Systemy finansowo-księgowe w chmurze

Wiedza o technologii cloud. Obawy o koszty wdrożenia

Z raportu wynika, że zarządy firm zdają sobie sprawę z korzyści płynących z chmury, natomiast ich wiedza w tym obszarze jest dość powierzchowna. Od decyzji dotyczącej wdrożenia powstrzymują ich różne bariery, nie zawsze mające pokrycie w rzeczywistości. CIO (dyrektorzy IT), którzy nie korzystają z chmury publicznej wskazali, że najczęstsze przeszkody w implementacji to niższe bezpieczeństwo (43 proc.), trudności w integracji systemów i danych (38 proc.), a także złożoność architektury w chmurze (37 proc.).

Warto zaznaczyć, że 32 proc. ankietowanych obawia się wzrostu kosztów w trakcie wdrożenia – efektu tzw. bańki migracyjnej. Obserwacja rynku oraz doświadczenia projektowe pozwalają nam jednak stwierdzić, że dobrze przygotowane i prawidłowo przeprowadzone procesy implementacji tej technologii gwarantują relatywnie szybki zwrot z inwestycji, a dzięki wdrożeniu firma może się dalej rozwijać. Z badania przeprowadzonego na potrzeby raportu wynika, że z pomocą technologii cloud przedsiębiorstwom udało się usprawnić wiele procesów, co przyczyniło się także do zwiększenia ich przychodów  – mówi Marcin Knieć, dyrektor, Cloud Engineering w Deloitte.

Korzyści z chmury

Z raportu wynika, że w opinii szefów IT najbardziej sceptyczny względem wdrożenia chmury jest prezes (31 proc.), a w nieco mniejszym stopniu dyrektor finansowy (15 proc.) i operacyjny (7 proc.) Badanych zapytano również, co skłoniło ich do inwestycji w chmurę. 54 proc. CIO wskazało, że przekonało ich zwiększenie skalowalności i dostępności do mocy obliczeniowych. Ponad połowa zdecydowała się na wdrożenie, zachęcona optymalizacją kosztów oraz swobodnym zarządzaniem dostępem do aplikacji i mocy obliczeniowych w chmurze. Jak zaznaczają eksperci Deloitte, na początku drogi firmy oczekują optymalizacji kosztowej, jednak aspekt finansowy istotnie traci na ważności przy kolejnych wdrożeniach.

Aż 82 proc. badanych wskazuje, że przyjęcie rozwiązania wpłynęło na wzrost innowacyjności ich firmy. Wśród korzyści migracji do chmury podawano najczęściej skalowalność i elastyczność infrastruktury (68 proc.), a także uproszczenie zarządzania tym obszarem (50 proc.). Prawie połowa wskazała na oszczędność kosztów.

Prawie połowa dyrektorów finansowych, którzy wzięli udział w webinarach Deloitte poświęconych technologiom chmurowym stwierdziła, że chmura będzie miała kluczowe znaczenie dla wydajności ich organizacji finansowych w ciągu dwóch najbliższych lat. Niewątpliwą zaletą wykorzystania chmury z perspektywy CFO jest uniknięcie jednorazowych, znacznych inwestycji i rozłożenie wydatków na dłuższy okres w formie opłaty subskrypcyjnej. 14 proc. ankietowanych jako zaletę korzystania z chmury podało również zmianę modelu kosztów z CAPEX, czyli wydatków kapitałowych na OPEX – wydatki operacyjne – mówi Paweł Spławski, partner, lider programu CFO w Deloitte.

Eksperci Deloitte zwracają uwagę, że w tym przypadku należy wziąć pod uwagę rodzaj podpisywanej umowy. Niektóre typy usług chmurowych mogą być sklasyfikowane jako usługi leasingu i w rezultacie prowadzić do ich ujęcia w bilansie podobnie do CAPEX.

Nie wszystkie dane już w chmurze

Z raportu Deloitte wynika, że ponad połowa firm rozwija chmurę publiczną głównie we własnym zakresie, z niewielkim wsparciem zewnętrznego dostawcy. Co trzecia firma potrzebowała wyraźnie większej pomocy, a tylko 15 proc. poradziło sobie z tym procesem całkowicie samodzielnie.

Warto oprzeć się na doświadczeniach i współpracy z zewnętrznymi partnerami już na wczesnych etapach. Sukces, także finansowy, wdrożenia technologii chmurowych zależy głównie od prawidłowo przeprowadzonych procesów zarządzania zmianą w obszarze organizacyjnym oraz ludzkim, a także prawidłowej identyfikacji obszarów prawnych i podatkowych, o które należy zadbać już na etapie negocjowania umów. Jeśli w chmurze mają być przetwarzane dane osobowe, w szczególności dane klientów instytucji finansowych, proces wdrożenia może stanowić jeszcze większe wyzwanie ze względu na wymogi regulacyjne dotyczące ochrony konsumenta i jego danych osobowych, a także wymogi z zakresu cyberbezpieczeństwa – mówi Mateusz Ordyk, radca prawny, partner w kancelarii Deloitte Legal.

Zdecydowana większość firm (73 proc.), które już korzystają z chmury publicznej, przechowuje w niej tylko jedną piątą swoich danych. Tylko nieliczne (2 proc.) przeniosły do niej ponad połowę, a były to najczęściej rozwiązania biurowe (54 proc.), środowiska zapasowe do systemów IT, kopie zapasowe i archiwizacja danych (48 proc.)

Do 2023 roku prawie 60% dużych polskich firm przeniesie do chmury systemy finansowo-księgowe

W najbliższych trzech latach aż 59 proc. dużych firm zamierza przenieść do chmury systemy finansowo-księgowe. Oznacza to, że dyrektorzy finansowi staną się bezpośrednimi beneficjentami takiej migracji. Wraz z wdrożeniem nowego systemu w chmurze usprawnieniu i automatyzacji mogą ulec procesy podatkowe w organizacji, co w efekcie pozwoli znacząco usprawnić działanie pionu finansowo-księgowego oraz ograniczyć ryzyko wystąpienia błędów w obszarze rozliczeń podatkowych. Daje to większy komfort dla CFO oraz Członków Zarządów, na których ciąży ryzyko odpowiedzialności osobistej za nieprawidłowości w obszarze podatkowym

Tylko co trzecia firma (33 proc.) nie była w stanie określić wielkości oczekiwanych oszczędności z migracji do chmury publicznej. Połowa (56 proc.) zakładała oszczędności na poziomie 5–15 proc., przy czym zdecydowana większość (89 proc.) ten cel zrealizowała. Należy jednak zwrócić uwagę, że oszczędności płynące z chmury uzyskane w pierwszym okresie wdrożeń to dopiero początek spodziewanych korzyści finansowych. W kolejnych, bardziej dojrzałych etapach wykorzystania cloud computing, oprócz dalszych optymalizacji kosztowych należy zakładać wzrost przychodów oraz zysków płynący z nowych źródeł przychodów czy dalszych optymalizacji procesów biznesowych w organizacji.

Aż 77 proc. badanych stwierdziło, że skutek wdrożenia chmury przekroczył ich oczekiwania, a co dziesiąty (10 proc.), że przekroczyło je w sposób znaczny. Niemal wszyscy są zadowoleni z efektów optymalizacji kosztów (92 proc.), skalowalności struktury (92 proc.), zwiększenia bezpieczeństwa (87 proc.), standaryzacji infrastruktury (91 proc.) i zwiększenia szybkości działania IT (95 proc.).– mówi Anna Rączkowska, dyrektor w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte.

Raport „Chmura Publiczna w Polsce” przygotował Deloitte i ICAN Institute wraz z partnerem merytorycznym – Google Cloud. Badania przedstawione w raporcie przeprowadzono w 200 polskich firmach z udziałem dyrektorów IT w okresie 12.2019-3.2020 r.
Pełny raport do pobrania znajduje się tutaj.