Korzystanie z majątku firmy przez pracownika

Narzędzia pracy

Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy. Pracodawca może także umówić się, że pracownik będzie używał do pracy własnych narzędzi, a pracodawca będzie wypłacał mu w zamian ekwiwalent pieniężny.

Rodzaj używanych przez pracownika narzędzi zależy od tego, jaką pracę wykonuje. Pojęcie „narzędzia” należy rozumieć szeroko. Nie są to tylko przedmioty „techniczne”, niezbędne w pracy np. hydraulikowi. Na przykład - komputer i kalkulator to narzędzia pracy księgowej. Dla pracowników przemieszczających się, niepracujących stale w biurze, np. serwisantów, narzędziem pracy jest telefon komórkowy. Przykładowo - przedstawiciele handlowi oprócz „komórki” mogą używać jako narzędzia pracy laptopa, na którym prezentują klientowi wyroby firmy. Dla kierowcy betoniarki narzędziem codziennej pracy jest ciężarówka-betoniarka.

Powierzone narzędzia (przedmioty) mogą nie tylko służyć pracownikowi do wykonywania pracy, ale także w życiu prywatnym. Taka sytuacja ma miejsce najczęściej wówczas, gdy pracownicy nie użytkują narzędzi wyłącznie w zakładzie pracy. Przykładem takich narzędzi są telefony komórkowe i laptopy.

Używanie przez pracownika majątku firmy niezwiązanego z wykonywaną pracą

Zakład pracy może przekazać w użytkowanie pracownikom składniki swojego majątku, także pomimo braku ich bezpośredniego związku z wykonywaną przez pracownika pracą. Przykładem są mieszkania służbowe, w praktyce często oferowane przede wszystkim menedżerom i specjalistom sprowadzanym do pracy z innych miast. Szczegóły dotyczące ustalenia, czy takie świadczenie jest przychodem, zostały szczegółowo opisane na str. 33.

Zdarzają się także sytuacje, w których pracownicy korzystają okazjonalnie ze składników majątku pracodawcy. Wykorzystują fakt, że firma, w której są zatrudnieni, ma aktualnie wolne środki pieniężne (pożyczki) lub sprzęt potrzebny im prywatnie w danej chwili. Wówczas wartość takiego dodatkowego przychodu dla pracownika powinna zostać opodatkowana i oskładkowana.

PRZYKŁAD

Pani Józefina K. jest zatrudniona jako sekretarka w dużej firmie transportowej. W związku z planowaną przeprowadzką poprosiła dyrektora o umożliwienie skorzystania z firmowej ciężarówki. Dyrektor zgodził się. W ten sposób zakład pracy pomógł pani Józefinie w przeprowadzce. Zakupienie takiej usługi na wolnym rynku kosztowałoby ją 200 zł. Kwota ta powinna zostać doliczona do przychodu pracownicy w danym miesiącu.

Sposób powierzenia firmowego mienia pracownikowi

Powierzając pracownikowi składnik mienia zakładu pracy, należy sporządzić stosowną dokumentację. Przy powierzaniu mienia składającego się z wielu składników (np. magazyn, tir z ładunkiem) właściwą formą udokumentowania powierzenia mienia jest inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza. Inwentaryzacja powinna obejmować spis z natury zawierający wyliczenie ilościowe powierzanych rzeczy oraz ich wycenę. Nie zawsze powierzanie jakiegoś składnika majątku firmy musi przybierać tak skomplikowaną formę. W praktyce, ze względu na rodzaj powierzanego mienia (pieniądze, odzież robocza) lub jego ilość (jedna sztuka), inwentaryzacja nie jest potrzebna.

Aby nie było wątpliwości, że do powierzenia mienia rzeczywiście doszło, pracodawca powinien dysponować pisemnym dowodem powierzenia pracownikowi określonego składnika majątku firmy.

WAŻNE!

Powierzenie pracownikowi sprzętu (narzędzia) powinno być potwierdzone zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę na piśmie.

Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 25 września 1985 r. (sygn. akt IV PR 200/85), potwierdzenie przez pracownika jego podpisem na jakimkolwiek dokumencie otrzymania towaru stanowi dowód, że towar w ilości wskazanej w tym dokumencie został temu pracownikowi powierzony. Forma potwierdzenia jest dowolna. Prawidłowym sposobem powierzenia mienia przez pracodawcę jest więc w praktyce pobranie od pracownika stosownego oświadczenia (wzór poniżej). Gdy pracownik odbiera rzeczy o określonej wartości od kontrahenta firmy, to przyjmuje się, że zostały mu one powierzone z obowiązkiem zwrotu (ewentualnie wyliczenia się). Warunkiem jest pokwitowanie przez pracownika odbioru, podpisanie faktury itp.

Wzór oświadczenia o przyjęciu powierzonego sprzętu służbowego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Obowiązek zwrotu (wyliczenia się)

Pracownik musi zwrócić użytkowany przez siebie sprzęt lub wyliczyć się z powierzonych mu pieniędzy (znaczków pocztowych itp.). Powinien to zrobić w terminie ustalonym z pracodawcą. W przypadku gdy pracodawca powierzył pracownikowi mienie na stałe (do wykonywanej pracy), obowiązek zwrotu powstanie dopiero na koniec zatrudnienia lub przy okazji wymiany sprzętu. Często jednak pracodawca powierza mienie także okazjonalnie, na jeden dzień.

PRZYKŁAD

Spółka J. ma główną siedzibę w Krakowie i oddział w Gdańsku. Dla pracowników jako specjalny bonus spółka zakupiła bony towarowe do supermarketu. Pracownik administracji - Wiesław D. został wysłany w podróż służbową do Gdańska w celu dostarczenia zatrudnionym tam pracownikom bonów. Przewożone przez Wiesława D. bony stanowią mienie pracodawcy powierzone mu na czas przewozu - z obowiązkiem wyliczenia się. Po powrocie Wiesław D. przedstawił listę z pokwitowaniami odbioru wszystkich bonów. W ten sposób Wiesław D. rozliczył się z powierzonego mienia.

Zagubienie i uszkodzenie mienia pracodawcy

Każdy pracownik jest zobowiązany do dbałości o mienie pracodawcy. W sytuacji uszkodzenia sprzętu pracodawcy z winy pracownika to on odpowiada za szkodę. Jeżeli pracownik uszkodził narzędzie nieumyślnie, jego odpowiedzialność jest ograniczona do trzykrotności jego pensji. Reguły te dotyczą jednak tylko takiej sytuacji, gdy składnik majątku pracodawcy nie został powierzony pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

PRZYKŁAD

Pracownicy administracji, przenosząc korytarzem biurko, zahaczyli o stojącą na szafce kserokopiarkę. Maszyna spadła na podłogę i zniszczyła się. Za zniszczenie kserokopiarki pracownicy administracji mogą odpowiadać tylko do wysokości trzykrotności swoich poborów, mimo że jej wartość jest dużo wyższa. Pracownicy ci nie zrzucili bowiem kserokopiarki specjalnie (ponoszą winę nieumyślną). Kserokopiarka nie była też powierzonym im mieniem.

W przypadku powierzenia pracownikowi sprzętu z obowiązkiem zwrotu, w razie uszkodzenia lub zagubienia tego sprzętu odpowiedzialność pracownika nie jest ograniczona do wysokości 3 pensji. W takim przypadku pracownik odpowiada za spowodowaną przez siebie stratę do pełnej wysokości szkody.

PRZYKŁAD

Pracownicy administracji przewozili kserokopiarkę z jednego oddziału firmy do drugiego. Na skutek tego, że nie umieścili kserokopiarki bezpiecznie w samochodzie, urządzenie uległo w czasie przewozu uszkodzeniu. W związku z tym, że kserokopiarka stanowiła powierzone im na czas przewozu mienie, w tym przypadku pracownicy administracji odpowiadają za spowodowaną szkodę do pełnej wysokości.

Odpowiedzialność pracownika za powierzone mu składniki majątku firmy nie ogranicza się do ich wartości. Oprócz straty rzeczywistej pracownik odpowiada także za utracone przez pracodawcę korzyści (art. 300 Kodeksu pracy w związku z art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego).

PRZYKŁAD

Szef wypożyczył pracownikowi na weekend laptopa. Sprzęt został zniszczony przez syna pracownika. W tej sytuacji pracodawca zażądał od pracownika nie tylko zwrotu wartości komputera, ale i zwrotu zysku, jaki firma by osiągnęła, realizując projekt, którego dane były zapisane w pamięci laptopa.

Zakres odpowiedzialności pracowników za mienie firmy przedstawia tabela:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kradzież i uszkodzenie niezawinione

Zatrudniony nie odpowiada za uszkodzenie czy zniszczenie mienia pracodawcy, które nastąpiło bez jego winy. Pracownik nie musi więc zwracać pracodawcy pieniędzy, jeżeli właściwie zabezpieczył powierzony mu składnik majątku pracodawcy, nawet wówczas, gdy powierzony składnik majątku został mu skradziony. Z utrwalonego orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika jednak, że kradzież powierzonego pracownikowi sprzętu nie czyni odpowiedzialnym pracownika tylko wtedy, gdy nie zaniedbał on nadzoru nad nim (np. wyrok Sądu Najwyższego z 9 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 621/99, OSNP 2001/20/612 i wyrok z 9 lutego 1999 r., sygn. akt I PKN 566/98, OSNP 2000/6/226).

PRZYKŁAD

Fotoreporter lokalnej gazety miał zrobić zdjęcia z drugoligowego meczu piłki nożnej. Po dojechaniu na stadion poszedł zorientować się, czy na murawie rozgrzewają się już piłkarze, zapominając o zamknięciu auta. Z samochodu skradziono sprzęt fotograficzny pracodawcy o wartości kilku tysięcy złotych. W tej sytuacji, mimo utraty sprzętu w wyniku kradzieży, pracodawca może dochodzić zwrotu pełnej wartości sprzętu od pracownika. Dodatkowo pracodawca może go obciążyć kosztami zakupu od agencji fotograficznej zdjęć z tego meczu. Podstawą żądania pracodawcy jest niedochowanie przez pracownika obowiązku pieczy nad powierzonym sprzętem.

Jak ustalić odszkodowanie

Wartość zniszczonego (zagubionego) mienia należy obliczyć na dzień ustalania odszkodowania, a nie na dzień wyrządzenia szkody. Z kolei kwotę wynagrodzenia do celów ustalenia wysokości limitu odszkodowania za szkodę wyrządzoną pracodawcy przez pracownika trzeba obliczyć według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W wynagrodzeniu tym nie uwzględnia się jednak zmian w warunkach wynagradzania lub zmian wysokości składników wynagrodzenia wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody. W przypadku odpowiedzialności do limitu 3 pensji trzymiesięczne wynagrodzenie trzeba więc ustalać, przyjmując wynagrodzenie przysługujące w momencie wyrządzenia szkody.

PRZYKŁAD

15 kwietnia 2008 r. pracownik źle nalepił kody kreskowe. W wyniku tego błędu firma przez kolejne 3 dni poniosła straty spowodowane sprzedażą towarów po zaniżonej cenie. Strata wyniosła 6400 zł. Pracownik jest wynagradzany stałą miesięczną pensją w wysokości 1900 zł. Ponadto w pierwszym kwartale otrzymał premię z zysku w kwocie 3800 zł. Obliczenia limitu odpowiedzialności należy dokonać w sposób następujący:

Do ustalenia trzykrotności pensji pracownika nie należy brać pod uwagę nieperiodycznych premii, takich jak premia z zysku. Dlatego należy wziąć pod uwagę jedynie wynagrodzenie zasadnicze pracownika: 1900 zł x 3 = 5700 zł. Pracodawca może dochodzić od tego pracownika tylko kwoty 5700 zł. W konsekwencji będzie stratny 700 zł (6400 zł - 5700 zł).

Należy pamiętać, że odszkodowanie (zarówno wypłata, jak i otrzymanie) nie podlega VAT. Odszkodowanie nie jest bowiem należnością za towar czy usługę.

Używanie sprzętu do celów prywatnych

Wykorzystywanie majątku firmy do celów prywatnych jest możliwe wyłącznie za zgodą pracodawcy. Korzystanie z narzędzi lub sprzętu bez uzyskania takiej zgody uprawnia pracodawcę do zastosowania wobec pracownika kary upomnienia, nagany lub nawet do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika z firmy.

Wyrażenie zgody przez pracodawcę na używanie przez pracownika majątku firmy do celów prywatnych jest de facto przyznaniem pracownikowi dodatkowego świadczenia ze stosunku pracy. Szczegóły dotyczące używania majątku firmy w celach prywatnych powinny być określone w przepisach wewnątrzzakładowych firmy lub w porozumieniu zawartym pomiędzy firmą a konkretnym pracownikiem. W zależności od rodzaju mienia, tworząc takie regulaminy lub porozumienia, należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

a) w przypadku udostępnienia mieszkania - kto płaci ewentualny czynsz, kto ponosi opłaty eksploatacyjne za użytkowanie mieszkania (prąd, gaz, woda) i ewentualnie inne opłaty (Internet, telefon, telewizja kablowa, sprzątanie),

b) w przypadku udostępnienia samochodu - kto ponosi koszty paliwa za prywatne przejazdy pracownika, czy pracownik może korzystać z samochodu w czasie urlopu, czy może wyjeżdżać samochodem za granicę, czy jest obowiązany parkować samochód w nocy na parkingu strzeżonym (lub w garażu) i ewentualnie kto opłaca koszt parkingu,

c) w przypadku udostępnienia telefonu komórkowego - czy pracownik ma przyznany limit na rozmowy prywatne, czy może telefonować na numery „0-700” i brać udział w konkursach sms-owych,

d) w przypadku udostępnienia laptopa - czy pracownik może instalować na komputerze jakiekolwiek oprogramowanie bez zgody pracodawcy.

Wzór regulaminu wewnątrzzakładowego dotyczącego korzystania przez pracowników ze służbowego sprzętu znajdą Państwo na stronie www.mk.infor.pl.

Korzystanie z majątku firmowego w celach służbowych a przychód pracownika

Przychodem pracownika ze stosunku pracy jest m.in. wartość otrzymanych od pracodawcy nieodpłatnych świadczeń (świadczeń częściowo odpłatnych). Tylko w takiej sytuacji można uznać, że pracownik uzyskał korzyść, przysporzenie majątkowe, a więc przychód. Udostępnione pracownikom narzędzia, sprzęt, takie jak: telefony komórkowe, komputery przenośne (laptopy) lub samochody osobowe, będące własnością pracodawcy, jeżeli są wykorzystywane przez pracowników do celów służbowych, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy. Pracownik, realizując powierzone mu obowiązki służbowe, wynikające z umowy o pracę, za pomocą firmowego sprzętu, nie zarabia, nie uzyskuje żadnej osobistej korzyści, lecz działa w interesie zakładu pracy i na jego rzecz.

Jeżeli więc pracownik nie korzysta z przedmiotów wchodzących w skład majątku pracodawcy do celów prywatnych, to nie otrzymuje nieodpłatnych świadczeń (świadczeń częściowo odpłatnych) w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym po stronie pracodawcy jako płatnika nie powstaje obowiązek w zakresie naliczania przychodu i pobierania zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ZUS.

Korzystanie z majątku firmowego w celach służbowych nie podlega też opodatkowaniu VAT.

Opodatkowanie podatkiem dochodowym i oskładkowanie przychodów z tytułu udostępnienia pracownikowi mienia firmowego do celów prywatnych

Dla potrzeb podatku dochodowego od osób fizycznych definicja przychodów ze stosunku pracy jest bardzo szeroka. Obok wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych przychodami tymi są świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Przychody w tym znaczeniu stanowią również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

W praktyce momentem otrzymania nieodpłatnego świadczenia jest dzień, w którym wartość pieniężna tego świadczenia może być ustalona. Oznacza to, że pracownik uzyskuje dochód w miesiącu, w którym pracodawca jest w stanie ustalić wartość pieniężną świadczenia, a nie w miesiącu, w którym używa mienia pracodawcy (np. wykonuje prywatne połączenia telefoniczne).

Jak ustalić wartość świadczenia

Wartość pieniężną świadczeń w naturze otrzymanych przez pracownika od pracodawcy należy określić na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania (art. 11 ust. 2 ustawy o pdof).

Wyjątkiem są świadczenia w naturze przysługujące pracownikowi na podstawie odrębnych przepisów. Jeżeli wchodzą one w zakres działalności pracodawcy, to ich wartość należy ustalić w odniesieniu do przeciętnych cen stosowanych przez pracodawcę wobec innych odbiorców.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się w następujący sposób:

1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,

3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,

4) w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jak ustalić cenę rynkową

W praktyce do ustalania wartości nieodpłatnego świadczenia, w celu ustalenia przychodu pracownika, pracodawcy najczęściej potrzebują znajomości „cen rynkowych”.

PRZYKŁAD

Pan Jerzy jest pracownikiem teatru. Potrzebował uroczystego stroju na wesele syna. Za zgodą dyrektora wypożyczył z teatralnej garderoby smoking. Wypożyczenie takiego eleganckiego stroju na jedną dobę kosztuje w wypożyczalni 150 zł. Taką też wartość dodatkowego przychodu pana Jerzego ze stosunku pracy uwzględnił pracodawca z tytułu nieodpłatnego wypożyczenia mu stroju.

Przy ustalaniu przychodu pracownika nie należy stosować średniej ceny rynkowej z dostępnych w danej miejscowości ofert (np. dotyczących wypożyczenia samochodu czy udzielenia pożyczki). Przychód pracownika można ustalić w wysokości najtańszej dostępnej usługi (oczywiście o porównywalnych parametrach). Ten sposób ustalenia wartości przychodu jest prawidłowy. Pracownik, chcąc zakupić daną usługę na wolnym rynku, poszukiwałby przecież najkorzystniejszej dla siebie oferty.

Samochód

Według fiskusa wartość pieniężną udostępnienia pracownikowi samochodu do celów prywatnych należy określić na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o pdof. Wartość tę należy więc ustalić według cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Przy wycenie należy wziąć pod uwagę: markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, a także zasady korzystania - kto płaci za paliwo, naprawy itp. Uwzględniając te parametry, wartość tego świadczenia należy ustalić, porównując z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co pracodawca firmy, zajmujące się wynajmem samochodów odpowiadających parametrami pojazdowi wykorzystywanemu przez pracownika.

W praktyce organy podatkowe radzą, aby przy ustalaniu wielkości przychodu posłużyć się stawkami stosowanymi przez wypożyczalnie samochodów (np. interpretacja Drugiego Urzędu w Katowicach z 28 lipca 2006 r., sygn. PDFN/415-82/06). Ostateczny przychód trzeba skalkulować, pomniejszając stawkę o koszty poniesione przez pracownika (na paliwo, naprawy, usługi myjni itp.). Ustaloną wartość należy następnie powiększyć o koszty, jakie zapłacił pracodawca. Stawka z wypożyczalni, jako podstawa wyceny przychodu, to cena rynkowa za samo udostępnienie samochodu pracownikowi, bez bieżących kosztów, np. paliwa. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszoną przez niego (art. 11 ust. 2b ustawy o pdof). Wydatki pokrywane przez pracownika nie są więc wliczane do wartości nieodpłatnego świadczenia.

Pracodawcy niechętnie ujawniają wyceniane w ten sposób przychody pracowników. Nie jest to opłacalne, ponieważ stawki w firmach trudniących się wynajmem aut są wysokie ze względu na zwiększone koszty ubezpieczenia. Brak ustalenia pracownikowi przychodu z tego tytułu pracodawca powinien racjonalnie uzasadnić. Oczywiście łatwiej jest udowodnić urzędowi skarbowemu zasadność udostępnienia pojazdu stanowiącego majątek firmy na dojazdy do domu serwisantowi, który odwiedza klientów, lub handlowcowi, a trudniej księgowemu, wykonującemu swoje obowiązki w siedzibie firmy. Szczegółowo na ten temat pisaliśmy w Mk nr 4 i 5/2007.

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania samochodu firmowego na własne potrzeby pracownika podlega doliczeniu do jego pozostałego przychodu i opodatkowaniu na zasadach ogólnych, tak jak inne składniki wynagrodzenia.

Wartość prywatnych przejazdów służbowym autem jest przychodem ze stosunku pracy także dla celów ubezpieczeniowych. Jednak może być wyłączona z podstawy wymiaru składek. Wystarczy, że prawo do używania samochodu służbowego do celów prywatnych wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu. Wolne od składek są bowiem korzyści materialne wynikające z ww. przepisów wewnątrzzakładowych, polegające na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Zwolnienie składkowe ma więc zastosowanie do udostępnionych do celów prywatnych samochodów służbowych jako środków lokomocji. Ustawodawca nie zawęził w przepisie pojęcia „środków lokomocji” do zaliczanych do środków komunikacji publicznej, np. pociągu czy autobusu. Dlatego warto w obowiązującym w firmie regulaminie wynagradzania przewidzieć możliwość pokrywania niektórym pracownikom kosztów dojazdów do pracy. Wówczas, w sytuacji udostępniania pracownikowi samochodu do użytku prywatnego, zarówno firma, jak i pracownik będą mieli niższe obciążenia (nie będzie tzw. ZUS pracodawcy, a pracownik nie będzie musiał pokrywać swojej części składek od wartości tego przychodu).

Zagrożenia (-)

Korzystanie z auta należącego do pracodawcy do celów prywatnych, przysługujące na innej podstawie niż wewnętrzne przepisy o wynagradzaniu (np. ustalenia ustne), nie uprawnia do zwolnienia takiego przychodu ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Telefon

Jeżeli z telefonu będącego własnością pracodawcy pracownik korzysta wyłącznie do celów służbowych, opłaty za te rozmowy nie stanowią dla niego przychodu ze stosunku pracy. Często pracownik używa firmowego aparatu także do rozmów prywatnych. Jeżeli pokrycie kosztu prywatnych rozmów bierze na siebie pracodawca, to mamy do czynienia z przychodem po stronie pracownika. Oddzielenie rozmów służbowych od prywatnych w przypadku telefonu nie jest trudne. Można skorzystać z bilingu, czyli rejestru wszystkich przeprowadzonych rozmów telefonicznych w danym okresie. Biling wskaże również, jaka była wartość rozmów prywatnych prowadzonych przez pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik nie przekroczył limitu „darmowych minut”, które pracodawca ma dołączone w pakiecie w ramach abonamentu do numeru telefonu komórkowego. Z wydruku rozmów od operatora wynika jednak, że pracownik wykonywał połączenia w celu załatwiania spraw prywatnych. Mimo iż pracodawca nie musi wnosić dodatkowej opłaty (limit nie został przekroczony), pracownik powinien mieć doliczony dodatkowy przychód z tego tytułu. Limit jest uzależniony od wysokości abonamentu, a ten płaci pracodawca. Przychód pracownika stanowi iloczyn prywatnie wydzwonionych minut i ceny za minutę wynikającej z umowy z operatorem (obowiązuje tu cena zakupu usługi przez pracodawcę - art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o pdof - choćby miał wynegocjowane bardzo korzystne stawki).

Jeśli pracownik rozliczy się z pracodawcą, zwracając mu koszty swoich rozmów prywatnych, to wartość takich rozmów już nie jest przychodem ze stosunku pracy.

Świadczenie z tytułu ponoszonych przez pracodawcę kosztów rozmów prywatnych pracownika stanowi oskładkowany przychód ze stosunku pracy tego pracownika. Żadnego zwolnienia ze składek przepisy ubezpieczeniowe tu nie przewidują.

Mieszkanie

Bezpłatne udostępnienie mieszkania pracownikowi stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia, bez względu na to, czy pracodawca jest właścicielem lokalu, czy je dla pracownika wynajmuje. Wartość pieniężną świadczeń nieodpłatnych, których przedmiotem jest udostępnienie lokalu lub budynku, należy ustalić dla celów podatkowych według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu.

Przepisy podatkowe przewidują, że w pewnych ściśle określonych przypadkach bezpłatne udostępnienie lokalu jest zwolnione z opodatkowania. Otóż wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w:

1) hotelach pracowniczych,

2) kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 updof).

Zwolnienie to ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, którzy jednocześnie nie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, przewidzianych dla osób dojeżdżających (art. 21 ust. 14 updof).

Ustawa o pdof nie wyjaśnia pojęcia „kwatera prywatna wynajmowana na cele zbiorowego zakwaterowania”. Dlatego w praktyce należy korzystać z wykładni językowej tego pojęcia, z której wynika, że dotyczy ono kwater prywatnych będących zarówno lokalami mieszkalnymi, jak i pomieszczeniami w takich lokalach, które pracodawca zamierza wynająć w celu udostępnienia ich więcej niż jednemu pracownikowi. Decydujący pozostaje cel pracodawcy w momencie wynajmowania kwatery. Nie ma znaczenia fakt, ilu pracowników faktycznie z niej korzysta. Zwolnieniem nie będą więc objęte świadczenia ponoszone przez zakład pracy z tytułu zakwaterowania pracowników w kwaterze prywatnej wynajmowanej do indywidualnego użytku danego pracownika, jak również zakwaterowania pracowników w lokalu mieszkalnym będącym własnością pracodawcy. Takie nieodpłatne świadczenia stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu (pismo Drugiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 21 listopada 2005 r., nr II US pb IB/415-56/323a/64/05/KSz).

Przychód pracownika z tytułu nieodpłatnego zakwaterowania podlega oskładkowaniu niezależnie od tego, czy jest objęty zwolnieniem podatkowym. Do podstawy wymiaru składek należy przyjąć jednak wartość pieniężną tego świadczenia, ustaloną w inny sposób niż dla celów podatkowych. W celu ustalenia wartości pieniężnej świadczenia w naturze należy kierować się przepisami o wynagradzaniu obowiązującymi w danym zakładzie pracy (ekwiwalent pieniężny). W razie braku takich przepisów, jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie pracownikowi lokalu mieszkalnego, to jego wartość należy ustalić:

l dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

l dla lokali własnościowych, z wyłączeniem lokali spółdzielczych, oraz domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,

l dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

l dla pokoi hotelowych - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Takie zasady ustalania wartości przychodów do oskładkowania z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikom kwater przewidują przepisy rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Do podstawy wymiaru składek na ZUS należy zatem wliczyć wartość czynszu, jaki obowiązuje dla danego typu lokalu, a nie faktyczny koszt najmu, wynikający z umowy.

Jeżeli w lokalu zamieszkuje grupa pracowników, to wartość czynszu należy podzielić przez liczbę osób. W ten sposób należy ustalić kwotę przychodu, przypadającą na jedną osobę.

