Jak kwalifikować koszty finansowane ze środków funduszy strukturalnych - horyzont czasowy kwalifikowalności

Zgodnie z zapisami załącznika II do Traktatu Akcesyjnego: bez uszczerbku dla terminów wymienionych w art. 30 ust. 2 rozporządzenia 1260/99/WE wprowadzającego ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych, wydatki faktycznie poniesione przed dniem przystąpienia Polski do Unii, które spełniają wszystkie warunki ustanowione w tym rozporządzeniu, mogą być uznane za kwalifikujące się do wsparcia z funduszy od 1 stycznia 2004 r.

Należy przy tym wskazać, że pewnym wyjątkiem w tej regule jest dzień wejścia w życie ustawy – Prawo zamówień publicznych, zawierającej zgodne z przepisami wspólnotowymi regulacje dotyczące przeprowadzania procedur zamówień publicznych. Ponieważ ustawa ta weszła w życie 2 marca 2004 r., to koszty ponoszone w ramach realizacji projektów objętych prawem zamówień publicznych kwalifikują się do wsparcia właśnie od 2 marca 2004 r.

W przypadku wydatków, które ze względu na wysokość nie podlegają procedurze zamówień publicznych, za kwalifikowalne mogą zostać uznane również te wydatki, które zostały poniesione przed 2 marca 2004 r. (ale po 1 stycznia 2004 r.).

Z punktu widzenia beneficjenta wydatki związane z faktyczną realizacją projektu mogą być ponoszone dopiero po złożeniu przez niego wniosku o dofinansowanie projektu, w ramach ogłoszonego konkursu. Od 1 stycznia 2004 r. możliwe jest ponoszenie wydatków na prace przygotowawcze w projekcie (np.: analizy, studia wykonalności, raport na temat oddziaływania na środowisko naturalne itp.). Wydatki te będą kwalifikowalne, jeżeli projekt będzie przyjęty do realizacji. Od momentu złożenia wniosku beneficjent może rozpocząć roboty w ramach projektu. Wydatki na roboty będą kwalifikowalne, jeśli projekt będzie przyjęty do realizacji.

Koniec okresu kwalifikowalności dotyczy jedynie wykonywania płatności. Został on zdefiniowany na podstawie art. 30 pkt 2 rozporządzenia 1260/1999: Ostateczny termin kwalifikowania wydatków jest ustanawiany w decyzji przyznającej wkład z funduszy. Odnosi się do wypłat dokonanych przez bezpośrednich Beneficjentów. Może on być przedłużony przez Komisję na należycie uzasadniony wniosek Państwa Członkowskiego. Data końcowa okresu kwalifikowalności została wyznaczona (na podstawie art. 31 rozporządzenia 1260/1999) na 31 grudnia 2008 r. (zasada n + 2).