REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Jak sprawić, aby przepływ informacji między Księgowym a Klientem spełniał oczekiwania obu stron? Kiedy Klient uzna, że dostał wystarczającą porcję informacji o swojej firmie? A kiedy Księgowy będzie w stanie je dostarczyć? Stworzenie warunków do sprawnej komunikacji stanowi drugi krok do optymalizacji pracy w księgowości.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Formy komunikacji na linii księgowy - klient

O dobrej komunikacji napisano już chyba wszystko. Z jednej strony wiąże się to z tym, aby komunikaty były zrozumiałe i czytelne dla ich odbiorców, aby unikać zakłóceń w procesie komunikacji. Z drugiej ważne jest, aby niezbędne informacje trafiały do odbiorców na czas i cały proces był jasny dla obu stron. Aby dokładniej zająć się tematem komunikacji między księgowymi a ich klientami, należy najpierw zastanowić się, jakie komunikaty lub wiadomości są przesyłane oraz jakie działania w zakresie komunikacji podejmują obie strony.

REKLAMA

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Księgowi wysyłają informacje o:

  • wynikach finansowych firmy,
  • kwotach podatków i ZUS do zapłaty,
  • liście płac pracowników,
  • przypomnieniach o konieczności dostarczania dokumentów,
  • bilansach, rachunkach zysków i strat itp.

Firma natomiast klient komunikuje się z księgowym w zakresie:

  • dostarczenia dokumentów księgowych do rozliczenia,
  • dokumentów kadrowych pracowników, np. umów, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich itp.
  • pytań merytorycznych i porad związanych z bieżącą działalnością.

Jest to bardzo szeroki zakres komunikacji i wymaga on dopracowania, jeśli chcemy, aby Klienci byli zadowoleniu i usatysfakcjonowani ze współpracy. Tyko wtedy, gdy będą stworzone odpowiednie procedury, komunikacja z klientami korzystnie wpłynie na optymalizację pracy księgowości. „Podczas wdrażania procesów komunikacji dużą uwagę zwracamy na to, aby zmniejszyć ilość powtarzanych cyklicznie czynności lub maksymalnie je automatyzować.” - wyjaśnia Krzysztof Wojtas, architekt systemu Saldeo w firmie BrainSHARE IT. sp. z o. o.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Najczęściej popełniane błędy w procesie komunikacji z Klientem

Wydawać by się mogło, że komunikację z Klientami każdy ma opanowaną, ale wbrew pozorom bardzo często popełniane są w tym zakresie proste błędy. Najczęstszy dotyczy braku automatycznych procedur w przesyłaniu do Klientów informacji o rozliczeniach księgowych.

Codziennie pracownicy księgowości wysyłają dziesiątki podobnie brzmiących informacji o ZUS i podatkach do zapłacenia lub wynikach finansowych firmy. Wiele czasu poświęcają na tworzenie tych maili, nawet jeśli opierają się one na podobnym szablonie. „Z naszych rozmów z księgowymi wynika, że przygotowanie rozsyłki do klientów zajmuje czasem 1-2 dni i powtarza się w miesiącu aż 3 razy – jako wiadomość o ZUS, podatku dochodowym i wynikach firmy z rozliczeniem VAT.” - mówi Krzysztof Wojtas - „Wykorzystując Saldeo, jako aplikację do komunikacji można znacząco ograniczyć czas potrzebny na przesyłanie tych informacji. Próba automatyzacji tego procesu jest więc naturalna, a moduł z rozliczeniami jest jednym z najbardziej docenianych przez Użytkowników Saldeo”” - dodaje.

Podobnie wygląda kwestia ze sprawnym otrzymywaniem komunikatów od Klienta. Chodzi głównie o dostarczenie niezbędnych dokumentów do rozliczeń. Bardzo często docierają one na ostatnią chwilę, po wielu przypomnieniach ze strony księgowego. Powoduje to znaczne nagromadzenie pracy w krótkim okresie.

Rozwiązaniem jest tutaj aplikacja do elektronicznego przesyłania tych dokumentów. W Saldeo każdy Klient tworzy własne archiwum dokumentów, dzięki czemu księgowy otrzymuje dokumenty na bieżąco. Tworzy się również jednolity sposób komunikacji z wszystkimi obsługiwanymi Firmami. To pozwala na zmniejszenie cykliczności, a co za tym idzie bardziej efektywne wykorzystywanie czasu pracy.

KPiR czy księgi rachunkowe?

Błędem w komunikacji jest również wykorzystywanie „nietrwałych” narzędzi do przesyłu informacji. „Często w komunikacji z Klientem posługujemy się mailem. Jest to prosta i sprawdzona metoda, jednak po paru tygodniach czy miesiącach odnalezienie otrzymanej informacji może nie dla każdego klienta być proste i zrozumiałe. Powoduje to, że ponownie klient zwraca się do księgowego z tym samym pytaniem. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi do komunikacji powoduje, że każda strona dokładnie wie, gdzie znajdzie potrzebą informację nawet po dłuższym czasie. Dodatkowo proces przesyłu komunikatów będzie jednolity dla wszystkich klientów.

Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu w relacjach z Klientem

Wdrażając procesy i narzędzia do optymalizacji działań w komunikacji z Klientem warto podkreślać, że taki układ ma korzyści dla obu stron i o wiele lepiej sprawdza się w relacji długofalowej. Sprawne przekazywanie informacji z wykorzystaniem dedykowanego systemu procentuje dużą oszczędnością czasu i zmniejszeniem duplikujących się każdego miesiąca czynności.

W nowoczesnym biurze rachunkowym czy kancelarii podatkowej platforma do komunikacji księgowy – klient to podstawa. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi daje przewagę konkurencyjną na rynku i pokazuje Klientom, że ich sprawy są w dobrych rękach. Jest to bardzo ważny, choć często pomijany aspekt optymalizacji pracy w księgowości.

Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA