Czy fizyczny zwrot zaliczki jest warunkiem wystawienia faktury korygującej?

Dokonanie przez kontrahenta płatności na poczet przyszłych dostaw towarów lub świadczenia usług, co do zasady powoduje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej.

Autopromocja

Zdarza się jednakże, że po wpłaceniu zaliczki, jeszcze zanim dojdzie do realizacji zamówienia, klient wyraża wole nabycia innego towaru lub usługi. Wówczas strony często postanawiają, że zapłacona zaliczka nie zostanie fizycznie zwrócona. Następuje natomiast jej zaliczenie na poczet nowego zlecenia.

W takiej sytuacji pojawia się pytanie czy zmiana przeznaczenia zaliczki powoduje konieczność wystawienia korekty faktury zaliczkowej.

Szczególną wątpliwość budzi kwestia, czy w przypadku braku fizycznego zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą in minus, zerującą uprzednio wystawioną fakturę zaliczkową i następnie wystawić kolejną fakturę zaliczkową na inny zadeklarowany przez kontrahenta rodzaj towaru lub usługi. 

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Ustalając właściwy sposób postępowania w opisanym przypadku należy wskazać, iż szczegółowe zasady regulujące kwestię wystawiania faktur, danych, które powinny zawierać, oraz sposobu i okresu przechowywania faktur VAT dokumentujących otrzymywanie zaliczek regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur).

I tak stosownie do § 10 ust. 1 ww. rozporządzenia, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano cześć lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę - fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy (...).

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

W tym miejscu trzeba wskazać, iż faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów/usług lub też otrzymania zaliczki).

Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy - podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

I tak, zgodnie z § 13 ust. 5 ww. rozporządzenia, fakturę korygującą wystawia się m.in. w przypadku gdy po wystawieniu faktury następuje zwrot zaliczki.

Zatem w przypadku gdy sprzedawca zwraca fizycznie nabywcy zaliczkę nie ma wątpliwości jak należy w takiej sytuacji postąpić. Oczywistym jest, iż niniejsze zdarzenie powinno zostać potwierdzone za pomocą faktury korygującej.

Wątpliwości natomiast budzą sytuacje, gdy nie następuje fizyczny zwrot zaliczki.

W opinii Autora, fakturę korygującą fakturę zaliczkową należy wystawić w każdym przypadku, gdy zawarta umowa nie doszła do skutku.

Należy podkreślić, iż przepis regulujący kwestię wystawienia faktury korygującej w przypadku zwrotu zaliczki nie wprowadza wymogu jej fizycznego zwrotu. Tym samym fakturę korygującą fakturę zaliczkową należy wystawić w każdym przypadku, gdy wolą stron sprzedaż nie doszła do skutku.

W takich bowiem w przypadkach zaliczka przestaje pełnić funkcję wynagrodzenia na poczet określonego wcześniej świadczenia. Tym samym, otrzymana zaliczka traci byt prawny i staje się należna kontrahentowi.

Prawidłowość powyższego poglądu potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 15.12.2011 r. (sygn. IPPP1/443-1428/11-2/ISZ) wskazując:

„Należy więc przyjąć, iż dopuszczalna jest taka sytuacja, że zwrot zaliczki następuje poprzez jej przeksięgowanie zgodnie z dyspozycją podmiotu, który ją wpłacił. Zawierając porozumienie Wnioskodawca zaakceptował fakt, że w jego wyniku wpłacona przez Kontrahenta kwota zostaje zaliczona jako rekompensata za utracone korzyści, a do ww. odszkodowania przewidziany jest odmienny tryb rozliczania transakcji. Ponieważ między Wnioskodawcą a Kupującym nie doszło ostatecznie do żadnej transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, po zawarciu porozumienia, Wnioskodawca zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej do wcześniej wystawionej faktury na otrzymaną od Kupującego zaliczkę - korygując ją do zera”.

Zatem w przypadku gdy kontrahent zrezygnuje z danego zamówienia i złoży dyspozycję o przeznaczenie uiszczonej wcześniej zaliczki na poczet innego zakupu, właściwym postępowaniem będzie sporządzenie faktury korygującej wystawioną wcześniej fakturę zaliczkową (bez znaczenia pozostaje okoliczność?, iż nie dojdzie tutaj do fizycznego zwrotu zaliczki).

Ponadto, w przypadku gdy wpłacona uprzednio kwota zostanie przeznaczona na poczet innego zamówienia sprzedawca zobowiązany będzie do wystawienia kolejnej faktury zaliczkowej zgodnie z nowym zamówieniem.

Przy czym należy wskazać, iż fakturę korygującą podatnik, stosownie do brzmienia art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, będzie mógł rozliczyć pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzyma korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę?, dla którego wystawiono fakturę.

Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawni podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyska.

Małgorzata Breda,

doradca podatkowy, kierownik zespołu podatku VAT ECDDP Sp. z o.o.