Outsourcing usług księgowych

Celem niniejszego artykułu jest dokonanie analizy outsourcingu na przykładzie usług księgowych. Przedstawione zostaną fazy i etapy wprowadzenia outsourcingu rachunkowości w firmie. Omówione zostaną także międzynarodowe wytyczne odnoszące się do analizowanego zjawiska.

Outsourcing usług księgowych w świetle regulacji prawnych

Polecamy: KONFERENCJA: Outsourcing kadrowo-księgowy. Praktyczne wskazówki z budowania oraz realizacji kontraktów outsourcingowych

Do regulacji międzynarodowych można zaliczyć przede wszystkim wytyczne Komitetu Bazylejskiego, oraz Committee of European Banking Supervisors (Europejska Komisja Nadzorów Bankowych, w skrócie CEBS). Zgodnie z zasadami Komitetu Bazylejskiego umowa outsourcingowa powinna określać zakres, oraz poziom czynności, jakie będą wydzielane na zewnątrz. Prawa klientów nie powinny być naruszane, w szczególności te dotyczące dochodzenia odszkodowania. Podmiot regulowany przy ocenie ryzyka powinien rozważyć między innymi operacyjny, oraz finansowy wpływ outsourcingu na swą działalność, stopień trudności, czas potrzebny na wybranie alternatywnego usługodawcy, oraz potencjalne straty klientów poniesione na skutek nienależytego wykonania usługi. Zasady te są w pewnym stopniu zbieżne z wytycznymi CEBS. Europejska Komisja Nadzorów Bankowych proponuje następujące zasady:

1. funkcje zarządu, oraz odpowiedzialność kluczowa i strategiczna nie mogą być outsourcowane;
2. po stronie zarządu leży ostateczna odpowiedzialność za właściwe zarządzanie ryzykiem;
3. instytucja outsourcująca powinna w szczególności uważać, kiedy wydziela czynności istotne;
4. w stosunku do czynności o charakterze mniej istotnym nie powinno być żadnych ograniczeń;
5. instytucja outsourcująca powinna dysponować strategią działania, głównie plany awaryjne i sposoby zakończenia współpracy;
6. zasady instytucji outsourcingowych powinny włączać metody zarządzania ryzykiem powiązanym z umowami outsourcingowymi;
7. każda umowa outsourcingowa powinna mieć formę wyczerpującego kontraktu;
8. instytucja powinna zapewniać, iż istnieje umowa odnosząca się do jakości świadczonych usług (SLA- service level agreement);
9. organy nadzoru powinny mieć dostęp do informacji, oraz prawo do zamawiania lub przeprowadzania inspekcji u usługodawcy;
10. organy nadzoru powinny interesować się koncentracją ryzyka, gdy jeden usługodawca obsługuje kilka instytucji;
11. organy nadzoru powinny skupiać uwagę na ryzyku powiązanym z outsourcingiem łańcuchowym, czyli takim gdzie usługodawca przekazuje innemu podmiotowi wykonanie pewnych czynności.

Pierwsze osiem zasad określa czego powinny oczekiwać organy nadzoru od instytucji, natomiast trzy ostatnie wyjaśniają rolę nadzoru w outsourcingu[1].

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter!

Polecamy: Deregulacja zawodów księgowych w 2014 r.

Umowa outsourcingowa o świadczenie usług księgowych

Outsourcing nie jest pojęciem prawniczym, lecz terminem z pogranicza zarządzania i ekonomii. Na gruncie polskiego prawa umowę outsourcingu zalicza się do kategorii umów nienazwanych. Zazwyczaj przybiera ona formę jednej, lub kombinacji kilku cywilnoprawnych umów nazwanych, na przykład umowy o dzieło, leasingu, najmu, czy umowy zlecenia. Zgodnie z tym wobec umowy outsourcingu stosuje się reżim prawny tych umów nazwanych, a także ogólne zasady właściwe dla nich wszystkich. Obowiązujące, polskie przepisy regulujące zapisy umów outsourcingowych nie używają słowa „outsourcing”[2]. Ustawa o Rachunkowości dopuszcza możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg podmiotom zewnętrznym. Nowelizacja z dnia 10 kwietnia 2010 roku daje możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg podmiotom z innych państw członkowskich, które prowadzą działalność w tym zakresie. Do tej pory tylko polskie firmy miały możliwość prowadzenia ksiąg.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych bez certyfikatu

