REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja rozrachunków w księgach rachunkowych oraz ich inwentaryzacja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Gawrońska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracuję w firmie, która generuje z programu F-K miesięcznie około 1000 faktur sprzedaży. Do tego dochodzi sprzedaż niefakturowana w liczbie 300-500 odbiorców. Sprzedaż ewidencjonowana jest w programie F-K jednym zapisem po stronie przychodu, VAT oraz należności. Podczas przeglądu biegły określił, że do syntetyki jest konieczna analityka. Czy analityka oraz rozliczanie rozrachunków z poszczególnymi odbiorcami (potwierdzanie sald należności) mogą się odbywać w arkuszu Excela, czy też według ustawy o rachunkowości jest to niedopuszczalne i należy zastosować analitykę w programie F-K? Jak prawidłowo zaprowadzić analitykę, tak aby bez problemu dane w niej zawarte można było wykorzystać przy potwierdzaniu sald?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Zarówno analitykę, jak i potwierdzenia sald można prowadzić (sporządzać) w Excelu, pod warunkiem że zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Jednak z praktycznego punktu widzenia, skoro spółka posiada program F-K, to w ramach tego programu powinna rozbudować odpowiednią analitykę do kont.

UZASADNIENIE

W księgach rachunkowych oprócz kont syntetycznych niezbędne jest także wyodrębnienie kont analitycznych. Posiadając taką szczegółową analitykę jednostka na bieżąco dysponuje informacjami o nierozliczonych saldach dla poszczególnych kontrahentów. Na tej podstawie spółka, wypełniając obowiązek inwentaryzacji, sporządza potwierdzenie salda, które następnie przesyła do kontrahenta.

Potwierdzenie salda może być wygenerowane z systemu finansowo-księgowego, jeśli program ma taką funkcję, lub wypełnione ręcznie albo sporządzone np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki w księgach rachunkowych

Aby prawidłowo sporządzić potwierdzenia sald ze swoimi kontrahentami, jednostka powinna tak prowadzić w księgach rachunkowych ewidencję analityczną, aby wyodrębnić podział na poszczególnych kontrahentów. Można będzie wtedy na bieżąco dysponować informacjami na temat nierozliczonych sald. Transakcje ze swoimi odbiorcami jednostka prowadzi na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”.

Ewidencję syntetyczną konta „Rozrachunki z odbiorcami” przedstawia tabela na następnej stronie.

Ewidencja analityczna do konta „Rozrachunki z odbiorcami” powinna być prowadzona w taki sposób, aby możliwe było:

• ustalenie stanu należności krajowych i zagranicznych według poszczególnych rodzajów rozrachunków na dany dzień,

• wyodrębnienie należności od jednostek powiązanych,

• ustalenie stanu należności według kontrahentów,

• ustalenie stanu należności według poszczególnych walut obcych.

Konto „Rozrachunki z odbiorcami” zazwyczaj wykazuje saldo debetowe (Wn), które odzwierciedla stan należności jednostki z tytułu dostaw i usług.

W przypadku gdy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami” występuje saldo kredytowe (Ma), oznacza to, że jednostka otrzymała od odbiorców zaliczki na przyszłe dostawy lub usługi, udzieliła swoim odbiorcom rabatów, opustów, skont lub otrzymała nadpłacone kwoty należności w stosunku do wystawionych faktur i zaewidencjonowanej sprzedaży.

Inwentaryzacja rozrachunków

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego m.in. następujących aktywów:

• środków trwałych,

• zapasów,

• należności,

• środków pieniężnych.

Należności inwentaryzuje się drogą potwierdzenia stanu należności uzyskanego od odbiorców. W tym celu jednostka wysyła do odbiorcy na piśmie potwierdzenie salda należności, a odbiorca potwierdza na piśmie to saldo lub zgłasza zastrzeżenia, również w formie pisemnej.

Dokument potwierdzający saldo składa się z dwóch części:

• część A - zatrzymuje u siebie odbiorca potwierdzenia salda, z reguły dłużnik,

• część B - jest odsyłana do wystawcy z potwierdzeniem przez dłużnika stanu należności lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

UWAGA!

Przy potwierdzeniu salda nie ma możliwości stosowania tzw. milczącego akceptu. Jeśli nie otrzymano odpowiedzi kontrahenta na wysłane przez jednostkę potwierdzenie salda, to powinno się takie saldo potraktować jako niepotwierdzone.

Dlatego jeśli mimo podjętych prób nie udało się uzgodnić salda z odbiorcami, wówczas takie saldo należy np. zweryfikować lub potwierdzić telefonicznie.

