Kto i kiedy składa informację ZUS IWA

Wysokość składek na poszczególne ubezpieczenia społeczne wyrażona jest stopą procentową. Począwszy od 2003 r. jedyną stopą procentową, która nie jest jednakowa dla wszystkich płatników składek, jest stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe. Wprowadzenie mechanizmu różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe i powiązanie jej wysokości z poziomem zagrożeń występujących u danego płatnika składek, wyrażającym się w szczególności liczbą wypadków przy pracy, ma na celu zachęcenie płatników składek do podnoszenia poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy. Dane obrazujące poziom zagrożeń w środowisku pracy występujących u danego płatnika składek, czyli dane o liczbie wypadków przy pracy, liczbie stanowisk pracy, na których występuje przekroczenie najwyższych dopuszczalnych stężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, płatnik składek przekazuje ZUS w informacji ZUS IWA. Informację ZUS IWA za 2007 r. płatnicy składek zobowiązani są złożyć w ZUS do 31 stycznia 2008 r.

Płatnicy składek zobowiązani do składania informacji ZUS IWA

Zasady różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe zostały określone w ustawie z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Z przepisów tej ustawy wynika, że mechanizmem różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe nie zostali objęci wszyscy płatnicy składek, którzy rozliczają i opłacają składki na to ubezpieczenie. Dlatego obowiązek przekazywania do ZUS informacji ZUS IWA nie spoczywa na wszystkich płatnikach składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Kto składa ZUS IWA

Informację ZUS IWA za dany rok kalendarzowy zobowiązani są złożyć w ZUS jedynie ci płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

1) byli zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA, oraz przez co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku kalendarzowego,

2) zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest informacja ZUS IWA, co najmniej 10 ubezpieczonych,

3) byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Płatnicy składek, którzy nie spełniają wymienionych warunków (np. zgłaszali w 2007 r. do ubezpieczenia wypadkowego mniej niż 10 ubezpieczonych, nie byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia 2007 r.), nie mają obowiązku składania w ZUS informacji ZUS IWA za dany rok kalendarzowy.

Nieprzerwane zgłoszenie w ZUS

Jeśli chodzi o okoliczność, o której mowa w pkt 1, to z „nieprzerwanym zgłoszeniem w ZUS” mamy do czynienia wówczas, gdy w każdym z miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA, płatnik składek zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jednego ubezpieczonego.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. rozpoczęła działalność gospodarczą 1 lutego 2007 r. Z tym dniem zgłosiła się do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne, w tym jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe. Do dnia dzisiejszego jest takim płatnikiem. Z uwagi na to, że spółka z o.o. nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe w styczniu 2007 r., nie jest zobowiązana do złożenia za ten rok informacji ZUS IWA.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. zakończyła działalność gospodarczą 31 grudnia 2007 r. Z tym dniem została też wyrejestrowana z ZUS jako płatnik składek, w tym płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe. Ze względu na to, że spółka z o.o. nie pełniła obowiązków płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe przez co najmniej jeden dzień stycznia 2008 r., nie ma obowiązku złożenia informacji ZUS IWA za 2007 r.

Zasady ustalania liczby ubezpieczonych

Drugim warunkiem, od którego uzależniony jest obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za dany rok kalendarzowy, jest odpowiednia liczba ubezpieczonych zgłoszonych w tym roku do ubezpieczenia wypadkowego. Okoliczność tę należy ustalić zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Zgodnie z tym przepisem liczbę ubezpieczonych stanowi iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA, i liczby miesięcy tego roku.

Ustalając na potrzeby informacji ZUS IWA liczbę ubezpieczonych w danym miesiącu, uwzględniamy tylko te osoby, które przez co najmniej jeden dzień podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu w tym miesiącu. W konsekwencji przy ustalaniu tej liczby nie bierze się pod uwagę osób, które:

a) nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu (np. zleceniobiorca wykonujący zlecenie poza siedzibą i miejscem prowadzenia działalności przez zleceniodawcę),

b) przebywały przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, odbywały służbę zastępczą,

c) w danym miesiącu nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu, ale płatnik składek w dokumentach rozliczeniowych za ten miesiąc rozliczył za nie składki na ubezpieczenie wypadkowe (np. pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę w listopadzie 2007 r., ale składkę na ubezpieczenie wypadkowe tego pracownika rozliczył w dokumentach rozliczeniowych złożonych za grudzień 2007 r., bowiem w tym miesiącu dokonał wypłaty wynagrodzenia należnego za listopad 2007 r.).

Ubezpieczonego, który w danym miesiącu u danego płatnika składek podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch lub więcej tytułów (np. z tytułu umowy o pracę i umowy zlecenia), w liczbie ubezpieczonych uwzględnia się tylko raz.

PRZYKŁAD

Spółka komandytowa jest zgłoszona do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od stycznia 2002 r. W poszczególnych miesiącach 2007 r. spółka zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego następującą liczbę ubezpieczonych: styczeń - 12, luty - 12, marzec - 11, kwiecień - 11, maj - 12, czerwiec - 12, lipiec - 10, sierpień - 10, wrzesień - 11, październik - 11, listopad - 12, grudzień - 12.

W konsekwencji liczba ubezpieczonych zgłaszanych przez spółkę do ubezpieczenia wypadkowego w 2007 r. wynosiła 136 : 12 = = 11,33, po zaokrągleniu 11 ubezpieczonych. Oznacza to, że spółka komandytowa ma obowiązek złożyć informację ZUS IWA za 2007 r.

Należy pamiętać, że liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności zgodnie z zasadą: poniżej 0,5 ubezpieczonego - w dół, a 0,5 i więcej ubezpieczonego - w górę.

Sposób wypełnienia informacji ZUS IWA

Urzędowy wzór informacji ZUS IWA został określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków. Co ważne, wzór ten uległ w ubiegłym roku zmianie na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 października 2007 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków. Płatnicy składek, którzy są uprawnieni do przekazywania informacji ZUS IWA w formie dokumentu pisemnego, mogą jednak posługiwać się „starym” wzorem tej informacji aż do wyczerpania jego zapasów.

Dane przekazane w informacji ZUS IWA stanowią podstawę wyliczenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Dlatego informację należy uważnie wypełnić, zwracając szczególną uwagę na niektóre z pól. I tak, w polu 01 bloku I płatnik składek powinien wpisać numer identyfikatora informacji ZUS IWA. Identyfikator ten składa się z kolejnego numeru i roku, którego dotyczy informacja ZUS IWA. Dla przykładu - pierwsza informacja ZUS IWA za 2007 r. powinna być oznaczona identyfikatorem „01 2007”, a pierwsza korekta informacji ZUS IWA za 2007 r. - identyfikatorem „02 2007”.

W polu 02 bloku I płatnik składek wykazuje kod terytorialny jednostki terenowej ZUS, właściwej ze względu na jego siedzibę. Z wykazem kodów terytorialnych jednostek terenowych ZUS płatnik składek może zapoznać się na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl).

Pole 06 bloku I wypełnia tylko ten płatnik składek, który w następstwie kontroli przeprowadzonej przez ZUS został zobowiązany do skorygowania informacji ZUS IWA. W takim przypadku w tym polu płatnik składek wpisuje znak i numer decyzji pokontrolnej ZUS.

Szczególną uwagę płatnik składek powinien zwrócić wypełniając pole bloku II informacji ZUS IWA. Jest to bowiem blok przeznaczony na dane identyfikacyjne składek, według których następuje identyfikacja informacji ZUS IWA z kontem płatnika składek funkcjonującym w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS. W tym bloku płatnik składek powinien więc wpisać te dane identyfikacyjne, które podał w dokumencie zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA albo ZUS ZPA (z uwzględnieniem późniejszych zmian zgłoszonych do ZUS przy wykorzystaniu dokumentu ZUS ZIPA).

W bloku IV informacji ZUS IWA płatnik składek wykazuje te dane, w oparciu o które ZUS wylicza dla niego stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, tj.:

- w polu 01 - kod PKD;

W polu tym należy wpisać kod PKD widniejący na wydanym płatnikowi składek przez urząd statystyczny „Zaświadczeniu o numerze identyfikacyjnym REGON”. Kod ten musi być aktualny na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

- w polu 02 - liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem;

W przypadku pracowników w liczbie poszkodowanych należy uwzględnić tych pracowników, których wypadek przy pracy został opisany w protokole powypadkowym wpisanym do rejestru wypadków w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Natomiast w przypadku innych ubezpieczonych (np. zleceniobiorców) w liczbie tej należy uwzględnić tych poszkodowanych w wypadku przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia, za który składana jest informacja ZUS IWA.

