Jak rozliczać koszty kampanii marketingowej

rada

Koszty tego rodzaju kampanii zazwyczaj klasyfikowane są jako koszty reklamy. Stanowią one koszty pośrednie, dlatego księgowane są w dacie poniesienia na koncie „Koszty reklamy”.

uzasadnienie

Działanie marketingowe, zwane reklamą, według Słownika języka polskiego PWN oznacza działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług.

Koszty ponoszone na kampanię marketingową spełniają przesłanki uznania ich za koszty pośrednie uzyskania przychodów, ponieważ mają na celu zabezpieczenie źródeł przychodów, ale nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w przychodach. W związku z tym koszty te są potrącane w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów według art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Problem pojawia się, gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy. W takim przypadku, jeśli nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Należy zwrócić uwagę, że druga część art. 15 ust. 4d dotyczy sytuacji, gdy koszt pośredni został poniesiony w danym roku podatkowym, ale jego część dotyczy następnego roku podatkowego. W związku z tym, jeżeli koszt pośredni został poniesiony w następnym roku podatkowym, a dotyczy poprzedniego roku podatkowego, druga część przepisu art. 15 ust. 4d nie ma zastosowania.

Przykład 1

Spółka X zleciła spółce Y przeprowadzenie kampanii reklamowej produktu A. Kampania została przeprowadzona w okresie od listopada 2007 r. do stycznia 2008 r. 21 grudnia 2007 r. spółka X otrzymała fakturę od spółki Y dokumentującą przeprowadzoną usługę. Wartość netto faktury - 60 000 zł, VAT - 13 200 zł.

Ewidencja księgowa

1. Otrzymanie faktury od kontrahenta Y. Ustalenie kwoty dotyczącej 2007 r.:

(60 000 zł : 3 miesiące) × 2 miesiące = 40 000 zł

Część dotycząca 2008 r. - 20 000 zł

Wn „Koszty reklamy” 40 000

Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 20 000

Wn „VAT naliczony” 13 200

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 73 200

2. Zaksięgowanie pozostałej części kosztów reklamy w styczniu 2008 r.:

Wn „Koszty reklamy” 20 000

Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 20 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 2

Spółka X zleciła spółce Y przeprowadzenie kampanii reklamowej produktu A. Kampania została przeprowadzona w okresie od listopada 2007 r. do stycznia 2008 r. 2 lutego 2008 r. spółka X otrzymała fakturę od spółki Y dokumentującą wykonaną usługę. Wartość netto usługi wynosi 60 000 zł, VAT - 13 200 zł.

Ewidencja księgowa

1. Zaksięgowanie poniesionych kosztów reklamy w 2008 r.:

Wn „Koszty reklamy” 60 000

Wn „VAT naliczony” 13 200

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 73 200

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Szkolenia podczas kampanii marketingowej

Analizując temat wydatków na szkolenia, trzeba się kierować zdrowym rozsądkiem i oceniać je pod kątem reklamy i reprezentacji. Poniżej przedstawiamy dwie ciekawe interpretacje.

Wydatki na szkolenia dla osób zajmujących się sprzedażą produktu w ramach kampanii marketingowej będą stanowiły w całości koszty uzyskania przychodu. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 15 listopada 2007 r. (sygn. 1401/BP-I/4210-71/07/SP/PP-I). Dotyczy ona uznania za koszt podatkowy szkoleń organizowanych przez spółkę dla osób niebędących jej pracownikami, zajmujących się bezpośrednią sprzedażą produktów spółki, których celem jest zapewnienie właściwej wiedzy o produkcie i sposobie jego prezentacji klientowi detalicznemu poprzez przekazanie informacji o produkcie.

(...) w ocenie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w przedmiotowej sprawie, na podstawie powołanego przepisu art. 15 ust. 1 Spółce będzie przysługiwało prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na organizację szkoleń obejmujących wynajęcie sali, sprzętu, wynagrodzenie trenerów oraz wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie osób biorących udział w szkoleniu, jeżeli szkolenie przeprowadzone zostanie w celu osiągnięcia przychodów oraz udokumentowane dla celów podatkowych. Podjęte przez Podatnika działania polegające na organizowaniu szkoleń dla osób zajmujących się bezpośrednią sprzedażą produktów Spółki nie są reprezentacją w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. Jednocześnie Dyrektor Izby Skarbowej zwraca uwagę, iż ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizację szkolenia dla kontrahentów w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. Dodatkowo w celu oceny, czy dany rodzaj wydatku może zostać uznany za reprezentację czy inny rodzaj wydatków, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy (...)o ile organizowane szkolenia mają związek z działalnością Spółki i nie noszą cech okazałości i wystawności wykraczającej poza przyjęte powszechnie zwyczaje, to za prawidłowe uznać należy stanowisko (...), iż wydatki na przedmiotowe szkolenia stanowią koszt uzyskania przychodów jako wydatki związane z bieżącą działalnością Spółki.

W innej interpretacji tej samej Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. 1401/BP-I/4210-77/07/SP/PP-I, z 23 listopada 2007 r.) rozróżniono elementy bezpośrednio i pośrednio związane ze szkoleniem.

(...) reklama polega na przedstawianiu towarów i usług, nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, reprezentacja - pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez dobry wizerunek firmy. W ocenie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie (...) na podstawie powołanego przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych Spółce nie będzie przysługiwało prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na organizację części artystycznej dla uczestników szkolenia. Działanie to nie ma związku ze szkoleniem klientów, jak również prezentowaniem informacji o firmie lub jej produktach. Wydatki na sfinansowanie przedmiotowego świadczenia stanowią koszty reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy. Zatem tylko wydatki bezpośrednio związane ze szkoleniami, takie jak: transport, wynajem sali, sprzętu, wynagrodzenie trenerów, wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie osób biorących udział w szkoleniu oraz materiały szkoleniowe, zdaniem organu II instancji stanowić będą koszty uzyskania przychodów jako wydatki związane z bieżącą działalnością Spółki, jeżeli szkolenie przeprowadzone zostanie w celu osiągnięcia przychodów oraz udokumentowane dla celów podatkowych. Ponadto przedmiotowe wydatki będą stanowić koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że organizowane szkolenia mają związek z działalnością Spółki i nie noszą cech okazałości i wystawności wykraczającej poza przyjęte powszechnie zwyczaje (...).

Przedstawione powyżej stanowisko zgodne jest ze stanowiskiem NSA zawartym w wyroku z dnia 27 lipca 2006 r., sygn. akt II FSK 1008/06.

Prezenty z logo firmy i próbki

Prezenty dla kontrahentów opatrzone logo firmy i ze stroną internetową albo tylko logo firmy stanowią wydatki na reklamę spółki.

Oznakowanie prezentu logo firmy przesądza o tym, że ma on charakter reklamowy i wydatek na jego zakup może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ prezent taki jest nośnikiem treści o charakterze informacyjno-reklamowym (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego, sygn. PD.423-55/07, z 21 września 2007 r., wydane przez Lubelski Urząd Skarbowy).

Koszty związane z przekazywaniem próbek są ponoszone w celu zwiększenia sprzedaży i pozyskania nowych odbiorców. Są więc niewątpliwie związane z przychodami spółki, dlatego można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przekazywanie próbek oraz prezentów klientom należy rozważyć także pod kątem podatku od towarów i usług. Przepisy uzależniają obowiązek opodatkowania od celu przekazania. Opodatkowaniu podlegają bowiem tylko te przekazania, których celem jest zamiar inny niż związany z prowadzonym przedsiębiorstwem, tj. które nie mają związku z prowadzoną działalnością, a więc nie mają żadnego wpływu na przyszłe obroty tego przedsiębiorstwa, jego zysk, wizerunek, odbiór przez kontrahentów obecnych lub potencjalnych.

Nie nakłada się natomiast obowiązku wykazania związku tego przekazania z prowadzonym przedsiębiorstwem w stosunku do drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, próbek i prezentów o małej wartości.

Przykład 3

Spółka w ramach kampanii reklamowej rozdała 10 000 próbek wyprodukowanego przez siebie produktu. Koszt wyprodukowania jednej próbki wyniósł 4 zł. Wycena rozchodu z magazynu następuje metodą FIFO.

W związku z tym, że koszt przekazanego towaru nie przekracza 5 zł, spółka nie była zobowiązana do prowadzenia ewidencji przekazań oraz nie miała obowiązku naliczenia VAT.'

Ewidencja księgowa

1. Przekazanie próbek:

Wn „Koszty reklamy” 40 000

Ma „Produkty gotowe” 40 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład 4

Spółka X będąca dystrybutorem ekskluzywnych perfum kupiła u producenta Y 5000 szt. próbek perfum. Koszt netto jednej próbki towaru wynosi 15 zł, VAT - 22%. Spółka nie prowadziła ewidencji przekazań, pomimo że koszt przekazanej próbki przekracza 5 zł. W związku z tym jest obowiązana do naliczenia VAT należnego od przekazanych towarów. Wystawiono fakturę wewnętrzną.

Ewidencja księgowa

1. Zakup 5000 szt. próbek:

• wartość netto: 15 zł × 5000 szt. = 75 000 zł

• VAT: 75 000 zł × 22% = 16 500 zł

Wn „Towary” 75 000

Wn „VAT naliczony” 16 500

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 91 500

2. Przekazanie kupionych próbek towaru w ramach kampanii reklamowej:

Wn „Koszty reklamy” 75 000

Ma „Towary” 75 000

3. Wystawienie faktury wewnętrznej i naliczenie VAT należnego od przekazanych towarów:

75 000 zł × 22% = 16 500 zł

Wn „Podatki i opłaty” 16 500

Ma „VAT należny” 16 500

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jak ustawa o VAT definiuje próbki i prezenty o małej wartości

Przez próbkę rozumie się niewielką ilość towaru reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Za prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

n o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł - jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

n których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia przekazanego towaru nie przekracza 5 zł.

• art. 15 ust. 4d i 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 7 ust. 2, 3, 4 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1382

Małgorzata Kawczyńska

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2005