Jak ewidencjonować odprawę emerytalną

rada

Odprawa emerytalna stanowi świadczenie na rzecz pracowników wynikające z przepisów prawa pracy. W związku z tym, że stanowi ona składnik wynagrodzenia zaliczana jest do kosztów działalności operacyjnej jednostki.

uzasadnienie

Odprawa emerytalna jest świadczeniem przysługującym każdemu pracownikowi, z którym został rozwiązany stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę. Świadczenie to jest "jednorazowe" i pracownik, który je otrzymał, nie może ponownie nabyć do niego prawa.

Informację o wypłaceniu odprawy emerytalnej umieszcza się w świadectwie pracy.

Odprawa emerytalna jest świadczeniem uregulowanym w Kodeksie pracy i wpływa na uprawnienia pracownicze. Minimalna wysokość odprawy nie może być niższa od jednomiesięcznego wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika.

Korzystniejsza wysokość odprawy może być uregulowana w przepisach obowiązujących w danej branży lub w szczegółowych uregulowaniach wewnątrzzakładowych.

Jeśli w jednostce przewidziane są korzystniejsze zasady wypłacania odpraw, wówczas stosuje się uregulowania zakładowe.

Uwaga!

Od odprawy emerytalnej jednostka nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, ale ustala zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Warto zwrócić uwagę na bilans, gdzie w pasywach znajduje się pozycja B.I.2 "Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne". Oznacza to, że w tej pozycji wykazuje się utworzone rezerwy na wszystkie należne pracownikom z mocy prawa istotne dla wyniku jednostki świadczenia pracownicze, m.in. rezerwy na świadczenia emerytalne i nagrody jubileuszowe. Tworzenie rezerwy na świadczenia emerytalne jest zasadne, gdy z przepisów prawa, układu pracy lub umów o pracę jednoznacznie wynika, że na pracodawcy spoczywa prawny obowiązek wykonania takiego świadczenia i wysokość tego świadczenia jest istotna.

Jeżeli ich kwota nie jest istotna lub ponoszone koszty świadczenia kształtują się w danych okresach w podobnej wysokości i nie wykazują dużych zmian, można nie tworzyć rezerwy na świadczenia pracownicze.

Jeśli jednak układ lub umowa z pracownikami zapewnia o wiele korzystniejsze świadczenia w razie przejścia na emeryturę, to należy tworzyć rezerwę z tytułu świadczeń emerytalnych.

Rezerwę na odprawy emerytalne ewidencjonuje się na koncie "Bierne rozliczenia międzyokresowe - rezerwa na przewidywane koszty odpraw emerytalnych" w korespondencji z kontami, w przypadku:

- ewidencji kosztów tylko w zespole 4 - "Rozliczenie kosztów",

- ewidencji kosztów zarówno w zespole 4 i 5 - odpowiednie konto zespołu 5.

Przykład

Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, a rachunek zysków i strat sporządza w wariancie klkulacyjnym . W okresie sprawozdawczym dokonała następujących zapisów w księgach rachunkowych:

Ewidencja księgowa

1. Utworzenie rezerwy na odprawy emerytalne w wiarygodnie oszacowanej wielkości, ale jeszcze nieponiesione:

Wn konto zespołu 5 10 000

Ma "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 10 000

2. Naliczenie listy płac dotyczącej odprawy emerytalnej w wartości brutto - 4000 zł:

Wn "Wynagrodzenia" 4 000

Ma "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 4 000

3. Przeniesienie kosztów na konta zespołu 5:

Wn konto zespołu 5 4 000

Ma "Rozliczenie kosztów" 4 000

4. Potrącony w formie zaliczki podatek dochodowy:

Wn "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 760

Ma "Rozrachunki publicznoprawne" 760

5. Przelew świadczenia na rachunek bankowy pracownika:

Wn "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 3 240

Ma "Rachunek bieżący" 3 240

6. Rozliczenie kosztów pokrytych rezerwą:

Wn "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 4 000

Ma konto zespołu 5 4 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:
- art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- art. 92¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 217, poz. 1587

Joanna Gawrońska

biegły rewident