REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Polecenie księgowania jako dokument księgowy

Subskrybuj nas na Youtube
Polecenie księgowania- dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki.
Polecenie księgowania- dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki.
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Rachunkowość jednostki jest prowadzona na podstawie dowodów księgowych. To one umożliwiają jednostce dokonywanie zapisów księgowych, dlatego powinny być rzetelne i wolne od błędów. Jednym z dowodów księgowych jest polecenie księgowania.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

REKLAMA

REKLAMA

Czym jest polecenie księgowania?

Polecenie księgowania (PK – „Polecenie księgowania”) to uniwersalny dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki. Służy on dokumentowaniu w księgach rachunkowych tych zapisów, które nie mogą być udokumentowane za pomocą innych dokumentów źródłowych. Polecenie księgowania można stosować zarówno do wprowadzania zapisów w ewidencji bilansowej, jak i pozabilansowej jednostki.

Prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych

Sporządzenie takiego dokumentu może wynikać z konieczności:

REKLAMA

1) ujmowania w urządzeniach księgowych zbiorczych sum wynikających z różnych zestawień źródłowych dokumentów księgowych (np. polecenie księgowania służące do ujmowania w ewidencji księgowej wynagrodzeń na podstawie zbiorczego zestawienia miesięcznego list płac),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2) korygowania błędnych zapisów dokonanych w księgach rachunkowych (storno),

3) ujmowania w księgach rachunkowych operacji, które nie są dokumentowane za pomocą specjalnie przeznaczonych do tego celu dowodów źródłowych (np. zaksięgowanie naliczonej amortyzacji bądź umorzenia, różnic kursowych),

4) dokonywania rozliczeń (np. dokonywania rozliczeń kosztów),

5) ujmowania księgowań związanych z zamykaniem i otwieraniem roku obrotowego w księgach rachunkowych (np. otwarcie ksiąg rachunkowych polega na wprowadzeniu na podstawie dowodu PK sald początkowych, tzw. bilansu otwarcia, na konta syntetyczne księgi głównej oraz konta analityczne i szczegółowe ksiąg pomocniczych).

Zobacz wzór: PK - Polecenie księgowania (format A4)

Treść dokumentu Polecenie księgowania

Polecenie księgowania jest wystawiane przez odpowiedniego merytorycznie pracownika komórki księgowości w jednym egzemplarzu. Każdy dokument Polecenia księgowania musi zawierać następujące elementy:

1) nazwa i symbol dokumentu, jego niepowtarzalny numer i datę wystawienia oraz datę, pod jaką wskazane w nim operacje należy ująć w księgach rachunkowych,

2) opis celu, w jakim zostało wystawione (np. storno, roczne księgowanie umorzenia środków trwałych),

3) wskazanie kont, na jakich należy dokonać księgowania i księgowanych kwot.

W przypadku zbiorczych dokumentów Polecenia księgowania należy w nich pojedynczo wymienić dokumenty źródłowe.

Pod wystawionym dokumentem PK podpisuje się wystawca, osoba sprawdzająca dokument pod względem formalno-rachunkowym (zazwyczaj jest to główny księgowy) i osoba zatwierdzająca do księgowania wskazane w nim operacje (zazwyczaj kierownik jednostki).

Kontrola dokumentu Polecenie księgowania   

Obowiązki księgowego i jego odpowiedzialność

Tak jak każdy dokument, również polecenie księgowania podlega weryfikacji. Kontrola tego dokumentu obejmuje sprawdzenie:

1) czy dany rodzaj operacji podlega udokumentowaniu w formie PK,

2) czy dokument został prawidłowo wystawiony przez osobę do tego upoważnioną i wypełniony w sposób kompletny i prawidłowy,

3) czy suma zbiorcza wynika z jednorodnych operacji ujętych w dokumentach źródłowych, w przypadku dokumentów zbiorczych,

4) czy prawidłowo dokonano sklasyfikowania przedstawionych w nim danych – dla dokumentów rozliczeniowych,

5) czy wskazany w PK zapis wymaga korekty oraz czy zakres tej korekty jest zgodny ze stanem rzeczywistym (faktyczną treścią ekonomiczną i przebiegiem operacji) – dla korekt zapisów.

Sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu PK

Tak jak i inne dokumenty księgowe stosowane w jednostce, również Polecenia księgowania przed ich zaksięgowaniem powinny być sprawdzane i zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych. Przepisy wewnętrzne jednostki powinny określać zasady sporządzania, sprawdzania i zatwierdzania tych dokumentów. Zasady te ustala kierownik jednostki i umieszcza je w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, która stanowi nieobowiązkową część polityki rachunkowości przedsiębiorstwa.

Główne zasady w rachunkowości

W przypadku, gdy kontrola zewnętrzna wykryje błędy w poleceniach księgowania odpowiedzialnością za ich powstanie obciążony zostanie nie tylko pracownik, który wystawił te dokumenty i na ich podstawie dokonał nieprawidłowych zapisów w księgach rachunkowych. Odpowiedzialność spadnie również na głównego księgowego w związku z brakiem bieżącego nadzoru nad pracą pracowników księgowości jemu podległych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy skutkiem błędów jest nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz tego odpowiedzialność za nieustalenie procedur kontroli dokumentów księgowych spoczywa na kierowniku jednostki. Ponosi on odpowiedzialność za brak ustaleń procedur kontroli dla dokumentu Polecenie księgowania w przepisach wewnętrznych, jak i za niezapełnienie przestrzegania tych procedur, w sytuacji gdy jedynie odpowiedni pracownicy się z nich nie wywiązują.  

Polecenie księgowania jest dowodem własnym wewnętrznym jednostki. W związku z tym błędy, jakie się w nich pojawiają mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty. Należy pamiętać przy tym o utrzymaniu czytelności skreślonych wyrażeń czy liczb oraz o wpisaniu poprawnej treści wraz z datą poprawki. Dodatkowo osoba upoważniona do wykonania tej poprawki składa podpis pod zmianą. Powyższe wymagania obowiązują, pod warunkiem, że odrębna ustawa nie stanowi inaczej. Warto wspomnieć, że nie wolno poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 938)

Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA