REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja rozrachunków w księgach rachunkowych oraz ich inwentaryzacja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracuję w firmie, która generuje z programu F-K miesięcznie około 1000 faktur sprzedaży. Do tego dochodzi sprzedaż niefakturowana w liczbie 300-500 odbiorców. Sprzedaż ewidencjonowana jest w programie F-K jednym zapisem po stronie przychodu, VAT oraz należności. Podczas przeglądu biegły określił, że do syntetyki jest konieczna analityka. Czy analityka oraz rozliczanie rozrachunków z poszczególnymi odbiorcami (potwierdzanie sald należności) mogą się odbywać w arkuszu Excela, czy też według ustawy o rachunkowości jest to niedopuszczalne i należy zastosować analitykę w programie F-K? Jak prawidłowo zaprowadzić analitykę, tak aby bez problemu dane w niej zawarte można było wykorzystać przy potwierdzaniu sald?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Zarówno analitykę, jak i potwierdzenia sald można prowadzić (sporządzać) w Excelu, pod warunkiem że zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Jednak z praktycznego punktu widzenia, skoro spółka posiada program F-K, to w ramach tego programu powinna rozbudować odpowiednią analitykę do kont.

UZASADNIENIE

W księgach rachunkowych oprócz kont syntetycznych niezbędne jest także wyodrębnienie kont analitycznych. Posiadając taką szczegółową analitykę jednostka na bieżąco dysponuje informacjami o nierozliczonych saldach dla poszczególnych kontrahentów. Na tej podstawie spółka, wypełniając obowiązek inwentaryzacji, sporządza potwierdzenie salda, które następnie przesyła do kontrahenta.

Potwierdzenie salda może być wygenerowane z systemu finansowo-księgowego, jeśli program ma taką funkcję, lub wypełnione ręcznie albo sporządzone np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki w księgach rachunkowych

Aby prawidłowo sporządzić potwierdzenia sald ze swoimi kontrahentami, jednostka powinna tak prowadzić w księgach rachunkowych ewidencję analityczną, aby wyodrębnić podział na poszczególnych kontrahentów. Można będzie wtedy na bieżąco dysponować informacjami na temat nierozliczonych sald. Transakcje ze swoimi odbiorcami jednostka prowadzi na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”.

Ewidencję syntetyczną konta „Rozrachunki z odbiorcami” przedstawia tabela na następnej stronie.

Ewidencja analityczna do konta „Rozrachunki z odbiorcami” powinna być prowadzona w taki sposób, aby możliwe było:

• ustalenie stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków na dany dzień,

• wyodrębnienie należności od jednostek powiązanych,

• ustalenie stanu należności według kontrahentów,

• ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych.

Konto „Rozrachunki z odbiorcami” zazwyczaj wykazuje saldo debetowe (Wn), które odzwierciedla stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług.

W przypadku gdy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami” występuje saldo kredytowe (Ma), oznacza to, że jednostka otrzymała od odbiorców zaliczki na przyszłe dostawy lub usługi, udzieliła swoim odbiorcom rabatów, opustów, skont lub otrzymała nadpłacone kwoty należności w stosunku do wystawionych faktur i zaewidencjonowanej sprzedaży.

Inwentaryzacja rozrachunków

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego m.in. następujących aktywów:

• środków trwałych,

• zapasów,

• należności,

• środków pieniężnych.

Należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia stanu należności uzyskanego od odbiorców. W tym celu jednostka wysyła do odbiorcy na piśmie potwierdzenie salda należności, a odbiorca potwierdza na piśmie to saldo lub zgłasza zastrzeżenia, również w formie pisemnej.

Dokument potwierdzający saldo składa się z dwóch części:

• część A - zatrzymuje u siebie odbiorca potwierdzenia salda, z reguły dłużnik,

• część B - jest odsyłana do wystawcy z potwierdzeniem przez dłużnika stanu należności lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

UWAGA!

Przy potwierdzeniu salda nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego akceptu. Jeśli nie otrzymano odpowiedzi kontrahenta na wysłane przez jednostkę potwierdzenie salda, to powinno się takie saldo potraktować jako niepotwierdzone.

Dlatego jeśli mimo podjętych prób nie udało się uzgodnić salda z odbiorcami, wówczas takie saldo należy np. zweryfikować lub potwierdzić telefonicznie.

REKLAMA

Przeprowadzenie weryfikacji trzeba udokumentować, sporządzając protokół bądź sprawozdanie z jej przeprowadzenia, a potwierdzając saldo telefonicznie, należy sporządzić na tę okoliczność stosowną notatkę, w której podaje się m.in. datę przeprowadzenia rozmowy i dane osoby, która potwierdziła saldo ze strony odbiorcy.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli zatem rok bilansowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, może ona rozpocząć inwentaryzację, wysyłając potwierdzenia na dzień 31 października, 30 listopada i najpóźniej na 31 grudnia 2007 r.

