REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wyposażenie biura jako koszt

Maria Dolna-Ciemniakowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Czy obawy przed zakwalifikowaniem wydatków na urządzenie biura do kosztów są uzasadnione? Czy wydatek na zakup zasłon albo mebli do biura można zaliczyć do kosztów podatkowych?

 

Autopromocja

Podmiot prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą z reguły posiada biuro, które stanowi miejsce pracy pracowników administracyjnych firmy. Na wyposażenie biura najczęściej składają się:

- meble,

- urządzenia techniczne, jak np.: telefon, faks, kserokopiarka, komputer, drukarka,

- elementy wystroju, np.: dzieła sztuki, kwiaty, zasłony, dywany,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- przedmioty zaplecza socjalnego, np.: czajnik, zastawa, szklanki itp.

W opracowaniu prześledzimy, które elementy wyposażenia biura są kosztem podatkowym, oraz ustalimy, w którym momencie wydatki na wyposażenie biura można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Meble

Trudno wyobrazić sobie biuro bez mebli. W każdym biurze znajdziemy biurko, szafkę czy krzesło. Wydatki na nabycie mebli biurowych stanowią koszty podatkowe. W zależności od wartości początkowej (ceny nabycia lub wytworzenia) danego przedmiotu wydatki na zakup mebli będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio albo przez odpisy amortyzacyjne (co miesiąc albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym).

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania przekracza 3500 zł. Jeżeli wartość początkowa jest równa lub niższa od kwoty 3500 zł, to wówczas podatnik decyduje, czy dany składnik majątku będzie amortyzowany czy zaliczony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania.

Meble zaliczone do środków trwałych podlegających amortyzacji muszą być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Z tego względu należy pamiętać o tym, aby kwalifikować meble jako jeden środek trwały, w sytuacji gdy chodzi o zakup elementów, które samodzielnie nie są w stanie pełnić funkcji użytkowej zgodnie z ich przeznaczeniem, lecz kompletną i zdatną do użytku całość tworzą dopiero po ich zmontowaniu ze sobą.

Przykłady

1.

Spółka zakupiła meble do biura. Są to cztery szafki przykryte jednym blatem. Każda szafka kosztowała netto 2000 zł, a blat 3500 zł. Przy zakupie spółka otrzymała fakturę na każdy element osobno. Należy zwrócić uwagę na to, że poszczególne elementy składające się na konstrukcję mebla tworzą ze sobą jedną całość dopiero po przykryciu ich blatem. Do podatkowej kwalifikacji wydatków poniesionych na nabycie szafek i blatów nie ma znaczenia, że zostały one zakupione przez podatnika oddzielnie i że zakupy były udokumentowane odrębnymi fakturami, a cena jednostkowa w żadnym przypadku nie przekroczyła kwoty 3500 zł. Skoro zatem zamontowane szafki nie funkcjonują samodzielnie, a ich łączna wartość przekroczyła 3500 zł i przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok, to należy potraktować je jako środek trwały.

2.

Autopromocja

Spółka zakupiła komplet mebli. Na fakturze sprzedawca wyszczególnił wartości poszczególnych elementów. Jednostkowa cena nie przekracza 3500 zł. Meble te po skręceniu mogą tworzyć jedną całość. Spółka nie zamierza jednak mebli skręcać. Będą one używane oddzielnie. Spółka ma prawo w tej sytuacji zaliczyć wydatki na zakup mebli w całości bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wolno stojące meble, które wchodzą w skład kompletu, nie będą połączone w jedną całość i mogą być ustawione w dowolnym miejscu i w dowolnej konfiguracji.

Jeżeli zatem jednostkowa wartość określonego składnika majątku, w postaci mebla mogącego samodzielnie spełniać swoje funkcje, nie przekracza kwoty 3500 zł, to podatnik nie ma obowiązku zaliczenia go do środków trwałych i amortyzowania, lecz może wydatki poniesione na jego nabycie lub wytworzenie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania. Może też zaliczyć taki mebel do środków trwałych i dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo.

Jeżeli wartość początkowa mebla w dniu przyjęcia do używania przekracza wartość 3500 zł, podatnik ma obowiązek wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i musi, co do zasady, dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych.

W Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) meble zostały zakwalifikowane do grupy 8 - „Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie”, podgrupy 80, rodzaju 808. Roczna stawka amortyzacyjna przyjęta dla mebli w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych wynosi 20 proc.

Urządzenia techniczne

Do najczęściej spotykanych w biurze urządzeń technicznych zaliczymy niewątpliwie kserokopiarkę, telefon, faks i komputer. Wszystkie te urządzenia mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, dlatego też wydatki na ich nabycie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że obowiązuje tu ta sama zasada jak przy nabyciu mebli biurowych.

Jeżeli wartość początkowa urządzenia technicznego w dniu przyjęcia do używania przekracza wartość 3500 zł, podatnik ma obowiązek wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i musi, co do zasady, dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli wartość określonego składnika majątku nie przekracza kwoty 3500 zł, to podatnik nie ma obowiązku zaliczenia go do środków trwałych i amortyzowania, lecz może wydatki poniesione na jego nabycie lub wytworzenie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania. Może też zaliczyć takie urządzenie do środków trwałych i dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo.

Kserokopiarkę, jako składnik wyposażenia biurowego służącego do powielania dokumentacji, kopiowania opracowań, korespondencji, zalicza się do grupy 8 KŚT, rodzaju 803-2 „Wyposażenie techniczne dla prac biurowych”, dla którego roczna stawka amortyzacyjna wynikająca z wykazu wynosi 20 proc.

Telefon i faks zalicza się również do grupy 8 KŚT, rodzaju 803-8 „Inne maszyny, aparaty i sprzęt techniczny biurowy”, dla których roczna stawka amortyzacyjna wynikająca z wykazu wynosi 20 proc.

Z kolei komputer zalicza się do grupy 4 KŚT, rodzaju 491 „Zespoły komputerowe”, który obejmuje maszyny i urządzenia do wprowadzenia, przetwarzania, przechowywania i wyprowadzania informacji cyfrowych lub analogowych, na ogół elektroniczne, określone jako komputery, minikomputery i mikrokomputery oraz urządzenia do przekazywania danych na odległość. Roczna stawka amortyzacyjna wynikająca z wykazu wynosi 30 proc.

Urządzeniem peryferyjnym komputera jest np. drukarka, która działa tylko wówczas, gdy jest podłączona do komputera. Ale, jak wiadomo, jedna drukarka może współpracować z wieloma komputerami. Drukarka w zależności od okoliczności może stanowić odrębny środek trwały lub zwiększać wartość początkową komputera. W sytuacji gdy drukarka:

1) jest wykorzystywana przez komputer, do którego jest podłączona - środkiem trwałym jest zespół komputerowy obejmujący tę drukarkę, a wartość drukarki zwiększy jego wartość początkową,

2) współpracuje z różnymi zespołami komputerowymi - może stanowić odrębny środek trwały i nie zwiększa wówczas wartości początkowej żadnego ze współpracujących z nią zestawów.

Powyższe znajduje potwierdzenie w piśmie Naczelnika Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego z 11 sierpnia 2004 r. (nr RO/436/159/2004): „(...) w przypadku gdy drukarka jest wykorzystywana wyłącznie przez komputer, do którego jest podłączona, środkiem trwałym jest cały zestaw komputerowy obejmujący m.in. tę drukarkę i komputer. Wartość drukarki zwiększa wówczas wartość początkową zestawu komputerowego.

W przypadku gdy drukarka współpracuje w różny techniczny sposób z kilkoma komputerami, może ona stanowić samodzielny środek trwały z podgrupy 491 >Zespoły komputerowe<. Wartość drukarki nie zwiększa wówczas wartości początkowej żadnego ze współpracujących z nią zestawów komputerowych”.

Sieć komputerowa

Sieć komputerową tworzy zespół komputerów połączonych kablami. Sieć komputerowa służy wymianie informacji pomiędzy poszczególnymi jej użytkownikami oraz umożliwia korzystanie z danych i programów przechowywanych na serwerze.

Przewody łączące poszczególne stanowiska sieciowe ze sobą i z serwerem mogą być:

1) połączone trwale z budynkiem poprzez umieszczenie ich w ścianach budynku - wówczas koszt ich instalacji powinien zwiększyć wartość początkową budynku,

2) umieszczone na ścianach w specjalnych listwach montażowych - wówczas poniesione nakłady na okablowanie zwiększają wartość początkową serwera.

Zestawy komputerowe połączone w sieć, jeżeli mają możliwość samodzielnego działania, nie zwiększają wartości początkowej sieci komputerowej - stanowią odrębny składnik majątku, który w zależności od wartości będzie stanowił bezpośrednio koszt podatkowy lub będzie środkiem trwałym podlegającym amortyzacji. Zasady zaliczania składników majątku do środków trwałych zostały opisane wyżej.

Przykład

Firma zainstalowała w biurze sieć komputerową. Okablowanie umieszczono w listwach montażowych. Koszt okablowania wyniósł 5000 zł. Koszt zakupu serwera - 10 000 zł. Wydatki na zakup zestawów komputerowych (komputer + ekran) wyniosły 17 000 zł (3 zestawy po 3000 zł i 2 zestawy po 4000 zł). Dwa zestawy komputerowe (po 4000 zł) mogą działać samodzielnie. Ponadto firma zakupiła drukarkę, która współpracuje ze wszystkimi komputerami za 5000 zł. Wartość początkowa sieci komputerowej (serwera) wyniesie 24 000 zł (5000 zł + 10 000 zł + 3 x 3000 zł). Dwa zestawy komputerowe po 4000 zł oraz drukarka za 5000 zł będą stanowiły odrębne środki trwałe, które firma będzie amortyzować.

Kwiaty

Pracownicy zatrudnieni w firmie niejednokrotnie zwracają się do pracodawcy o zakup kwiatów doniczkowych do biura. W uzasadnieniu pracownicy wskazują, że w pracy spędzają większą część dnia i chcieliby, aby zakupić rośliny doniczkowe w celu stworzenia klimatu sprzyjającego pracy oraz zapewnienia większej ilości tlenu. Niejednokrotnie także przedsiębiorca sam zakupuje rośliny doniczkowe w celu udekorowania firmy.

Zapewnienie dobrego wizerunku prowadzonego przedsiębiorstwa, a za taki należy uznać wystrój firmy, może zostać zakwalifikowane przez organy podatkowe do kosztów reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Czy jednak zakup kwiatów doniczkowych należy w ten właśnie sposób zakwalifikować?

Na ten temat wypowiedziała się Izba Skarbowa w Gdańsku w piśmie z 12 grudnia 2003 r. (nr BI/005/0532/03), w którym stwierdziła, że „(...) wydatki ponoszone przez spółkę na nabycie roślin doniczkowych w celu wystroju swojej siedziby będą zaliczane do wydatków ponoszonych na reprezentacje, jeżeli będą to szczególnie cenne okazy nabywane w celu podkreślenia wytworności i okazałości w sposobie funkcjonowania spółki.

Jeżeli natomiast spółka nabywa ogólnodostępne rośliny doniczkowe, których ustawienie w biurze ma na celu poprawę warunków pracy i zapewnienia większej ilości tlenu, to wydatki te należy traktować jak pozostałe koszty związane z funkcjonowaniem firmy. A w tym przypadku spółka może zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki w całości w ciężar kosztów uzyskania przychodów”.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że wydatki na kwiaty doniczkowe, które dekorują pomieszczenia firmy, co do zasady, należy zaliczyć w pełnej wysokości do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te będą stanowiły koszty ogólne funkcjonowania firmy i będą związane z wyposażeniem, jak np. lampy, żaluzje, meble, dywany.

Zasłony

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wymienione w tzw. katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 u.p.d.o.p. Przy czym należy pamiętać, że kosztami podatkowymi nie są koszty reprezentacji.

Wydatki na zakup zasłon mogą być uznane za koszty reprezentacji albo za ogólne koszty firmy, w zależności od tego, w jakim celu zostały poniesione. Jeżeli zasłony zostały zakupione w celach dekoracyjnych, wydatek ten należy traktować jak pozostałe koszty związane z funkcjonowaniem firmy i można go w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak zakup ten będzie miał charakter reprezentacyjny, tj. podkreślający wytworność i okazałość siedziby firmy podatnika, to wydatki te mogą zostać zaliczone przez organ podatkowy do kosztów reprezentacji.

Czajnik, serwis do kawy, zastawa, szklanki, serwetki

O możliwości zakwalifikowania określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów decyduje związek przyczynowo-skutkowy między kosztami a przychodami oraz ich wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Jeżeli więc takie przedmioty jak czajnik, serwis do kawy, zastawa, szklanki czy serwetki zostały zakupione na potrzeby sekretariatu (np. w celu przyjmowania kontrahentów i potencjalnych klientów), czy też na użytek pracowników - wydatki związane z ich nabyciem stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu, gdyż należy traktować je jako wydatki na wyposażenie, które wiążą się z całokształtem prowadzonej działalności.


Maria Dolna-Ciemniakowska

doradca podatkowy

Podstawa prawna:

- art. 22 ust. 1 i art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

- art. 15 ust. 1 i art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty uzyskania przychodów 2024 - umowa o pracę, zlecenie, umowa o dzieło

    Jakie koszty uzyskania przychodu (tzw. koszty podatkowe) w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) można uwzględniać (potrącać) na umowie o pracę, umowie zlecenia i umowie o dzieło?

    Pożyczałeś pieniądze? Urząd skarbowy zainteresuje się przychodem. Sprawdź, czy wiesz, jak to rozliczyć w zeznaniu podatkowym

    Fakt, że pożyczka jest udzielana między osobami prywatnymi, które nie są przedsiębiorcami, nie sprawia, że nie wiąże się ona z obowiązkami podatkowymi. Pożyczkodawca musi być uważny i pamiętać o rozliczeniu w zeznaniu rocznym przychodu.

    Oprocentowanie lokat bankowych i kont oszczędnościowych 2024 (koniec lutego) – ranking najlepszych ofert banków [Tabela]

    Ile wynosi oprocentowanie najlepszych depozytów bankowych pod koniec lutego 2024 roku? Jakie odsetki można uzyskać z lokat bankowych i kont oszczędnościowych? W lutym 2024 r. kontynuowany jest trend spadku oprocentowania lokat bankowych i kont oszczędnościowych, rozpoczęty pod koniec 2022 roku. Widać wyraźnie, że banki przygotowują się do obniżek stóp procentowych NBP. Ale coraz większa grupa ekspertów nie przewiduje cięcia stóp w 2024 roku. Jak będzie w rzeczywistości?

    Kasowy PIT tylko dla małych firm - opublikowano założenia nowelizacji. Kiedy wejdzie w życie? Kto będzie mógł płacić taki podatek?

    W dniu 26 lutego 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów zostały opublikowane założenia projektu nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Projekt ten ma na celu wprowadzenie możliwości wyboru kasowej metody rozliczania przychodów i kosztów, tzw. kasowego PIT (jako fakultatywnego sposobu rozliczania podatku), przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w niewielkich rozmiarach.

    MF wprowadzi globalny podatek minimalny. Których przedsiębiorców obejmie nowy podatek?

    MF planuje wprowadzić globalny podatek minimalny dla jednostek wchodzących w skład grup międzynarodowych i krajowych - wynika z projektu zamieszczonego w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. System globalnego podatku minimalnego ma zostać oparty o trzy rodzaje podatku wyrównawczego.

    Obligacje skarbowe [marzec 2024 r.] - oprocentowanie i oferta obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

    Ministerstwo Finansów w komunikacie z 23 lutego 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa, które będą sprzedawane w marcu 2024 roku. Oprocentowanie tych obligacji nie zmieniło się w porównaniu do oferowanych w lutym br. Od 26 lutego br. można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

    Podatek od emisji CO2 w produkcji rolnej. Naukowcy obliczyli ile powinien wynosić

    W raporcie zamówionym przez rząd Danii eksperci zaproponowali wprowadzenie podatku od emisji CO2 w produkcji rolnej. Opłacie sprzeciwiają się rolnicy, a konsumenci obawiają się wzrostu cen mleka i mięsa.

    Składka na ubezpieczenie wypadkowe w 2024 roku - zmiany od 1 kwietnia. Obniżenie stopy procentowej składki dla 32 grup działalności

    Opublikowany 23 lutego 2024 r. projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków przewiduje zmianę  kategorii ryzyka dla 32 grup działalności, dzięki czemu nastąpi obniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Tylko w przypadku jednej grupy działalności nastąpi wzrost kategorii ryzyka i tym samym wzrost stopy procentowej składki wypadkowej. Zmiany będą obowiązywać od składek należnych za kwiecień 2024 r.

    Projekt ustawy o kryptoaktywach. Będzie nadzór nad rynkiem i ochrona inwestorów

    Projekt ustawy o kryptoaktywach przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację prawa unijnego, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru nad tym rynkiem i ochrony inwestorów. Ustawa, z pewnymi wyjątkami, ma wejść w życie z dniem 30 czerwca 2024 roku.

    Rada Ministrów zajmie się projektem nowelizacji ustawy o rachunkowości

    Nowe przepisy mają wprowadzić do polskiego porządku prawnego unijne przepisy, które nakładają na duże firmy obowiązek publikacji danych o zapłaconych podatkach.

    REKLAMA