Jak wykazać w księgach wyjazd na szkolenie w czasie godzin pracy
REKLAMA
rada
Jeżeli szkolenie odbywa się poza stałym miejscem pracy określonym w umowie o pracę, wyjazd taki należy uznać za podróż służbową. Jeśli jednak szkolenie odbywa się na terenie stałego miejsca pracy, wyjazd nie będzie delegacją. Pracownik może jednak wystąpić do pracodawcy o zwrot kosztów z tytułu jazdy lokalnej własnym samochodem. Szczegóły ewidencji w uzasadnieniu.
uzasadnienie
Pracodawca powinien dokładnie określić miejsce wykonywania pracy, aby można było stwierdzić, kiedy pracownikowi przysługują uprawnienia do świadczeń z tytułu podróży służbowej.
Z definicji wynika, że z podróżą służbową mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik musi wykonywać obowiązki poza stałym miejscem pracy. Stałe miejsce świadczenia pracy nie musi być związane z siedzibą pracodawcy.
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jak obliczyć należności z tytułu diet przysługujących w podróży krajowej
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
UWAGA!
Dieta nie przysługuje, jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie.
Jak rozliczyć w księgach podróż własnym samochodem
Pracownik może odbyć podróż własnym samochodem, jednak musi na to uzyskać zgodę pracodawcy. Pracownikowi podróżującemu prywatnym samochodem przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.
Przykład
Pracownika wysłano na szkolenie odbywające się poza miejscem pracy. Pojechał na nie własnym samochodem. Szkolenie trwało od 8.00 do 16.00. Pracownik rozpoczął podróż o godz. 6.00, a zakończył o godz. 18.00. W związku z tym przysługuje mu dieta w wysokości 11,50 zł (połowa diety). Według rozliczenia przedstawionego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu pracownik przejechał 250 km. Stawka za jeden kilometr przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 wynosi 0,7846 zł.
250 km × 0,7846 zł = 196,15 zł
Dodatkowo pracownik poniósł koszty z tytułu opłaty parkingowej w wysokości 10 zł, oraz za przejazd autostradą - 15 zł. Razem wydatki wyniosły 232,65 zł.
Ewidencja księgowa
1. Rozliczenie przez pracownika kosztów delegacji:
Wn „Podróże służbowe” 232,65
Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 232,65
2. Zwrot poniesionych kosztów:
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 232,65
Ma „Rachunek bankowy” 232,65
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości obowiązujących limitów.
Wszelkie nadwyżki świadczeń przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej ponad limity określone w rozporządzeniach powinny być opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychody ze stosunku pracy. Nadwyżki ponad określone limity stanowią również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Koszty używania przez pracownika samochodu osobowego nienależącego do pracodawcy do odbycia podróży służbowej
W sprawie zasad naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych od kwot otrzymywanych przez pracownika jako zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych wypowiedział się m.in. Pierwszy Urząd Skarbowy w Kielcach w informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z 21 kwietnia 2004 r. (nr OG/005/48/P0DII/25/2004). Stwierdził on, że aby pracownik mógł skorzystać z prywatnego samochodu dla odbycia podróży służbowej, musi wystąpić z takim wnioskiem do pracodawcy, a ten musi wyrazić na to zgodę (pracodawca nie może nakazać pracownikowi użycia do tego celu prywatnego samochodu). Tylko w takiej sytuacji, tj. oddelegowania pracownika, zwrot kosztów przejazdu z tytułu podróży służbowej odbytej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy jest zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stawka zwolniona z opodatkowania nie może być wyższa niż stawka wymieniona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
W razie ustalenia przez pracodawcę stawki za jeden kilometr w wysokości wyższej niż przewidziana w powołanym rozporządzeniu nadwyżka stanowi dochód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu na ogólnych zasadach.
Podstawa prawna:
- art. 29 § 1, art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 221, poz. 1615
- art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 235, poz. 1701
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 249, poz. 1824
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 237, poz. 2376
Małgorzata Kawczyńska
główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2005
REKLAMA
REKLAMA