Potwierdzenie salda z reguły zawiera pełny wykaz niezapłaconych faktur lub rachunków na dzień potwierdzenia salda wraz z podaniem daty ich powstania, numerów faktur oraz niezapłaconych kwot. Dzięki tak dokładnemu wyszczególnieniu niezapłaconych faktur łatwo jest, w razie powstania niezgodności, sprawdzić i wyjaśnić zaistniałe różnice.

REKLAMA

Obowiązek potwierdzenia salda dotyczy także rozrachunków z tymi odbiorcami, z którymi na dzień potwierdzenia widnieje saldo zerowe. Może się bowiem okazać, że w ciągu roku przeprowadzono z danym odbiorcą wiele transakcji lub transakcje o dużej wartości. Dlatego otrzymując od odbiorcy kopię potwierdzenia salda, można mieć pewność, że jest ono prawidłowe.

Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku inwentaryzacji następuje dopiero w chwili otrzymania kopii potwierdzającej saldo, podpisanej przez osobę upoważnioną, tj. dyrektora, członka zarządu spółki. Dodatkowo potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki może także przerwać bieg przedawnienia należności. Obecnie trwa spór, czy potwierdzenie salda przez służby finansowo-księgowe przerywa bieg przedawnienia. Zdaniem organów skarbowych przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia. Natomiast niektórzy przedstawiciele prawa są zdania, że wystarczające dla przerwania przedawnienia jest potwierdzenie salda podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika.

Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

• spornych i wątpliwych,

• z tytułów publicznoprawnych,

• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda powinno zawierać następujące informacje:

• nazwę oraz adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,

• nazwę oraz adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie i która ma potwierdzić saldo,

• kwotę należności bądź zobowiązania,

• dokument, na podstawie którego powstała należność bądź zobowiązanie, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego,

• datę powstania należności bądź zobowiązania, termin płatności,

• podpis osoby upoważnionej do potwierdzenia salda.

Warto wiedzieć, że nie ma ustawowego obowiązku potwierdzania sald zobowiązań. Dłużnik nie musi występować o uzgodnienie salda swoich zobowiązań. Nie jest on jednak zwolniony z uczestniczenia w uzgadnianiu sald rozrachunków, jeśli zażądają tego wierzyciele.

Należności wątpliwe

Jeśli w księgach rachunkowych jednostki występują należności, co do których istnieje ryzyko nieściągalności, wówczas zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny należy dokonać aktualizacji wartości należności poprzez odpis aktualizujący.

Dokonanie takiego odpisu jest obligatoryjne na dzień bilansowy. W tym celu kierownik jednostki ocenia we własnym zakresie realne zagrożenie wynikające z niezapłacenia lub niewyegzekwowania należności.

Tabela. Typowe zapisy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykładowy wzór potwierdzenia salda należności

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Joanna Gawrońska

biegły rewident

• art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 3, art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

Zwierzęta w firmie a koszty uzyskania przychodu. Jak argumentować przed urzędem skarbowym? Interpretacje fiskusa: pies, akwarium i inne przypadki

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

REKLAMA

Będzie likwidacja JPK VAT? Prof. Modzelewski: nieoficjalnie mówi się o redukcji obowiązków

Od samego początku (można sprawdzić) byłem krytykiem wprowadzenia powszechnych „jotpeków”, czyli zmuszania ogółu podatników do systematycznego wysyłania urzędom skarbowym ich ewidencji podatkowych. Po co zaśmiecać archiwa tych organów bilionami zbędnych informacji, do których nigdy nie sięgnie i nie można ich racjonalnie zinterpretować?

Księgowi nie spodziewają się w najbliższej przyszłości wielkich rewolucji w wynagrodzeniu i systemie swojej pracy

Co księgowi naprawdę myślą o kondycji swojej branży? Ukazał się pierwszy w Polsce barometr nastrojów księgowych. Jak oceniają oni miniony rok, czego oczekują po 2025. Odpowiedzi badanych księgowych pokazują prawdziwy obraz branży.

Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ulga na ekspansje a koszty marketingowe – jak szeroki jest katalog wydatków?

Niedawna interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.66.2025.2.ED) dla producenta opakowań z tworzyw sztucznych rozstrzyga tę kwestię, wskazując, które wydatki targowe i promocyjne podlegają odliczeniu, a które - mimo argumentacji podatnika - pozostają poza zakresem ulgi. Organ zastosował ścisłą wykładnię językową, potwierdzając kwalifikowalność jedynie części ponoszonych przez przedsiębiorców kosztów.

REKLAMA

KSeF 2026: Pożegnanie z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

REKLAMA