Kontrola dowodu księgowego, dekretacja i księgowanie. O czym trzeba pamiętać?

Wielu przedsiębiorców głowi się nad tym, w jaki sposób usprawnić funkcjonowanie swojej działalności, decydując się na wykonywanie audytów i innych tego typu analiz. Niestety większość z nich nie zdaje sobie sprawy z tego, że jedną z istotniejszych kwestii jest zadbanie o sprawny obieg firmowych dokumentów księgowych, gdyż jak się okazuje ma to znaczący wpływ na szybsze dotarcie do istotnych informacji, które są niezbędne w prowadzeniu różnego rodzaju spraw. 

Czym jest dowód księgowy?

Dowody księgowe to dokumenty lub zapisy, które stanowią podstawę księgowości i służą do rejestrowania transakcji gospodarczych i finansowych w firmie lub organizacji. Są to dokumenty źródłowe, które poświadczają wykonanie w firmie operacji finansowych lub gospodarczych.

Dowody księgowe są bardzo ważne dla prowadzenia dokładnej i rzetelnej księgowości, ponieważ umożliwiają identyfikację źródła i celu każdej transakcji finansowej. Dzięki nim można dokonywać kontroli nad wydatkami, przychodami oraz nadzorować bieżącą sytuację finansową firmy.

Dowody księgowe możemy podzielić na:
- dowody zewnętrzne własne, które zostały wystawione przez daną jednostkę i w oryginalnej wersji przekazane do kontrahenta (np. wystawiane faktury, noty księgowe, rachunki itp.),
- dowody zewnętrzne obce, które jednostka otrzymała od zewnętrznych kontrahentów (np. rachunki, faktury), 
- dowody wewnętrzne, które są częścią obiegu dokumentów wewnątrz jednostki (np. listy płac, rozliczenia umów zlecenia/o dzieło), dokumenty pochodzące z obrotu kasowego (KP, KW, druki związane z zaliczkami), dokumenty pochodzące z obrotu magazynowego (PZ, RW, MM) oraz dokumenty dotyczące środków trwałych (OT, PT, LT),
- dowody zbiorcze, czyli np. raport kasowy.

Co powinien zawierać dowód księgowy?

Poniżej przedstawiamy fragment art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości odnośnie tego, co w świetle prawa powinien zawierać dowód księgowy.
„1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
     1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
     2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
     3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
     4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
     5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
     6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.. (…) ”

Polecamy: „Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian”

Kto może przeprowadzać kontrolę dowodów księgowych w przedsiębiorstwie?

Każda jednostka gospodarcza w swoim zakresie wyznacza osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli merytorycznej, formalnej oraz rachunkowej. W zapisach tych powinien również znaleźć się zapis odnośnie trybu, czasu oraz miejsca jej przeprowadzenia. Dowody księgowe są zwykle sprawdzane przez księgowych, którzy są odpowiedzialni za prowadzenie ksiąg rachunkowych danej firmy lub organizacji. Księgowi analizują i rejestrują wszystkie transakcje finansowe, wykorzystując dowody księgowe jako podstawę do zaksięgowania operacji w księgach rachunkowych. Warto jednak wspomnieć, iż każda jednostka indywidualnie może ustalać kwestie związane z tym, kto zajmuje się sprawdzaniem dowodów księgowych.

Ponadto, występują sytuację, kiedy to zewnętrzni audytorzy lub urzędnicy podatkowi mogą sprawdzać dowody księgowe w celu potwierdzenia dokładności i rzetelności ksiąg rachunkowych. W takim przypadku, dowody księgowe muszą być dostępne dla audytora lub urzędnika podatkowego, którzy dokonują kontroli w celu sprawdzenia poprawności prowadzonej księgowości.

Sprawny obieg dokumentów ma również bardzo istotną rolę w wykonywaniu zadań kontrolnych danego przedsiębiorstwa, która zgodnie z prawem powinna być przeprowadzana na bieżąco, gdyż dokumenty nie poddane kontroli, nie mogą zostać zaksięgowane. W tym miejscu pragniemy wyszczególnić rodzaje kontroli dokumentu księgowego, a mianowicie możemy wyróżnić kontrolę merytoryczną, formalną oraz rachunkową. Kontrola musi zostać przeprowadzona przez odpowiednią komórkę organizacyjną, a następnie w odpowiedni sposób potwierdzona przez osoby do tego uprawnione.

Jak wygląda kontrola merytoryczna?

Zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, Art. 22. Ustawy o rachunkowości:
(...) 1.Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 elementy dowodu księgowego, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

W związku z tym, dowód księgowy musi potwierdzać wystąpienie danego zdarzenia oraz jego faktyczny przebieg. 
Osoba odpowiadająca za weryfikację dokumentów księgowych, musi dokonać oceny i przy tym potwierdzić zasadność (bądź odrzucić) podstawę wykonania danej operacji księgowej. Mamy wówczas do czynienia z kontrolą merytoryczną, której celem jest sprawdzenie następujących kwestii:
- czy wykonanie operacji gospodarczych i sporządzanie dokumentu nastąpiło przez podmiot do tego upoważniony, 
- sprawdzenie czy wykonanie danej operacji było zaplanowane przez jednostkę w celu jej prawidłowego funkcjonowania, 
- sprawdzenie czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z rzeczywistością, podpisaną umową oraz wszelkiego rodzaju ustaleniami wewnątrzzakładowymi,
- sprawdzenie czy zawarto umowę na operację, która jest dokumentowana danym dowodem, 
- sprawdzenie czy w dowodzie księgowym zawarte były stawki zgodnie z aktualnymi ustaleniami danej jednostki w tym zakresie, 
- sprawdzenie czy zdarzenie gospodarcze wykonane zostało zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. 

Jak wygląda kontrola formalna?

Celem przeprowadzenia kontroli formalnej danego dowodu księgowego jest ustalenie czy dany dowód księgowy został sporządzony bezbłędnie, z zawarciem wszystkich niezbędnych elementów, które odgórnie narzucają przepisy obowiązującego prawa (zawartość dowodu księgowego musi zgadzać się z prawem bilansowym). 

W związku z tym przeprowadzenie kontroli formalnej dowodu księgowego polega na sprawdzeniu czy:
- przyjęty dokument miał odpowiednią formę, a więc czy został sporządzony na odpowiednim druku oraz czy rubryki zostały wypełnione zgodnie z ich opisem, 
- wszyscy uczestnicy danego zdarzenia gospodarczego zostali ujęci w dokumencie, 
- do dokumentu został przypisany odpowiedni numer nadawany przez jego wystawcę, 
- prawidłowo ujęto datę wystawienia dokumentu, datę operacji, jak również opis słowny, 
- kontrolowany dokument jest prawidłowy pod względem przejrzystości, kompletności, czytelności oraz ceny. 

W sytuacji, kiedy w danym dokumencie wystąpią błędy lub odchylenia, należy podjąć wszelkie czynności wyjaśniające otrzymanie dowodu księgowego, który potwierdzi stan faktyczny przeprowadzonej operacji gospodarczej. 

Natomiast jeśli wszystko jest w porządku i osoba upoważniona nie widzi przeciwwskazań do zatwierdzenia dokumentu, wówczas jest zobowiązana do potwierdzenia kontroli formalnej poprzez opatrzenie dokumentu podpisem oraz datą. 

Jak wygląda kontrola rachunkowa?

Kontrola rachunkowa, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy sprawdzenia obliczeń zawartych w danym dowodzie księgowym. Kontrola ta obejmuje również sprawdzenie czy dowód księgowy sporządzony w obcej walucie został w prawidłowy sposób przeliczony na walutę polską zgodnie kursem walut aktualnym na dzień dokonania transakcji. 

W razie wystąpienia rozbieżności, bądź błędów rachunkowych, osoba sprawdzająca jest zobowiązana do przeprowadzenia ponownych obliczeń w celu ustalenia prawidłowych wartości. 

Jeśli wszystko jest zgodne ze stanem faktycznym, osoba sprawdzająca zobowiązana jest do potwierdzenia przeprowadzenia kontroli rachunkowej własnym podpisem wraz z datą. 

Formalności po zakończeniu kontroli

Po przeprowadzeniu kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, działania te powinny zostać potwierdzone i uwidocznione na danym dokumencie w formie złożenia podpisu przez osobę upoważnioną do podejmowania takich działań oraz datę dokonania kontroli. 

Jeśli w dowodzie księgowym popełniono błąd rachunkowy, należy podjąć kroki mające na celu jego poprawę. Najlepiej skontaktować się z osobą odpowiedzialną za sprawdzanie i księgowanie dokumentów oraz przedstawić jej dowód z zaznaczonym błędem. Osoba ta będzie miała obowiązek dokonania poprawki i przeliczenia wartości. 

Jeśli błąd dotyczy faktury, należy skontaktować się z kontrahentem i poprosić o wystawienie korekty. W przypadku własnej faktury można dokonać korekty samodzielnie, jednak należy pamiętać o zachowaniu odpowiednich procedur.

W przypadku innych dokumentów, takich jak np. umowy czy noty księgowe, należy dokonać korekty i poprosić o jej zatwierdzenie przez odpowiednią osobę, która ma uprawnienia do dokonywania takich zmian.

Dekretacja dowodów księgowych

Po przeprowadzeniu procesu kontroli dowodu księgowego, należy do niego dołączyć informację o jego dekretacji (zob. ww. art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości), a więc zakwalifikowaniu go do ujęcia w księgach rachunkowych. Należy zatem wskazać czas jego księgowania (miesiąc), jak również sposób jego ujęcia na kontach księgowych. Ważny jest również podpis osoby, która dokonuje owej kwalifikacji.

Dekretacja stosowana jest w celu ujęcia zdarzeń gospodarczych w firmowym systemie finansowo-księgowym. Dokonując dekretacji danego zdarzenia gospodarczego, osoba odpowiedzialna zobowiązana jest do oznaczenia danego dokumentu w taki sposób, aby następnie można było daną operację przenieść bezpośrednio do programu księgowego.

Zgodnie z przepisami prawa, w dekrecie muszą znaleźć się informacje o numerach kont księgowych, na których umieszczona powinna zostać dana operacja gospodarcza, krótki opis ściśle dotyczący danej operacji, datę opisywanego zdarzenia gospodarczego, wartość operacji gospodarczej, a także podpis osoby dekretującej.

Warto też zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowych dekretacji „jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.”

Księgowanie

Kolejnym etapem po dekretacji jest już samo księgowanie, a to z kolei Ustawa o rachunkowości w art. 23 ust. 2 ujmuje w następujący sposób:

„1.Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
2. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
     1) datę dokonania operacji gospodarczej;
     2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
     3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
     4) kwotę i datę zapisu;
     5) oznaczenie kont, których dotyczy.”

Kontrola dowodu księgowego, a współpraca z biurem księgowym

Dowody księgowe to z całą pewnością ta część przedsiębiorstwa, którą najlepiej zajmie się firmowy dział księgowy. Niestety jednak nie każda jednostka ma możliwość na jego posiadanie, choćby ze względu na swoją formę prawną, sytuację finansową, czy niewielką ilość dowodów księgowych. Wówczas świetnym rozwiązaniem okazuje się nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, które po otrzymaniu dokumentacji księgowej, sprawnie i bezbłędnie zajmie się prowadzoną księgowością w ramach podpisanej umowy o świadczenie usług księgowych.

Cecylia Jasek, Biuro rachunkowe General Outsource Spółka Doradztwa Podatkowego Sp. z o.o.