Jak księgować wydatki socjalne dla pracowników

Marek Ociepka

główny księgowy, Grupa Gumułka - Kancelaria Prawa Finansowego

Przyjmuje się powszechnie, że koszty reprezentacji to koszty związane z organizacją spotkań biznesowych, z kontrahentami, w czasie których konsultowane są sprawy oraz dochodzi do podejmowania decyzji mających wpływ na przyszłe wyniki firmy na rynku.

Koszty zorganizowania spotkań negocjacyjnych z kontrahentem są więc kosztami reprezentacji. Z kolei wydatki związane z przygotowaniem szkoleń, konferencji dla własnych pracowników lub firm stale współpracujących z podatnikiem nie będą takimi kosztami. Są to koszty związane z prowadzoną działalnością, stanowią one koszty uzyskania przychodów, jeżeli mają wpływ na osiąganie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła tych przychodów. Również, gdy poniesiono koszty związane ogólnie z wystrojem wnętrza firmy czy jej otoczenia, na stałe lub np. w związku z nadchodzącymi świętami, takie wydatki należy uznać za koszty funkcjonowania firmy, niemające już charakteru reprezentacji.

Wydatki na napoje dotyczą wydatków ponoszonych na rzecz pracowników. Jeżeli przedsiębiorca ponosi koszty związane z zakupem napojów, posiłków dla pracowników, to tego rodzaju wydatki stanowią koszty działalności firmy, a nie wydatki o charakterze reprezentacyjnym. Wydatki te są jednak kosztami tylko w tym zakresie, w jakim do ich ponoszenia przedsiębiorca jest zobowiązany na podstawie przepisów bhp (por. postanowienie naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 28 lutego 2006 r., nr 1471/DPD2/423/155/05/JB/2).

Na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracodawca może zapewnić w czasie pracy m.in. przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów. Pracodawca powinien zapewnić zachowanie odpowiednich warunków higienicznych przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów.

Ponadto w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy określono, iż w przypadku konieczności zapewnienia przez pracodawcę pomieszczenia do spożywania posiłków (tzw. jadalni), w powyższym pomieszczeniu winny być zainstalowane m.in. urządzenia do podgrzewania przez pracowników posiłku własnego. Konieczność zapewnienia powyższego pomieszczenia zachodzi, gdy pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników na jednej zmianie.

W związku z powyższym można traktować zakupione szklanki, czajniki i tym podobny sprzęt, służący pracownikom do przyrządzania oraz spożywania posiłków oraz napojów, jako koszt bhp związany z normalnym prowadzeniem działalności. Zakupy te powinny być zaksięgowane jako koszt artykułów dotyczących bhp. W tym wypadku nie będą to koszty reprezentacji.

(AP)

PODSTAWA PRAWNA

• Par. 2 oraz par. 7 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów z 28 maja 1996 r. (Dz.U. nr 60, poz. 279).

• Par. 34 załącznika do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z 26 września 1997 r. (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).