Rozliczenie VAT od obciążenia klienta dodatkowymi kosztami

Autopromocja

Porada pochodzi z serwisu:

Autopromocja

Webinar:
KSeF – na co warto przygotować firmę?

Sprawdź

Przerzucanie kosztów na klienta

W obrocie gospodarczym często spotykaną praktyką jest „przerzucanie kosztów” na ich faktycznego odbiorcę. Wcale nie jest to takie proste.

Autopromocja

Szkolenie: Jak przygotować się do KSeF?

Sprawdź

W praktyce sprawia trudności wielu podatnikom. Wówczas trzeba podjąć decyzję, czy obciążenie kontrahenta kosztami powinno nastąpić poprzez ich refakturowanie, które podlega opodatkowaniu VAT i należy je udokumentować fakturą, czy też stanowi ono jedynie zwrot poniesionych kosztów, który pozostaje poza zakresem VAT i wymaga potwierdzenia dokumentem innym niż faktura (z reguły notą księgową).

Najem prywatny a rejestracja jako czynny podatnik VAT

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Zasadnicza różnica między refakturowaniem a zwrotem kosztów sprowadza się do tego, że w pierwszym przypadku następuje świadczenie usługi przez podmiot refakturujący, natomiast w drugim - nie występuje świadczenie usługi ze względu na brak stosunku zobowiązaniowego, a obciążenie kosztami ma prowadzić w uproszczeniu jedynie do odzyskania pieniędzy.

Zasady refakturowania i obciążania w formie zwrotu kosztów

1. Jakie są warunki refakturowania świadczenia usług

Przepisy wspólnotowe przyjmują, że refakturowanie jest świadczeniem usługi przez podmiot odsprzedający usługę, mimo że faktycznie jej nie wykonał. Jak wynika z art. 28 dyrektywy 2006/112/WE, jeśli podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Tak samo w krajowych przepisach o VAT kwestia ta została uregulowana w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Czynność tę uznaje się więc za świadczenie usługi, która podlega opodatkowaniu, a podstawą jej opodatkowania jest wówczas wszystko, co stanowi zapłatę, którą usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od usługobiorcy lub osoby trzeciej, z wyjątkiem kwoty VAT (art. 29a ust. 1 i ust. 6 pkt 1 ustawy o VAT).

Nieodpłatne przekazanie materiałów reklamowych - opodatkowanie VAT

Zasady refakturowania zostały wypracowane przede wszystkim przez doktrynę i orzecznictwo. Refakturowanie musi spełniać pewne warunki, a mianowicie koszty wykonanego świadczenia mogą zostać „przerzucone” (refakturowane) na faktycznego odbiorcę, jeśli:

• przedmiotem refakturowania jest usługa,

• z wykonanej usługi faktycznie nie korzysta (lub korzysta częściowo) podmiot, na który pierwotnie została wystawiona faktura/rachunek,

• odsprzedaż jest dokonywana po cenie zakupu (bez doliczania marży),

• podatnik refakturujący usługę dokumentuje odsprzedaż za pomocą faktury z uwzględnieniem tej samej stawki (lub ewentualnie zwolnienia), która wynika z faktury otrzymanej od usługodawcy,

• strony łączy umowa, z której wynika zastrzeżenie o refakturowaniu danego rodzaju czynności, która służy realizacji umowy.

Obecnie organy podatkowe oraz sądy, określając, czy można refakturować, ustalają, czy refakturowane świadczenie jest świadczeniem odrębnym od świadczenia głównego. Tylko wtedy można dokonać refakturowania.

Podstawa zwolnienia z VAT na fakturze - kto i kiedy musi ją zamieszczać?

Po spełnieniu tych warunków usługa może być przedmiotem odsprzedaży w drodze refakturowania. Czynność ta jest wówczas dokumentowana tzw. refakturą, czyli zwykłą fakturą wystawioną przez podmiot pośredniczący między usługodawcą a rzeczywistym nabywcą usługi. Z treści faktury może wynikać, że sprzedaż dotyczy refakturowania usług. W tym celu podatnik, podając nazwę usługi, może np. wskazać, że jest to „refakturowanie kosztów usługi zakwaterowania”, „refakturowania kosztów usługi transportowej” itd.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

UWAGA!

Jeśli podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

PRZYKŁAD

Podatnik jest producentem mięsa i wędlin. Transport swoich wyrobów do poszczególnych odbiorców zlecił on zewnętrznej firmie. Firma transportowa obciąża producenta za tzw. pełen samochód. Co do zasady koszty te obciążają producenta i nie są „przerzucane” na nabywców.

Zdarza się jednak, że odbiorcy zależy na szybkim dostarczeniu towaru w ilości mniejszej niż tonaż jednego samochodu ciężarowego. Wówczas producent refakturuje na klienta, który faktycznie korzystał z usługi transportowej, różnicę wynikającą ze zbyt małego załadunku pojazdu. Podstawę do „przerzucenia” na klienta odpowiedniej części kosztów usługi transportowej stanowi faktura otrzymana od firmy transportowej. Świadczenie usługi transportowej zostało dwukrotnie udokumentowane fakturą, tj. między:

• firmą transportową a producentem (faktura na usługę transportową za pełny załadunek samochodu ciężarowego),

• producentem a odbiorcą (refaktura na różnicę wynikającą ze zbyt małego załadunku).

Opodatkowanie VAT dostawy towarów używanych

Rozliczanie VAT od najmu, dzierżawy, leasingu

2. Czy można refakturować koszty dostawy towarów

Choć pojęcie „refakturowanie” odnosi się zasadniczo do odsprzedaży usługi, jednak nie ma przeszkód, by na kontrahenta „przerzucić” też koszty dostawy towarów. Z art. 7 ust. 8 ustawy o VAT wynika bowiem, że jeśli kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy towarów dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach. Taki rodzaj transakcji zawieranych między kilkoma kontrahentami w ten sposób, że towar jest wysyłany od ostatniego podmiotu w łańcuchu do pierwszego, jest określany mianem transakcji łańcuchowych. Mimo że towar faktycznie został wydany między ostatnim i pierwszym podmiotem, każdy z uczestników transakcji łańcuchowej rozpoznaje u siebie dostawę towaru.

 Więcej  na ten temat przeczytasz na Platformie Księgowych i Kadrowych www.inforfk.pl w artykule: "Obciążanie klienta dodatkowymi kosztami po zmianach od 1 stycznia 2014 r." >>