REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. III. Odczytywanie papierowych faktur, czyli jak przyspieszyć wprowadzanie faktur do programu księgowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Jak wspomóc tradycyjny obieg dokumentów w firmie i tym samym podnieść efektywność pracowników działu księgowego? Odpowiedzią na to pytanie jest aplikacja do odczytywania skanów papierowych faktur, która już niedługo będzie nieodłącznym narzędziem pracy każdego księgowego. To kolejny krok ku nowoczesności, porównywany do przejścia z papierowych ksiąg na systemy księgowe.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

REKLAMA

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

Obieg dokumentów w księgowości

Tradycyjna praca księgowego z dokumentami firmy opiera się na wprowadzaniu danych z faktur do programu księgowego, ich dekretowaniu i księgowaniu. Później dokumenty są archiwizowane, co zwykle wiąże się z ich odpowiednim ułożeniem i umieszczeniem w segregatorach. Brzmi to bardzo zwyczajnie i jest oczywiste dla osób związanych z księgowością. Praca wygląda w ten sposób od lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Warto się jednak zastanowić, czy taki sposób pracy maksymalnie wykorzystuje możliwości pracowników i jest najbardziej efektywny. Przy tradycyjnym modelu pracy w księgowości bardzo często pracownicy wykonują powtarzalne czynności stale w tym samym czasie, niezależnie od ich stażu w firmie. Dodatkowo brak odpowiednich procedur pracy powoduje nieefektywnie gospodarowanie czasem i umiejętnościami zespołu. System do automatycznego wprowadzania faktur do programów księgowych, to nie tylko narzędzie wyręczające ludzi z „wklepywania faktur”, ale przede wszystkim sposób na wypracowanie optymalnych procedur pracy. To właśnie zmiana i właściwe ułożenie pracy z systemem pozwala na osiąganie największych korzyści finansowych z wdrożenia.

Odczytywanie papierowych faktur – co to jest?

Odczytywanie faktur opiera się na technice OCR, czyli Optical Character Recognition, która pozwala przetworzyć graficzny obraz do postaci tekstowej. Jednak tak naprawdę największe znacznie mają nie same systemy OCR, ale program, który w inteligentny sposób potrafi analizować odczytane dane i odpowiednio je interpretować. Przykład stanowi program SaldeoSMART. Spośród odczytanych informacji z faktury wyszukuje te dane, które należy wprowadzić do programu księgowego: daty wystawienia, dostawy, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury wg stawek VAT. Program w inteligentny sposób odczytuje i analizuje nie tylko polskie, ale i zagraniczne faktury: angielskie, niemieckie i włoskie.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Ta nowoczesna technologia pozwala na odczytanie tysięcy faktur w ciągu jednego dnia pracy, pracując stale z tą samą efektywnością - 24h / dobę.

Nowy model pracy = większa efektywność zespołu

Wykorzystanie nowoczesnego narzędzia to jednak nie wszystko. Najlepsze efekty można osiągnąć wtedy, gdy jest to połączone z reorganizacją pracy, o czym pisałam w pierwszej części cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Dzięki temu wzrasta efektywność pojedynczych osób, a tym samym także całego zespołu.

Chodzi tak naprawdę o to, aby system do odczytywania papierowych faktur wspierał pracę księgowych, ale także zwiększał efektywność całego zespołu.

Przede wszystkim praca z systemem do odczytywania faktur zakłada, że każdy dokument jest skanowany. I co najważniejsze, skanować może każdy. Asystent, sekretarka czy pomocnik – jednym słowem osoba, od której nie wymagamy specjalistycznej wiedzy księgowej.

Aplikacje na telefon do prowadzenia księgowości

Dlaczego opłaca się zastąpić ręczne przepisywanie skanowaniem dokumentów?

  • Skanowanie dokumentów jest procesem bardzo szybkim.
  • Jedna osoba skanująca dokumenty przygotowuje je dla kilku księgowych, przez co praca całego zespoły jest znaczenie efektywniejsza. Dostępne na rynku skanery pozwalają na przetworzenie nawet 2000 - 5000 dokumentów dziennie, co przy ręcznym przepisywaniu byłoby niemożliwe.

          

Poniższy rysunek prezentuje jak z tradycyjnego modelu pracy wykluczamy z pracy księgowego ręczne przepisywanie (linia dolna) i zastępujemy ten element procesu odczytywaniem z SaldeoSMART (linia górna).

  • Księgowi zajmują się pracą, która odpowiada ich kwalifikacjom i lepiej wykorzystują posiadaną przez nich wiedzę specjalistyczną.
  • Skany dokumentów dają duże korzyści w procesie archiwizacji. Dokumenty dostępne są błyskawicznie, z poziomu programu księgowego, bez konieczności powrotu do segregatorów.

Niektórym może nasunąć się stwierdzenie, że takie działania mają zastosowanie tylko w  dużych biurach lub firmach. Nic bardziej mylnego. Podział pracy można interpretować tak, aby osoba księgująca wydzieliła czas, który przeznacza na skanowanie i weryfikowanie dokumentów od czasu, w którym te dokumenty są księgowane i przenoszone do programu. Daje to o wiele lepsze efekty niż stałe odrywanie się od jednej czynności, aby zająć się inną.

Korzyści z wykorzystania programu do odczytywania faktur w codziennej pracy

REKLAMA

Najważniejszą i chyba najczęściej wskazywaną korzyścią jest oczywiście przyspieszenie czasu wprowadzania faktur. Warto jednak zaznaczyć, że jest ich więcej. Coraz bardziej doceniane jest elektroniczne archiwum z dokumentami, nie tylko pod kątem udostępniania go Firmom, ale także dla samych księgowych. Widzimy to przede wszystkim po sugestiach dotyczących rozwoju funkcjonalności, które przychodzą od naszych Klientów.

Wdrożenie nowoczesnej aplikacji wspomagającej prace księgowych ma także duże znaczenie pod kątem konkurencyjności na rynku. Z jednej strony jest to możliwość przyspieszenia pracy i obniżenia kosztów obsługi Firmy, ale jest to także jasny komunikat dla potencjalnych współpracowników i kontrahentów: jesteśmy nowoczesną firmą, podążającą za zmianami. Bez wątpienia jest to przekaz, który podnosi prestiż i pokazuje firmę jako ważnego gracza na rynku.

Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować?

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w służbie optymalizacji pracy księgowego jest tematem przewodnim cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Do tej pory omówiłam kwestie związane z organizacją pracy i komunikacją z Klientami, w kolejnych częściach opowiem:

  • jak na bieżąco informować klientów / zarząd firmy o osiąganych wynikach finansowych,
  • jak pomóc firmie w sprawnym prowadzeniu sprzedaży.

Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA