Prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych

Limit prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2014 r.

Księgi rachunkowe zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości otwiera się, z zastrzeżeniem ust. 3, na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, a początek każdego następnego roku obrotowego, na dzień zmiany formy prawnej, na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),  na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości - w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Księgi rachunkowe prowadzone przez firmę

W ustawie o rachunkowości znajduje się wykaz ksiąg tworzących księgi rachunkowe. Art. 13 ust. 1 ustawy wskazuje, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Powinien umożliwiać uzgodnienie obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Polecamy: Deregulacja zawodów księgowych w 2014 r.

Outsourcing usług księgowych

Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Należy pamiętać, że zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Kto prowadzi księgi rachunkowe firmy?

Zgodnie z art. 11 ust. 1 uor księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, przy czym ustawodawca daje możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy - podmiotowi zewnętrznemu.

W przypadku gdy jednostka sama prowadzi księgi rachunkowe, to księgi te mogą znajdować się w siedzibie jednostki, oddziału, zakładu lub prowadzonego biura. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzi firma zewnętrzna, wówczas – zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości – podmiot musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Oprócz tego musi on zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

W związku z tym prowadzenie ksiąg rachunkowych przez wyspecjalizowany podmiot niekoniecznie oznacza obowiązek przechowywania dokumentacji przez biuro rachunkowe, a dana kwestia powinna zostać uregulowana w umowie zawartej pomiędzy stronami.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez firmę zewnętrzną może ograniczać czas i koszty prowadzenia działalności, przy czym firma dalej ma obowiązek ich przechowywania. Archiwizacja dokumentów może być prowadzona w formie papierowej, bądź elektronicznej. Jeżeli firma nie ma możliwości przechowywania dokumentów w siedzibie, może zlecić takie zadanie firmie zewnętrznej. Takie rozwiązanie ma wiele zalet. Przede wszystkim pozwala zredukować koszty stałe i osobowe, eliminuje konieczność utrzymania powierzchni archiwum wraz z wyposażeniem i zabezpieczeniami. Dodatkowo archiwum prowadzone przez specjalistów gwarantuje łatwy i szybki dostęp do dokumentów, a także ich prawidłowy obieg. Oczywiście są także wady korzystania z usług firmy zewnętrznej. Istnieje bowiem ryzyko dostępu osób trzecich do poufnych informacji przedsiębiorstwa.

Należy także pamiętać, że prowadzenie ksiąg rachunkowych przez podmiot zewnętrzny nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. W związku z tym powinien wybrać przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych po wcześniejszym zapoznaniu się z informacjami o uprawnieniach przedsiębiorcy oraz kwalifikacjach osób prowadzących bezpośrednio księgi, a po zawarciu umowy zobowiązany jest kontrolować jej wykonywanie.

Okres przechowywania dokumentów

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe

Ustawa o rachunkowości określa także okresy przechowywania dokumentacji księgowej. Zatwierdzone sprawozdania finansowe jednostka musi przechowywać trwale, natomiast pozostałe dokumenty księgowe, co do zasady, przez okres co najmniej pięciu lat. Wyjątek stanowią dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - należy je przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną. Oprócz togo dowody księgowe dotyczące inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym przechowuje się przez pięć lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Podstawa prawna

- Art. 10-19 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autor: Marta Przyborowska