Nota obciążeniowa jako dokument księgowy

Nota księgowa

W związku z tym, że nota uznaniowa nie dokumentuje transakcji sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników należy ustalić zakres operacji, dla jakich tworzy się te dokumenty. Noty sporządza się m.in. dla udokumentowania operacji:

1) z kontrahentami – np. w zakresie naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności lub naliczania kar umownych należnych w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązań wynikających z zawartych umów albo też korygowania należności wynikających z błędów popełnionych w rachunkach (wtedy są dokumentami własnymi zewnętrznymi jednostki),

2) z pracownikami jednostki – dotyczących obciążenia należnościami z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki (w tym przypadku pełnią rolę dokumentów wewnętrznych),

oraz do ujmowania tych operacji w księgach rachunkowych jednostki.

Noty księgowe są dokumentami stosowanymi także w przypadku dokonywania wzajemnych rozliczeń pomiędzy powiązanymi jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych nieuprawnionymi do wystawiania faktur VAT.

Wystawianie, korygowanie, wzory

Zasady dotyczące wystawiania, korygowania czy wzorów not księgowych powinny być określone w przepisach wewnętrznych jednostek, gdyż nie ma ogólnie obowiązujących przepisów regulujących tę kwestię. Reguły te ustala kierownik i zawiera w polityce rachunkowości jednostki.

Zarówno notę księgową wewnętrzną, jak i zewnętrzną należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach. Dokument ten wystawia właściwy pracownik komórki księgowości, przy czym jeden egzemplarz otrzymuje odpowiednio kontrahent lub pracownik, a drugi egzemplarz pozostaje w księgowości. Zdarza się, że niektóre jednostki sporządzają noty księgowe w trzech egzemplarzach. Trzeci, dodatkowy egzemplarz trafia wówczas do właściwej komórki merytorycznej.

Zobacz wzór: Nota księgowa

Zobacz także wzór: Nota obciążeniowa

Treść noty

Nota powinna zawierać co najmniej elementy wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości, czyli:

1) nazwę dokumentu (np. „Nota obciążeniowa”, „Nota odsetkowa”),

2) numer noty (zgodny z zasadami nadawania numerów przyjętymi w jednostce) i datę jej wystawienia,

3) określenie stron operacji gospodarczej (nazwy, adresy),

4) opis operacji i jej wartość,

5) datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli różni się ona od daty wystawienia noty),

6) podpis wystawcy (osoby upoważnionej w jednostce do wystawiania not).

Opis operacji w nocie księgowej powinien wskazać właściwy dokument źródłowy, który stanowił podstawę jej wystawienia, np. w przypadku obciążenia:

1) kontrahenta karami umownymi – umowę z kontrahentem (z podaniem numeru, daty zawarcia, przedmiotu), z której wynika obowiązek zapłacenia kar umownych i protokół odbioru usług (dostaw), z którego wynika, że zostały one nienależycie wykonane,

2) kontrahenta odsetkami za zwłokę – umowę, z której wynika ich wysokość lub w sytuacji gdy umowa zawarta z kontrahentem nie zawiera postanowień w tym zakresie – wskazanie podstawy prawnej żądania odsetek, ich rodzaju i wysokości,

3) pracownika z tytułu niedoborów i szkód zawinionych – protokół inwentaryzacji (lub inny dokument, z którego wynika wysokość szkód/niedoborów).

W przypadku rozliczeń bezgotówkowych w nocie księgowej należy także wskazać numer rachunku bankowego, na który trzeba wpłacić wymienioną w niej kwotę.

Etyka zawodowa w rachunkowości

Zatwierdzanie not księgowych

Istnieje obowiązek podpisania noty księgowej przez wystawcę, osobę sprawdzającą oraz kierownika jednostki lub innego pracownika upoważnionego do ustalania wysokości należności jednostki. Noty księgowe są sprawdzane i zatwierdzane pod kątem:

1) prawnej dopuszczalności wystawienia noty,

2) zasadności wystawienia w danym przypadku,

3) zgodności treści noty z postanowieniami odpowiedniej umowy (kary umowne, odsetki za zwłokę), ugody (obciążenie niedoborami zawinionymi pracownika na podstawie ugody pomiędzy pracownikiem i pracodawcą) oraz z przepisami ogólnie obowiązującymi (granice kwotowe, do jakich można obciążać pracowników za szkody itp.),

4) formalno-rachunkowym (zastosowania prawidłowego druku, prawidłowości wyliczonych kwot).

Poprawianie błędów

W przypadku stwierdzenia błędów, koryguje się je w notach:

1) zewnętrznych – przez wystawienie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem (zgodnie z postanowieniami szczegółowymi zawartymi w przepisach wewnętrznych jednostki),

2) wewnętrznych – poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wraz z zapisaniem poprawnej treści uzupełnionej datą poprawki i podpisem osoby do tego upoważnionej.

Przepisy ogólnie obowiązujące normują przypadki korygowania błędów stwierdzonych w fakturach, dlatego też w przypadku konieczności skorygowania noty księgowej obciążeniowej należy posługiwać się przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u jej wystawcy.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Podstawy prawne:

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości

- Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

- Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny

- Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

- Rozporządzenie Rady Ministrów z 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych (Dz.U. Nr 220, poz. 1434)

Autor: Marta Przyborowska