REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wyposażenie biura jako koszt

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Maria Dolna-Ciemniakowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Czy obawy przed zakwalifikowaniem wydatków na urządzenie biura do kosztów są uzasadnione? Czy wydatek na zakup zasłon albo mebli do biura można zaliczyć do kosztów podatkowych?

 

REKLAMA

REKLAMA


Podmiot prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą z reguły posiada biuro, które stanowi miejsce pracy pracowników administracyjnych firmy. Na wyposażenie biura najczęściej składają się:

- meble,

- urządzenia techniczne, jak np.: telefon, faks, kserokopiarka, komputer, drukarka,

REKLAMA

- elementy wystroju, np.: dzieła sztuki, kwiaty, zasłony, dywany,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- przedmioty zaplecza socjalnego, np.: czajnik, zastawa, szklanki itp.

W opracowaniu prześledzimy, które elementy wyposażenia biura są kosztem podatkowym, oraz ustalimy, w którym momencie wydatki na wyposażenie biura można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Meble

Trudno wyobrazić sobie biuro bez mebli. W każdym biurze znajdziemy biurko, szafkę czy krzesło. Wydatki na nabycie mebli biurowych stanowią koszty podatkowe. W zależności od wartości początkowej (ceny nabycia lub wytworzenia) danego przedmiotu wydatki na zakup mebli będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio albo przez odpisy amortyzacyjne (co miesiąc albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym).

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania przekracza 3500 zł. Jeżeli wartość początkowa jest równa lub niższa od kwoty 3500 zł, to wówczas podatnik decyduje, czy dany składnik majątku będzie amortyzowany czy zaliczony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania.

Meble zaliczone do środków trwałych podlegających amortyzacji muszą być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Z tego względu należy pamiętać o tym, aby kwalifikować meble jako jeden środek trwały, w sytuacji gdy chodzi o zakup elementów, które samodzielnie nie są w stanie pełnić funkcji użytkowej zgodnie z ich przeznaczeniem, lecz kompletną i zdatną do użytku całość tworzą dopiero po ich zmontowaniu ze sobą.

Przykłady

1.

Spółka zakupiła meble do biura. Są to cztery szafki przykryte jednym blatem. Każda szafka kosztowała netto 2000 zł, a blat 3500 zł. Przy zakupie spółka otrzymała fakturę na każdy element osobno. Należy zwrócić uwagę na to, że poszczególne elementy składające się na konstrukcję mebla tworzą ze sobą jedną całość dopiero po przykryciu ich blatem. Do podatkowej kwalifikacji wydatków poniesionych na nabycie szafek i blatów nie ma znaczenia, że zostały one zakupione przez podatnika oddzielnie i że zakupy były udokumentowane odrębnymi fakturami, a cena jednostkowa w żadnym przypadku nie przekroczyła kwoty 3500 zł. Skoro zatem zamontowane szafki nie funkcjonują samodzielnie, a ich łączna wartość przekroczyła 3500 zł i przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok, to należy potraktować je jako środek trwały.

2.

Spółka zakupiła komplet mebli. Na fakturze sprzedawca wyszczególnił wartości poszczególnych elementów. Jednostkowa cena nie przekracza 3500 zł. Meble te po skręceniu mogą tworzyć jedną całość. Spółka nie zamierza jednak mebli skręcać. Będą one używane oddzielnie. Spółka ma prawo w tej sytuacji zaliczyć wydatki na zakup mebli w całości bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wolno stojące meble, które wchodzą w skład kompletu, nie będą połączone w jedną całość i mogą być ustawione w dowolnym miejscu i w dowolnej konfiguracji.

Jeżeli zatem jednostkowa wartość określonego składnika majątku, w postaci mebla mogącego samodzielnie spełniać swoje funkcje, nie przekracza kwoty 3500 zł, to podatnik nie ma obowiązku zaliczenia go do środków trwałych i amortyzowania, lecz może wydatki poniesione na jego nabycie lub wytworzenie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania. Może też zaliczyć taki mebel do środków trwałych i dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo.

Jeżeli wartość początkowa mebla w dniu przyjęcia do używania przekracza wartość 3500 zł, podatnik ma obowiązek wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i musi, co do zasady, dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych.

W Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) meble zostały zakwalifikowane do grupy 8 - „Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie”, podgrupy 80, rodzaju 808. Roczna stawka amortyzacyjna przyjęta dla mebli w Wykazie Stawek Amortyzacyjnych wynosi 20 proc.

Urządzenia techniczne

Do najczęściej spotykanych w biurze urządzeń technicznych zaliczymy niewątpliwie kserokopiarkę, telefon, faks i komputer. Wszystkie te urządzenia mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, dlatego też wydatki na ich nabycie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że obowiązuje tu ta sama zasada jak przy nabyciu mebli biurowych.

Jeżeli wartość początkowa urządzenia technicznego w dniu przyjęcia do używania przekracza wartość 3500 zł, podatnik ma obowiązek wprowadzić składnik majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i musi, co do zasady, dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli wartość określonego składnika majątku nie przekracza kwoty 3500 zł, to podatnik nie ma obowiązku zaliczenia go do środków trwałych i amortyzowania, lecz może wydatki poniesione na jego nabycie lub wytworzenie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania. Może też zaliczyć takie urządzenie do środków trwałych i dokonywać od jego wartości odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo jednorazowo.

Kserokopiarkę, jako składnik wyposażenia biurowego służącego do powielania dokumentacji, kopiowania opracowań, korespondencji, zalicza się do grupy 8 KŚT, rodzaju 803-2 „Wyposażenie techniczne dla prac biurowych”, dla którego roczna stawka amortyzacyjna wynikająca z wykazu wynosi 20 proc.

Telefon i faks zalicza się również do grupy 8 KŚT, rodzaju 803-8 „Inne maszyny, aparaty i sprzęt techniczny biurowy”, dla których roczna stawka amortyzacyjna wynikająca z wykazu wynosi 20 proc.

Z kolei komputer zalicza się do grupy 4 KŚT, rodzaju 491 „Zespoły komputerowe”, który obejmuje maszyny i urządzenia do wprowadzenia, przetwarzania, przechowywania i wyprowadzania informacji cyfrowych lub analogowych, na ogół elektroniczne, określone jako komputery, minikomputery i mikrokomputery oraz urządzenia do przekazywania danych na odległość. Roczna stawka amortyzacyjna wynikająca z wykazu wynosi 30 proc.

Urządzeniem peryferyjnym komputera jest np. drukarka, która działa tylko wówczas, gdy jest podłączona do komputera. Ale, jak wiadomo, jedna drukarka może współpracować z wieloma komputerami. Drukarka w zależności od okoliczności może stanowić odrębny środek trwały lub zwiększać wartość początkową komputera. W sytuacji gdy drukarka:

1) jest wykorzystywana przez komputer, do którego jest podłączona - środkiem trwałym jest zespół komputerowy obejmujący tę drukarkę, a wartość drukarki zwiększy jego wartość początkową,

2) współpracuje z różnymi zespołami komputerowymi - może stanowić odrębny środek trwały i nie zwiększa wówczas wartości początkowej żadnego ze współpracujących z nią zestawów.

Powyższe znajduje potwierdzenie w piśmie Naczelnika Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego z 11 sierpnia 2004 r. (nr RO/436/159/2004): „(...) w przypadku gdy drukarka jest wykorzystywana wyłącznie przez komputer, do którego jest podłączona, środkiem trwałym jest cały zestaw komputerowy obejmujący m.in. tę drukarkę i komputer. Wartość drukarki zwiększa wówczas wartość początkową zestawu komputerowego.

W przypadku gdy drukarka współpracuje w różny techniczny sposób z kilkoma komputerami, może ona stanowić samodzielny środek trwały z podgrupy 491 >Zespoły komputerowe<. Wartość drukarki nie zwiększa wówczas wartości początkowej żadnego ze współpracujących z nią zestawów komputerowych”.

Sieć komputerowa

Sieć komputerową tworzy zespół komputerów połączonych kablami. Sieć komputerowa służy wymianie informacji pomiędzy poszczególnymi jej użytkownikami oraz umożliwia korzystanie z danych i programów przechowywanych na serwerze.

Przewody łączące poszczególne stanowiska sieciowe ze sobą i z serwerem mogą być:

1) połączone trwale z budynkiem poprzez umieszczenie ich w ścianach budynku - wówczas koszt ich instalacji powinien zwiększyć wartość początkową budynku,

2) umieszczone na ścianach w specjalnych listwach montażowych - wówczas poniesione nakłady na okablowanie zwiększają wartość początkową serwera.

Zestawy komputerowe połączone w sieć, jeżeli mają możliwość samodzielnego działania, nie zwiększają wartości początkowej sieci komputerowej - stanowią odrębny składnik majątku, który w zależności od wartości będzie stanowił bezpośrednio koszt podatkowy lub będzie środkiem trwałym podlegającym amortyzacji. Zasady zaliczania składników majątku do środków trwałych zostały opisane wyżej.

Przykład

Firma zainstalowała w biurze sieć komputerową. Okablowanie umieszczono w listwach montażowych. Koszt okablowania wyniósł 5000 zł. Koszt zakupu serwera - 10 000 zł. Wydatki na zakup zestawów komputerowych (komputer + ekran) wyniosły 17 000 zł (3 zestawy po 3000 zł i 2 zestawy po 4000 zł). Dwa zestawy komputerowe (po 4000 zł) mogą działać samodzielnie. Ponadto firma zakupiła drukarkę, która współpracuje ze wszystkimi komputerami za 5000 zł. Wartość początkowa sieci komputerowej (serwera) wyniesie 24 000 zł (5000 zł + 10 000 zł + 3 x 3000 zł). Dwa zestawy komputerowe po 4000 zł oraz drukarka za 5000 zł będą stanowiły odrębne środki trwałe, które firma będzie amortyzować.

Kwiaty

Pracownicy zatrudnieni w firmie niejednokrotnie zwracają się do pracodawcy o zakup kwiatów doniczkowych do biura. W uzasadnieniu pracownicy wskazują, że w pracy spędzają większą część dnia i chcieliby, aby zakupić rośliny doniczkowe w celu stworzenia klimatu sprzyjającego pracy oraz zapewnienia większej ilości tlenu. Niejednokrotnie także przedsiębiorca sam zakupuje rośliny doniczkowe w celu udekorowania firmy.

Zapewnienie dobrego wizerunku prowadzonego przedsiębiorstwa, a za taki należy uznać wystrój firmy, może zostać zakwalifikowane przez organy podatkowe do kosztów reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Czy jednak zakup kwiatów doniczkowych należy w ten właśnie sposób zakwalifikować?

Na ten temat wypowiedziała się Izba Skarbowa w Gdańsku w piśmie z 12 grudnia 2003 r. (nr BI/005/0532/03), w którym stwierdziła, że „(...) wydatki ponoszone przez spółkę na nabycie roślin doniczkowych w celu wystroju swojej siedziby będą zaliczane do wydatków ponoszonych na reprezentacje, jeżeli będą to szczególnie cenne okazy nabywane w celu podkreślenia wytworności i okazałości w sposobie funkcjonowania spółki.

Jeżeli natomiast spółka nabywa ogólnodostępne rośliny doniczkowe, których ustawienie w biurze ma na celu poprawę warunków pracy i zapewnienia większej ilości tlenu, to wydatki te należy traktować jak pozostałe koszty związane z funkcjonowaniem firmy. A w tym przypadku spółka może zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki w całości w ciężar kosztów uzyskania przychodów”.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że wydatki na kwiaty doniczkowe, które dekorują pomieszczenia firmy, co do zasady, należy zaliczyć w pełnej wysokości do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te będą stanowiły koszty ogólne funkcjonowania firmy i będą związane z wyposażeniem, jak np. lampy, żaluzje, meble, dywany.

Zasłony

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wymienione w tzw. katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 u.p.d.o.p. Przy czym należy pamiętać, że kosztami podatkowymi nie są koszty reprezentacji.

Wydatki na zakup zasłon mogą być uznane za koszty reprezentacji albo za ogólne koszty firmy, w zależności od tego, w jakim celu zostały poniesione. Jeżeli zasłony zostały zakupione w celach dekoracyjnych, wydatek ten należy traktować jak pozostałe koszty związane z funkcjonowaniem firmy i można go w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak zakup ten będzie miał charakter reprezentacyjny, tj. podkreślający wytworność i okazałość siedziby firmy podatnika, to wydatki te mogą zostać zaliczone przez organ podatkowy do kosztów reprezentacji.

Czajnik, serwis do kawy, zastawa, szklanki, serwetki

O możliwości zakwalifikowania określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów decyduje związek przyczynowo-skutkowy między kosztami a przychodami oraz ich wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Jeżeli więc takie przedmioty jak czajnik, serwis do kawy, zastawa, szklanki czy serwetki zostały zakupione na potrzeby sekretariatu (np. w celu przyjmowania kontrahentów i potencjalnych klientów), czy też na użytek pracowników - wydatki związane z ich nabyciem stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu, gdyż należy traktować je jako wydatki na wyposażenie, które wiążą się z całokształtem prowadzonej działalności.


Maria Dolna-Ciemniakowska

doradca podatkowy

Podstawa prawna:

- art. 22 ust. 1 i art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

- art. 15 ust. 1 i art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA