REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Polecenie księgowania jako dokument księgowy

Subskrybuj nas na Youtube
Polecenie księgowania- dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki.
Polecenie księgowania- dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki.
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Rachunkowość jednostki jest prowadzona na podstawie dowodów księgowych. To one umożliwiają jednostce dokonywanie zapisów księgowych, dlatego powinny być rzetelne i wolne od błędów. Jednym z dowodów księgowych jest polecenie księgowania.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Czym jest polecenie księgowania?

Polecenie księgowania (PK – „Polecenie księgowania”) to uniwersalny dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki. Służy on dokumentowaniu w księgach rachunkowych tych zapisów, które nie mogą być udokumentowane za pomocą innych dokumentów źródłowych. Polecenie księgowania można stosować zarówno do wprowadzania zapisów w ewidencji bilansowej, jak i pozabilansowej jednostki.

Prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych

Sporządzenie takiego dokumentu może wynikać z konieczności:

REKLAMA

1) ujmowania w urządzeniach księgowych zbiorczych sum wynikających z różnych zestawień źródłowych dokumentów księgowych (np. polecenie księgowania służące do ujmowania w ewidencji księgowej wynagrodzeń na podstawie zbiorczego zestawienia miesięcznego list płac),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2) korygowania błędnych zapisów dokonanych w księgach rachunkowych (storno),

3) ujmowania w księgach rachunkowych operacji, które nie są dokumentowane za pomocą specjalnie przeznaczonych do tego celu dowodów źródłowych (np. zaksięgowanie naliczonej amortyzacji bądź umorzenia, różnic kursowych),

4) dokonywania rozliczeń (np. dokonywania rozliczeń kosztów),

5) ujmowania księgowań związanych z zamykaniem i otwieraniem roku obrotowego w księgach rachunkowych (np. otwarcie ksiąg rachunkowych polega na wprowadzeniu na podstawie dowodu PK sald początkowych, tzw. bilansu otwarcia, na konta syntetyczne księgi głównej oraz konta analityczne i szczegółowe ksiąg pomocniczych).

Zobacz wzór: PK - Polecenie księgowania (format A4)

Treść dokumentu Polecenie księgowania

Polecenie księgowania jest wystawiane przez odpowiedniego merytorycznie pracownika komórki księgowości w jednym egzemplarzu. Każdy dokument Polecenia księgowania musi zawierać następujące elementy:

1) nazwa i symbol dokumentu, jego niepowtarzalny numer i datę wystawienia oraz datę, pod jaką wskazane w nim operacje należy ująć w księgach rachunkowych,

2) opis celu, w jakim zostało wystawione (np. storno, roczne księgowanie umorzenia środków trwałych),

3) wskazanie kont, na jakich należy dokonać księgowania i księgowanych kwot.

W przypadku zbiorczych dokumentów Polecenia księgowania należy w nich pojedynczo wymienić dokumenty źródłowe.

Pod wystawionym dokumentem PK podpisuje się wystawca, osoba sprawdzająca dokument pod względem formalno-rachunkowym (zazwyczaj jest to główny księgowy) i osoba zatwierdzająca do księgowania wskazane w nim operacje (zazwyczaj kierownik jednostki).

Kontrola dokumentu Polecenie księgowania   

Obowiązki księgowego i jego odpowiedzialność

Tak jak każdy dokument, również polecenie księgowania podlega weryfikacji. Kontrola tego dokumentu obejmuje sprawdzenie:

1) czy dany rodzaj operacji podlega udokumentowaniu w formie PK,

2) czy dokument został prawidłowo wystawiony przez osobę do tego upoważnioną i wypełniony w sposób kompletny i prawidłowy,

3) czy suma zbiorcza wynika z jednorodnych operacji ujętych w dokumentach źródłowych, w przypadku dokumentów zbiorczych,

4) czy prawidłowo dokonano sklasyfikowania przedstawionych w nim danych – dla dokumentów rozliczeniowych,

5) czy wskazany w PK zapis wymaga korekty oraz czy zakres tej korekty jest zgodny ze stanem rzeczywistym (faktyczną treścią ekonomiczną i przebiegiem operacji) – dla korekt zapisów.

Sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu PK

Tak jak i inne dokumenty księgowe stosowane w jednostce, również Polecenia księgowania przed ich zaksięgowaniem powinny być sprawdzane i zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych. Przepisy wewnętrzne jednostki powinny określać zasady sporządzania, sprawdzania i zatwierdzania tych dokumentów. Zasady te ustala kierownik jednostki i umieszcza je w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, która stanowi nieobowiązkową część polityki rachunkowości przedsiębiorstwa.

Główne zasady w rachunkowości

W przypadku, gdy kontrola zewnętrzna wykryje błędy w poleceniach księgowania odpowiedzialnością za ich powstanie obciążony zostanie nie tylko pracownik, który wystawił te dokumenty i na ich podstawie dokonał nieprawidłowych zapisów w księgach rachunkowych. Odpowiedzialność spadnie również na głównego księgowego w związku z brakiem bieżącego nadzoru nad pracą pracowników księgowości jemu podległych. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy skutkiem błędów jest nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oprócz tego odpowiedzialność za nieustalenie procedur kontroli dokumentów księgowych spoczywa na kierowniku jednostki. Ponosi on odpowiedzialność za brak ustaleń procedur kontroli dla dokumentu Polecenie księgowania w przepisach wewnętrznych, jak i za niezapełnienie przestrzegania tych procedur, w sytuacji gdy jedynie odpowiedni pracownicy się z nich nie wywiązują.  

Polecenie księgowania jest dowodem własnym wewnętrznym jednostki. W związku z tym błędy, jakie się w nich pojawiają mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty. Należy pamiętać przy tym o utrzymaniu czytelności skreślonych wyrażeń czy liczb oraz o wpisaniu poprawnej treści wraz z datą poprawki. Dodatkowo osoba upoważniona do wykonania tej poprawki składa podpis pod zmianą. Powyższe wymagania obowiązują, pod warunkiem, że odrębna ustawa nie stanowi inaczej. Warto wspomnieć, że nie wolno poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 938)

Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Szokujące dane GUS i Eurostatu: Deficyt Polski może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług rośnie najszybciej w UE – wszystko, co musisz wiedzieć o finansach publicznych w Polsce

Polska stoi w obliczu rosnącego deficytu finansów publicznych – najnowsze dane GUS i Eurostatu wskazują, że na koniec 2025 roku deficyt może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług publiczny rośnie najszybciej w Unii Europejskiej. Sprawdź, co oznaczają te liczby dla polskiej gospodarki.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne będą zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

Podatek od darowizn: kiedy zapłacisz, a kiedy unikniesz fiskusa

Wiele osób jest przekonanych, że darowizny w rodzinie są zawsze wolne od podatku. To nieprawda. Zwolnienie istnieje, ale tylko pod warunkiem, że obdarowany zgłosi darowiznę w terminie i udokumentuje przekazanie pieniędzy.

REKLAMA

KSeF 2.0: księgowi (biura rachunkowe) będą nakłaniani do wystawiania faktur? Uwaga na odpowiedzialność karno-skarbową

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców może próbować przerzucić na księgowych nie tylko nowe obowiązki, ale i odpowiedzialność. Eksperci ostrzegają: wystawienie faktury w imieniu klienta to nie tylko pomoc w formalnościach, lecz także osobiste ryzyko karno-skarbowe. Zanim biura rachunkowe zgodzą się na taką współpracę, powinny dokładnie rozważyć, gdzie kończy się ich rola, a zaczyna odpowiedzialność za cudzy biznes.

MCU rusza 1 listopada 2025 – jak uzyskać certyfikat KSeF?

1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomi Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – nową funkcjonalność, która umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom i wydawanie certyfikatów KSeF. Certyfikaty te staną się podstawowym narzędziem uwierzytelnienia w systemie KSeF 2.0.

REKLAMA