Jak ewidencjonować faktury kosztowe dotyczące ubiegłych lat

rada

Jeżeli sprawozdanie spółki zostało już zatwierdzone, to fakturę dotyczącą poprzedniego roku obrotowego należy ująć w księgach roku bieżącego. Sposób ewidencji zależy od tego, czy wartość faktury jest istotna, czy też nie. Jeżeli spółka uzna, że kwota kupionej usługi stanowi istotną wartość, wówczas należy ją odnieść na kapitał własny jako błąd podstawowy. Jeśli natomiast wartość nie wywiera istotnego wpływu, to ewidencjonuje się ją w ciężar bieżących kosztów.

uzasadnienie

Generalną zasadą wynikającą z zapisów ustawy o rachunkowości jest odnoszenie kosztów do tego roku obrotowego, którego dany koszt dotyczy, niezależnie od daty wystawienia faktury.

Jeśli spółka nie uwzględniła w księgach roku poprzedniego części kosztów, to możliwe są następujące rozwiązania:

l usprawozdanie finansowe sporządzone, lecz nie zatwierdzone - skutki ujmuje się w księgach i sprawozdaniu finansowym roku, którego koszty dotyczą, w sposób określony w tabeli 1.

l usprawozdanie finansowe zatwierdzone - skutki ujmuje się w księgach i sprawozdaniu finansowym roku, w którym jednostka otrzymała informację o poniesieniu kosztu, w sposób określony w tabeli 2.

Tabela 1. Przed zatwierdzeniem sprawozdania

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tabela 2. Po zatwierdzeniu sprawozdania

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Sprawozdania finansowe za 2006 r. powinny być zatwierdzone do 30 czerwca 2007 r. W związku z tym wszystkie zdarzenia ujawnione po tej dacie należy ująć w księgach w sposób przedstawiony w tabeli 2.

Jeśli spółka po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego otrzymała fakturę, która nie została ujęta w księgach roku poprzedniego i która nie ma istotnego wpływu na sprawozdanie finansowe za 2006 r., to ewidencji kosztu można dokonać w ciężar kosztów rodzajowych roku bieżącego.

Natomiast gdy kwota jest istotna, wykazuje się ją jako błąd podstawowy w księgach roku, w którym fakturę otrzymano.

Przykład 1

W maju 2007 r. spółka Alfa otrzymała od spółki Beta fakturę na kupione w 2006 r. usługi marketingowe.

Dane z faktury:

l wartość netto - 100 000 zł,

l VAT - 22 000 zł,

l wartość brutto - 122 000 zł.

W 2006 r. spółka Alfa osiągnęła następujące dane finansowe:

l przychody - 1 000 000 zł,

l koszty - 520 000 zł,

l zysk brutto - 480 000 zł,

l zysk netto - 388800 zł.

Sprawozdanie finansowe za 2006 r. zatwierdzono w kwietniu 2007 r.

Zgodnie z polityką rachunkowości spółki Alfa zdarzenia powodujące zmianę wyniku finansowego, przekraczające 5% w odniesieniu do zysku netto, traktuje się jako błąd podstawowy.

Ewidencja księgowa

1. Faktura - kwota brutto:

Wn „Rozliczenie zakupu usług” 122 000

Ma„Rozrachunki z dostawcami” 122 000

2. Faktura - rozliczenie VAT:

Wn „VAT naliczony” 22 000

Ma„Rozliczenie zakupu usług” 22 000

3. Faktura - rozliczenie kwoty netto:

Wn „Strata z lat ubiegłych” 100 000

Ma „Rozliczenie zakupu usług” 100 000

Dla uproszczenia pominięto skutki w podatku odroczonym.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 2

W maju 2007 r. spółka Alfa otrzymała od spółki Beta fakturę na kupione w 2006 r. usługi marketingowe.

Dane z faktury:

l wartość netto - 10 000 zł,

l VAT - 2200 zł,

l wartość brutto - 12 200 zł.

W 2006 r. Alfa osiągnęła następujące dane finansowe:

l przychody - 1 000 000 zł,

l koszty - 520 000 zł,

l zysk brutto - 480 000 zł,

l zysk netto - 388 800 zł.

Sprawozdanie finansowe za 2006 r. zatwierdzono w kwietniu 2007 r.

Zgodnie z polityką rachunkowości spółki Alfa zdarzenia niepowodujące istotnych zmian w wyniku finansowym ewidencjonowane są w kosztach roku bieżącego.

Ewidencja księgowa

1. Faktura - kwota brutto:

Wn „Rozliczenie zakupu usług” 12 200

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 12 200

2. Faktura - rozliczenie VAT:

Wn „VAT naliczony” 2 200

Ma „Rozliczenie zakupu usług” 2 200

3. Faktura - rozliczenie kwoty netto:

Wn  Usługi obce” 10 000

Ma Rozliczenie zakupu usług” 10 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 3

W maju 2007 r. spółka Alfa otrzymała od spółki Beta fakturę na kupione w 2006 r. usługi marketingowe.

Dane z faktury:

l wartość netto - 100 000 zł,

l VAT - 22 000 zł,

l wartość brutto - 122 000.

W księgach 2006 r. na podstawie umowy spółka ujęła koszt usług niefakturowanych w wysokości 98 000 zł.

W 2006 r. spółka Alfa osiągnęła następujące dane finansowe:

l przychody - 1 000 000 zł,

l koszty - 520 000 zł,

l zysk brutto - 480 000 zł,

l zysk netto - 388 800 zł.

Sprawozdanie finansowe za 2006 r. zatwierdzono w kwietniu 2007 r.

Ewidencja w księgach 2006 r.

1. Koszty usług niezafakturowanych:

Wn Usługi obce” 98 000

Ma Rozliczenie zakupu usług” 98 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja w księgach 2007 r.

1. Faktura - kwota brutto:

Wn Rozliczenie zakupu usług” 122 000

Ma Rozrachunki z dostawcami” 122 000

2. Faktura - rozliczenie VAT:

Wn VAT naliczony” 22 000

Ma Rozliczenie zakupu usług” 22 000

3. Faktura - rozliczenie kwoty netto (kwota nieobjęta rezerwą):

Wn Usługi obce” 2 000

Ma Rozliczenie zakupu usług” 2 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:
- art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 4 ust. 1, art. 54 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Anna Dyczkowska

księgowa z licencją MF