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Jeśli kierownik jednostki podejmie decyzję o powierzeniu ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu, wówczas zgodnie z art. 11 a Ustawy o Rachunkowości ma obowiązek[3]:

1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru[4].

We wszystkich umowach outsourcingowych, w których mowa jest o danych osobowych należy dodatkowo pod uwagę wziąć restrykcje jakie zawiera Ustawa o ochronie danych osobowych[5].

Wybór partnera outsourcingowego powinien przebiegać zgodnie z określoną procedurą, która sprowadza się do: dokładnego wyspecyfikowania działań, które mają podlegać wydzieleniu na zewnątrz, poszukiwania na rynku przedsiębiorstw świadczących usługi księgowe, rozpoznania zakresu i cen usług przez nie realizowanych, a następnie sporządzenia zestawienia potencjalnych partnerów outsourcingowych jednostki. Ostatnim krokiem jest wybór konkretnej firmy outsourcingowej. Należy się tutaj kierować czynnikami, które mają wpływa na efektywność i skuteczność usług księgowych. Bardzo istotnym elementem pomyślnego wdrożenia w jednostce outsourcingu jest odpowiednie sformułowanie umowy outsourcingowej. Nie należy jej utożsamiać ze zwykłą umową o dzieło, lub umową- zleceniem, ponieważ outsourcing jest długotrwałym działaniem, tworzącym nowy układ partnerski pomiędzy firmami. Ponadto powiązania i formy współpracy jakie tu występują są bardziej skomplikowane. Prawidłowo sformułowana umowa powinna co najmniej zawierać następujące elementy:

1. strony umowy,
2. zakres i przedmiot umowy,
3. rozpoczęcie i sposób świadczenia usług przez zleceniobiorcę,
4. przekazanie , oraz własność dokumentacji,
5. wynagrodzenie,
6. współdziałanie stron,
7. okres trwania umowy,
8. zasady wypowiedzenia umowy,
9. zmiana umowy,
10. poufność,
11. spory,
12. ważność umowy, wykonalność częściowa,
13. odwołanie do polskich regulacji prawnych w stosunku do spraw nieuregulowanych umową,
14. forma, liczba oryginałów umowy,
15. podpisy osób zawierających umowę[6].

Standardowa umowa o świadczenie usług księgowych rozpoczyna się od nagłówka, w którym oprócz nazwy dokumentu widnieje jego numer. Kolejnym ważnym elementem jest oznaczenie stron. Główna treść umowy podzielona jest na dziewięć części. Pierwsza z nich to postanowienia ogólne. Druga przedstawia obowiązki biura rachunkowego, do których należy prowadzenie dokumentacji zleceniodawcy na podstawie przedłożonych dokumentów źródłowych. Działania te mają być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i z należytą starannością. Oznaczony jest także termin wykonania usługi. Dodatkowo w tej części dokumentu wymienione są czynności nienależące do obowiązków biura.

Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór

Kolejny punkt dokumentu określa czynności dodatkowe. Strony mogą ustalić, że na podstawie odrębnych uzgodnień usługodawca podejmie się stałego wykonywania usług na rzecz zleceniodawcy. W takim przypadku owe dodatkowe czynności zostają wymienione w tym punkcie. Mogą to być między innymi prowadzenie dokumentacji pracowniczej, lub sporządzanie sprawozdań statystycznych.

Następnym elementem umowy o świadczenie usług księgowych są obowiązki zleceniodawcy. Należą do nich między innymi dotrzymywanie terminów związanych z przekazywaniem materiałów źródłowych, oraz udzielanie usługodawcy wszelkich niezbędnych informacji niezbędnych do świadczenia usług, lub mających na nie wpływ.  Ponadto zleceniodawca zobowiązuje się do terminowej zapłaty wynagrodzenia. Punkt ten zawiera dodatkowo informację o konsekwencjach w przypadku niedotrzymania warunków umowy przez usługobiorcę. Dalsza część dokumentu to postanowienia wspólne. Dotyczą one przede wszystkim miejsca przechowywania rejestrów, ksiąg i innych dokumentacji podatkowych, oraz dotrzymywania tajemnicy dotyczącej faktów o których strony dowiedziały się w związku z wykonaniem niniejszej umowy. Część siódma dokumentu reguluje kwestie wynagrodzenia. Określona jest tutaj podstawowa stawka należna usługodawcy za wykonywane zadania, a także informacje o wynagrodzeniu w przypadku świadczenia czynności dodatkowych. Wyznaczony zostaje termin płatności, oraz informacja, iż w przypadku nieterminowych wypłat wynagrodzenia biuru rachunkowemu przysługiwać będą odsetki w określonej wysokości, najczęściej ustawowej.

Następny punkt dokumentu wyznacza zakres odpowiedzialności. Biuro rachunkowe zobowiązuje się prowadzić księgi rachunkowe zgodnie ze stanem rzeczywistym, czyli odpowiada za prawidłowość materialną, oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a więc musi przestrzegać prawidłowości formalnej. W tym punkcie przedstawia się także zakres obowiązków, za które usługodawca nie ponosi odpowiedzialności, oraz umieszcza się informację o ubezpieczeniu działalności od odpowiedzialności cywilnej.

Przedostatni element umowy zatytułowany: Okres obowiązywanie umowy. Rozwiązanie umowy. zawiera informację o czasie, na jaki umowa zostaje zawarta, wskazuje strony, które mogą ją rozwiązać, a także wyznacza długość okresu wypowiedzenia. Postanowienia końcowe to ostatni punkt umowy o świadczenie usług księgowych. Zastrzegają one formę prawną wymaganą dla ważności wszelkich oświadczeń stron składanych w wykonaniu umowy, jej zmian, bądź rozwiązania. W tej części widnieje informacja na temat przepisów prawnych obowiązujących w przypadku kwestii nieuregulowanych umową. Podana jest także informacja o ilości egzemplarzy w jakiej została sporządzona umowa. Dokument musi zostać podpisany zarówno przez zleceniodawcę, jak i zleceniobiorcę.

Księgowość własna, czy w biurze rachunkowym lub kancelarii podatkowej?

W umowie outsourcingowej można zawrzeć wszelkie dodatkowe i specyficzne elementy, jeśli standardowy kontrakt ich nie ujmuje. Jest to ważne dla obu stron. Dla usługobiorcy jest to istotny element w egzekwowaniu zawartego wcześniej kontraktu, natomiast dla usługodawcy stanowi to możliwość obrony przed nieuzasadnionymi roszczeniami[7].

Fazy oraz etapy wprowadzania outsourcingu rachunkowości w firmie

Wprowadzając outsourcing w przedsiębiorstwie należy postępować rozważnie i przejść krok po kroku kolejne etapy całego procesu. Osoby podejmujące decyzję powinny zwrócić uwagę na solidność i rzetelność wszelkich analiz i informacji dotyczących tego problemu w przedsiębiorstwie. Wprowadzanie outsourcingu w firmie można podzielić na cztery ogólne fazy, które z kolei dzielą się na bardziej szczegółowe etapy. Fazy te wyglądają następująco:

1. planowanie strategiczne, oraz wewnętrzna analiza i ocena,
2. ocena i wybór usługodawców,
3. negocjacja i podpisanie kontraktu,
4. kontrola outsourcingu.

