Kradzież w firmie - jak rozliczyć i co wziąć pod uwagę?

Polecamy produkt: 50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Warto także pamiętać, że po spełnieniu określonych warunków kradzież może obniżyć podatek dochodowy.

Skutki kradzieży w firmie oraz możliwości w związku z tym są uzależnione od tego, co zostało skradzione. Co za tym idzie, niniejszy artykuł rozważa trzy różne sytuacje.

Kradzież towaru zakupionego przez firmę

Pierwsza sytuacja dotyczy kradzieży towaru, od którego odliczono VAT i który został ujęty w kosztach. 

Mogą pojawić się wówczas wątpliwości, czy w związku z brakiem możliwości wykorzystania towaru do sprzedaży opodatkowanej nie jest konieczne dokonanie korekty VAT odliczonego w chwili zakupu. Na szczęście organy podatkowe zajęły w tej kwestii korzystne dla przedsiębiorców stanowisko, które mówi, że dokonanie korekty nie jest konieczne. Oczywiście pod warunkiem, że kradzież została prawidłowo udokumentowana.

Jak natomiast wygląda sytuacja podatku dochodowego? Kosztu dotyczącego skradzionych rzeczy rozliczonego w momencie ich zakupu nie trzeba rzecz jasna korygować, a co więcej, istnieje możliwość rozliczenia poniesionych w wyniku kradzieży strat w kosztach podatkowych. Jednakże, podobnie jak w przypadku VAT-u, na gruncie podatku dochodowego kluczowe jest sporządzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze zdarzeniem. Powinna ona potwierdzać fakt kradzieży, a także poświadczać, że zdarzenie nie było następstwem zaniedbania, czy niezachowania środków ostrożności w firmie.

Rozliczanie zaliczek w VAT po zmianach

Zatem niezwłocznie po odkryciu kradzieży przedsiębiorca powinien podjąć następujące kroki:

- Zgłosić sprawę na policję i dopilnować, aby sporządzony protokół policyjny zawierał jak najbardziej szczegółowe informacje dotyczące rodzaju i ilości skradzionego towaru oraz okoliczności zdarzenia. Protokół należy zachować na potrzeby dokumentacji podatkowej.

- Sporządzić protokół powstania szkody (dokument wewnętrzny) stwierdzający rodzaj szkody, jej wartość, przyczynę powstania, datę i miejsce sporządzenia oraz podpis przedsiębiorcy.

- Poniesioną stratę zaksięgować w KPiR (wartość utraconego towaru należy wyliczyć na podstawie cen zakupu). Jeżeli data kradzieży nie jest znana, poniesioną stratę najlepiej rozliczyć po zakończeniu postępowania policyjnego lub sądowego związanego z kradzieżą. W przypadku odzyskania całości lub części towaru wartość odzyskanych składników majątku należy wyksięgować z kosztów i wnieść ponownie do pozycji zakup.

- Sporządzając spis z natury na koniec roku podatkowego nie należy uwzględniać utraconych towarów.

Uwaga:

Kosztem może być także kradzież gotówki. Aby taką stratę móc zaliczyć do kosztów podatkowych nie może ona wynikać z zaniedbania, czy niefrasobliwości właściciela firmy lub pracownika (np. przechowywania pieniędzy w miejscu łatwo dostępnym dla osób trzecich, przewożenia ich środkami komunikacji bez odpowiedniego zabezpieczenia itp.). Jeżeli organy podatkowe będą miały wątpliwości co do okoliczności kradzieży, mogą zakwestionować ujęcie utraconej gotówki w kosztach. Z pewnością wezmą pod uwagę fakt stosowania w firmie odpowiednich zabezpieczeń.

Kradzież firmowego środka trwałego

Łupem złodziei mogą paść także należące do firmy urządzenia, sprzęt, samochody ujęte w ewidencji środków trwałych, czyli zazwyczaj (ale nie zawsze) warte powyżej 3500 zł oraz amortyzowane, czyli stopniowo rozliczane w kosztach. Analogicznie jak przy kradzieży towarów nie jest w takim przypadku konieczne dokonywanie korekty VAT odliczonego przy zakupie, a poniesioną stratę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (oczywiście z zachowaniem wymogów dokumentacyjnych opisanych powyżej).

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Praw

Jednakże ująć w kosztach można jedynie wartość środka trwałego np. samochodu, maszyny, komputera, która nie została jeszcze zamortyzowana. Jeżeli dany środek trwały został już całkowicie zamortyzowany (wliczony w koszty), nie możemy jego wartości zaksięgować w koszty raz jeszcze. Aby obliczyć niezamortyzowaną wartość przedmiotu kradzieży trzeba odjąć dokonane już odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środka trwałego (ostatniego odpisu dokonuje się za miesiąc, w którym miała miejsce kradzież). Utracony składnik majątku należy wykreślić z ewidencji środków trwałych na podstawie sporządzonego protokołu wewnętrznego.

Uwaga:

Jeżeli przedmiotem kradzieży jest samochód firmowy dodatkowym warunkiem zaliczenia straty do kosztów podatkowych jest objęcie samochodu ubezpieczeniem AC. Brak aktualnego ubezpieczenia AC wyklucza możliwość rozliczenia kradzieży w kosztach - niezależnie od jej okoliczności.

Odszkodowanie z tytułu kradzieży

Jeżeli skradziony składnik majątku był objęty ubezpieczeniem, przedsiębiorca może liczyć na wypłatę odszkodowania z tytułu poniesionej straty. Otrzymana rekompensata nie podlega opodatkowaniu VAT, stanowi natomiast przychód przedsiębiorcy, który należy rozliczyć i zapłacić od niego podatek dochodowy.

Kradzież dokumentów firmowych

Oprócz towarów, pieniędzy czy środków trwałych przedmiotem kradzieży może stać się także dokumentacja księgowa i podatkowa firmy. Niestety, nawet niezawiniona utrata dokumentacji (m.in. udokumentowana kradzież) wiąże się z obowiązkiem odtworzenia utraconych faktur i innych dokumentów księgowych.

W praktyce oznacza to konieczność uzyskania duplikatu każdej faktury zakupowej, z której rozliczono VAT. Aby taki duplikat uzyskać niezbędny jest kontakt ze sprzedawcą (wystawcą faktury), który na wniosek nabywcy ma obowiązek wystawienia takiego dokumentu. Odtworzenie całej dokumentacji może okazać się trudne, w szczególności gdy skradziono dokumenty sprzed kilku lat. Tutaj należy pamiętać, że obowiązek przechowywania dokumentacji wynosi 5 lat od końca roku, w którym zapłacono podatek związany z danym dokumentem.

Warto jednak skorzystać z wszelkich możliwych sposobów odzyskania dokumentów, gdyż brak dokumentacji w trakcie kontroli podatkowej może pociągać za sobą kłopotliwe konsekwencje. Przedsiębiorca, który nie może wykazać na jakiej podstawie rozliczył  VAT (nie posiada faktur) i nie dokonał korekty podatku po utracie dokumentów powinien liczyć się z -odpowiedzialnością karno-skarbowej.

Odliczenie VAT z faktur za energię elektryczną w 2014 r.

Czy w 2014 r. można wystawiać faktury wewnętrzne

Uwaga:

Mimo że przepisy podatkowe nie przewidują żadnych ulg w zobowiązaniach podatkowych dla przedsiębiorców, którzy utracili dokumentację w drodze kradzieży, o takim zdarzeniu warto jednak zawiadomić pisemnie właściwy urząd skarbowy. Jeżeli urzędnicy okażą się wyrozumiali przedsiębiorca może uzyskać np. odroczenie terminu złożenia deklaracji, czy zapłaty podatku, a nawet przesunięcie terminu kontroli podatkowej - tak, aby realne było odtworzenie utraconej dokumentacji.

Preferencje podatkowe dla firm w 2014 r.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt