Niedobory towarów ujawnione w trakcie inwentaryzacji

Ujawnione w trakcie inwentaryzacji niedobory towarów handlowych Spółka może zaliczyć, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów, ale jedynie w tej wysokości, w jakiej niedobory te uznane zostały za niezawinione i są normalnym, choć niezamierzonym następstwem prowadzonej działalności, a ich wystąpienie pomimo dołożenia należytej staranności było nieuniknione. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej, sygn. ILPB3/423-466/12-2/EK. Poniżej przedstawiamy fragment interpretacji:

Koszty uzystania przychodów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, iż podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo - skutkowy.

Jak poprawnie przeprowadzić potwierdzenie sald

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Dodatnie nadwyżki ujawnione w trakcie inwentaryzacji stanowią przychód

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, zawarty w art. 16 ust. 1 omawianej ustawy, nie obejmuje strat w środkach obrotowych ujawnionych w trakcie inwentaryzacji. Powyższe oznacza więc, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Inwentaryzacja składników majątku za 2013 r.

Jak przeprowadzić inwentaryzację majątku firmy

Straty w kosztach uzyskania przychodów

Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być więc oceniane z punktu widzenia zasady wynikającej z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, z uwzględnieniem:

- całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

- okoliczności, które spowodowały powstanie straty,

- formy udokumentowania straty,

- podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż strata powinna być zdarzeniem losowym, niezależnym od woli podatnika powstałym zarówno w wyniku działań sił przyrody, jak i działań innego człowieka, powodującym ubytek i szkodę pod warunkiem, że podatnik nie przyczynia się w jakiś sposób do powstania tej szkody lub nie ułatwia jej powstania. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi stratę o charakterze losowym.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, iż tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Należy też podkreślić, iż jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu prowadzonej działalności.

Niedobory towarów handlowych ujawnione w trakcie inwentaryzacji

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu hurtowego sprzętem, odzieżą i obuwiem sportowym. Spółka dystrybuuje kilkanaście marek towarów. Każda marka posiada swoje wyodrębnione miejsce w magazynie oraz osoby za nią odpowiedzialne. Kilka razy w miesiącu Zarząd Spółki dokonuje niezapowiedzianych inspekcji magazynów, natomiast inwentaryzacja stanów magazynowych przeprowadzana jest raz w roku, według ściśle ustalonych zasad, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. W przypadku stwierdzenia różnic pomiędzy stanem faktycznym a wynikającym z ewidencji magazynowo - księgowej, zarządzane jest postępowanie wyjaśniające, pracownicy składają pisemne wyjaśnienia, a następnie sporządzony zostaje protokół różnic, który przedkłada się Zarządowi Spółki. Z przedstawionych we wniosku informacji wynika także, iż począwszy od 2009 r. wprowadzono w Spółce zintegrowany system magazynowy oraz finansowo - księgowy, który umożliwia ewidencjonowanie stanów magazynowych w trakcie roku przy użyciu czytników kodów kreskowych oraz porównanie go ze stanami magazynowymi wynikającymi z zarejestrowanych w systemie operacji. Jest to również metoda wykorzystywana do kontroli ad hoc już w trakcie roku. Kontrole takie przeprowadzane są doraźnie, kilka razy w roku, na zlecenie Zarządu Spółki i dotyczą wybranych marek towarów.

Kto musi przejść na księgi rachunkowe od 2014 r.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Jak wskazano we wniosku, Spółka stosuje szereg procedur i mechanizmów kontroli i nadzoru, a ujawnione w wyniku inwentaryzacji (prowadzonej zgodnie z ustawą o rachunkowości) niedobory są niezależne od woli Spółki i wyjaśniane z należytą starannością i dokumentowane.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż ujawnione w trakcie inwentaryzacji niedobory towarów handlowych Spółka może zaliczyć, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów, ale jedynie w tej wysokości, w jakiej niedobory te uznane zostały za niezawinione i są normalnym, choć niezamierzonym następstwem prowadzonej działalności, a ich wystąpienie pomimo dołożenia należytej staranności było nieuniknione.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na zapis art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy ().

Przepis ten nawiązuje w swej treści do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Wprawdzie przepisy tej ustawy nie wymieniają wprost dokumentacji niezbędnej do udokumentowania strat powstałych w środkach obrotowych (towarach handlowych), ale stanowią w art. 27, iż przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Interpretacja indywidualna z dnia 07 lutego 2013 r., sygn. ILPB3/423-466/12-2/EK, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu