REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. III. Odczytywanie papierowych faktur, czyli jak przyspieszyć wprowadzanie faktur do programu księgowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Jak wspomóc tradycyjny obieg dokumentów w firmie i tym samym podnieść efektywność pracowników działu księgowego? Odpowiedzią na to pytanie jest aplikacja do odczytywania skanów papierowych faktur, która już niedługo będzie nieodłącznym narzędziem pracy każdego księgowego. To kolejny krok ku nowoczesności, porównywany do przejścia z papierowych ksiąg na systemy księgowe.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

Obieg dokumentów w księgowości

Tradycyjna praca księgowego z dokumentami firmy opiera się na wprowadzaniu danych z faktur do programu księgowego, ich dekretowaniu i księgowaniu. Później dokumenty są archiwizowane, co zwykle wiąże się z ich odpowiednim ułożeniem i umieszczeniem w segregatorach. Brzmi to bardzo zwyczajnie i jest oczywiste dla osób związanych z księgowością. Praca wygląda w ten sposób od lat.

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Warto się jednak zastanowić, czy taki sposób pracy maksymalnie wykorzystuje możliwości pracowników i jest najbardziej efektywny. Przy tradycyjnym modelu pracy w księgowości bardzo często pracownicy wykonują powtarzalne czynności stale w tym samym czasie, niezależnie od ich stażu w firmie. Dodatkowo brak odpowiednich procedur pracy powoduje nieefektywnie gospodarowanie czasem i umiejętnościami zespołu. System do automatycznego wprowadzania faktur do programów księgowych, to nie tylko narzędzie wyręczające ludzi z „wklepywania faktur”, ale przede wszystkim sposób na wypracowanie optymalnych procedur pracy. To właśnie zmiana i właściwe ułożenie pracy z systemem pozwala na osiąganie największych korzyści finansowych z wdrożenia.

Odczytywanie papierowych faktur – co to jest?

Odczytywanie faktur opiera się na technice OCR, czyli Optical Character Recognition, która pozwala przetworzyć graficzny obraz do postaci tekstowej. Jednak tak naprawdę największe znacznie mają nie same systemy OCR, ale program, który w inteligentny sposób potrafi analizować odczytane dane i odpowiednio je interpretować. Przykład stanowi program SaldeoSMART. Spośród odczytanych informacji z faktury wyszukuje te dane, które należy wprowadzić do programu księgowego: daty wystawienia, dostawy, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury wg stawek VAT. Program w inteligentny sposób odczytuje i analizuje nie tylko polskie, ale i zagraniczne faktury: angielskie, niemieckie i włoskie.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Ta nowoczesna technologia pozwala na odczytanie tysięcy faktur w ciągu jednego dnia pracy, pracując stale z tą samą efektywnością - 24h / dobę.

Nowy model pracy = większa efektywność zespołu

Wykorzystanie nowoczesnego narzędzia to jednak nie wszystko. Najlepsze efekty można osiągnąć wtedy, gdy jest to połączone z reorganizacją pracy, o czym pisałam w pierwszej części cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Dzięki temu wzrasta efektywność pojedynczych osób, a tym samym także całego zespołu.

Chodzi tak naprawdę o to, aby system do odczytywania papierowych faktur wspierał pracę księgowych, ale także zwiększał efektywność całego zespołu.

Przede wszystkim praca z systemem do odczytywania faktur zakłada, że każdy dokument jest skanowany. I co najważniejsze, skanować może każdy. Asystent, sekretarka czy pomocnik – jednym słowem osoba, od której nie wymagamy specjalistycznej wiedzy księgowej.

Aplikacje na telefon do prowadzenia księgowości

Dlaczego opłaca się zastąpić ręczne przepisywanie skanowaniem dokumentów?

  • Skanowanie dokumentów jest procesem bardzo szybkim.
  • Jedna osoba skanująca dokumenty przygotowuje je dla kilku księgowych, przez co praca całego zespoły jest znaczenie efektywniejsza. Dostępne na rynku skanery pozwalają na przetworzenie nawet 2000 - 5000 dokumentów dziennie, co przy ręcznym przepisywaniu byłoby niemożliwe.

          

Poniższy rysunek prezentuje jak z tradycyjnego modelu pracy wykluczamy z pracy księgowego ręczne przepisywanie (linia dolna) i zastępujemy ten element procesu odczytywaniem z SaldeoSMART (linia górna).

  • Księgowi zajmują się pracą, która odpowiada ich kwalifikacjom i lepiej wykorzystują posiadaną przez nich wiedzę specjalistyczną.
  • Skany dokumentów dają duże korzyści w procesie archiwizacji. Dokumenty dostępne są błyskawicznie, z poziomu programu księgowego, bez konieczności powrotu do segregatorów.

Niektórym może nasunąć się stwierdzenie, że takie działania mają zastosowanie tylko w  dużych biurach lub firmach. Nic bardziej mylnego. Podział pracy można interpretować tak, aby osoba księgująca wydzieliła czas, który przeznacza na skanowanie i weryfikowanie dokumentów od czasu, w którym te dokumenty są księgowane i przenoszone do programu. Daje to o wiele lepsze efekty niż stałe odrywanie się od jednej czynności, aby zająć się inną.

Korzyści z wykorzystania programu do odczytywania faktur w codziennej pracy

Najważniejszą i chyba najczęściej wskazywaną korzyścią jest oczywiście przyspieszenie czasu wprowadzania faktur. Warto jednak zaznaczyć, że jest ich więcej. Coraz bardziej doceniane jest elektroniczne archiwum z dokumentami, nie tylko pod kątem udostępniania go Firmom, ale także dla samych księgowych. Widzimy to przede wszystkim po sugestiach dotyczących rozwoju funkcjonalności, które przychodzą od naszych Klientów.

Wdrożenie nowoczesnej aplikacji wspomagającej prace księgowych ma także duże znaczenie pod kątem konkurencyjności na rynku. Z jednej strony jest to możliwość przyspieszenia pracy i obniżenia kosztów obsługi Firmy, ale jest to także jasny komunikat dla potencjalnych współpracowników i kontrahentów: jesteśmy nowoczesną firmą, podążającą za zmianami. Bez wątpienia jest to przekaz, który podnosi prestiż i pokazuje firmę jako ważnego gracza na rynku.

Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować?

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w służbie optymalizacji pracy księgowego jest tematem przewodnim cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Do tej pory omówiłam kwestie związane z organizacją pracy i komunikacją z Klientami, w kolejnych częściach opowiem:

  • jak na bieżąco informować klientów / zarząd firmy o osiąganych wynikach finansowych,
  • jak pomóc firmie w sprawnym prowadzeniu sprzedaży.

Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

REKLAMA

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA