Kategorie

Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja

Aneta Szwęch
Aneta Szwęch
inforCMS
W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca (tzw. kilometrówka). Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów.

Samochód osobowy jest wykorzystywany niemal przez każdego przedsiębiorcę, który prowadzi działalność gospodarczą. Nie zawsze pojazd ten stanowi firmową własność. Przykładem są przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, którzy na potrzeby prowadzonej działalności używają własnych samochodów osobowych, niewprowadzonych do firmowej ewidencji środków trwałych. Często zdarza się też, że przedsiębiorcy wykorzystują w swojej działalności cudze auta, np. pracownika, zleceniobiorcy lub podmiotu trzeciego (na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu). Taki sposób korzystania z „cudzych” samochodów osobowych wynika najczęściej z rachunku ekonomicznego. Jest on jednak zazwyczaj związany z obowiązkiem prowadzenia tzw. kilometrówki.


Co to jest „kilometrówka”


Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, które podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych, są limitowane. Zasady ustalania tego limitu określają przepisy:

• art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop - w zakresie dotyczącym wydatków na rzecz pracownika za używanie przez niego auta na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy (podatnika),

• art. 23 ust. 1 pkt 46 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 updop - w pozostałych przypadkach używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku przedsiębiorcy (podatnika).

Kilometrówka a opłaty za najem samochodu

Ograniczenie to polega na ustawowym wyznaczeniu limitu określającego maksymalną kwotę wydatków, poniesionych w związku z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego środka trwałego, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te stanowią koszt podatkowy do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu (wykazywanych w ewidencji przebiegu pojazdu) przez stawkę za 1 km przebiegu (kilometrówka).


Sprawdź definicję kilometrówki w Encyklopedii księgowego na www.inforfk.pl


Limit wydatków (kilometrówka) = faktyczny przebieg pojazdu (km) x stawka za 1 km przebiegu (zł)


Należy przy tym zaznaczyć, że wymóg rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika nie dotyczy leasingowanych aut osobowych (art. 23 ust. 3b updof oraz art. 16 ust. 3b updop). Wydatki na auta osobowe, używane w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu, nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zwiększają one koszty podatkowe, co do zasady, w pełnej wysokości.

Jak księgować koszty podróży służbowej

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie wystąpi także wtedy, gdy podatnik używa na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej:

• cudzych samochodów ciężarowych, używanych np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia,

• samochodu pracownika, z którym rozlicza się w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne.


W jaki sposób ustalać limit wydatków w ramach kilometrówki


W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca. Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów. Natomiast stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm. Ich wysokość jest zróżnicowana ze względu na pojemność skokową silnika.

Zapraszamy na forum o podatku CIT

 


Tab. 1. Stawki dla samochodów osobowych obowiązujące od 14 listopada 2007 r. do chwili obecnej

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego:

Wysokość stawki:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3

0,5214 zł

• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

0,8358 zł

Przedsiębiorca zwracający koszty używania cudzego samochodu osobowego może wypłacić należność według stawek wykazanych w tabeli 1, w wysokości niższej niż wymienione stawki lub w wysokości wyższej niż podane stawki. Najmniej korzystny dla przedsiębiorcy z punktu widzenia obciążeń podatkowo-składkowych jest ostatni wariant, tzn. zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek wyższych niż wskazane w tabeli, gdyż powoduje on m.in. konieczność opodatkowania i oskładkowania tego świadczenia w części przekraczającej limit kilometrówki. Ponadto nadwyżki wydatków ponad ten limit nie można również uwzględnić w kosztach podatkowych firmy.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?


Zobacz e-poradnik „Samochód w firmie” dostępny w Bibliotece na www.inforfk.pl

Reklama


Natomiast najmniej korzystny dla posiadacza auta jest zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek niższych niż wymienione. Należy bowiem zaznaczyć, że zwrot kosztów według podanych stawek nie gwarantuje obecnie pełnego zwrotu kosztów poniesionych przez posiadacza auta. Zatem tym bardziej ich zwrot według stawek niższych niż określone w tabeli nie stanowi pełnej rekompensaty poniesionych kosztów.

Od redakcji: Od dawna podkreśla się potrzebę zaktualizowania stawek za 1 km przebiegu pojazdu niezmienianych od blisko 6 lat, z uwagi na wzrastające koszty eksploatacji samochodów, w tym rosnące ceny paliwa. Już ponad 2 lata temu Instytut Transportu Samochodowego (ITS), na zamówienie resortu infrastruktury, sporządził raport pod nazwą: „Analiza kosztów eksploatacji pojazdów oraz oszacowanie na jej podstawie wysokości stawek za 1 km przebiegu pojazdu”. Celem analizy było oszacowanie aktualnych kosztów eksploatacji pojazdów i dokonanie oceny, czy wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu, zawartych w rozporządzeniu, umożliwia pokrywanie kosztów eksploatacji pojazdów używanych do celów służbowych, w sytuacji rosnących realnych kosztów eksploatacji pojazdów. Analiza ta jednoznacznie potwierdziła, że stawki przewidziane w § 2 rozporządzenia są nieadekwatne do aktualnych przeciętnych kosztów eksploatacji pojazdów używanych w Polsce i nie gwarantują pracownikom pełnego zwrotu ponoszonych przez nich kosztów z tytułu używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Zgodnie z projektem Ministerstwa Infrastruktury z 23 sierpnia 2011 r. stawki za 1 km przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 i powyżej 900 cm3 miały wynosić odpowiednio 0,97 zł i 1,01 zł. Jednak nie weszły one w życie. Niestety, pomimo że rezultat przeprowadzonego badania wyraźnie wskazał na niedostosowanie stawek obowiązujących od 2007 r. do rzeczywistych kosztów eksploatacji samochodu osobowego, to stawki te nadal nie zostały podwyższone. Zamrożenie tych stawek jest korzystne wyłącznie dla fiskusa.

W przypadku używania w działalności gospodarczej cudzego samochodu osobowego limit kilometrówki należy ustalić jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów w celach służbowych (ewidencja przebiegu pojazdu) i stawki za 1 km tego przebiegu, ustalonej z uwzględnieniem pojemności skokowej silnika.


Więcej  na ten temat przeczytasz na Platformie Księgowych www.inforfk.pl w artykule: "Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja" >> 

 

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    13 cze 2021
    Zakres dat:

    Ulga klęskowa w podatku rolnym

    Ulga klęskowa w podatku rolnym jest preferencją podatkową, która przewidziana jest w przypadku wystąpienia klęski żywiołowej. Jak działa ulga klęskowa? Jakie są zasady przyznawania ulgi?

    Błąd w rozliczeniach nie jest oszustwem podatkowym

    Sankcje w VAT. Podatnik nie może być karany za błąd, który nie jest oszustwem lub uszczupleniem podatkowym - tak uznał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

    Usługi gastronomiczne na kasie fiskalnej online - interpretacje

    Kasy fiskalne online w branży gastronomicznej pojawiły się od 1 stycznia 2021 r. Obowiązek wymiany starych kas na nowe objął bowiem usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne. Pojawiło się jednak szereg wątpliwości interpretacyjnych związanych z nowym obowiązkiem. Oto niektóre z nich.

    Polski Ład. Ile będą kosztowały zmiany podatkowe?

    Polskie Ład. Najważniejsze zmiany jeśli chodzi o kwestie ubytku PIT to jest ok. 22 mld zł dla całego sektora, dodatkowo przewidujemy ok. 4-4,5 mld zł kosztów z tego pakietu ulg dla małych i średnich przedsiębiorstw - powiedział wiceminister finansów Piotr Patkowski.

    Przeniesienie firmy za granicę a podatek w Polsce

    Przeniesienie działalności gospodarczej za granicę. Zapowiadane zmiany w ramach Polskiego Ładu, rosnące koszty prowadzenia firmy, niejasne przepisy i nadmierna biurokracja – to czynniki, przez które wielu przedsiębiorców rozważa przeniesienie działalność za granicę. Jednak samo zarejestrowanie firmy w innym kraju (nawet w UE) nie zwalnia automatycznie z płacenia podatków i składek ubezpieczeniowych w Polsce.

    Kiedy osoba fizyczna ma rezydencję podatkową w Polsce?

    Polska rezydencja podatkowa. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe z 29 kwietnia 2021 r. dotyczące zasad ustalania rezydencji podatkowej oraz zakresu obowiązku osoby fizycznej w Polsce. Zdaniem ekspertów PwC te objaśnienia mogą być postrzegane jako zapowiedź szczególnego zainteresowania władz podatkowych rezydencją osób fizycznych, które utraciły lub utracą rezydencję podatkową w Polsce.

    Czy opodatkowanie firm w Czechach jest niższe?

    Opodatkowanie działalności gospodarczej w Czechach nie jest znacząco korzystniejsze niż w Polsce - stwierdza Polski Instytut Ekonomiczny. Analitycy zwracają uwagę, że zależy ono m.in. od branży, w której działa firma, poziomu przychodów oraz relacji między przychodami a kosztami.

    Kto musi mieć kasę fiskalną online od 1 lipca 2021 r.?

    Kasy fiskalne online. Od 1 lipca 2021 r. kolejna grupa podatników zobowiązana jest do obowiązkowego ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych online. Których podatników dotyczy ten obowiązek?

    Obowiązek podatkowy drugiego stopnia w akcyzie

    Podmiotowość podatników akcyzy z tytułu obowiązku podatkowego drugiego stopnia jest przedmiotem daleko idących kontrowersji, zresztą z wielu powodów – pisze profesor Witold Modzelewski.

    Pusta faktura wymaga udowodnienia

    Puste faktury. Urząd skarbowy oskarżył firmę o nabycie pustych faktur, mimo że zeznania świadków wyraźnie stwierdzały co innego. Sprawę rozstrzygnął sąd administracyjny.

    Skutki podatkowe wycofania samochodu ze spółki cywilnej

    Skutki podatkowe wniesienia i wycofania samochodu do spółki cywilnej - cz. II wycofanie samochodu ze spółki cywilnej.

    Zwrot VAT niektórym podmiotom - zmiany od 1 lipca 2021 r.

    Zwrot VAT. Ustawodawca przygotował projekt nowego rozporządzenia w zakresie zwrotu VAT niektórym podmiotom. Nowe regulacje zaczną obowiązywać od 1 lipca 2021 r. Co się zmieni?

    Zarobki w Szwecji. Ile można zarobić zbierając jagody?

    Zarobki w Szwecji. Z danych Szwedzkiego Urzędu Statystycznego wynika, że średnia pensja w Szwecji wynosi 35,3 tys. koron brutto (ok. 15 tys. zł). Mediana wynosi 31,7 tys. koron brutto (ok. 14 tys. zł).

    Raportowanie niefinansowe ESG zyskuje na znaczeniu

    Raportowanie niefinansowe ESG (environmental, social i governance). Inwestorzy coraz częściej szukają informacji o wpływie spółek na środowisko i społeczeństwo. Polskie firmy rzadko jednak raportują takie kwestie. Dlaczego warto raportować? Co powinny zawierać raporty ESG?

    Globalna stawka CIT a realna działalność gospodarcza

    Globalna stawka CIT. Polska nie poprze planu wprowadzenia globalnego minimalnego poziomu podatku od przedsiębiorstw, o ile nie będzie klauzuli wyłączającej z niego istotną działalność gospodarczą prowadzoną w kraju - powiedział dziennikowi "Financial Times" minister finansów Tadeusz Kościński.

    ZUS w Polsce vs. ZUS w Anglii

    Ubiegły miesiąc okazał się niezwykle istotny dla polskiej gospodarki. Premier Morawiecki ogłosił główne założenia „Nowego Ładu”, czyli programu ekonomiczno-społecznego, którego założeniem ma być zniwelowanie strat, jakie w naszej gospodarce poczyniła pandemia koronawirusa. Jednakże nie dla wszystkich plan ten okazał się dobrym pomysłem; co więcej, wzbudził wśród pewnej części społeczeństwa spore obawy.

    Nowelizacja ustawy o AML – nowe obowiązki dla rynku walut wirtualnych

    Nowelizacja ustawy o AML. Wirtualne waluty to ekspresowo rozwijająca się branża z dziedziny nowoczesnych technologii. Jednak zarówno wydobycie, sprzedaż, wymiana i spekulacja walutami nie jest zarezerwowana wyłącznie dla przedsiębiorców jako inwestycja czy środek płatniczy. Walutę wirtualną często wykorzystuje się również do realizacji nieuczciwych celów i w ramach działań niezgodnych z prawem. W związku z tym pojawiają się kolejne regulacje prawne – zarówno krajowe, jak i międzynarodowe – dotyczące AML/CFT. 15 maja 2021 weszła w życie nowelizacja ustawy o AML. Co warto o niej wiedzieć?

    Blockchain w księgowości – przyszłość, która już zapukała do drzwi

    Blockchain w księgowości. Wiele wskazuje na to, że rachunkowość oparta o nowe technologie, w tym technologię blockchain to nieodległa przyszłość. Prowadzenie księgowości z wykorzystaniem rejestru rozproszonego i inteligentnych umów może pomóc przedsiębiorcom osiągać większe dochody szybciej i łatwiej. Jednocześnie, wprowadzanie nowych rozwiązań zawsze wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Czy wątpliwości branży księgowej związane z blockchainem są uzasadnione?

    Ulga na ekspansję - kto skorzysta i na jakich zasadach?

    Ulga na ekspansję, która została zaproponowana w ramach Polskiego Ładu, ma objąć przedsiębiorstwa, w tym małe i średnie podmioty, które podejmują ekspansją na rynki zagraniczne. Na jakich warunkach będzie można korzystać z ulgi na ekspansję? Kiedy ulga wejdzie w życie?

    Dodatkowe prace a opodatkowanie VAT kar umownych

    VAT od kar umownych - dodatkowe prace. W trakcie realizacji projektu budowlanego mogą wystąpić nowe okoliczności, takie jak np. problemy z gruntem czy wady dokumentacji projektowej. Może to spowodować konieczność podjęcia dodatkowych prac, a tym samym poniesienia dodatkowych kosztów przez wykonawcę, które powinny obciążać zamawiającego. Strony umowy budowlanej muszą ustalić, czy taka kara umowna podlega, czy nie podlega opodatkowaniu VAT.

    Jak postrzegamy księgowych? Sowa, mrówka czy leniwiec?

    Księgowi są nazywani zaufanymi doradcami i wysokiej klasy specjalistami. Chociaż te określenia brzmią poważnie, po pracy często rozwijają nietypowe zainteresowania, jak sporty ekstremalne, sztuki walki, żeglarstwo bądź śpiew w chórze. Sposób, w jaki ich odbieramy, pokazują też metafory. Księgowego można porównać do wielu zwierząt – mądrej sowy, walecznego tygrysa bądź pracowitej mrówki. Z okazji Dnia Księgowego postanowiliśmy przyjrzeć się wizerunkowi specjalistów od rachunkowości.

    Nowy podatek od elektroniki uderzy w twórców i konsumentów

    Opłata reprograficzna. Nowy podatek od elektroniki uderzy w kieszenie konsumentów i przedsiębiorców, nie pomoże twórcom - stwierdził Związek Cyfrowa Polska, wydając negatywną ocenę do projektu ustawy o uprawnieniach artysty zawodowego w ramach konsultacji społecznych resortu kultury.

    Podatkowa grupa kapitałowa – rozliczenie straty

    Podatkowa grupa kapitałowa. Spośród pięciu spółek tworzących grupę jedna przyniosła stratę, a cztery dochody. Spółka dominująca pomniejszyła o tę stratę podatek dochodowy wykazany i zaliczkowany przez cztery rentowne spółki, zachowując powstałą na plus różnicę zaliczek CIT, a następnie rozdysponowując ją pomiędzy siebie i spółkę przynoszącą straty. Była pewna, że to działanie będzie obojętne podatkowo, ale fiskus stwierdził, że jest to przysporzenie majątku tych spółek i musi zostać opodatkowane jak zwykły przychód. Spór między przedsiębiorcą a Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej rozstrzygnął sąd, stwierdzając, że: „Stanowisko KIS jest nie tylko nieprawidłowe, ale także nielogiczne i sprzeczne wewnętrznie. Jest również wyrazem nadmiernego fiskalizmu państwa”.

    Podatnik Bezgotówkowy od 2022 roku - jakie korzyści dla firm?

    Podatnik Bezgotówkowy od 2022 roku. Ministerstwo Finansów proponuje przedsiębiorcom program Podatnik Bezgotówkowy. To propozycja dla tych firm, które większość transakcji płatniczych przeprowadzają w systemie cashless. Uzyskanie takiego statusu „Klienta Premium” będzie możliwe od 2022 roku. Firma, która go uzyska, skorzysta z najszybszego zwrotu VAT w Europie. Pieniądze znajdą się na ich kontach w maksymalnie 15 dni.

    Jaka stawka ryczałtu dla usług gastronomicznych?

    Stawka ryczałtu - usługi gastronomiczne. Czy sprzedaż usług gastronomicznych (przygotowywanie gotowych posiłków na rzecz kontrahentów) można opodatkować na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych ze stawką 3%?