Jak zaksięgować koszt prywatnych rozmów

KATARZYNA KOPACZEWSKA

główna księgowa, BDO Numerica

Pracodawca może przenieść koszty prywatnych rozmów telefonicznych na pracownika. Pracodawca ma obowiązek wystawienia faktur tylko na żądanie pracownika (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Kwotę, na którą obciąża się pracownika rozmowami prywatnymi, ujmuje się w księgach rachunkowych jako pozostałe przychody operacyjne.

W tym przypadku, ewidencja przedstawiona przez czytelnika sytuacji wygląda następująco:

Faktura VAT za usługi telekomunikacyjne: wartość netto: 1000 zł - strona Wn konta 40 w analityce - Usługi obce, lub konto zespołu 5, podatek VAT podlegający odliczeniu: 220 zł - Wn konta 22-1 - VAT naliczony i jego rozliczenie, kwota brutto: 1220 zł - Ma konta 21 - Rozrachunki z dostawcami.

Faktura VAT wystawiona na pracownika za przeprowadzone rozmowy prywatne: wartość netto: 100 zł - Ma konta 76-0 - Pozostałe przychody operacyjne, podatek VAT należy: 22 zł - Ma konto 22-2 - Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego, wartość brutto: 122 zł - kwota należna od pracownika - Wn konta 23 - Rozrachunki z pracownikami.

Pracodawca może jednak podjąć decyzję, że wydatki na prywatne rozmowy pokryte zostaną z własnych środków spółki. Załóżmy, że podana przez czytelnika wartość 100 zł mieści się w zakresie określonego przez pracodawcę limitu. Oznacza to, że spółka świadczy usługę na rzecz swoich pracowników. Zgodnie z brzmieniem art. 8 ust. 2 ustawy o VAT jest to odpłatne świadczenie usług. W tym przypadku spółka zobowiązana jest do wystawienia faktury wewnętrznej w celu opodatkowania tej czynności (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

Ewidencja faktury za usługi telekomunikacyjne wygląda tak samo jak w pierwszym przykładzie. Fakturę wewnętrzną ujmuje się następująco: 22 zł - podatek należny dotyczący rozmów prywatnych pracownika pokrywanych przez spółkę - Wn konta 40 w analityce: Podatki i opłaty lub konto zespołu 5, Ma konta 22-2 - Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego.

(AP)