Błędna, zniszczona lub zgubiona faktura - co robić?

Kto i w jaki sposób koryguje błędy na fakturze?

Fakturę zawierającą błędne dane mogą skorygować obie strony transakcji wystawiając odpowiednie dokumenty, przy czym nabywca i sprzedawca dysponują innymi prawami do korekty błędów. Warto pamiętać, że faktura zawierająca błędy nie jest nieważna jako dokument, ale może np. doprowadzić do błędnych rozliczeń lub uniemożliwić je. Dlatego obu stronom transakcji powinno zależeć na wprowadzeniu korekt.

Do poprawienia błędów na fakturze służą dwa dokumenty, wystawiane przez różne strony transakcji:

- nota korygująca - wystawia ją nabywca,

- faktura korygująca - wystawia ją sprzedawca.

Nota korygująca poprawia błędy w danych lub oznaczeniu transakcji

Zasady wystawiania noty korygującej zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów, które określa również zasady wystawiania faktur korygujących. Możliwość wystawienia tego dokumentu istnieje w przypadku błędów formalnych, takich jak błędy w nazwie i adresie stron transakcji czy nazwach towarów i usług, na które została wystawiona faktura. Jedna nota może korygować jednocześnie wszystkie błędy, które zawiera dana faktura. Prawidłowo wystawiona nota korygująca powinna zawierać:

1. nazwę dokumentu - „Nota Korygująca”,

2. numer kolejny i datę wystawienia,

3. dane stron transakcji, w tym np. nazwy firm, adresy i numery NIP (zarówno wystawcy noty, jak i wystawcy faktury pierwotnej),

4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca,

5. wskazanie treści błędnej oraz treści prawidłowej.

Notą korygującą nie poprawia się błędów, które wpływają na wysokość zobowiązań podatkowych, w tym stawek i kwot VAT, ceny sprzedaży, wartości transakcji, ilości towarów czy usług zawartych na fakturze. Tych danych nie zamieszcza się na nocie korygującej.

Przygotuj firmę do zmian w VAT! Ogólnopolski Klub Księgowego >>

Należy pamiętać, że błędy w adresach, numerach NIP czy nazwach stron transakcji nie pozbawiają możliwości odliczenia podatku VAT z faktur i zaliczenia ich w koszty podatkowe. Orzecznictwo sądów administracyjnych mówi, że jeżeli faktura odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i została ujęta w ewidencji zakupu, to błędy formalne nie mogą pozbawiać prawa do odliczenia podatku VAT i zaliczenia w koszty podatkowe transakcji udokumentowanych takimi fakturami. Jeżeli jednak nota korygująca do błędnej faktury VAT nie zostanie wystawiona, urzędnicy w trakcie kontroli podatkowej mogą zakwestionować rozliczenie takiej faktury.

Noty korygujące wystawia się w dwóch egzemplarzach. Oba należy wysłać do wystawcy faktury, który potwierdza swoim podpisem zmianę danych wynikającą z noty korygującej i odsyła jeden z egzemplarzy. Co za tym idzie, noty nie można dostarczyć sprzedawcy pocztą elektroniczną.

Faktura korygująca służy do poprawiania błędów liczbowych

Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca. Jeżeli nabywca dostrzegł błędy, których nie może poprawić notą korygującą, powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Dokument ten jest sporządzany, gdy:

1. na fakturze pojawił się błąd w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź jakiejkolwiek innej pozycji faktury,

2. został wskazany błędny kontrahent,

3. udzielono rabatu po wystawieniu faktury, czyli zmniejsza się cena netto,

4. podwyższono cenę po wystawieniu faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

- numer kolejny i datę wystawienia faktury korygującej,

- dane z faktury pierwotnej, które ulegają zmianie oraz dane po korekcie,

- pozostałe dane z faktury pierwotnej, które nie ulegają zmianie.

Korekty faktur zmniejszające podatek od sprzedaży (należny), muszą być dostarczone do nabywcy pocztą, a ten musi potwierdzić ich odbiór. Dopiero wówczas sprzedawca ma prawo do obniżenia podatku VAT wynikającego z faktury (korekta faktury może też oznaczać konieczność dopłaty lub zwrotu odpowiedniej kwoty pomiędzy stronami transakcji). Potwierdzeniem odbioru faktury korygującej może być podpis na kopii korekty odesłanej do sprzedawcy, a także wysyłka za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Według niektórych interpretacji, również e-mailowe potwierdzenie odbioru faktury korygującej jest ważne (np. interpretacja ILPP1/443-1151/10-2/AI). Jeżeli faktura korygująca poprawia błędy niedotyczące wartości liczbowych, można przesłać ją do kontrahenta e-mailem, a podpisy i potwierdzenie odbioru nie są niezbędne.

W przypadku zgubienia lub zniszczenia faktury wystawia się duplikat

W przypadku zniszczenia lub zgubienia faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, nabywca może zwrócić się do wystawcy o wystawienie duplikatu faktury.  Dokument ten jest sporządzany w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafia do nabywcy a kopia zostaje u sprzedawcy. Duplikat może zostać wystawiony zarówno do faktury VAT, jak i do korekty faktury. Duplikat musi zawierać: nazwę dokumentu ("duplikat") i datę wystawienia duplikatu oraz wszystkie dane z pierwotnej faktury. Duplikat faktury to dokument o takiej samej mocy jak faktura VAT, przy czym jego wystawienie nie prowadzi do żadnych zmian w rozliczeniach żadnej ze stron transakcji. Z tym faktem wiąże się również możliwość wysyłki duplikatu e-mailem, która zależy od tych samych kryteriów, co wysyłka elektroniczna faktur VAT (m.in. odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną).