REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja rozrachunków w księgach rachunkowych oraz ich inwentaryzacja

Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracuję w firmie, która generuje z programu F-K miesięcznie około 1000 faktur sprzedaży. Do tego dochodzi sprzedaż niefakturowana w liczbie 300-500 odbiorców. Sprzedaż ewidencjonowana jest w programie F-K jednym zapisem po stronie przychodu, VAT oraz należności. Podczas przeglądu biegły określił, że do syntetyki jest konieczna analityka. Czy analityka oraz rozliczanie rozrachunków z poszczególnymi odbiorcami (potwierdzanie sald należności) mogą się odbywać w arkuszu Excela, czy też według ustawy o rachunkowości jest to niedopuszczalne i należy zastosować analitykę w programie F-K? Jak prawidłowo zaprowadzić analitykę, tak aby bez problemu dane w niej zawarte można było wykorzystać przy potwierdzaniu sald?

RADA

Autopromocja

Zarówno analitykę, jak i potwierdzenia sald można prowadzić (sporządzać) w Excelu, pod warunkiem że zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Jednak z praktycznego punktu widzenia, skoro spółka posiada program F-K, to w ramach tego programu powinna rozbudować odpowiednią analitykę do kont.

UZASADNIENIE

W księgach rachunkowych oprócz kont syntetycznych niezbędne jest także wyodrębnienie kont analitycznych. Posiadając taką szczegółową analitykę jednostka na bieżąco dysponuje informacjami o nierozliczonych saldach dla poszczególnych kontrahentów. Na tej podstawie spółka, wypełniając obowiązek inwentaryzacji, sporządza potwierdzenie salda, które następnie przesyła do kontrahenta.

Potwierdzenie salda może być wygenerowane z systemu finansowo-księgowego, jeśli program ma taką funkcję, lub wypełnione ręcznie albo sporządzone np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki w księgach rachunkowych

Aby prawidłowo sporządzić potwierdzenia sald ze swoimi kontrahentami, jednostka powinna tak prowadzić w księgach rachunkowych ewidencję analityczną, aby wyodrębnić podział na poszczególnych kontrahentów. Można będzie wtedy na bieżąco dysponować informacjami na temat nierozliczonych sald. Transakcje ze swoimi odbiorcami jednostka prowadzi na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”.

Ewidencję syntetyczną konta „Rozrachunki z odbiorcami” przedstawia tabela na następnej stronie.

Ewidencja analityczna do konta „Rozrachunki z odbiorcami” powinna być prowadzona w taki sposób, aby możliwe było:

• ustalenie stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków na dany dzień,

• wyodrębnienie należności od jednostek powiązanych,

• ustalenie stanu należności według kontrahentów,

• ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych.

Konto „Rozrachunki z odbiorcami” zazwyczaj wykazuje saldo debetowe (Wn), które odzwierciedla stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług.

W przypadku gdy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami” występuje saldo kredytowe (Ma), oznacza to, że jednostka otrzymała od odbiorców zaliczki na przyszłe dostawy lub usługi, udzieliła swoim odbiorcom rabatów, opustów, skont lub otrzymała nadpłacone kwoty należności w stosunku do wystawionych faktur i zaewidencjonowanej sprzedaży.

Autopromocja

Inwentaryzacja rozrachunków

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego m.in. następujących aktywów:

• środków trwałych,

• zapasów,

• należności,

• środków pieniężnych.

Należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia stanu należności uzyskanego od odbiorców. W tym celu jednostka wysyła do odbiorcy na piśmie potwierdzenie salda należności, a odbiorca potwierdza na piśmie to saldo lub zgłasza zastrzeżenia, również w formie pisemnej.

Dokument potwierdzający saldo składa się z dwóch części:

• część A - zatrzymuje u siebie odbiorca potwierdzenia salda, z reguły dłużnik,

• część B - jest odsyłana do wystawcy z potwierdzeniem przez dłużnika stanu należności lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

UWAGA!

Przy potwierdzeniu salda nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego akceptu. Jeśli nie otrzymano odpowiedzi kontrahenta na wysłane przez jednostkę potwierdzenie salda, to powinno się takie saldo potraktować jako niepotwierdzone.

Dlatego jeśli mimo podjętych prób nie udało się uzgodnić salda z odbiorcami, wówczas takie saldo należy np. zweryfikować lub potwierdzić telefonicznie.

