REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie koszty podatkowe można rozliczyć przy zgromadzeniu wspólników

Grzegorz Ziółkowski
Prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, specjalizuje się w podatkach dochodowych, zarówno od osób fizycznych, jak i podmiotów prawnych. Autor licznych publikacji.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Najpóźniej do 30 czerwca spółki z o.o. oraz spółki akcyjne powinny zorganizować zwyczajne walne zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. oraz zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej powinny odbyć się najpóźniej w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego danej spółki (art. 231 § 1, art. 395 § 1 Kodeksu spółek handlowych; dalej: k.s.h.). Spółki z o.o. oraz spółki akcyjne, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, zgromadzenia swoich właścicieli powinny przeprowadzić do 30 czerwca następnego roku. Z tego powodu czerwiec to bardzo „gorący” okres, w związku ze zwoływaniem tych zgromadzeń.

Autopromocja

Zwyczajne zgromadzenie właścicieli podejmuje w drodze uchwał wiele ważkich decyzji dotyczących spółki, m.in. rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za zeszły rok obrotowy. W spółce z o.o. możliwe jest podjęcie uchwał wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne (art. 227 § 2 k.s.h.).

Zasady rozliczenia kosztów zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy

Skala i rodzaj kosztów związanych z organizacją zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy zależą od wielu, często indywidualnych, czynników dla danej spółki. Podstawowe różnice wynikają już z samej formy prawnej spółek. Na rodzaj i wysokość poniesionych wydatków wpływ ma również liczba udziałowców lub akcjonariuszy oraz ich status prawny (np. czy są to obywatele polscy czy cudzoziemcy, osoby prawne czy fizyczne). O kosztach organizacji zgromadzenia decyduje też w dużej mierze zarząd spółki, który zasadniczo zwołuje zgromadzenie.

Organy podatkowe nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z obowiązków ustawowych, które są związane z organizacją zgromadzenia wspólników bądź akcjonariuszy. Do kosztów można również zaliczyć inne racjonalne i uzasadnione wydatki związane z organizacją zgromadzeń, które nie będą świadczeniami na rzecz właścicieli spółek. Opinie takie potwierdzają m.in. postanowienia: Naczelnika Urzędu Skarbowego w Dzierżoniowie z 3 listopada 2004 r., nr PDI/432/08/03, lub Naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 1 czerwca 2005 r., nr ZD/406-45/CIT/05. Są to pośrednie koszty podatkowe, które są niezbędne do funkcjonowania spółki kapitałowej. Bez ich poniesienia spółka nie miałaby możliwości funkcjonowania, a przez to uzyskiwania przychodów.

WAŻNE!

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Organy podatkowe nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z obowiązków ustawowych, które są związane z organizacją zgromadzenia wspólników bądź akcjonariuszy. Do kosztów można również zaliczyć inne racjonalne i uzasadnione wydatki związane z organizacją zgromadzeń, które nie będą świadczeniami na rzecz właścicieli spółek.

Co jest kosztem

W efekcie do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy wydatki poniesione na:

• zwołanie zgromadzenia,

• najem pomieszczeń,

• obsługę prawną zgromadzenia,

• obsługę głosowania,

• tłumaczenie dokumentów.

Zwołanie zgromadzenia - przesyłki, ogłoszenia. W spółce z o.o. zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą zaproszeń wysłanych w formie listów poleconych lub przesyłką kurierską. Za wcześniejszą pisemną zgodą wspólnika zaproszenie może mu być wysłane pocztą elektroniczną na podany przez niego adres. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy proponowanych zmian (art. 238 § 2 k.s.h.).

W spółce akcyjnej walne zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Powinno być ono zamieszczone co najmniej na trzy tygodnie przed terminem tego zgromadzenia (art. 1 ust. 3 pkt 2 ustawy o wydawaniu MSG, art. 402 § 1 k.s.h.). Statut spółki może przewidywać konieczność zamieszczenia ogłoszeń w określonych tytułach prasowych. W ogłoszeniu należy oznaczyć: datę, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany statutu należy powołać dotychczas obowiązujące postanowienia, jak również treść projektowanych zmian (art. 402 § 2 k.s.h.). Jeżeli wszystkie akcje spółki są imienne, walne zgromadzenie może być zwołane poprzez wysłanie zaproszeń listem poleconym, przesyłką kurierską lub pocztą elektroniczną (za uprzednią pisemną zgodą akcjonariusza). Wszystkie wydatki poniesione na wysyłkę zaproszeń i umieszczenie stosownych ogłoszeń spółki mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Najem pomieszczeń. Gdy zgromadzenie odbywa się nie w lokalu spółki, lecz w wynajętej sali, spółka ma prawo zaliczyć do kosztów wydatek na wynajęcie takiej sali. Przy dużej swobodzie, jaką przepisy k.s.h. dają w wyborze miejsca zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy, należy pamiętać, że zgromadzenia muszą odbywać się na terytorium Polski (art. 234 i 403 k.s.h.).

Autopromocja

Obsługa prawna zgromadzenia. W spółce akcyjnej przebieg walnego zgromadzenia zawsze protokołuje notariusz. W spółce z o.o. nie ma takiego obowiązku. Dla protokołu ze zgromadzenia wspólników spółki z o.o. wystarczy zwykła forma pisemna, chyba że na zgromadzeniu podejmuje się uchwały wymagające formy notarialnej, np. zmiany w umowie spółki. Organy podatkowe nie powinny jednak kwestionować zaliczenia do kosztów przez spółkę z o.o. wydatków na notariusza, jeżeli protokołuje on przebieg zgromadzenia bez wyraźnego wymogu ustawowego. Organy spółki mogą zdecydować, że udział notariusza jest konieczny z uwagi na zachowanie wyższych standardów bezpieczeństwa prawnego. Koszty takie należy uznać za poniesione racjonalnie. Do kosztów uzyskania przychodów danej spółki można również zaliczyć wydatki na inne usługi prawne, które są związane z organizowanym zgromadzeniem wspólników albo akcjonariuszy. Ważne jest przy tym, aby dane koszty poniosła spółka, a nie jej udziałowcy czy też akcjonariusze.

PRZYKŁAD

W związku z zastrzeżeniami wnoszonymi przez jednego ze wspólników spółki z o.o. zarząd tej spółki zlecił kancelarii prawnej przygotowanie opinii prawnej na temat zasad podejmowania uchwał na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników w danej spółce. Zarząd spółki podjął decyzję o poniesieniu kosztów tej opinii w celu sprawnego przebiegu zgromadzenia oraz uniknięcia ewentualnych sporów wynikających ze zgłaszanych wątpliwości. Kopia opinii prawnej została rozesłana do wszystkich udziałowców. Koszt tej usługi prawnej można uwzględnić w kosztach podatkowych spółki z o.o. Jeżeli opinia prawna zostałaby sporządzona na koszt wspólnika, spółka z o.o. nie mogłaby ująć tego wydatku w swoich kosztach, mimo że dotyczy on jej funkcjonowania.

 

Obsługa głosowania - karty do głosowania, system liczący. Głosowanie na zgromadzeniu wspólników albo akcjonariuszy może być jawne albo tajne. W przypadku tajnego głosowania konieczne jest przygotowanie kart do głosowania. Wydatek na drukowanie tych kart można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów zaliczymy również ewentualne wydatki związane z zakupem bądź wynajmem systemu liczącego głosy na zgromadzeniu. Taka konieczność zachodzi często w przypadku dużej liczby wspólników lub akcjonariuszy danej spółki.

Tłumaczenie dokumentów. Udział w zgromadzeniu cudzoziemców (udziałowcy bądź reprezentanci udziałowców) wymusza często na spółce poniesienie wydatków na tłumaczenie dokumentacji zgromadzenia. Wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Których wydatków nie można zaliczyć do kosztów

W kontekście powyższych ustaleń rodzi się pytanie - czy są wydatki związane z organizacją zgromadzenia, których nie można zaliczyć do kosztów podatkowych?

Okazuje się, że tak, ponieważ faktyczny rodzaj kosztów ponoszonych w związku z organizacją zgromadzeń wykracza często poza ramy wymogów ustawowych oraz wydatków uzasadnionych gospodarczo. Kluczowe znaczenie mają tu przepisy wyłączające z kosztów uzyskania przychodów wydatki:

• związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców bądź akcjonariuszy (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop),

• na rzecz osób wchodzących w skład organów stanowiących osób prawnych (takim organem jest zgromadzenie właścicieli spółek kapitałowych), z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych w nich funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a updop).

To właśnie na podstawie tych dwóch przepisów updop część wydatków związanych z organizacją zgromadzenia właścicieli spółki będzie w praktyce wyłączona z kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to wydatków, które przez organy podatkowe mogą być traktowane jako świadczenia na rzecz wspólników, akcjonariuszy, a nie jako uzasadnione koszty organizacji zgromadzenia.

Dojazdy, zakwaterowanie. Zwrot wspólnikom albo akcjonariuszom przez spółkę kosztów ich dojazdu na zgromadzenie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów. Nie ma tu znaczenia, czy wspólnik skorzystał z usług przewoźnika i spółka pokryła mu koszty biletów, czy też przyjechał własnym samochodem, a spółka zwróciła mu koszty za paliwo. Po pierwsze - każdy taki zwrot może być interpretowany jako świadczenie jednostronne na rzecz udziałowca. Brak tu jest bowiem świadczenia wzajemnego wspólnika (akcjonariusza) wobec spółki. Po drugie - jest to wydatek na rzecz osoby wchodzącej w skład organu stanowiącego spółki, który nie jest wynagrodzeniem wypłaconym z tytułu pełnienia funkcji w tym organie. To samo można powiedzieć o pokryciu przez spółkę kosztów zakwaterowania wspólnika (udziałowca) w trakcie zgromadzenia. Potwierdza to również Naczelnik Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu w piśmie z 7 czerwca 2004 r. (nr PSUS/OPBI/423/80/04/MJ):

wydatki związane z wypłatą udziałowcom spółki wynagrodzeń za udział w zgromadzeniach wspólników oraz innych poniesionych przez nich kosztów związanych z udziałem w zgromadzeniu, np. kosztów podróży, pobytu itp., dla osoby prawnej, tj. wnioskującej spółki, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku kosztów dojazdu na zgromadzenie opcją wartą rozważenia jest udostępnienie udziałowcowi środka transportu należącego do spółki (może to być środek trwały lub składnik użytkowany na podstawie umowy leasingu). Organy podatkowe w wyjątkowych przypadkach sprawdzają aż tak skrupulatnie faktyczne cele przejazdów samochodów leasingowanych bądź będących środkami trwałymi podatnika. Dokonując ewentualnie tych dodatkowych ustaleń, organy te zdane są głównie na oświadczenia przedstawicieli podatnika oraz jego pracowników. Zaliczenie do kosztów wydatków na paliwo, jakie zostało zużyte przez samochód firmowy w trakcie dowozu wspólników, akcjonariuszy na zgromadzenie, obarczone jest więc w praktyce małym ryzykiem podatkowym. Opcja ta jednak sprawdzić się może w spółkach o niewielkiej liczbie wspólników lub akcjonariuszy. Przy ich dużej liczbie spółka musiałaby dysponować odpowiednio dużym zapleczem transportowym, a i koszty dowozu mogłyby być na tyle duże, że zwróciłoby to baczniejszą uwagę organów podatkowych.

Wyżywienie. Często w trakcie zgromadzeń wspólnikom bądź akcjonariuszom zapewnia się napoje i drobne przekąski. Niektóre spółki idą dalej i fundują swoim właścicielom pełne wyżywienie w postaci obiadu czy kolacji. Ufundowanego pełnego wyżywienia dla udziałowców, akcjonariuszy w trakcie zgromadzenia spółka nie zaliczy jednak do kosztów uzyskania przychodów. W grę znów wchodzą wyłączenia z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 albo pkt 38a updop. Organy podatkowe mogą również uznać, że wydatki na posiłki czy usługi gastronomiczne są wyłączone z kosztów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, jako wydatki reprezentacyjne. Zgodnie z przepisem nie uznaje się za koszty podatkowe wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Inną kwestią są wydatki na napoje i drobne przekąski, takie jak ciastka, paluszki. Z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop wynika, że z kosztów podatkowych wyłączony jest nie każdy zakup napojów i żywności, ale tylko ten mieszczący się w pojęciu reprezentacji. Organy podatkowe potwierdzają, że istnieje możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na napoje i artykuły żywnościowe, jeżeli są zużywane w trakcie spotkań z kontrahentami, a skala tych poczęstunków nie wchodzi w zakres pojęcia reprezentacji. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2008 r., nr IBPB1/415-313/08/MW, uznał:

Wydatkami na reprezentację nie będą także wydatki ponoszone przez wnioskodawcę na zakup produktów spożywczych, takich jak: kawa, herbata, napoje, cukier, cytryny, stanowiących zwyczajowy (niemający charakteru okazałości) poczęstunek klientów, oraz na zakup gazet dla klientów oczekujących na wykonanie usługi. A zatem wydatki będą mogły również zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów ww. działalności gospodarczej.

Oczywiście w przypadku tych drobnych przekąsek i napojów wystawionych na zgromadzeniu istnieje ryzyko zastosowania przez organy podatkowe przepisów art. 16 ust. 1 pkt 38 bądź pkt 38a updop, w celu ich wyłączenia z kosztów podatkowych. Ryzyko to ograniczone jest jednak faktem, że w praktyce trudno jest ustalić, czy dany wspólnik, akcjonariusz korzystał w trakcie zgromadzenia z tych drobnych przekąsek i napojów oraz w jakim zakresie. I w tym przypadku organy podatkowe zdane są głównie na oświadczenia przedstawicieli spółki oraz samych wspólników. Przy deklarowaniu przez wspólników, akcjonariuszy, że nie korzystali z tych drobnych przekąsek i napojów, organ podatkowy nie może przyjąć, że mamy do czynienia ze świadczeniem na rzecz wspólnika czy akcjonariusza.

• art. 16 ust. 1 pkt 28, 38 i 38a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 42, poz. 341

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Składka zdrowotna na ryczałcie - progi przychodów w 2024 roku

    O wysokości składki zdrowotnej dla podatników na ryczałcie decydują progi osiąganych przychodów oraz wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Jak prawidłowo obliczyć składkę zdrowotną dla ryczałtu w 2024 roku?

    Ulga dla seniorów przed otrzymaniem emerytury - co mówi prawo?

    Czy seniorzy mogą korzystać z ulgi podatkowej w PIT przed otrzymaniem emerytury, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego? Chodzi o zwolnienie w podatku dochodowym nazywane „ulgą dla pracujących seniorów”.

    Niestaranny pracodawca zapłaci podatek za oszustwo pracownika. Wyrok TSUE nie usuwa wszystkich wątpliwości i nie daje wytycznych

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 stycznia 2024 r. orzekł, że pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur jest zobowiązany do zapłaty wskazanej w nich kwoty podatku  Ale takie konsekwencje powinny dotknąć pracownika pod warunkiem, że pracodawca (podatnik VAT) dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. Jeżeli pracodawca takiej staranności nie dochował, to poniesie konsekwencje sam i będzie musiał zapłacić podatek.

    Ekoschematy obszarowe - są już stawki płatności za 2023 rok [tabela]

    Ustalone zostały stawki płatności w ramach ekoschematów obszarowych za 2023 rok - informuje resort rolnictwa.

    Zwrot podatku - kiedy? Czy da się przyspieszyć?

    Gdy z zeznania podatkowego PIT wynika nadpłata podatku, to urząd skarbowy dokona jej zwrotu. W jakim terminie można spodziewać się zwrotu podatku? Czy można przyspieszyć zwrot korzystając z usługi Twój e-PIT?

    Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze a zmiana powierzchni użytków rolnych

    Jak wygląda kwestia zwrotu akcyzy za paliwo rolnicze w przypadku zmiany powierzchni posiadanych przez producenta rolnego użytków rolnych? W jakich terminach składać wnioski o zwrot podatku akcyzowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w 2024 roku?

    Wynagrodzenie kierowcy zawodowego w 2024 roku. Co się zmienia? O czym muszą wiedzieć firmy transportowe i sami kierowcy?

    Rok 2024 rozpoczął się kolejnymi, ważnymi zmianami dla polskich przewoźników, które przekładają się na wyższe koszty pracownicze, a wszystko wskazuje na to, że to jeszcze nie koniec. Od lipca czeka nas druga podwyżka płacy minimalnej, która może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia kierowców blisko o 900 zł. Istnieją jednak pewne sposoby optymalizacji wynagrodzeń kierowców, dzięki którym mogą zyskać nie tylko przedsiębiorcy transportowi, ale również sami truckerzy, wykonujący przewozy za granicę. Jakie są najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach kierowców i co mogą zrobić firmy, by jak najwięcej zaoszczędzić?

    Umowa o pracę na czas określony. TSUE: trzeba podać przyczynę wypowiedzenia

    W wyroku z 20 lutego 2024 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) orzekł, że pracownik zatrudniony na czas określony musi zostać poinformowany przez pracodawcę o przyczynach rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem, jeśli informacji takiej udziela się pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony. Zdaniem TSUE polskie przepisy przewidujące wskazanie tych przyczyn jedynie pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony naruszają prawo podstawowe pracownika na czas określony do skutecznego środka prawnego. W Polsce dopiero od 26 kwietnia 2023 r w Kodeksie pracy istnieje obowiązek podawania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony. Wcześniej przyczynę wypowiedzenia pracodawca musiał wskazywać tylko w przypadku rozwiązania umowy bez zachowania wypowiedzenia. 

    Ile wynosi przeciętne wynagrodzenie? Najnowsze dane GUS

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w sektorze przedsiębiorstw w styczniu 2024 roku.

    Tabela kursów średnich NBP z 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    REKLAMA