Faza pierwsza jest najważniejsza, ponieważ wówczas podejmowane są główne, strategiczne dla firmy decyzje. Na początku należy zidentyfikować obszary działalności firmy, które nadają się do wydzielenia na zewnątrz, a obecnie sprawiają najwięcej kłopotów w sprawnym funkcjonowaniu i zarządzaniu przedsiębiorstwem. Rachunkowość może być właśnie takim obszarem. Kolejnym krokiem jest określenie celów strategicznych. Zadanie to należy do samych właścicieli przedsiębiorstwa, lub kadry zarządzającej wysokiego szczebla. Następnym etapem tej fazy jest przeprowadzenie analizy korzyści i kosztów[8]. Można zastosować tutaj analizę SWOT. Nazwa tej metody to skrót od pierwszych liter angielskich odpowiedników słów: siła (strenght), słabość (weakness), szanse (opportunities) i zagrożenia (threats)[9]. Głównym celem analizy SWOT przedsięwzięcia jakim jest outsourcing usług księgowych jest określenie bieżącej sytuacji, perspektyw, a co za tym idzie najlepszej strategii postępowania. Pozwoli to na podjęcie decyzji, czy nadal prowadzić księgowość w obrębie własnego przedsiębiorstwa, czy też zlecić wykonanie tych usług na zewnątrz. Przeprowadzenie tej metody zmusza do strategicznego myślenia, obserwowania zachodzących w otoczeniu zmian, tworzenia analiz i raportów[10]. Graficzne przedstawienie analizy SWOT outsourcingu księgowości zawiera tabela 3.

Tab. 3. Analiza SWOT outsourcingu usług księgowych.

Źródło: Opracowanie własne na podstawie http://www.outsourcingportal.pl/artykuly,outsourcing-uslug-ksiegowych,0,2,587,2,0.html, 09.04.12, Od auditingu do sponsoringu, praca zbior. pod red. Kseni Czubakowskiej, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2007, s. 206- 208.

W tej fazie ważne jest także, aby oszacować granicę równowagi dla korzyści, oraz obciążeń wprowadzanego outsourcingu usług księgowych. Należy wyznaczyć jasne kryteria ustalania tej granicy. W krótkim okresie czasu może okazać się, że wprowadzanie outsourcingu nie przynosi pożądanych efektów, natomiast w długoterminowej perspektywie przekroczona zostanie granica opłacalności.

Druga faza to selekcja, po uprzedniej ocenie, sprzedawców usług outsourcingowych. Należy określić uwarunkowania firmy, które rzutują na usługi outsourcingowe rachunkowości, a także wyszukać wykwalifikowanego usługodawcę. Można tego dokonać na podstawie informacji dostarczonych zarówno z zewnątrz, jak i wewnątrz przedsiębiorstwa. W firmie może wystąpić problem oporu pracowników, którzy obawiają się utraty swoich stanowisk. Taki stan rzeczy może prowadzić do nieprawidłowości, a nawet błędnych wyników analiz ekonomicznych, jakie przedsiębiorstwo przeprowadza. Aby zapobiec takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest podjęcie współpracy z wyspecjalizowanym przedsiębiorstwem, które pomoże zebrać informacje potrzebne przy podejmowaniu decyzji.

Aby odzwierciedlić aktualną sytuację firmy planującej outsourcing, ważne jest by współpraca opierała się na uczciwym i rzetelnym przepływie informacji w obu kierunkach. Dodatkowym źródłem wiedzy może być analiza rozwiązań stosowanych przez inne jednostki funkcjonujące w tym samym sektorze działalności gospodarczej. Można w ten sposób zgromadzić zasób informacji o wadach i zaletach outsourcingu rachunkowości, dzięki czemu bardziej przejrzysta stanie się sytuacja, w ramach której rozważać się będzie wprowadzenie tego rozwiązania we własnym przedsiębiorstwie. Następnym etapem w ramach drugiej fazy jest przeprowadzenie przetargu ofert. Tworzy się tutaj zapytania do firm outsourcingowych, będących w kręgu zainteresowania przedsiębiorstwa macierzystego, dotyczące możliwości współpracy. Oferta taka może mieć formę pisemną, lub ustną. Należy pamiętać, aby pytania były konkretne i jednoznaczne. W następnym kroku przedsiębiorstwo ocenia nadesłane odpowiedzi usługodawców. Najlepszym rozwiązaniem jest powołanie w tym celu zespołu wykwalifikowanych ludzi. Celem tego etapu jest wybór najlepszych firm outsourcingowych, które najpełniej spełniają wszelkie wymagania. Spośród grona wyłonionych usługodawców dokonuje się ostatecznego wyboru. Kryteria jakimi można się tutaj kierować to na przykład opinia o firmie outsourcingowej, jej stabilność finansowa, dotychczasowe osiągnięcia. Warto także zwrócić uwagę, czy przedsiębiorstwo posiada wystawiony przez Ministra Finansów dokument uprawniający je do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie jest to gwarantem wysokiego poziomu świadczonych usług, lecz zapewnia bezpieczeństwo poprawności ich wykonania[11].

Kolejną fazą jest negocjacja i podpisanie kontraktu. Na samym początku należy pamiętać, by zrobić dobre wrażenie i zarazem zbudować życzliwą atmosferę. Nie należy się spieszyć podczas omawiania szczegółów, by móc w przyszłości nawzajem sprostać swoim oczekiwaniom. Na proces negocjacji składa się kilka podstawowych etapów:

• przygotowanie negocjacji,
• rozpoczęcie procesu negocjacji,
• prezentacja usług w zakresie rachunkowości,
• właściwe negocjacje,
• zamknięcie procesu negocjacyjnego[12].

Ostatnią fazą wprowadzania outsourcingu jest jego kontrola. Polega ona na porównaniu opracowanych w procesie planowania programów ze stanem faktycznym. Przeprowadzenie kontroli zastosowanego outsourcingu rachunkowości nie powinno być problematyczne. Celem jest maksymalne czerpanie korzyści z wprowadzonego rozwiązania[13].

Autor: Urszula Tarsa

Bibliografia

1. BURKHOLDER N. C., Outsourcing: the definitive view, applications and implications, John Wiley and Sons, USA 2006.
2. CORBETTt M. F., The outsourcing revolution: why it makes sense and how to do it right, Dearborn Trade Publishing, USA 2004.
3. GREAVER M. F., Strategic outsourcing: a structured approach to outsourcing decisions and initiatives, AMACOM, New York 1999.
4. KŁOS M., Outsourcing w polskich przedsiębiorstwach, CeDeWu.pl, Warszawa 2009.
5. KOPCZYŃSKI T., Outsourcing w zarządzaniu przedsiębiorstwami, PWE, Warszawa 2010.
6. Od auditingu do sponsoringu w rachunkowości, praca zbior. pod red. K. CZUBAKOWSKIEJ, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2007.
7. PTAK M., Rachunkowość w firmie, oraz prawne regulacje outsourcingu rachunkowości, „ PLUS. Outsourcing rachunkowości” 2011, nr 4.
8. SAPETA T., Zastosowanie koncepcji outsourcingu w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Zeszyty naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, 2006, nr 719.
9. TROCKI M., Outsourcing. Metoda restrukturyzacji działalności gospodarczej, PWE, Warszawa 2001.
10. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 691 z późn. zm., art. 11 a.
11. WODECKA- HYJEK A., Dobór partnera outsourcingowego z perspektywy kluczowych kompetencji w przedsiębiorstwie, Zeszyty naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, 2004, nr 648.
12. ZIELIŃSKI J., Outsourcing doradztwa podatkowego i rachunkowości. Trafna decyzja, Forum Doradców Podatkowych, Kraków 2001.
13. http://www.analiza-swot.org/, 09.04.12.
14. http://www.iso.org.pl/analiza-swot, 09.04.12
15. http://ww4.it/outsourcing, 20.01.2012.
16. http://www.outsourcing.com, 26.12.2011.