REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Jak sprawić, aby przepływ informacji między Księgowym a Klientem spełniał oczekiwania obu stron? Kiedy Klient uzna, że dostał wystarczającą porcję informacji o swojej firmie? A kiedy Księgowy będzie w stanie je dostarczyć? Stworzenie warunków do sprawnej komunikacji stanowi drugi krok do optymalizacji pracy w księgowości.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Formy komunikacji na linii księgowy - klient

O dobrej komunikacji napisano już chyba wszystko. Z jednej strony wiąże się to z tym, aby komunikaty były zrozumiałe i czytelne dla ich odbiorców, aby unikać zakłóceń w procesie komunikacji. Z drugiej ważne jest, aby niezbędne informacje trafiały do odbiorców na czas i cały proces był jasny dla obu stron. Aby dokładniej zająć się tematem komunikacji między księgowymi a ich klientami, należy najpierw zastanowić się, jakie komunikaty lub wiadomości są przesyłane oraz jakie działania w zakresie komunikacji podejmują obie strony.

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Księgowi wysyłają informacje o:

  • wynikach finansowych firmy,
  • kwotach podatków i ZUS do zapłaty,
  • liście płac pracowników,
  • przypomnieniach o konieczności dostarczania dokumentów,
  • bilansach, rachunkach zysków i strat itp.

Firma natomiast klient komunikuje się z księgowym w zakresie:

  • dostarczenia dokumentów księgowych do rozliczenia,
  • dokumentów kadrowych pracowników, np. umów, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich itp.
  • pytań merytorycznych i porad związanych z bieżącą działalnością.

Jest to bardzo szeroki zakres komunikacji i wymaga on dopracowania, jeśli chcemy, aby Klienci byli zadowoleniu i usatysfakcjonowani ze współpracy. Tyko wtedy, gdy będą stworzone odpowiednie procedury, komunikacja z klientami korzystnie wpłynie na optymalizację pracy księgowości. „Podczas wdrażania procesów komunikacji dużą uwagę zwracamy na to, aby zmniejszyć ilość powtarzanych cyklicznie czynności lub maksymalnie je automatyzować.” - wyjaśnia Krzysztof Wojtas, architekt systemu Saldeo w firmie BrainSHARE IT. sp. z o. o.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Najczęściej popełniane błędy w procesie komunikacji z Klientem

Wydawać by się mogło, że komunikację z Klientami każdy ma opanowaną, ale wbrew pozorom bardzo często popełniane są w tym zakresie proste błędy. Najczęstszy dotyczy braku automatycznych procedur w przesyłaniu do Klientów informacji o rozliczeniach księgowych.

Codziennie pracownicy księgowości wysyłają dziesiątki podobnie brzmiących informacji o ZUS i podatkach do zapłacenia lub wynikach finansowych firmy. Wiele czasu poświęcają na tworzenie tych maili, nawet jeśli opierają się one na podobnym szablonie. „Z naszych rozmów z księgowymi wynika, że przygotowanie rozsyłki do klientów zajmuje czasem 1-2 dni i powtarza się w miesiącu aż 3 razy – jako wiadomość o ZUS, podatku dochodowym i wynikach firmy z rozliczeniem VAT.” - mówi Krzysztof Wojtas - „Wykorzystując Saldeo, jako aplikację do komunikacji można znacząco ograniczyć czas potrzebny na przesyłanie tych informacji. Próba automatyzacji tego procesu jest więc naturalna, a moduł z rozliczeniami jest jednym z najbardziej docenianych przez Użytkowników Saldeo”” - dodaje.

Podobnie wygląda kwestia ze sprawnym otrzymywaniem komunikatów od Klienta. Chodzi głównie o dostarczenie niezbędnych dokumentów do rozliczeń. Bardzo często docierają one na ostatnią chwilę, po wielu przypomnieniach ze strony księgowego. Powoduje to znaczne nagromadzenie pracy w krótkim okresie.

Rozwiązaniem jest tutaj aplikacja do elektronicznego przesyłania tych dokumentów. W Saldeo każdy Klient tworzy własne archiwum dokumentów, dzięki czemu księgowy otrzymuje dokumenty na bieżąco. Tworzy się również jednolity sposób komunikacji z wszystkimi obsługiwanymi Firmami. To pozwala na zmniejszenie cykliczności, a co za tym idzie bardziej efektywne wykorzystywanie czasu pracy.

KPiR czy księgi rachunkowe?

Błędem w komunikacji jest również wykorzystywanie „nietrwałych” narzędzi do przesyłu informacji. „Często w komunikacji z Klientem posługujemy się mailem. Jest to prosta i sprawdzona metoda, jednak po paru tygodniach czy miesiącach odnalezienie otrzymanej informacji może nie dla każdego klienta być proste i zrozumiałe. Powoduje to, że ponownie klient zwraca się do księgowego z tym samym pytaniem. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi do komunikacji powoduje, że każda strona dokładnie wie, gdzie znajdzie potrzebą informację nawet po dłuższym czasie. Dodatkowo proces przesyłu komunikatów będzie jednolity dla wszystkich klientów.

Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu w relacjach z Klientem

Wdrażając procesy i narzędzia do optymalizacji działań w komunikacji z Klientem warto podkreślać, że taki układ ma korzyści dla obu stron i o wiele lepiej sprawdza się w relacji długofalowej. Sprawne przekazywanie informacji z wykorzystaniem dedykowanego systemu procentuje dużą oszczędnością czasu i zmniejszeniem duplikujących się każdego miesiąca czynności.

W nowoczesnym biurze rachunkowym czy kancelarii podatkowej platforma do komunikacji księgowy – klient to podstawa. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi daje przewagę konkurencyjną na rynku i pokazuje Klientom, że ich sprawy są w dobrych rękach. Jest to bardzo ważny, choć często pomijany aspekt optymalizacji pracy w księgowości.

Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

REKLAMA

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA