Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego

Zapisy księgowe

Art. 20 ust. 2  ustawy o rachunkowości wymienia dowody księgowe będące podstawą zapisów księgowych w podziale na trzy grupy. Pierwszą z nich stanowią dowody źródłowe zewnętrzne obce, czyli te otrzymane od kontrahentów. Drugą grupą dowodów księgowych potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych są dowody zewnętrzne własne, które należy przekazywać kontrahentom w oryginale. Oprócz tego występują także dowody źródłowe wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

Ustawa o rachunkowości daje również możliwość sporządzania zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych sporządzonych przez jednostkę. Wśród nich wyróżnia się dowody zbiorcze, czyli służące do dokonania łącznych zapisów z kilku dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, a także dowody korygujące poprzednie zapisy. Istnieje także możliwość korzystania z dowodów rozliczeniowych, które ujmują już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, czy dowodów zastępczych, wystawionych do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. W uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji, jednak nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera oznacza, że dowody źródłowe są uznane za równoważne z zapisami w księgach rachunkowych, wprowadzanymi automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzonymi według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. Podczas rejestrowania tych zapisów należy spełnić co najmniej następujące warunki: uzyskanie trwale czytelnej postać zgodnej z treścią odpowiednich dowodów księgowych, możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenia osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie, stosowanie procedury zapewniającej sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, odpowiednia ochrona danych źródłowych w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Wymogi formalne

Zapisów w księgach rachunkowych trzeba dokonywać się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, jak również kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

W przypadku zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych należy dokonać ich w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie, a zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

Poprawa błędów

Jak długo przechowywać księgi rachunkowe

Zdarza się, że w zapisach księgowych pojawi się błąd. Stwierdzone błędy w zapisach można poprawić jedną z dwóch metod. Pierwsza z nich polega na skreśleniu dotychczasowej treści i wpisaniu nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu. Dodatkowo poprawę błędu należy potwierdzić przez podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Takie  poprawki muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. Drugim sposobem poprawy błędu w zapisie księgowym jest wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, które dokonywane są tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. Ta metoda jest wykorzystywana zawsze w przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera.

Jak wykazać w księgach wniesienie wkładu niepieniężnego

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Podstawa prawna

Art.20, 23-25 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Autor: Marta Przyborowska