Jednym z warunków uznania kosztów za kwalifikowalne jest to, by zostały one poniesione w okresie realizacji zadania. Dlatego istotne jest określenie początku i końca okresu kwalifikowalności wydatków, czyli tzw. horyzontu czasowego kwalifikowalności.
Początek okresu kwalifikowalności wydatków
Zgodnie z zapisami załącznika II do Traktatu Akcesyjnego: bez uszczerbku dla terminów wymienionych w art. 30 ust. 2 rozporządzenia 1260/99/WE wprowadzającego ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych, wydatki faktycznie poniesione przed dniem przystąpienia Polski do Unii, które spełniają wszystkie warunki ustanowione w tym rozporządzeniu, mogą być uznane za kwalifikujące się do wsparcia z funduszy od 1 stycznia 2004 r.
Należy przy tym wskazać, że pewnym wyjątkiem w tej regule jest dzień wejścia w życie ustawy – Prawo zamówień publicznych, zawierającej zgodne z przepisami wspólnotowymi regulacje dotyczące przeprowadzania procedur zamówień publicznych. Ponieważ ustawa ta weszła w życie 2 marca 2004 r., to koszty ponoszone w ramach realizacji projektów objętych prawem zamówień publicznych kwalifikują się do wsparcia właśnie od 2 marca 2004 r.
W przypadku wydatków, które ze względu na wysokość nie podlegają procedurze zamówień publicznych, za kwalifikowalne mogą zostać uznane również te wydatki, które zostały poniesione przed 2 marca 2004 r. (ale po 1 stycznia 2004 r.).
Z punktu widzenia beneficjenta wydatki związane z faktyczną realizacją projektu mogą być ponoszone dopiero po złożeniu przez niego wniosku o dofinansowanie projektu, w ramach ogłoszonego konkursu. Od 1 stycznia 2004 r. możliwe jest ponoszenie wydatków na prace przygotowawcze w projekcie (np.: analizy, studia wykonalności, raport na temat oddziaływania na środowisko naturalne itp.). Wydatki te będą kwalifikowalne, jeżeli projekt będzie przyjęty do realizacji. Od momentu złożenia wniosku beneficjent może rozpocząć roboty w ramach projektu. Wydatki na roboty będą kwalifikowalne, jeśli projekt będzie przyjęty do realizacji.
WAŻNE!
W praktyce początek okresu kwalifikowalności kosztów rozpoczyna się na ogół w momencie podpisania umowy o dofinansowanie projektu.
Koniec okresu kwalifikowalności
Koniec okresu kwalifikowalności dotyczy jedynie wykonywania płatności. Został on zdefiniowany na podstawie art. 30 pkt 2 rozporządzenia 1260/1999: Ostateczny termin kwalifikowania wydatków jest ustanawiany w decyzji przyznającej wkład z funduszy. Odnosi się do wypłat dokonanych przez bezpośrednich Beneficjentów. Może on być przedłużony przez Komisję na należycie uzasadniony wniosek Państwa Członkowskiego. Data końcowa okresu kwalifikowalności została wyznaczona (na podstawie art. 31 rozporządzenia 1260/1999) na 31 grudnia 2008 r. (zasada n + 2).
Dla beneficjenta obowiązującym, najpóźniejszym terminem złożenia ostatniego wniosku o płatność w projekcie (czyli wniosku o płatność salda końcowego) jest dzień wyznaczony w umowie o dofinansowanie projektu. Termin ten nie powinien przekroczyć najpóźniejszego dnia 2008 r., który umożliwia przeprowadzenie odpowiednich kontroli przez Instytucję Zarządzającą, a także zatwierdzenie wydatków przez Instytucję Płatniczą. A zatem najpóźniejszym terminem złożenia wniosku o płatność w projekcie będzie 30 czerwca 2008 r.
WAŻNE!
Ostatecznym terminem składania wniosków o płatność w projektach z lat 2004–2006 będzie dzień 30 czerwca 2008 r.
Konsekwencją faktu, że ostateczny termin kwalifikowalności odnosi się tylko do płatności, a nie do podpisywania umów o dofinansowanie projektów, jest możliwość podejmowania decyzji o dofinansowaniu projektów z lat 2004–2006 również po 31 grudnia 2006 r. Bezwzględnie wiążącym terminem jest natomiast termin opłacenia faktur, który musi nastąpić obowiązkowo przed 31 grudnia 2008 r., niezależnie od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu.
Zasada n + 2
Komisja automatycznie anuluje część zobowiązania, które nie zostało uregulowane przez płatność zaliczkową lub dla którego Komisja nie otrzymała wniosku o płatność (...), do końca drugiego roku po roku dokonania zobowiązania lub, w danym przypadku i dla danych kwot, po terminie późniejszej decyzji Komisji wymaganej dla autoryzowania działania lub operacji albo po upływie nieprzekraczalnego terminu przekazania końcowego sprawozdania (...); wkład z Funduszy dla tej pomocy zostanie obniżony o tę kwotę (art. 31 ust. 2 rozporządzenia Rady 1260/1999 r.).
Oznacza to, że Państwo Członkowskie, które do końca roku n + 2 złożyło wnioski o płatność opiewające na kwotę mniejszą niż przewidziana roczna transza, bezpowrotnie traci kwotę różnicy. Anulowanie dotyczy jedynie tej części środków, dla której nie złożono poprawnego wniosku o płatność okresową. Od opisanej reguły istnieją jednak wyjątki dotyczące ściśle określonych przypadków, kiedy decyzja o anulowaniu środków może zostać cofnięta. Zasada n + 2 nie dotyczy bezpośrednio beneficjenta. Dla beneficjenta obowiązującym najpóźniejszym terminem złożenia ostatniego wniosku o płatność w projekcie, czyli wniosku o płatność salda końcowego, jest dzień wyznaczony w umowie o dofinansowanie projektu, co do zasady nie późniejszy niż 30 czerwca 2008 r.
• art. 30 i 31 rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych – Dz.U.UE.L z 1999 r. Nr 161, poz. 1
