REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja rozrachunków w księgach rachunkowych oraz ich inwentaryzacja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracuję w firmie, która generuje z programu F-K miesięcznie około 1000 faktur sprzedaży. Do tego dochodzi sprzedaż niefakturowana w liczbie 300-500 odbiorców. Sprzedaż ewidencjonowana jest w programie F-K jednym zapisem po stronie przychodu, VAT oraz należności. Podczas przeglądu biegły określił, że do syntetyki jest konieczna analityka. Czy analityka oraz rozliczanie rozrachunków z poszczególnymi odbiorcami (potwierdzanie sald należności) mogą się odbywać w arkuszu Excela, czy też według ustawy o rachunkowości jest to niedopuszczalne i należy zastosować analitykę w programie F-K? Jak prawidłowo zaprowadzić analitykę, tak aby bez problemu dane w niej zawarte można było wykorzystać przy potwierdzaniu sald?

RADA

REKLAMA

Zarówno analitykę, jak i potwierdzenia sald można prowadzić (sporządzać) w Excelu, pod warunkiem że zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Jednak z praktycznego punktu widzenia, skoro spółka posiada program F-K, to w ramach tego programu powinna rozbudować odpowiednią analitykę do kont.

UZASADNIENIE

W księgach rachunkowych oprócz kont syntetycznych niezbędne jest także wyodrębnienie kont analitycznych. Posiadając taką szczegółową analitykę jednostka na bieżąco dysponuje informacjami o nierozliczonych saldach dla poszczególnych kontrahentów. Na tej podstawie spółka, wypełniając obowiązek inwentaryzacji, sporządza potwierdzenie salda, które następnie przesyła do kontrahenta.

Potwierdzenie salda może być wygenerowane z systemu finansowo-księgowego, jeśli program ma taką funkcję, lub wypełnione ręcznie albo sporządzone np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki w księgach rachunkowych

Aby prawidłowo sporządzić potwierdzenia sald ze swoimi kontrahentami, jednostka powinna tak prowadzić w księgach rachunkowych ewidencję analityczną, aby wyodrębnić podział na poszczególnych kontrahentów. Można będzie wtedy na bieżąco dysponować informacjami na temat nierozliczonych sald. Transakcje ze swoimi odbiorcami jednostka prowadzi na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”.

Ewidencję syntetyczną konta „Rozrachunki z odbiorcami” przedstawia tabela na następnej stronie.

Ewidencja analityczna do konta „Rozrachunki z odbiorcami” powinna być prowadzona w taki sposób, aby możliwe było:

• ustalenie stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków na dany dzień,

• wyodrębnienie należności od jednostek powiązanych,

• ustalenie stanu należności według kontrahentów,

• ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych.

Konto „Rozrachunki z odbiorcami” zazwyczaj wykazuje saldo debetowe (Wn), które odzwierciedla stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług.

W przypadku gdy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami” występuje saldo kredytowe (Ma), oznacza to, że jednostka otrzymała od odbiorców zaliczki na przyszłe dostawy lub usługi, udzieliła swoim odbiorcom rabatów, opustów, skont lub otrzymała nadpłacone kwoty należności w stosunku do wystawionych faktur i zaewidencjonowanej sprzedaży.

Inwentaryzacja rozrachunków

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego m.in. następujących aktywów:

• środków trwałych,

• zapasów,

• należności,

• środków pieniężnych.

Należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia stanu należności uzyskanego od odbiorców. W tym celu jednostka wysyła do odbiorcy na piśmie potwierdzenie salda należności, a odbiorca potwierdza na piśmie to saldo lub zgłasza zastrzeżenia, również w formie pisemnej.

Dokument potwierdzający saldo składa się z dwóch części:

• część A - zatrzymuje u siebie odbiorca potwierdzenia salda, z reguły dłużnik,

• część B - jest odsyłana do wystawcy z potwierdzeniem przez dłużnika stanu należności lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

UWAGA!

Przy potwierdzeniu salda nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego akceptu. Jeśli nie otrzymano odpowiedzi kontrahenta na wysłane przez jednostkę potwierdzenie salda, to powinno się takie saldo potraktować jako niepotwierdzone.

Dlatego jeśli mimo podjętych prób nie udało się uzgodnić salda z odbiorcami, wówczas takie saldo należy np. zweryfikować lub potwierdzić telefonicznie.

REKLAMA

Przeprowadzenie weryfikacji trzeba udokumentować, sporządzając protokół bądź sprawozdanie z jej przeprowadzenia, a potwierdzając saldo telefonicznie, należy sporządzić na tę okoliczność stosowną notatkę, w której podaje się m.in. datę przeprowadzenia rozmowy i dane osoby, która potwierdziła saldo ze strony odbiorcy.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli zatem rok bilansowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, może ona rozpocząć inwentaryzację, wysyłając potwierdzenia na dzień 31 października, 30 listopada i najpóźniej na 31 grudnia 2007 r.

Potwierdzenie salda z reguły zawiera pełny wykaz niezapłaconych faktur lub rachunków na dzień potwierdzenia salda wraz z podaniem daty ich powstania, numerów faktur oraz niezapłaconych kwot. Dzięki tak dokładnemu wyszczególnieniu niezapłaconych faktur łatwo jest, w razie powstania niezgodności, sprawdzić i wyjaśnić zaistniałe różnice.

REKLAMA

Obowiązek potwierdzenia salda dotyczy także rozrachunków z tymi odbiorcami, z którymi na dzień potwierdzenia widnieje saldo zerowe. Może się bowiem okazać, że w ciągu roku przeprowadzono z danym odbiorcą wiele transakcji lub transakcje o dużej wartości. Dlatego otrzymując od odbiorcy kopię potwierdzenia salda, można mieć pewność, że jest ono prawidłowe.

Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku inwentaryzacji następuje dopiero w chwili otrzymania kopii potwierdzającej saldo, podpisanej przez osobę upoważnioną, tj. dyrektora, członka zarządu spółki. Dodatkowo potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki może także przerwać bieg przedawnienia należności. Obecnie trwa spór, czy potwierdzenie salda przez służby finansowo-księgowe przerywa bieg przedawnienia. Zdaniem organów skarbowych przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia. Natomiast niektórzy przedstawiciele prawa są zdania, że wystarczające dla przerwania przedawnienia jest potwierdzenie salda podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika.

Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

• spornych i wątpliwych,

• z tytułów publicznoprawnych,

• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda powinno zawierać następujące informacje:

• nazwę oraz adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,

• nazwę oraz adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie i która ma potwierdzić saldo,

• kwotę należności bądź zobowiązania,

• dokument, na podstawie którego powstała należność bądź zobowiązanie, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego,

• datę powstania należności bądź zobowiązania, termin płatności,

• podpis osoby upoważnionej do potwierdzenia salda.

Warto wiedzieć, że nie ma ustawowego obowiązku potwierdzania sald zobowiązań. Dłużnik nie musi występować o uzgodnienie salda swoich zobowiązań. Nie jest on jednak zwolniony z uczestniczenia w uzgadnianiu sald rozrachunków, jeśli zażądają tego wierzyciele.

Należności wątpliwe

Jeśli w księgach rachunkowych jednostki występują należności, co do których istnieje ryzyko nieściągalności, wówczas zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny należy dokonać aktualizacji wartości należności poprzez odpis aktualizujący.

Dokonanie takiego odpisu jest obligatoryjne na dzień bilansowy. W tym celu kierownik jednostki ocenia we własnym zakresie realne zagrożenie wynikające z niezapłacenia lub niewyegzekwowania należności.

Tabela. Typowe zapisy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykładowy wzór potwierdzenia salda należności

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Joanna Gawrońska

biegły rewident

• art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 3, art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury. Czy ktoś się w tym połapie?

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

KSeF nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury – obowiązek już od lutego 2026: Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony? Zapoznaj się z podstawowymi informacjami

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

REKLAMA

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

KSeF 2026: Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita - co trzeba wiedzieć? MF wyjaśnia

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.

KSeF 2.0: Wielka rewolucja w fakturowaniu i VAT! Co dokładnie się zmieni i kogo obejmą nowe przepisy?

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

REKLAMA

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA