REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. III. Odczytywanie papierowych faktur, czyli jak przyspieszyć wprowadzanie faktur do programu księgowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Jak wspomóc tradycyjny obieg dokumentów w firmie i tym samym podnieść efektywność pracowników działu księgowego? Odpowiedzią na to pytanie jest aplikacja do odczytywania skanów papierowych faktur, która już niedługo będzie nieodłącznym narzędziem pracy każdego księgowego. To kolejny krok ku nowoczesności, porównywany do przejścia z papierowych ksiąg na systemy księgowe.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

REKLAMA

Autopromocja

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

Obieg dokumentów w księgowości

Tradycyjna praca księgowego z dokumentami firmy opiera się na wprowadzaniu danych z faktur do programu księgowego, ich dekretowaniu i księgowaniu. Później dokumenty są archiwizowane, co zwykle wiąże się z ich odpowiednim ułożeniem i umieszczeniem w segregatorach. Brzmi to bardzo zwyczajnie i jest oczywiste dla osób związanych z księgowością. Praca wygląda w ten sposób od lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Warto się jednak zastanowić, czy taki sposób pracy maksymalnie wykorzystuje możliwości pracowników i jest najbardziej efektywny. Przy tradycyjnym modelu pracy w księgowości bardzo często pracownicy wykonują powtarzalne czynności stale w tym samym czasie, niezależnie od ich stażu w firmie. Dodatkowo brak odpowiednich procedur pracy powoduje nieefektywnie gospodarowanie czasem i umiejętnościami zespołu. System do automatycznego wprowadzania faktur do programów księgowych, to nie tylko narzędzie wyręczające ludzi z „wklepywania faktur”, ale przede wszystkim sposób na wypracowanie optymalnych procedur pracy. To właśnie zmiana i właściwe ułożenie pracy z systemem pozwala na osiąganie największych korzyści finansowych z wdrożenia.

Odczytywanie papierowych faktur – co to jest?

Odczytywanie faktur opiera się na technice OCR, czyli Optical Character Recognition, która pozwala przetworzyć graficzny obraz do postaci tekstowej. Jednak tak naprawdę największe znacznie mają nie same systemy OCR, ale program, który w inteligentny sposób potrafi analizować odczytane dane i odpowiednio je interpretować. Przykład stanowi program SaldeoSMART. Spośród odczytanych informacji z faktury wyszukuje te dane, które należy wprowadzić do programu księgowego: daty wystawienia, dostawy, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury wg stawek VAT. Program w inteligentny sposób odczytuje i analizuje nie tylko polskie, ale i zagraniczne faktury: angielskie, niemieckie i włoskie.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Ta nowoczesna technologia pozwala na odczytanie tysięcy faktur w ciągu jednego dnia pracy, pracując stale z tą samą efektywnością - 24h / dobę.

Nowy model pracy = większa efektywność zespołu

Wykorzystanie nowoczesnego narzędzia to jednak nie wszystko. Najlepsze efekty można osiągnąć wtedy, gdy jest to połączone z reorganizacją pracy, o czym pisałam w pierwszej części cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Dzięki temu wzrasta efektywność pojedynczych osób, a tym samym także całego zespołu.

Chodzi tak naprawdę o to, aby system do odczytywania papierowych faktur wspierał pracę księgowych, ale także zwiększał efektywność całego zespołu.

Przede wszystkim praca z systemem do odczytywania faktur zakłada, że każdy dokument jest skanowany. I co najważniejsze, skanować może każdy. Asystent, sekretarka czy pomocnik – jednym słowem osoba, od której nie wymagamy specjalistycznej wiedzy księgowej.

Aplikacje na telefon do prowadzenia księgowości

Dlaczego opłaca się zastąpić ręczne przepisywanie skanowaniem dokumentów?

  • Skanowanie dokumentów jest procesem bardzo szybkim.
  • Jedna osoba skanująca dokumenty przygotowuje je dla kilku księgowych, przez co praca całego zespoły jest znaczenie efektywniejsza. Dostępne na rynku skanery pozwalają na przetworzenie nawet 2000 - 5000 dokumentów dziennie, co przy ręcznym przepisywaniu byłoby niemożliwe.

          

Poniższy rysunek prezentuje jak z tradycyjnego modelu pracy wykluczamy z pracy księgowego ręczne przepisywanie (linia dolna) i zastępujemy ten element procesu odczytywaniem z SaldeoSMART (linia górna).

  • Księgowi zajmują się pracą, która odpowiada ich kwalifikacjom i lepiej wykorzystują posiadaną przez nich wiedzę specjalistyczną.
  • Skany dokumentów dają duże korzyści w procesie archiwizacji. Dokumenty dostępne są błyskawicznie, z poziomu programu księgowego, bez konieczności powrotu do segregatorów.

Niektórym może nasunąć się stwierdzenie, że takie działania mają zastosowanie tylko w  dużych biurach lub firmach. Nic bardziej mylnego. Podział pracy można interpretować tak, aby osoba księgująca wydzieliła czas, który przeznacza na skanowanie i weryfikowanie dokumentów od czasu, w którym te dokumenty są księgowane i przenoszone do programu. Daje to o wiele lepsze efekty niż stałe odrywanie się od jednej czynności, aby zająć się inną.

Korzyści z wykorzystania programu do odczytywania faktur w codziennej pracy

Najważniejszą i chyba najczęściej wskazywaną korzyścią jest oczywiście przyspieszenie czasu wprowadzania faktur. Warto jednak zaznaczyć, że jest ich więcej. Coraz bardziej doceniane jest elektroniczne archiwum z dokumentami, nie tylko pod kątem udostępniania go Firmom, ale także dla samych księgowych. Widzimy to przede wszystkim po sugestiach dotyczących rozwoju funkcjonalności, które przychodzą od naszych Klientów.

Wdrożenie nowoczesnej aplikacji wspomagającej prace księgowych ma także duże znaczenie pod kątem konkurencyjności na rynku. Z jednej strony jest to możliwość przyspieszenia pracy i obniżenia kosztów obsługi Firmy, ale jest to także jasny komunikat dla potencjalnych współpracowników i kontrahentów: jesteśmy nowoczesną firmą, podążającą za zmianami. Bez wątpienia jest to przekaz, który podnosi prestiż i pokazuje firmę jako ważnego gracza na rynku.

Księgowość w chmurze - kiedy warto się na nią zdecydować?

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w służbie optymalizacji pracy księgowego jest tematem przewodnim cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Do tej pory omówiłam kwestie związane z organizacją pracy i komunikacją z Klientami, w kolejnych częściach opowiem:

  • jak na bieżąco informować klientów / zarząd firmy o osiąganych wynikach finansowych,
  • jak pomóc firmie w sprawnym prowadzeniu sprzedaży.

Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Będą kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? Fiskus analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych w 2023 r. i 2024 r.

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Czy będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA

Ostatnie dni na rozliczenie PIT-a i odliczenie ulg podatkowych. Czego nie uwzględnia Twój e-PIT? Co zrobić, gdy nie masz PIT-11?

Dzień 30 kwietnia robi na podatnikach coraz mniejsze wrażenie, zwłaszcza na tych rozliczających się na formularzu PIT-37. Teoretycznie nie muszą już pamiętać o wysłaniu dokumentu, bo na koniec miesiąca automatycznie zrobi to za nich e-Urząd Skarbowy (usługa Twój e-PIT). W praktyce jednak – jeśli naprawdę zależy nam na najkorzystniejszym rozliczeniu 2024 roku (w tym np. o rozliczeniu ulg podatkowych), nie możemy odpuścić samodzielnej weryfikacji przygotowanego przez fiskusa rozliczenia. Co warto zrobić na krótko przed upływem terminu?

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej do 20 maja 2025 r. Wypełnij ZUS DRA albo ZUS RCA i sprawdź czy masz nadpłatę, czy niedopłatę

ZUS przypomina, że każdy, kto w 2024 r. prowadził pozarolniczą działalność i podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz był opodatkowany podatkiem liniowym, skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym - musi rozliczyć w skali roku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy to zrobić w dokumencie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2025 r., a termin minie 20 maja. Do tego dnia trzeba uiścić ewentualną niedopłatę.

KSeF. Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. [WAŻNE TERMINY]

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. Resort finansów potwierdził wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników. Poinformował, że uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

System ICS-2 w transporcie drogowym i kolejowym – na to muszą uważać przewoźnicy. Od kwietnia 2025 r. ostatni etap wdrażania

Import Control System 2 (ICS2) ma służyć do przekazywania informacji o ładunkach między Unią Europejską a krajami trzecimi, a jego zadaniem jest uszczelnienie handlu z państwami spoza UE. Od kwietnia 2025 r. rozpoczął się ostatni etap wdrażania systemu ICS-2 dla sektora transportu drogowego i kolejowego.

REKLAMA

Rząd źle oszacował dochody z VAT-u - największego źródła dochodów budżetowych. Eksperci: ogromna pomyłka i wzrost deficytu

Jak wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Finansów, w 2024 roku wpływy netto z tytułu podatku VAT wyniosły 287,7 mld zł, zaś brutto – 475,3 mld zł. To więcej niż w 2023 roku. Natomiast zgodnie z założeniami ustawy budżetowej na rok 2024, dochody z tytułu podatku VAT określono w wysokości 316,4 mld zł. Po nowelizacji zostały one obniżone do 293,5 mld zł. Za to o 14,6% spadły rok do roku zwroty z tytułu ww. podatku, tj. do wartości 187,6 mld zł. Eksperci komentujący te dane zauważają, że wyniki resortu rozminęły się z prognozami. Jednocześnie podkreślają, że zmniejszyła się tzw. luka VAT.

Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

REKLAMA