5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. III. Odczytywanie papierowych faktur, czyli jak przyspieszyć wprowadzanie faktur do programu księgowego
5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy
5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem
Obieg dokumentów w księgowości
Tradycyjna praca księgowego z dokumentami firmy opiera się na wprowadzaniu danych z faktur do programu księgowego, ich dekretowaniu i księgowaniu. Później dokumenty są archiwizowane, co zwykle wiąże się z ich odpowiednim ułożeniem i umieszczeniem w segregatorach. Brzmi to bardzo zwyczajnie i jest oczywiste dla osób związanych z księgowością. Praca wygląda w ten sposób od lat.
Warto się jednak zastanowić, czy taki sposób pracy maksymalnie wykorzystuje możliwości pracowników i jest najbardziej efektywny. Przy tradycyjnym modelu pracy w księgowości bardzo często pracownicy wykonują powtarzalne czynności stale w tym samym czasie, niezależnie od ich stażu w firmie. Dodatkowo brak odpowiednich procedur pracy powoduje nieefektywnie gospodarowanie czasem i umiejętnościami zespołu. System do automatycznego wprowadzania faktur do programów księgowych, to nie tylko narzędzie wyręczające ludzi z „wklepywania faktur”, ale przede wszystkim sposób na wypracowanie optymalnych procedur pracy. To właśnie zmiana i właściwe ułożenie pracy z systemem pozwala na osiąganie największych korzyści finansowych z wdrożenia.
Odczytywanie papierowych faktur – co to jest?
Odczytywanie faktur opiera się na technice OCR, czyli Optical Character Recognition, która pozwala przetworzyć graficzny obraz do postaci tekstowej. Jednak tak naprawdę największe znacznie mają nie same systemy OCR, ale program, który w inteligentny sposób potrafi analizować odczytane dane i odpowiednio je interpretować. Przykład stanowi program SaldeoSMART. Spośród odczytanych informacji z faktury wyszukuje te dane, które należy wprowadzić do programu księgowego: daty wystawienia, dostawy, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury wg stawek VAT. Program w inteligentny sposób odczytuje i analizuje nie tylko polskie, ale i zagraniczne faktury: angielskie, niemieckie i włoskie.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Ta nowoczesna technologia pozwala na odczytanie tysięcy faktur w ciągu jednego dnia pracy, pracując stale z tą samą efektywnością - 24h / dobę.
Nowy model pracy = większa efektywność zespołu
Wykorzystanie nowoczesnego narzędzia to jednak nie wszystko. Najlepsze efekty można osiągnąć wtedy, gdy jest to połączone z reorganizacją pracy, o czym pisałam w pierwszej części cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Dzięki temu wzrasta efektywność pojedynczych osób, a tym samym także całego zespołu.
Chodzi tak naprawdę o to, aby system do odczytywania papierowych faktur wspierał pracę księgowych, ale także zwiększał efektywność całego zespołu.
Przede wszystkim praca z systemem do odczytywania faktur zakłada, że każdy dokument jest skanowany. I co najważniejsze, skanować może każdy. Asystent, sekretarka czy pomocnik – jednym słowem osoba, od której nie wymagamy specjalistycznej wiedzy księgowej.
Aplikacje na telefon do prowadzenia księgowości
Dlaczego opłaca się zastąpić ręczne przepisywanie skanowaniem dokumentów?
- Skanowanie dokumentów jest procesem bardzo szybkim.
- Jedna osoba skanująca dokumenty przygotowuje je dla kilku księgowych, przez co praca całego zespoły jest znaczenie efektywniejsza. Dostępne na rynku skanery pozwalają na przetworzenie nawet 2000 - 5000 dokumentów dziennie, co przy ręcznym przepisywaniu byłoby niemożliwe.
Poniższy rysunek prezentuje jak z tradycyjnego modelu pracy wykluczamy z pracy księgowego ręczne przepisywanie (linia dolna) i zastępujemy ten element procesu odczytywaniem z SaldeoSMART (linia górna).
- Księgowi zajmują się pracą, która odpowiada ich kwalifikacjom i lepiej wykorzystują posiadaną przez nich wiedzę specjalistyczną.
- Skany dokumentów dają duże korzyści w procesie archiwizacji. Dokumenty dostępne są błyskawicznie, z poziomu programu księgowego, bez konieczności powrotu do segregatorów.
Niektórym może nasunąć się stwierdzenie, że takie działania mają zastosowanie tylko w dużych biurach lub firmach. Nic bardziej mylnego. Podział pracy można interpretować tak, aby osoba księgująca wydzieliła czas, który przeznacza na skanowanie i weryfikowanie dokumentów od czasu, w którym te dokumenty są księgowane i przenoszone do programu. Daje to o wiele lepsze efekty niż stałe odrywanie się od jednej czynności, aby zająć się inną.
Korzyści z wykorzystania programu do odczytywania faktur w codziennej pracy
Najważniejszą i chyba najczęściej wskazywaną korzyścią jest oczywiście przyspieszenie czasu wprowadzania faktur. Warto jednak zaznaczyć, że jest ich więcej. Coraz bardziej doceniane jest elektroniczne archiwum z dokumentami, nie tylko pod kątem udostępniania go Firmom, ale także dla samych księgowych. Widzimy to przede wszystkim po sugestiach dotyczących rozwoju funkcjonalności, które przychodzą od naszych Klientów.
Wdrożenie nowoczesnej aplikacji wspomagającej prace księgowych ma także duże znaczenie pod kątem konkurencyjności na rynku. Z jednej strony jest to możliwość przyspieszenia pracy i obniżenia kosztów obsługi Firmy, ale jest to także jasny komunikat dla potencjalnych współpracowników i kontrahentów: jesteśmy nowoczesną firmą, podążającą za zmianami. Bez wątpienia jest to przekaz, który podnosi prestiż i pokazuje firmę jako ważnego gracza na rynku.
Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować?
Wykorzystanie narzędzi informatycznych w służbie optymalizacji pracy księgowego jest tematem przewodnim cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Do tej pory omówiłam kwestie związane z organizacją pracy i komunikacją z Klientami, w kolejnych częściach opowiem:
- jak na bieżąco informować klientów / zarząd firmy o osiąganych wynikach finansowych,
- jak pomóc firmie w sprawnym prowadzeniu sprzedaży.
Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
Prezydent podpisał ustawę znaną jako SLIM VAT 3. Na mocy nowych przepisów zwiększony został m.in. limit dla podatników, którzy mogą korzystać z metody kasowej rozliczania podatku VAT oraz rozliczać się kwartalnie. Próg przychodowy wzrósł z 1,2 miliona do 2 milionów euro. Ustawa wejdzie w życie 1 lipca. Jej celem jest uproszczenie regulacji podatkowych i ułatwienie prowadzenia działalności przedsiębiorcom. Jakie zmiany na nich czekają?
Zapadł ważny wyrok dla praktyki naliczania stawki podatku od nieruchomości dla działalności opiekuńczej (domów seniora). Chodzi o wyrok z dnia 23 maja 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie w sprawie o sygn. I SA/ Kr 250/23.
Prezent dla współpracownika odchodzącego na emeryturę to sympatyczny gest i podziękowanie za dotychczasową wspólną pracę. Ale co kupić? Przygotowaliśmy kilka pomysłów.
Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o VAT – podała kancelaria prezydenta. Ustawa wprowadza pakiet Slim VAT 3, który ma uprosić rozliczanie tego podatku.
Zakładam, że projekt ustawy o KUKE w przyszłym tygodniu trafi pod obrady rządu, byśmy zdążyli przepracować ją w Sejmie w czerwcu i lipcu - powiedziała PAP pełnomocnik rządu ds. polsko-ukraińskiej współpracy rozwojowej Jadwiga Emilewicz.
Jeżeli w wyniku rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne okaże się, że składka ta została opłacona w kwocie wyższej niż ustalona, płatnikowi składek przysługuje jej zwrot. Termin na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia (RZS-R) został wydłużony do 5 czerwca 2023 r.
Napiwek przypisany konkretnej osobie nie jest dochodem spółki gastronomicznej, a spółka nie zapłaci podatku dochodowego. Podatek dochodowy za napiwek obciąża jednak osobę, która otrzymała napiwek.
Do obliczenia podatku od zysku wypłaconego komplementariuszowi konieczne jest poznanie wysokości podatku należnego od spółki. Skoro PIT od zysku komplementariusza pomniejszany jest o proporcjonalną część CIT zapłaconego przez spółkę komandytową, to pierwszy z wymienionych podatków będzie mógł zostać wyliczony i pobrany dopiero po złożeniu przez spółkę rocznego zeznania i podjęciu przez wspólników uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku. Spółka, jako płatnik, nie ma więc obowiązku pobierania zryczałtowanego podatku dochodowego przy wypłacie komplementariuszowi zaliczki na poczet zysku. Wyrok z 2 lutego 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 394/22).
31 maja 2023 r. ZUS poinformował, że udostępnił aktualizację aplikacji mobilnej mZUS. W nowej wersji zmieniony został wygląd aplikacji i rozbudowano ją o kolejne funkcje.
Do 5 czerwca 2023 r. prowadzący działalność gospodarczą mają czas na złożenie wniosku RZS-R o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne wynikającej z rocznego rozliczenia. Wniosek w tej sprawie należy złożyć elektronicznie na Platformie Usług Elektronicznych ZUS – poinformował 1 czerwca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Aż 79% Polaków nie oszczędza pieniędzy na emeryturę poza obowiązującymi składkami, a 62,5% nie odkłada regularnie żadnej kwoty na żaden cel. Jednocześnie dochód rozporządzalny na 1 osobę w Polsce w 2022 roku wyniósł 2 249,79 zł. Czy daje to możliwość odłożenia miliona złotych na emeryturę?
Mały ZUS Plus będzie wydłużony o rok dla przedsiębiorców, którzy korzystają z tej preferencji (ulgi) w 2023 roku. Poinformowało o tym 31 maja 2023 r. Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Wskutek tego przedłużenia przedsiębiorcy ci zaoszczędzą nawet kilkaset złotych miesięcznie.
Obniżony VAT na odzież dziecięcą. W ostatnim czasie ożywiła się dyskusja wokół obniżenia stawki VAT na odzież i obuwie dla dzieci. Eksperci nie wykluczają, że temat powróci w najbliższej kampanii wyborczej. Na czym polega problem?
Dokonanie wpisu oraz rejestracja zmian danych ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w formie spółki handlowej. Zgodnie z przepisami, wniosek o wpis lub o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców KRS powinien być złożony do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od dnia, w którym zdarzenie uzasadniające zmianę miało miejsce. Praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców zaniedbuje ten obowiązek i zgłasza zmiany za późno lub nie robi tego wcale.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważne narzędzie pomagające w zwalczaniu oszustw podatkowych. Elektroniczny proces wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ułatwia walkę z nieuczciwymi praktykami. Czy obowiązkowe wprowadzenie systemu zapewni skuteczne środki kontroli i wyeliminuje tzw. szarą strefę? Jakie korzyści przyniesie firmom?
Wprowadzenie podatku od nadmiarowych zysków dla niektórych branż nie jest przesądzone - poinformował wicepremier i minister aktywów państwowych Jacek Sasin. Zastrzegł, że nad rozwiązaniami pracuje resort klimatu.
Pakiet e-commerce, który wprowadził szereg zmian oraz nowych pojęć głównie w ustawie o podatku od towarów i usług obowiązuje od 20 maja 2021 r. Szczególnie ciekawe były zmiany, które „uporządkowały” kwestię platform ułatwiających sprzedaż wysyłkową dla konsumentów z UE (B2C). Mowa jest tutaj głównie o interfejsach elektronicznych takich jak chociażby Amazon. Co istotne, adres siedziby dla takich platform nie ma żadnego znaczenia w rozwiązaniu, o którym będzie mowa, o ile ułatwiają one określone dostawy towarów.
W Biuletynie Informacji Publicznej opublikowano oświadczenie majątkowe prezydenta Rzeszowa Konrada Fijołka. Wynika z niego, że prezydent zarobił ponad 250 tys. zł w 2022 roku. To o nieco ponad 107 tys. zł więcej niż w 2021 roku.
Od 1 lipca przyszłego roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Obecnie jest to dobrowolne, a oficjalne dane Ministerstwa Finansów pokazują, jakie jest podejście podatników do tego tematu. Jak to wygląda?
Od 15 czerwca 2023 r. podatnicy i płatnicy podatków będą mogli uzyskać od każdego z naczelników urzędów skarbowych (niezależnie od terytorialnej właściwości działania tych organów) dane i informacje o swojej indywidualnej sytuacji podatkowo-prawnej (w tym objęte tajemnicą skarbową) telefonicznie lub za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał 25 maja 2023 r. wyrok w polskiej sprawie (C-114/22) dotyczącej kwestionowania prawa do odliczenia VAT na podstawie pozorności czynności. Sprawa dotyczyła transakcji sprzedaży znaków towarowych i odliczenia podatku naliczonego w tym zakresie.
Ministerstwo Finansów przypomina, że organizacje pożytku publicznego (OPP), które chcą otrzymać 1,5% podatku PIT, powinny do 30 czerwca 2023 r. zgłosić do urzędu skarbowego aktualny rachunek bankowy. Zgłoszenie nie jest konieczne jeżeli rachunek został zgłoszony w ubiegłych latach i jest nadal aktualny.
Jak prawidłowo rozliczyć VAT w przypadku zwrotu zakupionych towarów przez nabywcę? Wyjaśniamy na poniższym przykładzie.
Inwestycje amerykańskich spółek na polskim rynku widoczne są na każdym kroku. Wbrew pozorom, ruch kapitału odbywa się jednak również w przeciwnym kierunku. Polscy inwestorzy co raz częściej lokują kapitał w zagraniczne start-up’y, w tym w innowacyjne projekty z Ameryki Północnej. Jedną z możliwości prowadzenia tego typu działań są umowy SAFE.
Rolnik ryczałtowy sprzedaje samochód, który wykorzystywał w działalności rolniczej. Samochód ten został przed sprzedażą wycofany z działalności rolniczej, co zostało potwierdzone sporządzonym na tę okoliczność protokołem. Czy sprzedaż taka podlega opodatkowaniu VAT? Czy byłoby inaczej, gdyby przed sprzedażą samochód nie został wycofany z działalności rolniczej?
Komentarze(0)
Pokaż: