Kiedy wystawiać noty korygujące

Rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług wprowadza dwa dokumenty, za pomocą których dokonuje się zmian w wystawionych i wprowadzonych do obiegu fakturach VAT. Są to:

- faktura korygująca, wystawiana przez sprzedawcę towarów lub usług,

- nota korygująca, wystawiana przez nabywcę towarów lub usług.

W tym artykule skupimy się na notach korygujących.

Wystawca noty korygującej

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą, zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji, wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi (z pewnymi wyjątkami, które wskazujemy poniżej), może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą (§ 18 ust. 1 rozporządzenia).

Prawo do wystawienia noty przysługuje każdemu nabywcy towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą błędy, także temu, który nie jest podatnikiem VAT.

Podstawa wystawienia noty

Nota korygująca jest dokumentem, którego podstawą wystawienia są pomyłki w jakiejkolwiek informacji dotyczącej głównie sprzedawcy albo nabywcy lub oznaczenia towaru czy usługi. W szczególności są to: błędnie wpisany adres, numer NIP, nazwa którejś ze stron, pomyłka w określeniu daty sprzedaży, daty wystawienia i numeru kolejnego faktury albo numeru z klasyfikacji statystycznej. Także w przypadku zaistnienia pomyłki w numerze rejestracyjnym pojazdu nabywca może dokonać korekty tego numeru poprzez wystawienie noty korygującej (pismo Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty z 1 czerwca 2005 r., nr IUSBIII/436/12/1/2005/KK).

Zwrot „jakakolwiek informacja wiążąca się z nabywcą”, użyty w rozporządzeniu, oznacza możliwość korygowania pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np.: błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym itp. Mogą być prostowane w tym trybie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. Nie można natomiast na drodze wystawienia noty korygującej zmienić podmiotu umowy sprzedaży z jednego istniejącego realnie na drugi mający również swój byt cywilnoprawny i podatkowy (wyrok NSA z 27 października 1999 r., sygn. akt III SA 7685/98).

Jeżeli w wyniku wystawienia noty korygującej nastąpi jednak całkowita zmiana podmiotu wskazanego jako nabywca towarów (usług), to podatnik, mając tak udokumentowane nabycie oraz wadliwą notę korygującą całkowicie zmieniającą dane nabywcy, pozbawiony jest prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tej fakturze (interpretacja Naczelnika Urzędu Skarbowego w Polkowicach z 21 stycznia 2005 r., nr PP.443/87/04).

Notą korygującą poprawia się zatem jedynie treści formalne faktury, czyli te, które nie wiążą się z prawem do rozliczenia podatku od towarów i usług, przy czym jedną notą można poprawić nawet kilka błędów zawartych w fakturze - wyrok WSA z 11 stycznia 2007 r., sygn. akt I SA/Po 1017/06.

Noty korygującej nie można wystawić w przypadku stwierdzenia pomyłki w którejś z pozycji danych faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12 rozporządzenia, a zatem wtedy, gdy pomyłka dotyczy:

- jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,

- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),

- wartości sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),

- stawki podatku,

- sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

- wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartości sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,

- kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej cyframi i słownie.

W celu dokonania zmian w zapisie w ww. pozycjach faktury, tzn. w danych ważnych od strony merytorycznej, należy wystawić fakturę korygującą.

Należy pamiętać, aby noty korygującej, która w rzeczywistości jest rodzajem faktury VAT, nie mylić z notą księgową, którą wystawia się np. jako wewnętrzne dokumenty rozliczeniowe lub dokumentuje się nią operacje niepodlegające przepisom ustawy o VAT.

Termin wystawienia noty korygującej

Przepisy w zakresie VAT nie określają terminu wystawienia noty korygującej. Podatnik może zatem wystawiać noty korygujące i dokonywać wszelkich zmian dotyczących rozliczeń podatku do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Treść noty korygującej

Nota korygująca powinna być oznaczona wyrazami NOTA KORYGUJĄCA oraz zawierać co najmniej:

- datę jej wystawienia i kolejny numer,

- imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,

- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (chodzi tu o dane określone w § 9 ust. 1 pkt 1-3 rozporządzenia, a więc: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”, względnie miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym,

- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Potwierdzenie odbioru noty

Podmiot sporządzający notę korygującą przesyła ją wystawcy faktury (faktury korygującej) wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury (faktury korygującej) zaakceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury, a kopię odsyła wystawcy noty.

Zagubienie noty

W przypadku zniszczenia lub zagubienia oryginału noty korygującej nabywca na wniosek sprzedawcy ponownie wystawia notę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w jej kopii. Nota wystawiona ponownie musi być oznaczona wyrazem DUPLIKAT oraz zawierać datę wystawienia zarówno oryginału noty, jak i duplikatu. Duplikat noty korygującej należy wystawić w dwóch egzemplarzach (oryginał dla sprzedawcy, a kopia dla nabywcy).

Podstawa prawna
- § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

- § 9 ust. 1, § 18 i 22 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Aleksandra Barczak

doradca podatkowy