Przeprowadzenie weryfikacji trzeba udokumentować, sporządzając protokół bądź sprawozdanie z jej przeprowadzenia, a potwierdzając saldo telefonicznie, należy sporządzić na tę okoliczność stosowną notatkę, w której podaje się m.in. datę przeprowadzenia rozmowy i dane osoby, która potwierdziła saldo ze strony odbiorcy.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli zatem rok bilansowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, może ona rozpocząć inwentaryzację, wysyłając potwierdzenia na dzień 31 października, 30 listopada i najpóźniej na 31 grudnia 2007 r.

Potwierdzenie salda z reguły zawiera pełny wykaz niezapłaconych faktur lub rachunków na dzień potwierdzenia salda wraz z podaniem daty ich powstania, numerów faktur oraz niezapłaconych kwot. Dzięki tak dokładnemu wyszczególnieniu niezapłaconych faktur łatwo jest, w razie powstania niezgodności, sprawdzić i wyjaśnić zaistniałe różnice.

Obowiązek potwierdzenia salda dotyczy także rozrachunków z tymi odbiorcami, z którymi na dzień potwierdzenia widnieje saldo zerowe. Może się bowiem okazać, że w ciągu roku przeprowadzono z danym odbiorcą wiele transakcji lub transakcje o dużej wartości. Dlatego otrzymując od odbiorcy kopię potwierdzenia salda, można mieć pewność, że jest ono prawidłowe.

Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku inwentaryzacji następuje dopiero w chwili otrzymania kopii potwierdzającej saldo, podpisanej przez osobę upoważnioną, tj. dyrektora, członka zarządu spółki. Dodatkowo potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki może także przerwać bieg przedawnienia należności. Obecnie trwa spór, czy potwierdzenie salda przez służby finansowo-księgowe przerywa bieg przedawnienia. Zdaniem organów skarbowych przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia. Natomiast niektórzy przedstawiciele prawa są zdania, że wystarczające dla przerwania przedawnienia jest potwierdzenie salda podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika.

Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

• spornych i wątpliwych,

• z tytułów publicznoprawnych,

• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda powinno zawierać następujące informacje:

• nazwę oraz adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,

• nazwę oraz adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie i która ma potwierdzić saldo,

• kwotę należności bądź zobowiązania,

• dokument, na podstawie którego powstała należność bądź zobowiązanie, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego,

• datę powstania należności bądź zobowiązania, termin płatności,

• podpis osoby upoważnionej do potwierdzenia salda.

Warto wiedzieć, że nie ma ustawowego obowiązku potwierdzania sald zobowiązań. Dłużnik nie musi występować o uzgodnienie salda swoich zobowiązań. Nie jest on jednak zwolniony z uczestniczenia w uzgadnianiu sald rozrachunków, jeśli zażądają tego wierzyciele.

Należności wątpliwe

Jeśli w księgach rachunkowych jednostki występują należności, co do których istnieje ryzyko nieściągalności, wówczas zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny należy dokonać aktualizacji wartości należności poprzez odpis aktualizujący.

Dokonanie takiego odpisu jest obligatoryjne na dzień bilansowy. W tym celu kierownik jednostki ocenia we własnym zakresie realne zagrożenie wynikające z niezapłacenia lub niewyegzekwowania należności.

Tabela. Typowe zapisy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykładowy wzór potwierdzenia salda należności

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Joanna Gawrońska

biegły rewident

• art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 3, art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dlaczego gospodarka strefy euro słabnie wobec USA od czasu wprowadzenia waluty euro?

    W ciągu 25 lat od wprowadzenia euro przewaga gospodarcza Stanów Zjednoczonych nad strefą euro zwiększyła się niemal trzykrotnie. W 1999 r. roku, kiedy wprowadzono walutę euro, gospodarka USA była o 11% większa niż gospodarka strefy euro pod względem parytetu siły nabywczej. Od tego czasu różnica ta wzrosła do 30% - piszą eksperci Allianz Trade w obszernym opracowaniu Allianz Research: „Europa wydaje się pozostawać w tyle za Stanami Zjednoczonymi na wielu frontach” w lutym 2024 r.

    Masz czteroletnie obligacje skarbowe indeksowane inflacją? Opłaca się teraz sprzedać i kupić nowe takie same

    Czteroletnie obligacje indeksowane inflacją otrzymają w marcu 2024 r. oprocentowanie niższe niż Ministerstwo Finansów oferuje za nowe papiery tego samego typu. Ze strony inwestorów racjonalnym działaniem byłoby umorzenie starszych serii i zakup nowych papierów. Konwersja może dotyczyć papierów o wartości około…  84 mld zł. Tak radzi w komentarzu z 23 lutego 2024 r. Emil Szweda z Obligacje.pl,

    Zakup startupu - jak nie kupić kota w worku? Kluczowe: due dilligence. Poradnik dla inwestora

    Akwizycja firmy jest inwestycją, która ma się opłacać. To oczywiste twierdzenie staje się jeszcze bardziej prawdziwe w przypadku nabycia startupu, który kupuje się po to, by rozwijać biznes z pomysłem, mający duży potencjał. Zakup startupu zazwyczaj jest łatwiejszy niż założenie firmy od zera, szczególnie takiej, która ma się okazać jednorożcem w świecie biznesu. Jednak podjęcie takiego kroku jest obarczone sporym ryzykiem. Aż 9 na 10 nowo tworzonych startupów upada, z czego 20 proc. kończy działalność w ciągu pierwszego roku, a kolejne 50 proc. nie utrzymuje się na rynku dłużej niż 5 lat [Źródło: Startup Genome]. Można dyskutować z tymi statystykami, ale jeżeli nawet są prawdziwie tylko w połowie, to i tak wskazują na pewne negatywne zjawisko. Ryzyka biznesowego przy zakupie startupu nie da się zupełnie wyeliminować, ale można zadbać o to, by ograniczyć je do minimum. 

    Żądanie zmniejszenia kary umownej – sąd nie może sam z urzędu podejmować się miarkowania. Orzeczenie Sądu Najwyższego

    Występując o zmniejszenie kary umownej dłużnik jest zobligowany wskazać, do jakiej wysokości zmniejszenia żąda. Wyinterpretować to może również sąd, pod warunkiem, że taką możliwość daje całokształt działań procesowych dłużnika. Sąd nie może sam z urzędu podejmować się miarkowania, jeśli z działań strony nie wynika chęć zgłoszenia żądania o to - orzekł w wyroku z 16 listopada 2022 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt II CSKP 578/22).

    Przekształcenie, połączenie, wniesienie aportu a możliwość stosowania estońskiego CIT

    Estoński CIT staje się coraz bardziej popularną formą opodatkowania spółek. Warto jednak wskazać, że wiąże się z nią szereg ograniczeń i warunków, jakie musi spełnić spółka, aby móc korzystać z dobrodziejstw estońskiego CIT.

    MF: Kasowy PIT od 2025 roku. Niedługo pojawi się projekt

    W Ministerstwie Finansów toczą się już prace nad projektem nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dot. wdrożenia w polskim systemie podatkowym kasowego PIT. W najbliższych dniach projekt ten ma zostać wpisany do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Takie informacje przekazał 22 lutego 2024 r. w Sejmie wiceminister finansów Jarosław Neneman. Ale te nowe przepisy wejdą w życie nie wcześniej niż od 2025 roku.

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe?

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe w 2024 roku? Od czego zależy wysokość kary?

    Składka zdrowotna na ryczałcie - progi przychodów w 2024 roku

    O wysokości składki zdrowotnej dla podatników na ryczałcie decydują progi osiąganych przychodów oraz wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Jak prawidłowo obliczyć składkę zdrowotną dla ryczałtu w 2024 roku?

    Ulga dla seniorów przed otrzymaniem emerytury - co mówi prawo?

    Czy seniorzy mogą korzystać z ulgi podatkowej w PIT przed otrzymaniem emerytury, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego? Chodzi o zwolnienie w podatku dochodowym nazywane „ulgą dla pracujących seniorów”.

    Niestaranny pracodawca zapłaci podatek za oszustwo pracownika. Wyrok TSUE nie usuwa wszystkich wątpliwości i nie daje wytycznych

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 stycznia 2024 r. orzekł, że pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur jest zobowiązany do zapłaty wskazanej w nich kwoty podatku  Ale takie konsekwencje powinny dotknąć pracownika pod warunkiem, że pracodawca (podatnik VAT) dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. Jeżeli pracodawca takiej staranności nie dochował, to poniesie konsekwencje sam i będzie musiał zapłacić podatek.

    REKLAMA