Kategorie

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. II. Skuteczna komunikacja Księgowego z Klientem

SaldeoSMART
SaldeoSMART to ewolucja w księgowości.
Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Jak sprawić, aby przepływ informacji między Księgowym a Klientem spełniał oczekiwania obu stron? Kiedy Klient uzna, że dostał wystarczającą porcję informacji o swojej firmie? A kiedy Księgowy będzie w stanie je dostarczyć? Stworzenie warunków do sprawnej komunikacji stanowi drugi krok do optymalizacji pracy w księgowości.

5 kroków do optymalizacji pracy w księgowości - Cz. I. Właściwa organizacja i podział pracy

Formy komunikacji na linii księgowy - klient

O dobrej komunikacji napisano już chyba wszystko. Z jednej strony wiąże się to z tym, aby komunikaty były zrozumiałe i czytelne dla ich odbiorców, aby unikać zakłóceń w procesie komunikacji. Z drugiej ważne jest, aby niezbędne informacje trafiały do odbiorców na czas i cały proces był jasny dla obu stron. Aby dokładniej zająć się tematem komunikacji między księgowymi a ich klientami, należy najpierw zastanowić się, jakie komunikaty lub wiadomości są przesyłane oraz jakie działania w zakresie komunikacji podejmują obie strony.

Księgowi wysyłają informacje o:

  • wynikach finansowych firmy,
  • kwotach podatków i ZUS do zapłaty,
  • liście płac pracowników,
  • przypomnieniach o konieczności dostarczania dokumentów,
  • bilansach, rachunkach zysków i strat itp.

Firma natomiast klient komunikuje się z księgowym w zakresie:

  • dostarczenia dokumentów księgowych do rozliczenia,
  • dokumentów kadrowych pracowników, np. umów, wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich itp.
  • pytań merytorycznych i porad związanych z bieżącą działalnością.

Jest to bardzo szeroki zakres komunikacji i wymaga on dopracowania, jeśli chcemy, aby Klienci byli zadowoleniu i usatysfakcjonowani ze współpracy. Tyko wtedy, gdy będą stworzone odpowiednie procedury, komunikacja z klientami korzystnie wpłynie na optymalizację pracy księgowości. „Podczas wdrażania procesów komunikacji dużą uwagę zwracamy na to, aby zmniejszyć ilość powtarzanych cyklicznie czynności lub maksymalnie je automatyzować.” - wyjaśnia Krzysztof Wojtas, architekt systemu Saldeo w firmie BrainSHARE IT. sp. z o. o.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Najczęściej popełniane błędy w procesie komunikacji z Klientem

Reklama

Wydawać by się mogło, że komunikację z Klientami każdy ma opanowaną, ale wbrew pozorom bardzo często popełniane są w tym zakresie proste błędy. Najczęstszy dotyczy braku automatycznych procedur w przesyłaniu do Klientów informacji o rozliczeniach księgowych.

Codziennie pracownicy księgowości wysyłają dziesiątki podobnie brzmiących informacji o ZUS i podatkach do zapłacenia lub wynikach finansowych firmy. Wiele czasu poświęcają na tworzenie tych maili, nawet jeśli opierają się one na podobnym szablonie. „Z naszych rozmów z księgowymi wynika, że przygotowanie rozsyłki do klientów zajmuje czasem 1-2 dni i powtarza się w miesiącu aż 3 razy – jako wiadomość o ZUS, podatku dochodowym i wynikach firmy z rozliczeniem VAT.” - mówi Krzysztof Wojtas - „Wykorzystując Saldeo, jako aplikację do komunikacji można znacząco ograniczyć czas potrzebny na przesyłanie tych informacji. Próba automatyzacji tego procesu jest więc naturalna, a moduł z rozliczeniami jest jednym z najbardziej docenianych przez Użytkowników Saldeo”” - dodaje.

Podobnie wygląda kwestia ze sprawnym otrzymywaniem komunikatów od Klienta. Chodzi głównie o dostarczenie niezbędnych dokumentów do rozliczeń. Bardzo często docierają one na ostatnią chwilę, po wielu przypomnieniach ze strony księgowego. Powoduje to znaczne nagromadzenie pracy w krótkim okresie.

Rozwiązaniem jest tutaj aplikacja do elektronicznego przesyłania tych dokumentów. W Saldeo każdy Klient tworzy własne archiwum dokumentów, dzięki czemu księgowy otrzymuje dokumenty na bieżąco. Tworzy się również jednolity sposób komunikacji z wszystkimi obsługiwanymi Firmami. To pozwala na zmniejszenie cykliczności, a co za tym idzie bardziej efektywne wykorzystywanie czasu pracy.

KPiR czy księgi rachunkowe?

Błędem w komunikacji jest również wykorzystywanie „nietrwałych” narzędzi do przesyłu informacji. „Często w komunikacji z Klientem posługujemy się mailem. Jest to prosta i sprawdzona metoda, jednak po paru tygodniach czy miesiącach odnalezienie otrzymanej informacji może nie dla każdego klienta być proste i zrozumiałe. Powoduje to, że ponownie klient zwraca się do księgowego z tym samym pytaniem. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi do komunikacji powoduje, że każda strona dokładnie wie, gdzie znajdzie potrzebą informację nawet po dłuższym czasie. Dodatkowo proces przesyłu komunikatów będzie jednolity dla wszystkich klientów.

Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu w relacjach z Klientem

Reklama

Wdrażając procesy i narzędzia do optymalizacji działań w komunikacji z Klientem warto podkreślać, że taki układ ma korzyści dla obu stron i o wiele lepiej sprawdza się w relacji długofalowej. Sprawne przekazywanie informacji z wykorzystaniem dedykowanego systemu procentuje dużą oszczędnością czasu i zmniejszeniem duplikujących się każdego miesiąca czynności.

W nowoczesnym biurze rachunkowym czy kancelarii podatkowej platforma do komunikacji księgowy – klient to podstawa. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi daje przewagę konkurencyjną na rynku i pokazuje Klientom, że ich sprawy są w dobrych rękach. Jest to bardzo ważny, choć często pomijany aspekt optymalizacji pracy w księgowości.

Autor: Edyta Piekarska - magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. Wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. - producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    14 cze 2021
    Zakres dat:

    Nadużywanie prawa przez organy podatkowe będzie utrudnione

    Postępowanie podatkowe. Fiskus decydując się na bezpodstawne wszczęcie postępowania podatkowego naraża się na ryzyko uchylenia decyzji administracyjnej i utratę kompetencji do zmiany rozliczenia podatkowego podatnika.

    Spłata zaległości podatkowej przez członka zarządu

    Zobowiązania podatkowe spółki. Organ podatkowy dochodził od członka zarządu spółki spłaty zobowiązań podatkowych, które już nie istniały.

    MF zaprasza na XII Forum Cen Transferowych – 24 czerwca 2021 r.

    Ministerstwo Finansów informuje, że XII edycja Forum Cen Transferowych (FCT) odbędzie się online 24 czerwca 2021 r. Zgłoszenie udziału można przesłać do 18 czerwca 2021 r. (piątek).

    Crowdfunding (finansowanie społecznościowe) - nowe przepisy od listopada 2021 r.

    Crowdfunding - nowe przepisy od listopada 2021 r. Trwają prace nad przepisami (ustawa o finansowaniu społecznościowym dla przedsięwzięć gospodarczych), które uregulują rynek finansowania społecznościowego. Platformy, które się tym zajmują, zgodnie z proponowaną ustawą będą działać zgodnie z licencją i podlegać nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego. Zwiększy się jednak kwota – z 1 mln do 5 mln euro – którą będą mogły pozyskać w ramach crowdfundingu. Podwyższony limit zacznie obowiązywać od listopada 2023 roku. – W krótkim terminie nowe przepisy zapewnią w miarę bezpieczne funkcjonowanie rynku, w długiej perspektywie mogą umożliwić rozwój platform, również za granicą – ocenia Artur Granicki, prezes Navigator Crowd.

    Polskie Ład. Wyższe dopłaty do paliwa rolniczego od 2022 r.

    Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze od 2022 r. W ramach programu Polski Ład ma nastąpić podniesienie stawki dopłaty do 110 zł na hektar. Wypłata dopłat według podwyższonej stawki ma nastąpić w I połowie 2022 r.

    Polski Ład - wsparcie dla rolnictwa

    Polski Ład - rolnictwo. 12 czerwca 2021 r. premier Mateusz Morawiecki podczas debaty dot. Polskiego Ładu dla rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich w Instytucie Zootechniki w Balicach koło Krakowa, przedstawił szereg pozytywnych zmian jakie czekają rolników. Ważniejsze zmiany, to: wyższe dopłaty do paliwa dla rolników, uwolnienie rolniczego handlu detalicznego, ustawa o rodzinnych gospodarstwach rolnych, kodeks rolny, E-okienko dla rolnika, cyfrowy system pozwalający na identyfikowanie żywności „od pola do stołu”, centralny system informatyczny zasobu państwowej ziemi.

    Podwyżki stawek podatkowych i podatki korporacyjne

    Podwyżki podatków. Poza klasyczną podwyżką stawek podatkowych, kraje decydują się na dodatkowe podatki korporacyjne - stwierdza w analizie Polski Instytut Ekonomiczny. Zwraca uwagę, że największym zmianom podlegają w ostatnim roku obciążenia środowiskowe.

    Ulga klęskowa w podatku rolnym

    Ulga klęskowa w podatku rolnym jest preferencją podatkową, która przewidziana jest w przypadku wystąpienia klęski żywiołowej. Jak działa ulga klęskowa? Jakie są zasady przyznawania ulgi?

    Błąd w rozliczeniach nie jest oszustwem podatkowym

    Sankcje w VAT. Podatnik nie może być karany za błąd, który nie jest oszustwem lub uszczupleniem podatkowym - tak uznał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

    Usługi gastronomiczne na kasie fiskalnej online - interpretacje

    Kasy fiskalne online w branży gastronomicznej pojawiły się od 1 stycznia 2021 r. Obowiązek wymiany starych kas na nowe objął bowiem usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne. Pojawiło się jednak szereg wątpliwości interpretacyjnych związanych z nowym obowiązkiem. Oto niektóre z nich.

    Polski Ład. Ile będą kosztowały zmiany podatkowe?

    Polskie Ład. Najważniejsze zmiany jeśli chodzi o kwestie ubytku PIT to jest ok. 22 mld zł dla całego sektora, dodatkowo przewidujemy ok. 4-4,5 mld zł kosztów z tego pakietu ulg dla małych i średnich przedsiębiorstw - powiedział wiceminister finansów Piotr Patkowski.

    Przeniesienie firmy za granicę a podatek w Polsce

    Przeniesienie działalności gospodarczej za granicę. Zapowiadane zmiany w ramach Polskiego Ładu, rosnące koszty prowadzenia firmy, niejasne przepisy i nadmierna biurokracja – to czynniki, przez które wielu przedsiębiorców rozważa przeniesienie działalność za granicę. Jednak samo zarejestrowanie firmy w innym kraju (nawet w UE) nie zwalnia automatycznie z płacenia podatków i składek ubezpieczeniowych w Polsce.

    Kiedy osoba fizyczna ma rezydencję podatkową w Polsce?

    Polska rezydencja podatkowa. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe z 29 kwietnia 2021 r. dotyczące zasad ustalania rezydencji podatkowej oraz zakresu obowiązku osoby fizycznej w Polsce. Zdaniem ekspertów PwC te objaśnienia mogą być postrzegane jako zapowiedź szczególnego zainteresowania władz podatkowych rezydencją osób fizycznych, które utraciły lub utracą rezydencję podatkową w Polsce.

    Czy opodatkowanie firm w Czechach jest niższe?

    Opodatkowanie działalności gospodarczej w Czechach nie jest znacząco korzystniejsze niż w Polsce - stwierdza Polski Instytut Ekonomiczny. Analitycy zwracają uwagę, że zależy ono m.in. od branży, w której działa firma, poziomu przychodów oraz relacji między przychodami a kosztami.

    Kto musi mieć kasę fiskalną online od 1 lipca 2021 r.?

    Kasy fiskalne online. Od 1 lipca 2021 r. kolejna grupa podatników zobowiązana jest do obowiązkowego ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych online. Których podatników dotyczy ten obowiązek?

