Jak prowadzić ewidencję dotacji otrzymanych ze środków unijnych

Dotacje do aktywów mają na celu finansowanie aktywów trwałych, a dokładnie ich zakup, wytworzenie, budowę bądź ulepszenie. Pozyskanie i prawidłowe rozliczenie tego rodzaju dotacji jest uzależnione od wydatkowania jej środków zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli rodzajem aktywów objętych dotacją, miejscem ich przechowywania lub okresem, w którym powinny być zakupione, wytworzone lub użytkowane. Należy ponadto pamiętać, że decyzja o przyznaniu dotacji nie jest równoznaczna z wpływem środków pieniężnych, dlatego też do dnia faktycznego wpływu środków dotacji na rachunek bankowy dotacja nie podlega ewidencji księgowej (bilansowej). W celu zapewnienia odpowiedniego udokumentowania operacji związanych z realizowanym projektem jednostka powinna prowadzić odrębną ewidencję zdarzeń z nim związanych, która może polegać na wprowadzeniu kont służących wyłącznie do obsługi projektu do zakładowego planu kont. Konta te mogą być wyodrębnione na poziomie syntetycznym lub analitycznym. Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których dokonywano ewidencji operacji związanych z projektem.

Dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych

Kiedy przychód...

Sposób ujmowania w księgach otrzymanych dotacji sprawia wiele problemów. Jednym z nich jest określenie właściwego momentu ujęcia dotacji w księgach rachunkowych jako przychodu. Ustalając zasady (politykę) rachunkowości w zakresie ewidencji przychodów z dotacji unijnych jednostka, stosując ustawę o rachunkowości, powinna mieć na uwadze przepis art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości. Zawiera on definicję przychodów rozumianych jako uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli.

...i korzyści

Z definicji wynika konieczność uprawdopodobnienia korzyści ekonomicznych związanych z dotacją unijną. Biorąc pod uwagę zdarzenia, jakie mają miejsce w jednostce, momentem uprawdopodobnienia otrzymanej dotacji może być np.: moment podpisania umowy lub dopiero moment faktycznego przekazania środków dotacji na rachunek beneficjenta. Jednak w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w trakcie realizacji dotacji lub wykrytych w trakcie kontroli jednostka będzie musiała zwrócić część lub wszystkie otrzymane środki z dotacji unijnej. Można więc stwierdzić, że dopiero ostateczne rozliczenie i zatwierdzenie dotacji jest właściwym momentem do ujęcia środków z dotacji jako przychodu, co jest zgodne z zapisami Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Z ustawy o rachunkowości wynika, że środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych.

W księgach

Otrzymanie dotacji w tym przypadku ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego – zapisem: Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub konto 13-5 „Wyodrębniony rachunek bankowy” oraz – Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” (w analityce: Dotacje – według poszczególnych przedsięwzięć lub umów).

Kwota dotacji zaliczona do rozliczeń międzyokresowych przychodów pozostanie na koncie 84 do dnia przyjęcia środka trwałego do używania. Zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych sfinansowanych z dotacji.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)