REKLAMA

Przeprowadzenie weryfikacji trzeba udokumentować, sporządzając protokół bądź sprawozdanie z jej przeprowadzenia, a potwierdzając saldo telefonicznie, należy sporządzić na tę okoliczność stosowną notatkę, w której podaje się m.in. datę przeprowadzenia rozmowy i dane osoby, która potwierdziła saldo ze strony odbiorcy.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli zatem rok bilansowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, może ona rozpocząć inwentaryzację, wysyłając potwierdzenia na dzień 31 października, 30 listopada i najpóźniej na 31 grudnia 2007 r.

Potwierdzenie salda z reguły zawiera pełny wykaz niezapłaconych faktur lub rachunków na dzień potwierdzenia salda wraz z podaniem daty ich powstania, numerów faktur oraz niezapłaconych kwot. Dzięki tak dokładnemu wyszczególnieniu niezapłaconych faktur łatwo jest, w razie powstania niezgodności, sprawdzić i wyjaśnić zaistniałe różnice.

REKLAMA

Obowiązek potwierdzenia salda dotyczy także rozrachunków z tymi odbiorcami, z którymi na dzień potwierdzenia widnieje saldo zerowe. Może się bowiem okazać, że w ciągu roku przeprowadzono z danym odbiorcą wiele transakcji lub transakcje o dużej wartości. Dlatego otrzymując od odbiorcy kopię potwierdzenia salda, można mieć pewność, że jest ono prawidłowe.

Należy pamiętać, że spełnienie obowiązku inwentaryzacji następuje dopiero w chwili otrzymania kopii potwierdzającej saldo, podpisanej przez osobę upoważnioną, tj. dyrektora, członka zarządu spółki. Dodatkowo potwierdzenie salda przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki może także przerwać bieg przedawnienia należności. Obecnie trwa spór, czy potwierdzenie salda przez służby finansowo-księgowe przerywa bieg przedawnienia. Zdaniem organów skarbowych przesłane przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia. Natomiast niektórzy przedstawiciele prawa są zdania, że wystarczające dla przerwania przedawnienia jest potwierdzenie salda podpisane przez służby finansowo-księgowe dłużnika.

Inwentaryzacja w drodze uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:

• spornych i wątpliwych,

• z tytułów publicznoprawnych,

• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda powinno zawierać następujące informacje:

• nazwę oraz adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,

• nazwę oraz adres jednostki, do której wysyłane jest potwierdzenie i która ma potwierdzić saldo,

• kwotę należności bądź zobowiązania,

• dokument, na podstawie którego powstała należność bądź zobowiązanie, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego,

• datę powstania należności bądź zobowiązania, termin płatności,

• podpis osoby upoważnionej do potwierdzenia salda.

Warto wiedzieć, że nie ma ustawowego obowiązku potwierdzania sald zobowiązań. Dłużnik nie musi występować o uzgodnienie salda swoich zobowiązań. Nie jest on jednak zwolniony z uczestniczenia w uzgadnianiu sald rozrachunków, jeśli zażądają tego wierzyciele.

Należności wątpliwe

Jeśli w księgach rachunkowych jednostki występują należności, co do których istnieje ryzyko nieściągalności, wówczas zgodnie z zasadą ostrożnej wyceny należy dokonać aktualizacji wartości należności poprzez odpis aktualizujący.

Dokonanie takiego odpisu jest obligatoryjne na dzień bilansowy. W tym celu kierownik jednostki ocenia we własnym zakresie realne zagrożenie wynikające z niezapłacenia lub niewyegzekwowania należności.

Tabela. Typowe zapisy na koncie „Rozrachunki z odbiorcami”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykładowy wzór potwierdzenia salda należności

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Joanna Gawrońska

biegły rewident

• art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 3, art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Idą zmiany w fundacjach rodzinnych. Rząd przeciw agresywnym praktykom podatkowym

Fundacje rodzinne w Polsce cieszą się rosnącą popularnością, jednak Ministerstwo Finansów zapowiada zmiany legislacyjne, które mają uszczelnić system podatkowy i zabezpieczyć to narzędzie przed nadużyciami. Chodzi o ochronę uczciwych firm rodzinnych i eliminację prób agresywnej optymalizacji podatkowej.

Zerowy PIT dla rodzin, które mają dwoje lub więcej dzieci. Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice

Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice z "Planu 21". W Kolbuszowej podpisał projekt ustawy o zerowym PIT dla rodzin z co najmniej dwojgiem dzieci. „Polskie rodziny mogą liczyć na swojego prezydenta” – podkreślił. To odpowiedź na kryzys demograficzny i pierwszy krok w stronę realnego wsparcia klasy średniej.

Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

REKLAMA

Rozliczanie kilometrówek od aut elektrycznych: jest stanowisko Ministra Finansów i zapowiedź zmian w przepisach

Pieniądze, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi tytułem zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki takie nie są też kosztem przedsiębiorcy (pracodawcy). Takie jest stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w odpowiedzi wiceministra finansów Jarosława Nenemana na interpelację poselską. Jednocześnie w interpelacji poinformowano, że Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło prace nad zmianami w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

REKLAMA

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

REKLAMA