PRZYKŁAD

Firma wynajęła mieszkanie spółdzielcze i na podstawie umowy najmu płaci jego właścicielowi 1500 zł miesięcznie. W spółdzielni czynsz za ten lokal wynosi jednak 550 zł na miesiąc. Firma udostępniła mieszkanie pracownikowi. Wobec tego składki do ZUS firma odprowadzi od podstawy wynoszącej 550 zł. Bierze więc pod uwagę wysokość czynszu do spółdzielni, a nie opłaty uiszczanej na rzecz właściciela mieszkania.

Istotne jest, kto jest stroną umowy najmu lokalu. Jeśli stroną wynajmu jest pracodawca (lub pracodawca jest właścicielem lokalu), to do podstawy wymiaru wchodzi kwota czynszu, wynikająca z przepisów cytowanego rozporządzenia. Tak więc radzimy przy wynajmie mieszkań dla pracowników, by to zakład pracy był stroną umowy najmu. Jeżeli stroną umowy najmu lokalu jest pracownik, a pracodawca daje mu na ten cel dodatkowe pieniądze, to do podstawy wymiaru składek wchodzi wówczas cała kwota opłaty za wynajem lokalu finansowana przez pracodawcę i jest to dla zatrudnionego mniej opłacalne.

Pożyczka

Uzyskanie przez pracownika nieoprocentowanej lub niskooprocentowanej pożyczki od zakładu pracy powoduje powstanie po jego stronie przychodu. Przychodem nie jest jednak wartość pożyczki udzielonej pracownikowi. Na podstawie umowy pożyczki pracodawca przenosi na własność pracownika określoną kwotę pieniędzy. Jednak pracownik jest zobowiązany, w terminie ustalonym w umowie, zwrócić taką samą kwotę. Wartością przychodu jest więc tylko równowartość odsetek, jakie pracownik musiałby zapłacić instytucji pożyczającej pieniądze. W przypadku pożyczki niskooprocentowanej wartością przychodu jest zaś różnica pomiędzy odsetkami, jakie pracownik spłaca preferencyjnie pracodawcy, a odsetkami, jakie musiałby spłacać instytucji pożyczającej pieniądze komercyjnie. Pracownik, chcąc uzyskać pożyczkę od podmiotu gospodarczego świadczącego tego typu usługi, byłby zmuszony oddać nie tylko kwotę pożyczki (kapitał), ale także naliczone od niej odsetki. W związku z tym po stronie pracownika powstała korzyść (wartość odsetek, jaką musiałby uiścić, gdyby nie brał pożyczki w zakładzie pracy). Wartość tej korzyści stanowi przychód pracownika. Przychód ten należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy. Potwierdził to Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w postanowieniu nr ZD/406-16/PIT/06 z 23 maja 2006 r.

Przy ustalaniu wartości przychodu na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju lub gatunku trzeba uwzględnić w szczególności czas i miejsce świadczenia usług (interpretacja Urzędu Skarbowego w Poznaniu, nr ZD/406-16/PIT/06). W przypadku pożyczki będzie to więc wartość odsetek, jakie należałoby zapłacić podmiotowi gospodarczemu świadczącemu w danej miejscowości usługi polegające na pożyczaniu pieniędzy. Wartość odsetek należy odliczyć od pożyczonej na taki sam okres kwoty obarczonej podobnym ryzykiem niespłacenia.

Pożyczka dla pracownika banku

W sposób szczególny uregulowana jest kwestia udzielania pożyczek pracownikom przez zakłady pracy, których część prowadzonej działalności gospodarczej polega właśnie na pożyczaniu pieniędzy (banki, SKOK-i). W takich sytuacjach przychód pracownika należy ustalić, obliczając różnicę między odsetkami naliczonymi klientom firmy a pracownikom. Taką metodę jako właściwą wskazał m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 6 maja 1994 r. (sygn. akt SA/Łd 465/94). NSA orzekł, że otrzymanie przez pracownika banku od jego pracodawcy kredytu pieniężnego oprocentowanego według stawek korzystniejszych od ogólnie stosowanych przez ten bank dla tego rodzaju umów powoduje uzyskanie przez tego pracownika przychodu, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym.

Przychód pracownika z tytułu udzielenia mu nieoprocentowanej lub niskooprocentowanej pożyczki jest opodatkowany. Opodatkowaniu podlega zarówno przychód powstały z tytułu pożyczki udzielonej ze środków obrotowych firmy, jak i ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Natomiast odmiennie, w zależności od źródła finansowania pożyczki, przedstawiać się będą obciążenia składkowe. Przychód stanowiący równowartość odsetek z pożyczki finansowanej z zfśs jest zwolniony ze składek (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w związku z art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Tymczasem przychód powstały z tytułu udzielenia przez zakład pracy pożyczki z innych środków będzie oskładkowany.

Korzystanie przez pracowników z majątku firmy a koszty podatkowe

Kosztami wpływającymi na podstawę opodatkowania w działalności gospodarczej są wszelkie poniesione przez podatnika koszty, jeżeli mają one związek z tą działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, albo zostały poniesione w celu zabezpieczenia lub utrzymania tego źródła przychodów (art. 22 ustawy o pdof i art. 15 ustawy o pdop).

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi w myśl powyższego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

1) pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu,

2) nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych ustawowo za koszty uzyskania przychodów.

W świetle takich uregulowań nie ma wątpliwości, że nakłady pracodawcy, poniesione w związku z używaniem przez pracownika samochodu służbowego wyłącznie w interesie zakładu pracy, stanowią koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

Wydatki poniesione przez pracodawcę z tytułu korzystania przez pracowników z samochodów służbowych na potrzeby prywatne (w tym wydatki na paliwo) zdaniem fiskusa nie wiążą się z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ich poniesienie, zdaniem urzędów skarbowych, nie ma wpływu na wielkość osiągniętego przychodu i dlatego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów w myśl ustaw o pdof i pdop. Jeśli więc urząd zauważy np. fakturę za paliwo tankowane w miejscowości turystycznej, w której firma nie prowadzi interesów i w dodatku w okresie letnim, kiedy pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego, to nie uzna takiego wydatku za koszt podatkowy. Warto podkreślić, że do kosztów nie można również zaliczyć wydatków na paliwo, za które pracownik sam zapłacił. Nie jest to bowiem koszt firmy, lecz pracownika.

Urzędy nie biorą pod uwagę, że nieodpłatne świadczenie stanowi element motywacyjny i podnosi wynagrodzenie pracownika.

Organy podatkowe nie ingerują w kwestie związane ze wzrostem efektywności pracy pracowników oraz z systemem motywacyjnym i zasadami wynagradzania obowiązującymi w spółce. Natomiast nie można w związku z powyższym dokonywać rozszerzającej interpretacji przepisów prawa podatkowego - decyzja Izby Skarbowej w Krakowie z 18 kwietnia 2006 r., nr PD-1/42180-6/06.

Pracodawcy często mają wątpliwości, czy udostępnienie samochodu służbowego pracownikowi do celów prywatnych skutkuje uniemożliwieniem uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu odpisu amortyzacyjnego za czas, w którym to nastąpiło.

Należy pamiętać, że nie są kosztami uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania. Zasada ta nie dotyczy tylko nieruchomości (art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c updop, art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c updof).

W sytuacji gdy samochód osobowy, stanowiący środek trwały, jest wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a podatnik udostępnia pracownikowi pojazd nieodpłatnie poza godzinami pracy, powołany przepis nie znajduje zastosowania. Pracodawca ma prawo uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne dotyczące tego samochodu (Trzeci Urząd Skarbowy w Radomiu, pismo z 16 lutego 2007 r., nr 1473/808/KDO/423/35/06/ES).

Wydatki pracodawcy na zakup usług telekomunikacyjnych czy teleinformatycznych, z których pracownicy korzystają przy wykonywaniu zadań służbowych, również mogą stanowić koszt uzyskania przychodów (pismo Opolskiego Urzędu Skarbowego z 26 czerwca 2006 r., nr PD-423-16/GC/2006). Podobnie jest w odniesieniu do innych narzędzi bądź sprzętu należącego do aktywów firmy udostępnionych pracownikom do celów służbowych. Dopóki wydatki, koszty związane z eksploatacją, obsługą narzędzi są ponoszone w celach służbowych i pracodawca może to udokumentować fakturami, rachunkami, rejestrami, oświadczeniami pracownika itp., stanowią one podatkowe koszty działalności gospodarczej. Natomiast wydatki pokrywane przez firmę, niezwiązane z tą działalnością, bo dotyczące prywatnego życia osób zatrudnionych, w większości przypadków nie mogą być kosztami uzyskania przychodów firmy.

l § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

l art. 114-127 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1672

l art. 11 ust. 1, 2a, 2b, art. 12 ust. 1, 3, art. 21 ust. 1 pkt 19, ust. 14, art. 22 ust.1, art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

l art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

l § 1, § 2 ust. 1 pkt 19, pkt 26, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434

Izabela Nowacka

Arkadiusz Mika

specjaliści w zakresie kadr i płac