Dokumenty w księgowości

Dokumenty księgowe

Dokumenty w księgowości można podzielić na kilka podstawowych grup:

- zewnętrzne własne

- zewnętrzne obce

- wewnętrzne

Do dokumentów zewnętrznych własnych zaliczamy wszystkie dokumenty wystawione dla kontrahenta zewnętrznego. Dokumenty zewnętrzne obce to dokumenty otrzymane od firm zewnętrznych. Dokumenty wewnętrzne to przede wszystkim dokumenty poleceń księgowania, listy płac, przesunięcie międzymagazynowe czy wydanie wewnętrzne.

Dokumenty można również podzielić na pierwotne i wtórne. Wtórne powstają ze zbioru dokumentów pierwotnych np. raport kasowy składający się z operacji KW i KP.

Przy wprowadzaniu dokumentów księgowych konieczne jest zachowanie kilku bezwzględnych zasad wymaganych od ustawodawcy:

- bezwzględnie określony rodzaj dowodu i jego numer

- określone strony księgowania i wartości

- opis operacji

- data wykonania operacji

- jednoznaczny identyfikator osoby wprowadzającej dokument

 - data księgowania.

Dokumenty księgowe powinny być w systemie informatycznym przyporządkowane do dziennika, a  w nim ponumerowane według daty księgowania. Ilość dzienników i podział dokumentów do określonych dzienników nie jest narzucony przez ustawodawcę. W związku z tym, każda firma może dowolnie zakładać i definiować dzienniki dla własnych potrzeb. Należy jednak pamiętać o sytuacji, gdy dokument musi być zaksięgowany z określoną datą, a istnieją już wpisy wcześniejsze. W takim wypadku, w każdym systemie, powinna istnieć możliwość renumeracji dziennika przed ostatecznym zapisem do ksiąg.

Standardowe dzienniki w firmach:

- zakupy kosztowe

- zakupy towarowe

- sprzedaż

- środki trwałe

- płace

- pozostałe dokumenty księgowe

Oczywiści jest to tylko podział przykładowy, a każda firma może go dowolnie rozbudowywać i upraszczać w zależności od potrzeb.

Ważną funkcją ułatwiającą pracę działu Księgowości jest możliwość podejrzenia dokumentów źródłowych. Bardzo często okazuje się, że dopiero po dokładnym zapoznaniu się z treścią dokumentu magazynowego czy też dokumentu pochodzącego z modułu środki trwałe, księgowość będzie mogła ostatecznie zdecydować o sposobie dekretacji.

Bardzo ważnym podziałem dokumentów z punktu widzenia księgowości jest przypisanie ich do rejestru VAT. Dokument posiadający Vat powinien mieć informację, do jakiego pola w deklaracji VAT, która kwota zostanie przypisana. Po ostatnich zmianach w VAT, jak również w latach wcześniejszych zdarzało się, że dokumenty należały zarówno do rejestrów sprzedaży jak i zakupu.

Dodatkowo doszła informacja o odwrotnym obciążeniu, co również powinno być uwidocznione na dokumencie księgowym.

Oprócz tych, standardowych podziałów, wiele księgowych, posiada swój własny i własną metodykę porządkowania dokumentów co znacznie upraszcza im pracę.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Zapraszamy do dyskusji na forum

Firma Meritus Systemy Informatyczne Sp. z o.o. objęła patronat merytoryczny nad działem "Programy księgowe"