgłoszenia wywozowego będzie miała wpływ na rozliczenie VATu w przedsiębiorstwie, więc warto dochować należytej staranności i mylić się jak najmniej. W przypadku pomyłki w trakcie wywozu może się tak zdarzyć, że towaru umieścimy za dużo, za mało lub w ogóle pomylimy towar i wyślemy nie to co było zamówione. Zdarza się również tak, że odprawimy towar zamówiony przez klienta, ale nie na tych dokumentach co powinniśmy. Ścieżki postępowania w takich sytuacjach są podobne i niestety długotrwałe.

    Fundacja rodzinna jako family office

    Od połowy maja 2023 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z rozwiązania, na które środowisko czekało ponad trzy dekady, czyli z fundacji rodzinnej na prawie polskim. Większość komentarzy dotyczy fundacji rodzinnej jako wehikułu sukcesyjnego. Jest to rzeczywiście najczęstszy powód, dla którego fundacje są powoływane, czyli budowanie biznesu na pokolenia. Tymczasem można spojrzeć na fundację w szerszej perspektywie. Jedną z nich jest wykorzystanie fundacji jako rozwiązania o charakterze family office.

    Faktura ustrukturyzowana nie jest dokumentem handlowym

    Faktura ustrukturyzowana nie nadaje się do roli dokumentu handlowego ze wszystkich możliwych powodów. Można usiłować nadać tej fakturze charakter dokumentu handlowego, ale wymaga to wielu dodatkowych działań prawnych – pisze profesor Witold Modzelewski.

    Kary za przestępstwa gospodarcze od 1 października. Nawet 25 lat za łapownictwo

    Kary za przestępstwa gospodarcze managerów w firmach, znane jako przestępstwa białych kołnierzyków (z ang. white collar crimes), od 1 października 2023 r. ulegną zaostrzeniu. Za przyjęcie korzyści majątkowej lub osobistej w związku z piastowaniem kierowniczego stanowiska grozić będzie nawet do 25 lat pozbawienia wolności. Dotychczas za taki czyn można było trafić do więzienia na 8 lat.

    Ulga mieszkaniowa w PIT 2023 – pieniądze ze sprzedaży mieszkania można wydać na spłatę udziału byłego małżonka w nieruchomości przyznanej w wyniku rozwodu

    18 września 2023 r. Szef KAS zmienił interpretację indywidualną wydaną we wrześniu 2022 r. przez Dyrektora KIS i uznał, że podatniczka,  która przeznaczyła środki uzyskane ze sprzedaży mieszkania należącego do jej majątku odrębnego na spłatę udziału byłego męża w nieruchomości przyznanej jej na podstawie ugody sądowej zawartej po rozwodzie ma prawo do skorzystania z ulgi mieszkaniowej, o której mowa w art. 21 ust.1 pkt 131 ustawy o PIT. Zmiana stanowiska oznacza, że podatnicy którzy znajdą się w analogicznej sytuacji nie powinni płacić PIT z tytułu dokonanej sprzedaży nieruchomości. 

    Jednolita rejestracja VAT w ramach pakietu ViDA. Przedsiębiorcy popierają to rozwiązanie

    Na ten rok zapowiadane jest uchwalenie ostatecznego kształtu pakietu VAT w epoce cyfrowej (VAT in Digital Age – ViDA), który zakłada dalsze usprawnienie unijnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT). Przyjęcie pakietu wiąże się ze znaczącymi zmianami w systemie rozliczenia VAT na terenie UE dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wewnątrzwspólnotową. Krajowa Izba Gospodarcza dostrzega potrzebę poprawy otoczenia prawnego na poziomie unijnym, popierając projekt rozwiązań modernizujących system VAT oraz promujących gospodarkę cyfrową, zaproponowanych w ramach pakietu ViDA.

    Mikrorachunek podatkowy. Co musisz wiedzieć jako podatnik?

    W świecie podatków i opłat, mikrorachunek podatkowy stał się ważnym narzędziem dla podatników w Polsce. Ale co to dokładnie jest i jak działa? Oto, co musisz wiedzieć o mikrorachunku podatkowym.

    REKLAMA