    Obowiązek podatkowy drugiego stopnia w akcyzie

    Podmiotowość podatników akcyzy z tytułu obowiązku podatkowego drugiego stopnia jest przedmiotem daleko idących kontrowersji, zresztą z wielu powodów – pisze profesor Witold Modzelewski.

    Pusta faktura wymaga udowodnienia

    Puste faktury. Urząd skarbowy oskarżył firmę o nabycie pustych faktur, mimo że zeznania świadków wyraźnie stwierdzały co innego. Sprawę rozstrzygnął sąd administracyjny.

    Skutki podatkowe wycofania samochodu ze spółki cywilnej

    Skutki podatkowe wniesienia i wycofania samochodu do spółki cywilnej - cz. II wycofanie samochodu ze spółki cywilnej.

    Zwrot VAT niektórym podmiotom - zmiany od 1 lipca 2021 r.

    Zwrot VAT. Ustawodawca przygotował projekt nowego rozporządzenia w zakresie zwrotu VAT niektórym podmiotom. Nowe regulacje zaczną obowiązywać od 1 lipca 2021 r. Co się zmieni?

    Zarobki w Szwecji. Ile można zarobić zbierając jagody?

    Zarobki w Szwecji. Z danych Szwedzkiego Urzędu Statystycznego wynika, że średnia pensja w Szwecji wynosi 35,3 tys. koron brutto (ok. 15 tys. zł). Mediana wynosi 31,7 tys. koron brutto (ok. 14 tys. zł).

    Raportowanie niefinansowe ESG zyskuje na znaczeniu

    Raportowanie niefinansowe ESG (environmental, social i governance). Inwestorzy coraz częściej szukają informacji o wpływie spółek na środowisko i społeczeństwo. Polskie firmy rzadko jednak raportują takie kwestie. Dlaczego warto raportować? Co powinny zawierać raporty ESG?

    Globalna stawka CIT a realna działalność gospodarcza

    Globalna stawka CIT. Polska nie poprze planu wprowadzenia globalnego minimalnego poziomu podatku od przedsiębiorstw, o ile nie będzie klauzuli wyłączającej z niego istotną działalność gospodarczą prowadzoną w kraju - powiedział dziennikowi "Financial Times" minister finansów Tadeusz Kościński.

    ZUS w Polsce vs. ZUS w Anglii

    Ubiegły miesiąc okazał się niezwykle istotny dla polskiej gospodarki. Premier Morawiecki ogłosił główne założenia „Nowego Ładu”, czyli programu ekonomiczno-społecznego, którego założeniem ma być zniwelowanie strat, jakie w naszej gospodarce poczyniła pandemia koronawirusa. Jednakże nie dla wszystkich plan ten okazał się dobrym pomysłem; co więcej, wzbudził wśród pewnej części społeczeństwa spore obawy.

    Nowelizacja ustawy o AML – nowe obowiązki dla rynku walut wirtualnych

    Nowelizacja ustawy o AML. Wirtualne waluty to ekspresowo rozwijająca się branża z dziedziny nowoczesnych technologii. Jednak zarówno wydobycie, sprzedaż, wymiana i spekulacja walutami nie jest zarezerwowana wyłącznie dla przedsiębiorców jako inwestycja czy środek płatniczy. Walutę wirtualną często wykorzystuje się również do realizacji nieuczciwych celów i w ramach działań niezgodnych z prawem. W związku z tym pojawiają się kolejne regulacje prawne – zarówno krajowe, jak i międzynarodowe – dotyczące AML/CFT. 15 maja 2021 weszła w życie nowelizacja ustawy o AML. Co warto o niej wiedzieć?

    Blockchain w księgowości – przyszłość, która już zapukała do drzwi

    Blockchain w księgowości. Wiele wskazuje na to, że rachunkowość oparta o nowe technologie, w tym technologię blockchain to nieodległa przyszłość. Prowadzenie księgowości z wykorzystaniem rejestru rozproszonego i inteligentnych umów może pomóc przedsiębiorcom osiągać większe dochody szybciej i łatwiej. Jednocześnie, wprowadzanie nowych rozwiązań zawsze wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Czy wątpliwości branży księgowej związane z blockchainem są uzasadnione?