REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nota obciążeniowa jako dokument księgowy

Subskrybuj nas na Youtube
Nota obciążeniowa jako dokument księgowy.
Nota obciążeniowa jako dokument księgowy.

REKLAMA

REKLAMA

Nota księgowa (inaczej obciążeniowa, uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa) jest dokumentem rozliczeniowym jednostki. Stosuje się ją przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku VAT. Dodatkowo transakcje dokumentowane notą obciążeniową nie mogą dotyczyć sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników, potwierdzanych w postaci rachunku wystawianego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.

Nota księgowa

W związku z tym, że nota uznaniowa nie dokumentuje transakcji sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników należy ustalić zakres operacji, dla jakich tworzy się te dokumenty. Noty sporządza się m.in. dla udokumentowania operacji:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

1) z kontrahentami – np. w zakresie naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności lub naliczania kar umownych należnych w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązań wynikających z zawartych umów albo też korygowania należności wynikających z błędów popełnionych w rachunkach (wtedy są dokumentami własnymi zewnętrznymi jednostki),

2) z pracownikami jednostki – dotyczących obciążenia należnościami z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki (w tym przypadku pełnią rolę dokumentów wewnętrznych),

oraz do ujmowania tych operacji w księgach rachunkowych jednostki.

REKLAMA

Noty księgowe są dokumentami stosowanymi także w przypadku dokonywania wzajemnych rozliczeń pomiędzy powiązanymi jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych nieuprawnionymi do wystawiania faktur VAT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wystawianie, korygowanie, wzory

Zasady dotyczące wystawiania, korygowania czy wzorów not księgowych powinny być określone w przepisach wewnętrznych jednostek, gdyż nie ma ogólnie obowiązujących przepisów regulujących tę kwestię. Reguły te ustala kierownik i zawiera w polityce rachunkowości jednostki.

Zarówno notę księgową wewnętrzną, jak i zewnętrzną należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach. Dokument ten wystawia właściwy pracownik komórki księgowości, przy czym jeden egzemplarz otrzymuje odpowiednio kontrahent lub pracownik, a drugi egzemplarz pozostaje w księgowości. Zdarza się, że niektóre jednostki sporządzają noty księgowe w trzech egzemplarzach. Trzeci, dodatkowy egzemplarz trafia wówczas do właściwej komórki merytorycznej.

Zobacz wzór: Nota księgowa

Zobacz także wzór: Nota obciążeniowa

Treść noty

Nota powinna zawierać co najmniej elementy wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości, czyli:

1) nazwę dokumentu (np. „Nota obciążeniowa”, „Nota odsetkowa”),

2) numer noty (zgodny z zasadami nadawania numerów przyjętymi w jednostce) i datę jej wystawienia,

3) określenie stron operacji gospodarczej (nazwy, adresy),

4) opis operacji i jej wartość,

5) datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli różni się ona od daty wystawienia noty),

6) podpis wystawcy (osoby upoważnionej w jednostce do wystawiania not).

Opis operacji w nocie księgowej powinien wskazać właściwy dokument źródłowy, który stanowił podstawę jej wystawienia, np. w przypadku obciążenia:

1) kontrahenta karami umownymi – umowę z kontrahentem (z podaniem numeru, daty zawarcia, przedmiotu), z której wynika obowiązek zapłacenia kar umownych i protokół odbioru usług (dostaw), z którego wynika, że zostały one nienależycie wykonane,

2) kontrahenta odsetkami za zwłokę – umowę, z której wynika ich wysokość lub w sytuacji gdy umowa zawarta z kontrahentem nie zawiera postanowień w tym zakresie – wskazanie podstawy prawnej żądania odsetek, ich rodzaju i wysokości,

3) pracownika z tytułu niedoborów i szkód zawinionych – protokół inwentaryzacji (lub inny dokument, z którego wynika wysokość szkód/niedoborów).

W przypadku rozliczeń bezgotówkowych w nocie księgowej należy także wskazać numer rachunku bankowego, na który trzeba wpłacić wymienioną w niej kwotę.

Etyka zawodowa w rachunkowości

Zatwierdzanie not księgowych

Istnieje obowiązek podpisania noty księgowej przez wystawcę, osobę sprawdzającą oraz kierownika jednostki lub innego pracownika upoważnionego do ustalania wysokości należności jednostki. Noty księgowe są sprawdzane i zatwierdzane pod kątem:

1) prawnej dopuszczalności wystawienia noty,

2) zasadności wystawienia w danym przypadku,

3) zgodności treści noty z postanowieniami odpowiedniej umowy (kary umowne, odsetki za zwłokę), ugody (obciążenie niedoborami zawinionymi pracownika na podstawie ugody pomiędzy pracownikiem i pracodawcą) oraz z przepisami ogólnie obowiązującymi (granice kwotowe, do jakich można obciążać pracowników za szkody itp.),

4) formalno-rachunkowym (zastosowania prawidłowego druku, prawidłowości wyliczonych kwot).

Poprawianie błędów

W przypadku stwierdzenia błędów, koryguje się je w notach:

1) zewnętrznych – przez wystawienie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem (zgodnie z postanowieniami szczegółowymi zawartymi w przepisach wewnętrznych jednostki),

2) wewnętrznych – poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wraz z zapisaniem poprawnej treści uzupełnionej datą poprawki i podpisem osoby do tego upoważnionej.

Przepisy ogólnie obowiązujące normują przypadki korygowania błędów stwierdzonych w fakturach, dlatego też w przypadku konieczności skorygowania noty księgowej obciążeniowej należy posługiwać się przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u jej wystawcy.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM


Podstawy prawne:

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości

- Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

- Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny

- Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

- Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz.U. Nr 220, poz. 1434)

Autor: Marta Przyborowska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA