Ewidencja dodatkowego wynagrodzenia rocznego przebiega najczęściej pod datą 31 grudnia roku poprzedniego, czyli w koszty roku, którego dotyczy. Oznacza to, że trzynastkę za 2006 r. nalicza się i ewidencjonuje w 2007 r., ale pod datą 31 grudnia 2006 r. Ujmuje się ją w księgach rachunkowych roku, za który jest wypłacana. Trzeba pamiętać, że dodatkowe wynagrodzenie roczne podlega zarówno opodatkowaniu pdof, jak i stanowi podstawę naliczania składek. Dlatego ujmuje się w ciężar kosztów jej naliczanie, a także obciążenia pochodne, które płaci pracodawca.
Na dzień 31 grudnia powinny wtedy figurować zobowiązania wobec pracowników z tytułu niewypłaconej trzynastki oraz wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne pracodawcy i Fundusz Pracy od trzynastki. Natomiast rozksięgowanie trzynastki na podstawie listy płac ujmuje się w księgach roku, w którym następuje wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego.
Można zrezygnować ze stosowania podziału klasyfikacji budżetowej przy kontach zespołu 2, ale należy stosować pozostałe paragrafy:
• 4040 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne” - paragraf ten obejmuje wydatki ponoszone zgodnie z ustawą z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. Nr 160, poz. 1080 z późn.zm.),
• 4110 „Składki na ubezpieczenia społeczne”,
• 4120 „Składki na Fundusz Pracy”.
Pod datą 31 grudnia w księgach roku, za który wypłacamy dodatkowe wynagrodzenie roczne:
1) Dodatkowe wynagrodzenie roczne brutto w ciężar kosztów (§ 4040)
2) Składki ZUS płacone przez pracowników od dodatkowego wynagrodzenia rocznego
Wn 231 (§ 4040) Ma 229 (§ 4040)
3) Podatek dochodowy od osób fizycznych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego
Wn 231 (§ 4040) Ma 225 (§ 4040)
4) Przelew składek pracowników, pracodawców, składek FP od dodatkowego wynagrodzenia rocznego (rozliczenie z ZUS)
Wn 229 (§ 4040) Ma 130 (§ 4040)
Wn 229 (§ 4040) Ma 130 (§ 4040)
Wn 229 (§ 4040) Ma 130 (§ 4040)
5) Przelew pdof (rozliczenie z US)
Wn 225 (§4040) Ma 130 (§4040)
PODSTAWY PRAWNE
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726; ost.zm. Dz.U. Nr 195, poz. 1443)
