Rozliczenie VAT od obciążenia klienta dodatkowymi kosztami

Porada pochodzi z serwisu:

Przerzucanie kosztów na klienta

W obrocie gospodarczym często spotykaną praktyką jest „przerzucanie kosztów” na ich faktycznego odbiorcę. Wcale nie jest to takie proste.

W praktyce sprawia trudności wielu podatnikom. Wówczas trzeba podjąć decyzję, czy obciążenie kontrahenta kosztami powinno nastąpić poprzez ich refakturowanie, które podlega opodatkowaniu VAT i należy je udokumentować fakturą, czy też stanowi ono jedynie zwrot poniesionych kosztów, który pozostaje poza zakresem VAT i wymaga potwierdzenia dokumentem innym niż faktura (z reguły notą księgową).

Najem prywatny a rejestracja jako czynny podatnik VAT

Zasadnicza różnica między refakturowaniem a zwrotem kosztów sprowadza się do tego, że w pierwszym przypadku następuje świadczenie usługi przez podmiot refakturujący, natomiast w drugim - nie występuje świadczenie usługi ze względu na brak stosunku zobowiązaniowego, a obciążenie kosztami ma prowadzić w uproszczeniu jedynie do odzyskania pieniędzy.

Zasady refakturowania i obciążania w formie zwrotu kosztów

Przepisy wspólnotowe przyjmują, że refakturowanie jest świadczeniem usługi przez podmiot odsprzedający usługę, mimo że faktycznie jej nie wykonał. Jak wynika z art. 28 dyrektywy 2006/112/WE, jeśli podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Tak samo w krajowych przepisach o VAT kwestia ta została uregulowana w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Czynność tę uznaje się więc za świadczenie usługi, która podlega opodatkowaniu, a podstawą jej opodatkowania jest wówczas wszystko, co stanowi zapłatę, którą usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od usługobiorcy lub osoby trzeciej, z wyjątkiem kwoty VAT (art. 29a ust. 1 i ust. 6 pkt 1 ustawy o VAT).

Nieodpłatne przekazanie materiałów reklamowych - opodatkowanie VAT

Zasady refakturowania zostały wypracowane przede wszystkim przez doktrynę i orzecznictwo. Refakturowanie musi spełniać pewne warunki, a mianowicie koszty wykonanego świadczenia mogą zostać „przerzucone” (refakturowane) na faktycznego odbiorcę, jeśli:

• przedmiotem refakturowania jest usługa,

• z wykonanej usługi faktycznie nie korzysta (lub korzysta częściowo) podmiot, na który pierwotnie została wystawiona faktura/rachunek,

• odsprzedaż jest dokonywana po cenie zakupu (bez doliczania marży),

• podatnik refakturujący usługę dokumentuje odsprzedaż za pomocą faktury z uwzględnieniem tej samej stawki (lub ewentualnie zwolnienia), która wynika z faktury otrzymanej od usługodawcy,

• strony łączy umowa, z której wynika zastrzeżenie o refakturowaniu danego rodzaju czynności, która służy realizacji umowy.

Obecnie organy podatkowe oraz sądy, określając, czy można refakturować, ustalają, czy refakturowane świadczenie jest świadczeniem odrębnym od świadczenia głównego. Tylko wtedy można dokonać refakturowania.

Podstawa zwolnienia z VAT na fakturze - kto i kiedy musi ją zamieszczać?