5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. III. Odczytywanie papierowych faktur, czyli jak przyspieszyć wprowadzanie faktur do programu księgowego

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

Obieg dokumentów w księgowości

Tradycyjna praca księgowego z dokumentami firmy opiera się na wprowadzaniu danych z faktur do programu księgowego, ich dekretowaniu i księgowaniu. Później dokumenty są archiwizowane, co zwykle wiąże się z ich odpowiednim ułożeniem i umieszczeniem w segregatorach. Brzmi to bardzo zwyczajnie i jest oczywiste dla osób związanych z księgowością. Praca wygląda w ten sposób od lat.

Warto się jednak zastanowić, czy taki sposób pracy maksymalnie wykorzystuje możliwości pracowników i jest najbardziej efektywny. Przy tradycyjnym modelu pracy w księgowości bardzo często pracownicy wykonują powtarzalne czynności stale w tym samym czasie, niezależnie od ich stażu w firmie. Dodatkowo brak odpowiednich procedur pracy powoduje nieefektywnie gospodarowanie czasem i umiejętnościami zespołu. System do automatycznego wprowadzania faktur do programów księgowych, to nie tylko narzędzie wyręczające ludzi z „wklepywania faktur”, ale przede wszystkim sposób na wypracowanie optymalnych procedur pracy. To właśnie zmiana i właściwe ułożenie pracy z systemem pozwala na osiąganie największych korzyści finansowych z wdrożenia.

Odczytywanie papierowych faktur – co to jest?

Odczytywanie faktur opiera się na technice OCR, czyli Optical Character Recognition, która pozwala przetworzyć graficzny obraz do postaci tekstowej. Jednak tak naprawdę największe znacznie mają nie same systemy OCR, ale program, który w inteligentny sposób potrafi analizować odczytane dane i odpowiednio je interpretować. Przykład stanowi program SaldeoSMART. Spośród odczytanych informacji z faktury wyszukuje te dane, które należy wprowadzić do programu księgowego: daty wystawienia, dostawy, termin płatności, numer dokumentu, dane kontrahenta oraz podsumowanie faktury wg stawek VAT. Program w inteligentny sposób odczytuje i analizuje nie tylko polskie, ale i zagraniczne faktury: angielskie, niemieckie i włoskie.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Ta nowoczesna technologia pozwala na odczytanie tysięcy faktur w ciągu jednego dnia pracy, pracując stale z tą samą efektywnością - 24h / dobę.

Nowy model pracy = większa efektywność zespołu

Wykorzystanie nowoczesnego narzędzia to jednak nie wszystko. Najlepsze efekty można osiągnąć wtedy, gdy jest to połączone z reorganizacją pracy, o czym pisałam w pierwszej części cyklu „5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości”. Dzięki temu wzrasta efektywność pojedynczych osób, a tym samym także całego zespołu.