- w polu 03 - liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy o charakterze ciężkim i śmiertelnym;

W przypadku pracowników w liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich należy uwzględnić tych pracowników, którzy zostali poszkodowani w tego rodzaju wypadku, a wypadek ten został wpisany do rejestru wypadków w okresie do 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Natomiast w przypadku innych ubezpieczonych w liczbie tej należy uwzględnić tych poszkodowanych w wypadku przy pracy ciężkim i śmiertelnym, dla których karta wypadku została sporządzona w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

- w polu 04 - liczbę osób zatrudnionych w warunkach przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych w warunkach przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy bierze się pod uwagę tylko pracowników w znaczeniu Kodeksu pracy. Ponadto liczbę tę określa się zgodnie z zasadami obowiązującymi przy sporządzaniu sprawozdania statystycznego o warunkach pracy Z-10.

Jeżeli u danego płatnika składek w roku, którego dotyczy informacja ZUS IWA, nie wystąpił żaden wypadek przy pracy ani nie zatrudniał on żadnej osoby w warunkach przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, w odpowiednich polach bloku IV należy wpisać „0”.

PRZYKŁAD

Spółka akcyjna prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wyrobu materiałów wybuchowych. W grudniu 2007 r. dwóch pracowników spółki uległo śmiertelnym wypadkom przy pracy. Pierwszy z wypadków został wpisany do rejestru wypadków przy pracy 20 grudnia 2007 r., a drugi 4 stycznia 2008 r. W związku z tym, że tylko pierwszy z wymienionych wypadków został wpisany do stosownego rejestru do 31 grudnia 2007 r., spółka sporządzająca informację ZUS IWA za 2007 r. uwzględniła w niej tylko ten wypadek.

Forma przekazywania informacji ZUS IWA

W zakresie formy, w jakiej płatnicy składek przekazują do ZUS informację ZUS IWA, obowiązują te same zasady co w przypadku dokumentów ubezpieczeniowych (tj. dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych). Oznacza to, że płatnik, mający prawo składać dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu pisemnego, również w tej formie ma prawo przekazać do ZUS informację ZUS IWA. Natomiast płatnik składek, zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu elektronicznego, także informację ZUS IWA przekazuje w tej formie. Płatnicy składek wysyłający informację ZUS IWA pocztą powinni zamieścić na kopercie dopisek „ZUS IWA”.

Przechowywanie informacji ZUS IWA

Przepisy zobowiązują płatników składek do przechowywania kopii informacji ZUS IWA, a także korekt tej informacji przez okres 10 lat w formie pisemnej lub elektronicznej. Początek tego terminu biegnie od dnia, w którym płatnik składek przekazał do ZUS informację ZUS IWA lub jej korektę.

Sankcje za niezłożenie informacji ZUS IWA

Uchybienie przez płatnika składek obowiązkowi przekazania informacji ZUS IWA, czy też przekazanie w niej nieprawdziwych danych, może pociągać dla niego dolegliwe konsekwencje finansowe. Dotyczyć to będzie przypadku, gdy wskutek nieprzekazania informacji ZUS IWA lub przekazania w niej nieprawdziwych danych doszło do zaniżenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. W takim przypadku ZUS ustala płatnikowi składek, w drodze decyzji administracyjnej, stopę procentową składki na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Oprócz obowiązku opłacenia składki w wysokości wynikającej z decyzji ZUS, płatnik składek zobowiązany jest także uiścić odsetki za zwłokę.

Określonej sankcji nie rodzi natomiast niezłożenie informacji ZUS IWA lub przekazanie w niej nieprawdziwych danych, które doprowadziło do zawyżenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. W takim przypadku ZUS jedynie określa stopę procentową na podstawie prawidłowych danych.

Niezależnie od tego, czy niezłożenie informacji ZUS IWA lub przekazanie w niej nieprawdziwych danych doprowadziło do zaniżenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, płatnik składek zobowiązany jest odpowiednio do złożenia brakującej informacji ZUS IWA albo do skorygowania już złożonej informacji ZUS IWA.

- art. 27-36 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych - Dz.U. Nr 199, poz. 1673; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków - Dz.U. Nr 200, poz. 1692; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 195, poz. 1408

Piotr Kostrzewa

ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych