Jak ewidencjonować zapłaconą zaliczkę na dostawę towaru

rada

Wpłaconą dostawcy zaliczkę powinno się ewidencjonować na koncie „Rozliczenie zakupu”. W chwili otrzymania towaru i przyjęcia go do magazynu nastąpi przeksięgowanie na konto „Towary”.

uzasadnienie

Na wpłacone dostawcy zaliczki spółka powinna otrzymać faktury dokumentujące wpłatę.

Jeśli wpłacona zaliczka (przedpłata, zadatek, rata), udokumentowana fakturą VAT, nie stanowi całej należności, dostawca powinien po wydaniu towaru (wykonaniu usługi) wystawić fakturę końcową. Wartość faktury końcowej powinna być pomniejszona o dotychczas zafakturowane zaliczki. Również wartość VAT należnego wykazana w fakturze końcowej powinna zostać pomniejszona. W treści tej faktury powinny również znaleźć się numery faktur dokumentujących dotychczas otrzymane zaliczki.

Zaliczki wpłacane kontrahentom z tytułu przyszłych dostaw powinno się ewidencjonować na koncie „Rozliczenie zakupu”, a w dniu dostawy towaru i przyjęcia go do magazynu dokonać przeksięgowania na konto „Towary”:

1. Wpłacona zaliczka:

Wn „Rozliczenie zakupu”

- w analityce „Zaliczki”

Ma „Rachunek bankowy”.

2. Dostawa towaru:

Wn „Towary”,

Ma „Rozliczenie zakupu”

- w analityce „Zaliczki”.

Jeśli wpłaty dokonano na rzecz kontrahenta zagranicznego, to wyceny należy dokonać w oparciu o kurs sprzedaży banku obowiązujący w dniu dokonania przelewu. W chwili otrzymania faktury następuje wycena zobowiązania zagranicznego według kursu średniego NBP z dnia wystawienia faktury (lub, w celu dostosowania do przepisów podatkowych, z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu).

Obowiązek podatkowy w VAT, w przypadku zaliczki wpłaconej kontrahentowi zagranicznemu, powstanie w dniu wystawienia faktury zaliczkowej. Sam fakt wpłacenia zaliczki dostawcy zagranicznemu nie powoduje powstania (u wpłacającego) obowiązku podatkowego w VAT.

Jeśli natomiast kontrahent zagraniczny nie wystawi faktury na otrzymaną zaliczkę, obowiązek podatkowy powstanie dopiero po dokonaniu dostawy.

Przykład 1

Spółka z o.o. wpłaciła kontrahentowi krajowemu zaliczkę na dostawę towarów w wysokości 20 000 zł. Zaliczka stanowi 100% wartości towaru.

Ewidencja księgowa

1. Wartość wpłaconej zaliczki:

Wn„Rozrachunki z dostawcami” 20 000

Ma„Rachunek bieżący” 20 000

2. Otrzymanie faktury VAT dokumentującej wpłaconą zaliczkę:

Wn„Rozliczenie zakupu” 16 393

- w analityce „Zaliczki”

Wn„VAT naliczony” 3 607

Ma„Rozrachunki z dostawcami” 20 000

3. Dostawa towaru oraz przyjęcie do magazynu:

Wn„Towary” 16 393

Ma„Rozliczenie zakupu” 16 393

- w analityce „Zaliczki

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 2

Spółka wpłaciła kontrahentowi krajowemu zaliczkę w wysokości 8000 zł, co stanowi 20% wartości zamówionego towaru.

Ewidencja księgowa

1. Wpłata zaliczki na rachunek bankowy dostawcy:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 8 000

Ma „Rachunek bankowy” 8 000

2. Otrzymanie faktury VAT dokumentującej wpłaconą zaliczkę:

Wn„Rozliczenie zakupu” 6 557

- w analityce „Zaliczki”

Wn„VAT naliczony” 1 443

Ma„Rozrachunki z dostawcami” 8 000

3. Otrzymanie faktury końcowej po dokonaniu dostawy towarów. Wartość faktury końcowej jest pomniejszona o dokonane przedpłaty:

Wn„Towary” 26 230

Wn„VAT naliczony” 5 770

Ma„Rozrachunki z dostawcami” 32 000

4. Przeksięgowanie wartości wpłaconej zaliczki (po zrealizowaniu dostawy):

Wn„Towary” 6 557

Ma„Rozliczenie zakupu” 6 557

- w analityce „Zaliczki”

5. Uregulowanie pozostałej części zobowiązania:

Wn„Rozrachunki z dostawcami” 32 000

Ma„Rachunek bankowy” 32 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 3

Spółka wpłaciła kontrahentowi zagranicznemu zaliczkę na dostawę towarów w wysokości 4000 euro, co stanowi 100% wartości dostawy. Kurs sprzedaży waluty w banku, z którego usług spółka korzysta, wynosił tego dnia 3,82 PLN/EUR. Wraz ze zrealizowaną dostawą spółka otrzymała fakturę. Do ustalenia wartości w złotych spółka stosuje średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, który wynosił 3,8019 PLN/EUR.

Ewidencja księgowa

1. Wpłata zaliczki na rachunek bankowy kontrahenta zagranicznego:

4000 euro × 3,82 PLN/EUR = 15 280 zł

Wn„Rozrachunki z dostawcami” 15 280

Ma„Rachunek bankowy” 15 280

2. Wraz z dostawą towaru spółka otrzymała fakturę dokumentującą zakup:

4000 euro × 3,8019 PLN/EUR = 15 207,60 zł

Wn„Towary” 15 207,60

Ma„Rozrachunki z dostawcami” 15 207,60

3. Ustalenie różnic kursowych:

4000 euro × (3,8019 - 3,82) = -72,40 zł

Wn„Koszty finansowe” 72,40

- w analityce „Ujemne różnice kursowe”

Ma„Rozrachunki z dostawcami” 72,40

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia jest obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej.

Podstawa prawna:
- art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- art. 19, art. 20, art. 29 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

- rozporządzenie MF z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

- rozporządzenie MF z 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 97, poz. 970; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 245, poz. 1784

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF