REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Szwęch
Aneta Szwęch
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca (tzw. kilometrówka). Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów.

Samochód osobowy jest wykorzystywany niemal przez każdego przedsiębiorcę, który prowadzi działalność gospodarczą. Nie zawsze pojazd ten stanowi firmową własność. Przykładem są przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, którzy na potrzeby prowadzonej działalności używają własnych samochodów osobowych, niewprowadzonych do firmowej ewidencji środków trwałych. Często zdarza się też, że przedsiębiorcy wykorzystują w swojej działalności cudze auta, np. pracownika, zleceniobiorcy lub podmiotu trzeciego (na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu). Taki sposób korzystania z „cudzych” samochodów osobowych wynika najczęściej z rachunku ekonomicznego. Jest on jednak zazwyczaj związany z obowiązkiem prowadzenia tzw. kilometrówki.

REKLAMA

Autopromocja


Co to jest „kilometrówka”


Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, które podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych, są limitowane. Zasady ustalania tego limitu określają przepisy:

• art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop - w zakresie dotyczącym wydatków na rzecz pracownika za używanie przez niego auta na potrzeby działalności gospodarczej przedsiębiorcy (podatnika),

• art. 23 ust. 1 pkt 46 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 updop - w pozostałych przypadkach używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku przedsiębiorcy (podatnika).

Kilometrówka a opłaty za najem samochodu

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ograniczenie to polega na ustawowym wyznaczeniu limitu określającego maksymalną kwotę wydatków, poniesionych w związku z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego środka trwałego, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te stanowią koszt podatkowy do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu (wykazywanych w ewidencji przebiegu pojazdu) przez stawkę za 1 km przebiegu (kilometrówka).


Sprawdź definicję kilometrówki w Encyklopedii księgowego na www.inforfk.pl


Limit wydatków (kilometrówka) = faktyczny przebieg pojazdu (km) x stawka za 1 km przebiegu (zł)


Należy przy tym zaznaczyć, że wymóg rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego niestanowiącego składnika majątku podatnika nie dotyczy leasingowanych aut osobowych (art. 23 ust. 3b updof oraz art. 16 ust. 3b updop). Wydatki na auta osobowe, używane w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu, nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zwiększają one koszty podatkowe, co do zasady, w pełnej wysokości.

Jak księgować koszty podróży służbowej

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie wystąpi także wtedy, gdy podatnik używa na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej:

• cudzych samochodów ciężarowych, używanych np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia,

• samochodu pracownika, z którym rozlicza się w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne.


W jaki sposób ustalać limit wydatków w ramach kilometrówki


W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca. Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów. Natomiast stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm. Ich wysokość jest zróżnicowana ze względu na pojemność skokową silnika.

Zapraszamy na forum o podatku CIT

 


Tab. 1. Stawki dla samochodów osobowych obowiązujące od 14 listopada 2007 r. do chwili obecnej

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego:

Wysokość stawki:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3

0,5214 zł

• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

0,8358 zł

Przedsiębiorca zwracający koszty używania cudzego samochodu osobowego może wypłacić należność według stawek wykazanych w tabeli 1, w wysokości niższej niż wymienione stawki lub w wysokości wyższej niż podane stawki. Najmniej korzystny dla przedsiębiorcy z punktu widzenia obciążeń podatkowo-składkowych jest ostatni wariant, tzn. zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek wyższych niż wskazane w tabeli, gdyż powoduje on m.in. konieczność opodatkowania i oskładkowania tego świadczenia w części przekraczającej limit kilometrówki. Ponadto nadwyżki wydatków ponad ten limit nie można również uwzględnić w kosztach podatkowych firmy.

Podróż służbowa przedsiębiorcy - jak rozliczyć?


Zobacz e-poradnik „Samochód w firmie” dostępny w Bibliotece na www.inforfk.pl

REKLAMA


Natomiast najmniej korzystny dla posiadacza auta jest zwrot kosztów używania samochodu osobowego według stawek niższych niż wymienione. Należy bowiem zaznaczyć, że zwrot kosztów według podanych stawek nie gwarantuje obecnie pełnego zwrotu kosztów poniesionych przez posiadacza auta. Zatem tym bardziej ich zwrot według stawek niższych niż określone w tabeli nie stanowi pełnej rekompensaty poniesionych kosztów.

Od redakcji: Od dawna podkreśla się potrzebę zaktualizowania stawek za 1 km przebiegu pojazdu niezmienianych od blisko 6 lat, z uwagi na wzrastające koszty eksploatacji samochodów, w tym rosnące ceny paliwa. Już ponad 2 lata temu Instytut Transportu Samochodowego (ITS), na zamówienie resortu infrastruktury, sporządził raport pod nazwą: „Analiza kosztów eksploatacji pojazdów oraz oszacowanie na jej podstawie wysokości stawek za 1 km przebiegu pojazdu”. Celem analizy było oszacowanie aktualnych kosztów eksploatacji pojazdów i dokonanie oceny, czy wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu, zawartych w rozporządzeniu, umożliwia pokrywanie kosztów eksploatacji pojazdów używanych do celów służbowych, w sytuacji rosnących realnych kosztów eksploatacji pojazdów. Analiza ta jednoznacznie potwierdziła, że stawki przewidziane w § 2 rozporządzenia są nieadekwatne do aktualnych przeciętnych kosztów eksploatacji pojazdów używanych w Polsce i nie gwarantują pracownikom pełnego zwrotu ponoszonych przez nich kosztów z tytułu używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Zgodnie z projektem Ministerstwa Infrastruktury z 23 sierpnia 2011 r. stawki za 1 km przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 i powyżej 900 cm3 miały wynosić odpowiednio 0,97 zł i 1,01 zł. Jednak nie weszły one w życie. Niestety, pomimo że rezultat przeprowadzonego badania wyraźnie wskazał na niedostosowanie stawek obowiązujących od 2007 r. do rzeczywistych kosztów eksploatacji samochodu osobowego, to stawki te nadal nie zostały podwyższone. Zamrożenie tych stawek jest korzystne wyłącznie dla fiskusa.

W przypadku używania w działalności gospodarczej cudzego samochodu osobowego limit kilometrówki należy ustalić jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów w celach służbowych (ewidencja przebiegu pojazdu) i stawki za 1 km tego przebiegu, ustalonej z uwzględnieniem pojemności skokowej silnika.


Więcej  na ten temat przeczytasz na Platformie Księgowych www.inforfk.pl w artykule: "Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja" >> 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA