Jak rozliczać należne z góry przychody z tytułu usług archiwizacyjnych

rada

Opłatę za usługi archiwizacji obejmujące kilka lub kilkadziesiąt lat spółka powinna odnieść na rozliczenia międzyokresowe przychodów i zaliczać do przychodów sukcesywnie przez cały okres świadczenia usługi. Zasada ta dotyczy rozliczenia przychodów zarówno w ujęciu księgowym, jak i podatkowym.

uzasadnienie

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.

Dlatego prawidłowe będzie zaksięgowanie należnej z góry opłaty za usługi archiwizacyjne na rozliczenia międzyokresowe, a następnie zaliczanie jej do przychodów sukcesywnie przez okres świadczenia usługi. Należy przy tym zwrócić uwagę na fakt, że przy opłaconych z góry usługach ciągłych trwających dłużej niż jeden rok część rozliczeń odroczonych w czasie przychodów ma charakter długoterminowy. Konieczne staje się zatem, na koniec każdego roku obrotowego, dokonywanie podziału pozostałych do rozliczenia przychodów na długo- i krótkoterminowe.

Odrębną kwestią jest ujawnienie rozliczanych w czasie przychodów w informacji dodatkowej do bilansu. Jeżeli wartość uzyskanych wpływów ze sprzedaży usług archiwizacyjnych oraz szacowanych kosztów utrzymania archiwum jest dla firmy istotna, to ze względu na długotrwały charakter transakcji należy w informacji dodatkowej zamieścić stosowną informację.

PRZYKŁAD

Rok obrotowy spółki trwa od kwietnia do marca. Firma Alfa sp. z o.o. świadczy usługi archiwizacyjne na rzecz firmy Beta sp. z o.o. Opłata miesięczna za usługę wynosi 1000 zł.

31 marca 2007 r. Alfa sp. z o.o. wystawiła firmie fakturę na usługi archiwizacji obejmujące okres od 1 kwietnia 2007 r. do 31 marca 2012 r. Tego samego dnia Beta sp. z o.o. uregulowała zobowiązanie wobec firmy Alfa sp. z o.o. Wartość faktury wynosi 60 000 zł.

Ewidencja księgowa

Księgi roku bieżącego

1. Sprzedaż usług archiwizacyjnych - wystawienie faktury:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 60 000

Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

- w analityce „Długoterminowe” 48 000

- w analityce „Krótkoterminowe” 12 000

2. Zapłata za fakturę:

Wn „Rachunek bankowy” 60 000

Ma „Rozliczenia z odbiorcami” 60 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Księgi w okresach następnych:

1. Polecenie księgowania - rata przychodu przypadająca na miesiąc sprawozdawczy - 1000 zł. Wartość przypadająca za cały rok obrotowy - 12 000 zł

- ewidencja roczna:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

- w analityce „Krótkoterminowe” 12 000

Ma „Przychody z tytułu wykonania usług” 12 000

2. Polecenie księgowania - przekwalifikowanie przychodów przypadających na następny rok sprawozdawczy - księgowanie na dzień bilansowy:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

- w analityce „Długoterminowe” 12 000

Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

- w analityce „Krótkoterminowe” 12 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jak podatkowo rozliczać usługi archiwizacji

W świetle zarówno ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Takie podejście na ogół nie jest kwestionowane przez organy podatkowe. Poniżej, jako przykład, zamieściliśmy fragment interpretacji dotyczącej rozliczania przychodów z tytułu usług archiwizacyjnych w odniesieniu do podatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, przedstawionej przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy w piśmie z 10 maja 2005 r. (nr PB2/4117-SIP-3/05).

W przypadku pobierania wpłat na poczet usług o charakterze ciągłym, wykonywanych w dłuższym okresie, w tym również w następnych okresach sprawozdawczych (miesiącu, roku podatkowym), rozliczenie przychodu powinno nastąpić w miesiącu (roku podatkowym) wykonywania usługi lub częściowego jej wykonania. W razie częściowego wykonania w danym okresie usług objętych umową przychodem jest należność za wykonaną w tym okresie część usług. Przyjęcie takiego rozwiązania pozwoli na zachowanie istotnej z ekonomicznego punktu widzenia przy wykonywaniu usług zasady współmierności kosztów. Tym samym, mając na uwadze powyższe, jak również treść zawartej przez Panią umowy, w ocenie tutejszego organu przychodem w każdym miesiącu archiwowania akt będzie - za okres 50 lat - 1/600 wniesionej opłaty za cały okres ich archiwowania.

Podstawa prawna:
- art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 249, poz. 1824

- art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Anna Dyczkowska

księgowa z licencją MF