REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Szwęch
Aneta Szwęch
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca (tzw. kilometrówka). Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów.

Samochód osobowy jest wykorzystywany niemal przez każdego przedsiębiorcę, który prowadzi działalność gospodarczą. Nie zawsze pojazd ten stanowi firmową własność. Przykładem są przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, którzy na potrzeby prowadzonej działalności używają własnych samochodów osobowych, niewprowadzonych do firmowej ewidencji środków trwałych. Często zdarza się też, że przedsiębiorcy wykorzystują w swojej działalności cudze auta, np. pracownika, zleceniobiorcy lub podmiotu trzeciego (na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu). Taki sposób korzystania z „cudzych” samochodów osobowych wynika najczęściej z rachunku ekonomicznego. Jest on jednak zazwyczaj związany z obowiązkiem prowadzenia tzw. kilometrówki.

REKLAMA


Co to jest „kilometrówka”


Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, które podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych, są limitowane. Zasady ustalania tego limitu określają przepisy:

• art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop - w zakresie dotyczącym wydatków na rzecz pracownika za używanie przez niego auta na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy (podatnika),

• art. 23 ust. 1 pkt 46 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 updop - w pozostałych przypadkach używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku przedsiębiorcy (podatnika).

Kilometrówka a opłaty za najem samochodu

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ograniczenie to polega na ustawowym wyznaczeniu limitu określającego maksymalną kwotę wydatków, poniesionych w związku z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego środka trwałego, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te stanowią koszt podatkowy do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu (wykazywanych w ewidencji przebiegu pojazdu) przez stawkę za 1 km przebiegu (kilometrówka).


Sprawdź definicję kilometrówki w Encyklopedii księgowego na www.inforfk.pl


Limit wydatków (kilometrówka) = faktyczny przebieg pojazdu (km) x stawka za 1 km przebiegu (zł)


Należy przy tym zaznaczyć, że wymóg rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika nie dotyczy leasingowanych aut osobowych (art. 23 ust. 3b updof oraz art. 16 ust. 3b updop). Wydatki na auta osobowe, używane w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu, nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zwiększają one koszty podatkowe, co do zasady, w pełnej wysokości.

Jak księgować koszty podróży służbowej

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie wystąpi także wtedy, gdy podatnik używa na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej:

• cudzych samochodów ciężarowych, używanych np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia,

• samochodu pracownika, z którym rozlicza się w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne.


W jaki sposób ustalać limit wydatków w ramach kilometrówki


W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca. Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów. Natomiast stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm. Ich wysokość jest zróżnicowana ze względu na pojemność skokową silnika.

Zapraszamy na forum o podatku CIT

 


Tab. 1. Stawki dla samochodów osobowych obowiązujące od 14 listopada 2007 r. do chwili obecnej

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego:

Wysokość stawki:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3

0,5214 zł

• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

0,8358 zł

Przedsiębiorca zwracający koszty używania cudzego samochodu osobowego może wypłacić należność według stawek wykazanych w tabeli 1, w wysokości niższej niż wymienione stawki lub w wysokości wyższej niż podane stawki. Najmniej korzystny dla przedsiębiorcy z punktu widzenia obciążeń podatkowo-składkowych jest ostatni wariant, tzn. zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek wyższych niż wskazane w tabeli, gdyż powoduje on m.in. konieczność opodatkowania i oskładkowania tego świadczenia w części przekraczającej limit kilometrówki. Ponadto nadwyżki wydatków ponad ten limit nie można również uwzględnić w kosztach podatkowych firmy.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?


Zobacz e-poradnik „Samochód w firmie” dostępny w Bibliotece na www.inforfk.pl

REKLAMA


Natomiast najmniej korzystny dla posiadacza auta jest zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek niższych niż wymienione. Należy bowiem zaznaczyć, że zwrot kosztów według podanych stawek nie gwarantuje obecnie pełnego zwrotu kosztów poniesionych przez posiadacza auta. Zatem tym bardziej ich zwrot według stawek niższych niż określone w tabeli nie stanowi pełnej rekompensaty poniesionych kosztów.

Od redakcji: Od dawna podkreśla się potrzebę zaktualizowania stawek za 1 km przebiegu pojazdu niezmienianych od blisko 6 lat, z uwagi na wzrastające koszty eksploatacji samochodów, w tym rosnące ceny paliwa. Już ponad 2 lata temu Instytut Transportu Samochodowego (ITS), na zamówienie resortu infrastruktury, sporządził raport pod nazwą: „Analiza kosztów eksploatacji pojazdów oraz oszacowanie na jej podstawie wysokości stawek za 1 km przebiegu pojazdu”. Celem analizy było oszacowanie aktualnych kosztów eksploatacji pojazdów i dokonanie oceny, czy wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu, zawartych w rozporządzeniu, umożliwia pokrywanie kosztów eksploatacji pojazdów używanych do celów służbowych, w sytuacji rosnących realnych kosztów eksploatacji pojazdów. Analiza ta jednoznacznie potwierdziła, że stawki przewidziane w § 2 rozporządzenia są nieadekwatne do aktualnych przeciętnych kosztów eksploatacji pojazdów używanych w Polsce i nie gwarantują pracownikom pełnego zwrotu ponoszonych przez nich kosztów z tytułu używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Zgodnie z projektem Ministerstwa Infrastruktury z 23 sierpnia 2011 r. stawki za 1 km przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 i powyżej 900 cm3 miały wynosić odpowiednio 0,97 zł i 1,01 zł. Jednak nie weszły one w życie. Niestety, pomimo że rezultat przeprowadzonego badania wyraźnie wskazał na niedostosowanie stawek obowiązujących od 2007 r. do rzeczywistych kosztów eksploatacji samochodu osobowego, to stawki te nadal nie zostały podwyższone. Zamrożenie tych stawek jest korzystne wyłącznie dla fiskusa.

W przypadku używania w działalności gospodarczej cudzego samochodu osobowego limit kilometrówki należy ustalić jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów w celach służbowych (ewidencja przebiegu pojazdu) i stawki za 1 km tego przebiegu, ustalonej z uwzględnieniem pojemności skokowej silnika.


Więcej  na ten temat przeczytasz na Platformie Księgowych www.inforfk.pl w artykule: "Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja" >> 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

REKLAMA

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Jaka najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku? Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd proponuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

REKLAMA