W jaki sposób firma, która ma w zakresie działalności usługi hotelowe, ma wystawić fakturę za szkolenie

W przypadku oferowania klientowi usługi szkoleniowej, na którą składają się usługi cząstkowe, tj. np. wyżywienie czy zakwaterowanie, błędem jest wydzielanie poszczególnych usług na potrzeby podatku VAT. Całość usługi korzysta ze zwolnienia z podatku na mocy art. 43 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i załącznika nr 4 poz. 7 „Usługi w zakresie edukacji”. O sposobie opodatkowania decyduje treść umowy zawartej pomiędzy firmą szkoleniową a zamawiającym usługę.

Obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje z chwilą wykonania usługi lub przed jej wykonaniem z chwilą otrzymania zapłaty częściowej lub całości należności. Jeżeli wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7 dniu, licząc od dnia wykonania usługi (art. 19 ust. 4 ustawy o VAT). Uregulowanie dotyczące obowiązku wystawiania faktur w przypadku otrzymania części i całości należności przed wykonaniem usługi zawiera art. 106 ust. 3 ustawy o VAT.

Firma szkoleniowa wystawia faktury na podstawie wymienionych przepisów oraz § 16 i § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z zapisami rozporządzenia, jeżeli przed wykonaniem usługi szkolenia otrzymano część lub całość należności, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy usługi.

Jeżeli zatem uczestnik płaci nawet z miesięcznym wyprzedzeniem za wybrane przez siebie szkolenia, wówczas należy wystawić fakturę w dniu otrzymania zapłaty lub 7 dni od tej daty.

Obowiązek wystawienia faktury nie jest uzależniony od otrzymania faktur przez podwykonawców usług dodatkowych wchodzących w całość usługi szkoleniowej, tj. noclegu, wyżywienia, materiałów szkoleniowych. Kalkulacja ceny szkolenia oraz prowadzone rozmowy organizacyjne przez firmę szkoleniową pozwoliły skalkulować koszt szkolenia. Firma zajmująca się organizowaniem szkoleń oferuje swoim kontrahentom usługę szkoleniową. Realizacja zamawianej usługi może składać się z wielu elementów, np. materiałów szkoleniowych, wyżywienia, noclegów. Opodatkowanie tych usług uzależnione jest od treści zawartej między stronami umowy. To umowa zawiera zakres obowiązków i praw obu stron. Jeżeli wynika z niej, że organizator szkolenia w ramach świadczonej usługi szkoleniowej zapewnia noclegi, wyżywienie itp., to wszystkie te usługi składają się na usługę edukacyjną (PKWiU 8042) korzystającą ze zwolnienia z VAT. Nie należy obciążać uczestnika szkolenia osobno za hotel jako refakturowanie. W przypadku jednak, gdy organizator oferuje w cenie szkolenia tylko zorganizowanie sali wykładowej i zapewnienie wykładowcy, wówczas pozostałe usługi, jak np. hotel, będą odrębnie opodatkowane.

• obowiązek wystawienia faktury VAT w terminie 7 dni dotyczy faktur dokumentujących wpłaty przed realizacją usługi oraz faktur dokumentujących wykonaną usługę szkolenia,

• obowiązek wystawienia faktury jako udokumentowania wykonanej usługi szkolenia umożliwia zatem przesuwanie obowiązku podatkowego od momentu realizacji szkolenia przez okres 7 dni,

• przed realizacją szkolenia obowiązek podatkowy oraz obowiązek wystawienia faktury liczymy od dnia zapłaty części lub całości należności,

• po wykonaniu usługi obowiązek podatkowy oraz obowiązek wystawienia faktury liczymy od daty wykonania usługi szkoleniowej.